أحد أهم جوانب الأعمال التجارية القائمة على العناصر هو مخزونها. نظرًا لأن المخزون هو المصدر الرئيسي للإيرادات بشكل أساسي ، يجب على هذه الشركات التأكد من أن لديها عمليات فعالة لتتبع مقدار المخزون لديها ، والمقدار الذي يتعين عليهم تخزينه ، والمقدار الذي يجب إعادة تخزينه.
ومع ذلك ، يمكن أن يمثل هذا تحديًا لبعض المؤسسات ، مما يتسبب في احتفاظ العديد منها بالمخزون الزائد. سواء كان ذلك عرضيًا أو متعمدًا ، فإن عمليات المخزون غير المنظمة وسلاسل التوريد الضعيفة والخطأ البشري تؤدي عادةً إلى زيادة المخزون.
في حين أن هذا قد يبدو وكأنه تكتيك غير ضار بمخزون الأمان ، فإن وجود مخزون كبير جدًا يمكن أن يحد من التدفق النقدي للشركة ، ويهدر التكاليف القيمة ، ويكون له تأثير سلبي كبير على العملية بأكملها.
لحسن الحظ ، يساعد اعتماد برنامج إدارة المخزون الشركات على تجنب فائض المخزون وتتبع مستويات المخزون والأوامر والمبيعات والتسليمات بدقة.
ما هو الجرد الزائد؟
حتمًا ، قد لا يتم بيع المنتج بالسرعة المتوقعة. تبقى بعض العناصر على الرفوف لفترة طويلة جدًا ، ويرجع ذلك عمومًا إلى قلة الاهتمام من جانب المستهلكين. تصبح هذه المنتجات في نهاية المطاف مخزونًا قديمًا لم يعد يحمل أي قيمة قابلة للتسويق. وبما أن العمل يجب أن يدر إيرادات بطريقة ما ، تضطر الشركات إلى إزالة المخزون المتقادم من الرفوف.
هذا ، في جوهره ، هو تعريف غير رسمي للمخزون الزائد.
حسب التعريف الرسمي ، يكون المخزون الزائد عندما يتجاوز المنتج طلب المستهلك المتوقع ، مما يترك العديد من العناصر المتبقية غير مباعة. يمكن أن يؤدي هذا غالبًا إلى ارتفاع تكاليف التشغيل والآثار المالية ، مما يعرض الشركات لخطر الديون المستحقة وفي النهاية الإفلاس.
ربما شوهد المثال الأحدث والأكثر انتشارًا على فائض المخزون خلال بداية COVID-19 ، حيث أُجبرت العديد من المتاجر على الإغلاق مؤقتًا ، واضطرت المصانع إلى الإغلاق ، وشهدت الشركات والمستهلكون تأخيرات طويلة في الشحن.
تسبب هذا في مشاكل فائض في المخزون للعديد من الشركات ؛ وبما أنهم لم يتمكنوا من تحقيق إيرادات كافية للحفاظ على أنفسهم ، فقد اضطرت هذه العلامات التجارية إلى إغلاق أبوابها بشكل دائم. بينما ، في بعض الأحيان ، يمكن استخدام المخزون الزائد كحاجز ضد نفاد المخزون ، فإن العديد من الشركات تفعل كل ما في وسعها لتجنب فائض المخزون في مستودعاتها.
كيف يحدث الجرد الزائد؟
يمكن أن يكون هناك أسباب عرضية للمخزون الزائد ، ولكن السبب الرئيسي هو ضعف التنبؤ بالطلب. في اقتصادنا الحالي شديد التنافسية ، يعد التنبؤ غير الدقيق بالطلب عمليا ضمانًا للفشل النهائي للشركة. وعلى الرغم من أن العديد من الشركات تبذل جهدًا إضافيًا لضمان حصولها على تنبؤ دقيق بالطلب ، إلا أن هذه المشكلة لا تزال تعصف بالمنظمات.
غالبًا ما تؤدي الحسابات غير الدقيقة إلى حمل القليل جدًا من المخزون أو - في حالة وجود مخزون فائض - الكثير من المخزون. عند إجراء هذه الحسابات ، يجب على الشركات أن تأخذ في الاعتبار جميع العوامل الحالية والمحتملة التي يمكن أن تؤثر على الطلب. يمكن اعتبار العامل الداخلي هو العوامل التي تؤثر بشكل مباشر على اهتمام المستهلكين بالمنتج ، مثل تغيير الاتجاهات الموسمية.
يصعب التنبؤ بالعوامل الخارجية لأنها تؤثر على اهتمام المستهلكين بالمنتج بشكل غير مباشر. بالعودة إلى الوباء ، سيكون هذا مثالًا رئيسيًا على عامل خارجي غير متوقع.
سبب شائع آخر لزيادة المخزون هو ضعف عمليات إدارة المخزون. يجب أن يكون لدى أي شركة ناجحة عملية قائمة لإدارة مخزونها بشكل فعال. تعني إدارة المخزون أن تكون مسؤولاً عن مختلف المهام المتعلقة بالمبيعات ، مثل إجراء المعاملات والطلب والشراء.
ومع ذلك ، عندما يكون هناك نقص في التنسيق والتنظيم داخل فريق إدارة المخزون ، فمن المحتمل أن يحدث فائض في المخزون. سلاسل التوريد الضعيفة هي أيضًا سبب آخر لحدوث فائض في المخزون - وهي مشكلة عرفها اقتصادنا جيدًا مؤخرًا.
بالعودة إلى عامي 2020 و 2021 ، أُجبرت مئات الشركات على إعادة تقييم أنظمة إدارة سلسلة التوريد الخاصة بها في وقت الأزمة. من العمليات غير المنظمة إلى المرونة المنخفضة إلى قيود الموردين ، واجهت الشركات عشرات العيوب المخبأة في سلسلة التوريد الخاصة بها.
وبينما أُجبرت العديد من المؤسسات على إيجاد حلول للمشكلات بسرعة ، فإن هذه العيوب الخفية قد وضعت بالفعل العديد من الشركات في مواقع مخزون فائض - وهي مشكلة يصعب عكسها.
مخاطر الجرد الزائد
يعد المخزون الزائد مشكلة موجودة في جميع الصناعات ، وفي حين أنه قد يعتبر ميزة للبعض ، فإن مستوى المخاطر أكبر بكثير. في التسعينيات ، كان المخزون الفائض عبارة عن عامل مهم في وضع بعض أكبر الشركات في البلاد خارج نطاق الأعمال. اليوم ، أصبح لدى العالم وعي أكبر بمسألة فائض المخزون ، ولكن لا يدرك الجميع مقدار المخاطر التي يشكلها ذلك.
أولاً ، يمكن أن يكون للمخزون الزائد تأثير سلبي كبير على ربحية الشركة. نظرًا لأن الغرض من المخزون هو الشراء وإعادة البيع لتحقيق الربح ، فإن وجود فائض يمكن أن يؤدي إلى إهلاك البضائع وفقدان الإيرادات.
بالإضافة إلى ذلك ، فائض المخزون له تأثير مادي وليس جيدًا. مع زيادة الوعي العالمي بالاستدامة ، يبحث تجار التجزئة عن المزيد من المعايير الأخلاقية في تطوير المنتجات والشراء والتعبئة والشحن. ومع ذلك ، فإن وجود فائض من السلع يؤدي إلى إهدار بيئي كبير ، وهو ما يؤدي فقط إبعاد العملاء والمستثمرين.
في صناعة الأغذية ، ساهم المخزون الزائد من المواد الغذائية القابلة للتلف في الهدر المالي والبيئي. وفق أوقفوا هدر الطعام اليوم، يتم إهدار أكثر من 30% من جميع الأغذية المنتجة و 45% من المحاصيل الجذرية والفواكه والخضروات كل عام. من الناحية المالية ، تنفق الولايات المتحدة أكثر من $160 مليار على الطعام المهدر ، حيث تضيع الأسرة الأمريكية المكونة من أربعة أفراد في المتوسط $1،500 من الطعام سنويًا.
وبالمثل ، يتم رصد وباء المخزون الزائد في صناعات التجميل والموضة ، وكلاهما يتجه نحو مستويات متزايدة من المخزون غير المباع والمنتجات المهدورة.
لسوء الحظ ، هذه ليست سوى قمة جبل الجليد عندما يتعلق الأمر بمخاطر المخزون الزائد. تعتبر النفايات المالية والمادية من العيوب الرئيسية ، ولكن يجب على الشركات أيضًا أن تكون على دراية بمشاكل التخزين ، وانخفاض مرونة الشركة ، والترابط في رأس المال العامل الضروري ، وزيادة تكاليف النقل ، والمخاطر الأخرى التي تهدد بقاء أي عمل تجاري.
برنامج إدارة المخزون: كيف يعمل؟
هناك تدابير يمكن للشركات اتخاذها لعدم تقليل فرص فائض المخزون - وهي تبدأ بإنشاء برامج إدارة المخزون. برنامج إدارة المخزون هي أداة أتمتة تقوم ببرمجة جوانب تتبع المخزون وإدارة المستودعات مسبقًا.
بدلاً من إدارة جميع المهام يدويًا ، تعمل برامج الإدارة على تبسيط المهام وإعطاء رؤية أكبر لما يحدث لمخزونك - بما في ذلك فرص زيادة المخزون.
نظرًا لأن معظم أنظمة إدارة المخزون قائمة على السحابة ، لا يُطلب من الشركات صيانة الخوادم أو موظفي تكنولوجيا المعلومات ، مما يجعلها حلاً أكثر فعالية من حيث التكلفة لتتبع المخزون ، وتحديث البيانات المحاسبية ، وإدارة إعادة الترتيب. يتيح ذلك للشركة تلقي تحديثات في الوقت الفعلي واتخاذ قرارات إدارية أفضل وأكثر دقة.
تختار بعض الشركات الأكبر حجمًا إضافة ماسحات ضوئية للرموز الشريطية أو أجهزة تتبع إلى برنامج إدارة المخزون ، مما يجعل عملية تتبع كميات كبيرة من المخزون أسهل.
فوائد استخدام برامج إدارة المخزون
يوفر استخدام نظام إدارة المخزون العديد من الفوائد للشركة ، ولكن الفوائد الدقيقة ستعتمد على حجم ونوع الشركة التي تديرها. على سبيل المثال ، من المحتمل أن يكون لدى الشركات الكبيرة العاملة في صناعة الأغذية كمية أكبر من العناصر القابلة للتلف والتي يمكن أن يكون لها آثار مالية وبيئية. لحسن الحظ ، فإن استخدام برنامج إدارة المخزون يقلل التكاليف ويقلل من احتمالية إهدار البضائع.
عندما يتعلق الأمر بالمخزون الزائد ، يمكن أن تساعد برامج إدارة المخزون الشركات على تقليل التكاليف من فائض المخزون من خلال تقديم تنبؤ أكثر دقة لمقدار كل منتج تحتاجه. من المعروف أن العمليات اليدوية تؤدي إلى إبطاء وتسبب الفواق في إدارة المخزون ، ولكن استخدام برنامج التشغيل الآلي يمكن أن يتجنب الخطأ البشري ويوفر تنبؤًا دقيقًا بالطلب ، لذلك لا داعي للقلق بشأن حمل الكثير من المخزون.
بالإضافة إلى ذلك ، يتيح استخدام برنامج إدارة المخزون للفرق التخطيط. يتعلق تبسيط عملية إدارة المخزون بالحصول على رؤية شاملة في نظام سلسلة التوريد. يمكن أن يساعد استخدام برنامج الإدارة الخاص بك لإجراء تحليل في الوقت الفعلي على مخزونك شركتك في اتخاذ قرارات مستقبلية أفضل.
وبالحديث عن التخطيط ، يمكنك تقليل تكاليف التخزين ولكن الحصول على بيانات وتوقعات دقيقة للمخزون. يزيد المخزون الزائد من تكاليف التخزين والتوظيف. ولكن باستخدام برنامج إدارة المخزون ، يمكن للشركات الاحتفاظ بكمية مثالية من المخزون دون إضاعة مساحة التخزين.
يعني هذا التخفيض في التكاليف أنه يمكن استخدام هذه الأموال في جوانب مهمة أخرى من العمل ، سواء كان ذلك بتعيين موظفين جدد أو تعزيز تطوير المنتج.
تعزيز عمليات إدارة المخزون مع BirchStreet
يعد المخزون الزائد مشكلة تواجهها العديد من الشركات ، ولكن هناك حلول يمكنك استخدامها لتجنب مثل هذه المشكلة. تعتمد الإدارة الفعالة للمخزون الزائد على وجود برامج إدارة جرد سريعة الاستجابة وموثوقة. يمكن أن يساعدك اعتماد هذا البرنامج في تلقي توقعات الطلب في الوقت الفعلي وتوقعات المخزون ، فضلاً عن انخفاض التكاليف والتأثيرات البيئية السلبية.
إدارة المخزون BirchStreet مع اكيوبار يقدم البرنامج عمليات جرد دقيقة للمخزون في أي مكان من غرف التخزين ، حتى تتمكن من تتبع المخزون الدائم. باستخدام البيانات والتحليلات عالية التقنية ، يمكن للشركات تحقيق قدر أكبر من الكفاءة ، وسير العمل المبسط ، والربحية على المدى الطويل.