لقد سمعت عن الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة ولديك فضول لمعرفة ما يستتبع ذلك ؛ تعتبر الحسابات الدائنة وغيرها من مسك الدفاتر أمرًا حيويًا لعملك ، ولكنها أيضًا تستغرق وقتًا طويلاً.
ستكون الأمور أسهل كثيرًا إذا تم نقل هذه المهام من صحنك ، ولكن كيف تعمل؟ هل يمكن الوثوق بها؟ هل ستكون باهظة الثمن؟ نظرًا لأن الحسابات الدائنة تعد جزءًا مهمًا من أي عمل تجاري ، فإن الشائعات والأساطير تتبعها. سنقوم هنا بمعالجة هذه الأساطير وفرزها بالحقائق حتى تتمكن من تحديد الأفضل لعملك.
ما هي الذمم الدائنة؟
دعنا نحدد ما نتحدث عنه ، الحسابات الدائنة هي المصطلح المستخدم لوصف النتائج من شراء السلع أو الخدمات من الموردين عن طريق الائتمان. تعرف الحسابات الدائنة أحيانًا باسم الذمم التجارية الدائنة. يظهر كالتزام في الميزانية العمومية للشركة.
يقوم قسم الحسابات الدائنة بمراجعة المعاملات بين الشركة ومورديها للتأكد من الموافقة عليها ومعالجتها ودفعها. تشمل المعالجة إدخال المعلومات ذات الصلة في نظام مسك دفاتر الشركة.
ما هو الاستعانة بمصادر خارجية لحسابات الدفع؟
الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة هي عملية الاستعانة بطرف ثالث لحساب ومعالجة الفواتير والمدفوعات والحسابات المستحقة الدفع إلكترونيًا بين عملك والبائعين والموردين.
بدلاً من أن يكون لديك محاسب داخلي يتعين عليك توفير ساعات عمل كاملة له ومزايا ، يمكنك توظيف شخص من الخارج للقيام بعملياتك المالية وحفظ السجلات نيابة عنك. هناك الكثير من الأساطير المتداولة حول الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة ، ولكن تابع القراءة وستجد أن الفوائد تفوق بكثير المخاطر.
الخرافة #1: الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة ليست آمنة
يعني الاستعانة بمصادر خارجية لقسمك المالي تسليم البيانات الحساسة إلى طرف ثالث. سوف تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية لحسابات الدفع ، وكشوف المرتبات ، وإيداع الضرائب وإدارتها ، والتقارير المالية ، وفواتير البائعين ، والمدفوعات. إلى جانب ذلك ، تأتي معلومات الدفع الخاصة بك وغيرها من البيانات المالية الحساسة.
بطبيعة الحال ، تكثر الشائعات بأن هذا سيناريو جاهز للاحتيال والاحتيال. ربما يقوم الطرف الثالث بإنشاء فواتير مزيفة ترتبط بطريقة ما بحساباتهم الخاصة وتحصيل رسوم منك دون علمك. ربما سيبيعون معلوماتك. هناك الكثير مما يدعو للتوتر.
الحقيقة: الاستعانة بمصادر خارجية لحسابات الدفع يمكن أن تساعد في الواقع في تقليل الاحتيال. يتم تدريب العديد من المحاسبين الخارجيين على اكتشاف حالات الاحتيال والمواقف التي يحتمل أن تكون خطرة. يعرف المحاسب الجيد كيف يكتشف ما إذا كان قد تم التلاعب بشيء ما أو تزويره. بدلاً من العمل كمحتالين بأنفسهم ، يمكن للمحاسبين أن يكونوا خط دفاعك الأول في اكتشاف وتجنب أولئك الذين يرغبون في خداعك للحصول على الأموال التي تم الحصول عليها بشق الأنفس.
علاوة على ذلك ، فإن هؤلاء المحاسبين الخارجيين يتلقون التدريب لمساعدتك على الالتزام بالقواعد التنظيمية العالمية بحيث يمكنك التأكد من أنك تعمل بشكل قانوني ، ولكن بدون التدريب الذي يستغرق وقتًا طويلاً ومكلفًا اللازم لتعلم هذه اللوائح.
الخرافة #2: الاستعانة بمصادر خارجية مكلفة
لا يوجد مجال كبير للمناورة المالية خاصة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم والشركات الناشئة. هل يمكن لعملك أن يتحمل حقًا توظيف شخص آخر للقيام بشيء مثل الاهتمام بحساباتك المستحقة الدفع وكشوف المرتبات؟ من المؤكد أن هؤلاء المحاسبين المدربين تدريباً عالياً يأتون بثمن باهظ. سيكون من الأنسب من الناحية المالية أن تفعل كل شيء بنفسك.
الحقيقة: الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الحسابات الدائنة يمكن أن يوفر لك في الواقع الكثير من المال ، في حين أن توظيف شخص ما في المنزل للقيام بأموالك يشمل إجازة مدفوعة الأجر والتأمين وضرائب الرواتب. الاستعانة بطرف ثالث يتخطى كل هذه النفقات.
مع طرف ثالث ، يمكنك الدفع بالساعة وفقط عندما تحتاج إلى إنجاز العمل. لا تحتاج إلى تعيين موظف بدوام كامل ، يمكنك فقط الاستعانة بمصادر خارجية للعمل المالي مقابل أجر بالساعة. بهذه الطريقة ، إذا لم يكن هناك الكثير من العمل للقيام به ، أو تم إنجاز العمل بسرعة ، فلن تحتاج إلى إهدار المال مقابل دفع شخص ما مقابل 40 ساعة في الأسبوع.
الخرافة #3: الاستعانة بمصادر خارجية للشركات الكبيرة فقط
عندما تسمع مصطلح "الاستعانة بمصادر خارجية" ، قد تفكر في توظيف شركات التكنولوجيا الكبيرة ألوية من عمال الدعم التقني في الخارج ، وبناء مبانٍ كبيرة لإيواء مكاتبهم ، وإضافة مئات الأفراد إلى كشوف رواتب الشركة.
أو قد تفكر في تصنيع تكتلات لمكونات الشحن والمنتجات النهائية في جميع أنحاء العالم. تمتلك الشركات الكبيرة فقط رأس المال الأولي لإبرام العقود مع أطراف ثالثة. يمكنك قراءة عناوين مثل "لدينا عميل حفظ $14،000،000 التعهيد إلى الهند!" وتركت لتتساءل عن مقدار الأموال التي ينقلونها بالفعل ...
عملي لم يصل إلى هذا النطاق بعد - لا يجب أن يكون هذا هو الحال!
الحقيقة: الاستعانة بمصادر خارجية لأي عمل ، كبير ، صغير ، أو مبتدئ للتو. إذا كان بإمكان شركة كبيرة توفير المال عن طريق الاستعانة بمصادر خارجية لطرف ثالث ، فيمكنك ذلك أيضًا. النموذج المالي الأساسي لا يزال قائما.
لماذا تدفع لموظف بدوام كامل بينما يمكنك أن تدفع لطرف ثالث خبير بالساعة ، لذلك لا تدفع إلا عندما تحتاج إلى إنجاز العمل. ولا داعي للقلق بشأن مزايا الموظفين والامتيازات والتأمين والإجازة المدفوعة. لا يتعين عليك نقل ملايين الدولارات لتتمكن من توفير مبلغ كبير من المال عن طريق الاستعانة بمصادر خارجية.
الخرافة #4: الاستعانة بمصادر خارجية ستستغرق المزيد من الوقت
أنت عامل مشغول. لديك بائعون للحفاظ على العلاقات معهم ، والعملاء لإرضائهم ، والموظفين لرعاية المهام اليومية لإكمالها. لا يمكن أن تكون دورات عملك طويلة خاصة في مجال الضيافة.
يحتاج العملاء إلى غرف فندقية الليلة ، ويتطلعون لتناول الطعام الآن ، ويصطفون في الكازينو أو مدينة الملاهي أثناء حديثنا. تحتاج إلى التأكد من أن جميع أنظمة المشتريات والأنظمة المالية الخاصة بك نظيفة وفعالة وفي الوقت المحدد.
قد يقودك هذا إلى التفكير في الاحتفاظ بحساباتك الدائنة وغيرها من الحسابات المالية داخل الشركة حتى تتمكن من مراقبة العملية عن كثب. من يدري كم من الوقت سيستغرق طرف ثالث ، ومن الذي يشرف عليهم؟ بالتأكيد ليس لديك الوقت لإرسال العمل إلى مكتب آخر ، وقم بإنجازه هناك ، وإعادته بطريقة فعالة. هذا هو المكان الذي قد تكون مخطئًا فيه.
الحقيقة: الاستعانة بمصادر خارجية لحسابات الدفع والمهام والأقسام المالية الأخرى لا يكلفك الوقت. في الواقع ، يمكن أن يضمن بالفعل إكمال المهام في الوقت المناسب. المحاسبة الداخلية مملة وتستغرق وقتًا طويلاً.
إنها مشكلة خاصة إذا كنت شركة صغيرة أو ليس لديك قسم محاسبة أو موظف معين. كيف يمكنك ضمان ملاءمة الحسابات الدائنة والمهام الأخرى في جدولك المزدحم؟ هذا هو السبب في أن الطرف الثالث هو فكرة جيدة.
المهمة الكاملة للطرف الثالث هي العناية بحساباتك الدائنة والمهام المالية الأخرى. إنهم ليسوا مشغولين بالعمل في بناء الفريق ، والإدارة اليومية ، وخطط العمل والتحديثات ، والجدولة ، وإبرام الصفقات مع الموردين والبائعين. مهمتهم الكاملة هي إكمال أنواع المهام التي تستعين بهم بمصادر خارجية.
يتمتع هؤلاء الخبراء بالكفاءة وأقل عرضة للخطأ من الموظف الذي تم تدريبه على مجموعة متنوعة من المهام والمسؤوليات. هم محدثون مع قوانين الامتثال وعلى دراية كبيرة بقواعد التمويل.
يمكن مشاركة الملفات معهم على الفور من خلال الملفات القابلة للمشاركة أو عبر الإنترنت أو البريد الإلكتروني. يمكنهم إكمال المهام نيابة عنك أثناء العمل على جوانب مهمة أخرى لإدارة عملك.
الخرافة #5: أستطيع أن أفعل مسك الدفاتر بنفسي بشكل أفضل
من المغري جدًا أن ترغب في إدارة كل شيء بنفسك. هذا العمل يعني الكثير بالنسبة لك ، وتريد الاحتفاظ به في نطاق قصير والإشراف عليه بقدر ما تستطيع. أنت شخص مسؤول ودقيق ، وربما لديك خبرة محاسبية. بالتأكيد أنت الشخص المناسب للوظيفة.
الحقيقة: لسوء الحظ ، هذا غير ممكن. إن الإشراف على كل مهمة وإكمالها في كل جانب من جوانب الأعمال التجارية هو مجرد الكثير من العمل والقوة الذهنية لشخص واحد أو لشريكين.
مع كل ما هو موجود في لوحتك ، قد تواجه صعوبة في مواكبة أحدث قوانين الامتثال والقواعد المالية. وبما أنك تقوم بالعديد من المسؤوليات المتنوعة ، فمن المرجح أن ترتكب أخطاء في مسك الدفاتر.
يمكن لمحترفي الجهات الخارجية المعتمدين التركيز على الوظيفة المطروحة وإكمالها في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة. من المرجح أن يكون لديهم وقت للوظيفة وأقل عرضة لارتكاب الأخطاء. سيكون من الأفضل حقًا إسناد هذه المهام إلى شخص آخر غيرك.
الخرافة #6: من الصعب العثور على شريك حسابات المدفوعات
ربما تكون مقتنعًا بأن الاستعانة بمصادر خارجية لحساباتك الدائنة هو خطوة ذكية لعملك. ولكن من أين تبدأ في العثور على شريك للاستعانة بمصادر خارجية؟ كيف يمكنك العثور على شريك تثق به ويلبي جميع احتياجاتك المتخصصة؟
الحقيقة: لحسن الحظ ، هناك شركات مثل بيرش ستريت سيستمز. BirchStreet Systems هي شركة موثوقة وموثوقة من قبل أفضل العلامات التجارية للضيافة والتي تقدم مساعدة شاملة لجميع احتياجات المشتريات الخاصة بك - وهذا يشمل مسك الدفاتر. هُم قسم التمويل يشمل خدمات مثل دفع بيرش ستريت مما يتيح لك إجراء جميع مدفوعاتك من واجهة واحدة سهلة وآمنة وآلية.
يوفر القسم المالي أيضًا تقارير مفصلة عن البيانات المالية لعملك ، حيث يقوم بتجميع المعلومات التي يسهل الوصول إليها والتي يمكن أن تساعدك في مراقبة وتعديل نماذج الأعمال والمشتريات الخاصة بك حسب الحاجة. تحمي هذه التقارير الآلية أيضًا شخصًا ما في شركتك من الاضطرار إلى البحث عن المعلومات وتجميعها وتقديمها بنفسه.
الآن بعد أن تخلصنا من بعض الخرافات الشائعة المتعلقة بالتعهيد الخارجي للحسابات الدائنة ، نأمل أن تشعر بمزيد من الثقة في اتخاذ الخيار الصحيح لعملك.
تذكر أن الاستعانة بمصادر خارجية في الشؤون المالية ومسك الدفاتر يمكن أن يوفر الوقت والمال وموارد الموظفين ، وهو أقل عرضة للخطأ من محاولة القيام بكل شيء داخليًا. دع شريك الاستعانة بمصادر خارجية يجعل عملك أسهل بكثير.