إذا كنت تمارس نشاطًا تجاريًا ، فأنت تدير الفواتير. تعد إدارة الفواتير أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على دفتر الأستاذ المالي المنظم ، والحفاظ على الأموال القادمة إلى عملك ، والاستعداد لموسم الضرائب.
مع وجود عدد قليل من العملاء ، تكون إدارة الفواتير بسيطة نسبيًا ، ولكن بمجرد أن تبدأ في توسيع نطاق عملك ، يمكن أن تصبح معقدة بسرعة. بدون وجود إستراتيجيات مناسبة ، يمكن أن تضيع الفواتير أو تُقدم بشكل غير صحيح أو يتم دفعها بعد فوات الأوان ...
حتى إذا كنت تفعل كل شيء يدويًا بدقة ، فسوف تطول أوقات الاستجابة حتى تصبح غير مرضية لشركائك في العمل. قد يؤثر هذا على السمعة العامة لعملك. بيرش ستريت سيستمز يعرف بمخاطر الإدارة اليدوية للفواتير ويكون قادرًا على معالجة المشكلة. الجواب: الأتمتة.
ما هي المعالجة الآلية للفواتير؟
معلومات الفواتير ودفعها وتحصيل الأموال. يسمح للشركات بمزيد من التحكم ولأن المعلومات الموجودة في الأنظمة الآلية مخزنة في السحابة ، فإنها تمنع فقدان الملفات المهمة من خلال الكوارث الطبيعية مثل الفيضانات أو الحرائق (أو حتى الخطأ البشري).
ستساعدك أتمتة إدارة الفواتير على تحسين وقت الاستجابة وتجنب الأخطاء وتنظيم نظام الملفات وتحسين العلاقات مع شركاء الأعمال. سيوفر لك الوقت والقوى العاملة.
أولاً ، سنتحدث عن عملية إرسال الفواتير إلى الأشخاص الذين يحتاجون إلى الدفع لك.
1. كيف تصنع الفواتير؟
عند إنشاء الفواتير ، هل تقوم بذلك يدويًا في كل مرة أو هل لديك نموذج؟ إذا لم تكن تستخدم نموذجًا بالفعل ، ففكر في التبديل لأن القوالب تكون أسرع وأكثر دقة وتأكد من عدم تفويت أي معلومات مهمة.
هناك الكثير من البرامج التي يمكن أن تساعدك في اختيار قالب أو حتى إنشاء قالب خاص بك. تتضمن المعلومات التي ستحتاجها لملء هذه القوالب ما يلي:
- رقم الفاتورة
- جدول لمعلومات العميل (الاسم ، العنوان ، معلومات الاتصال ، إلخ ...)
- إيصال مفصل شامل الكميات
- أي ملاحظات
تأكد من تحديد شروط الموافقة عند إنشاء فاتورة من خلال تضمين البنود والشروط. أيضًا ، قم بتخطيط الإرشادات خطوة بخطوة لأي إجراءات أخرى قد تحتاج إلى تنفيذها.
2. كيف ترسل فواتيرك؟
لم يتم إنشاء جميع أنظمة إرسال الفواتير على قدم المساواة. إذا كنت ترسل فواتير مطبوعة بالبريد ، فهناك مجال كبير للتحسين. هذه هي أبطأ طريقة للقيام بذلك. كما أنه يعرضك لخطر الخسارة في النظام البريدي.
الطريقة الأسرع ستكون عن طريق البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة ، يوجد أثر إلكتروني للفاتورة يمكن حفظه بسهولة في نظام حفظ إلكتروني. ستصل الفاتورة إلى صندوق الوارد الخاص بالمستلم على الفور. تأكد من تحويل الفاتورة إلى ملف PDF لمزيد من الأمان.
أفضل طريقة لإرسال فاتورة هي من خلال برنامج الفواتير. يمكن أن يساعدك برنامج الفواتير في تصميم الفاتورة ، ووضع علامة تجارية عليها ، وإرسالها في طريقها في غضون دقائق. عندما يرى العميل فاتورة مرسلة من خلال برنامج الفوترة ، سيرى في نفس الوقت رابطًا إلى المكان الذي يمكنه الدفع فيه. هذا أسرع وأكثر ملاءمة لمتلقي الفاتورة وقد يؤدي إلى دفعك بسرعة أكبر.
الآن لمعالجة الفواتير التي تتلقاها.
3. كيف تبدو عملية حسابات الدفع الخاصة بك؟
إن عملية الحسابات الدائنة (AP) لا تقوم ببساطة بدفع الفواتير. هناك الكثير الذي يدخل في عملية AP شاملة وآمنة لأنه مكان معرض لخسارة الكثير من المال.
فمثلا، جوجل وفيسبوك خسر $23 مليون و $100 مليون على التوالي لمخاد إلكتروني أنشأ شركة مزيفة كان يرسل من خلالها فواتير مزورة إلى الشركات. على الرغم من استعادتها في النهاية (وهو أمر نادر في معظم حالات الاحتيال في الفواتير) ، فقد خسرت الشركات الكثير من المال عن طريق دفع فواتير "الشركة" دون التحقق من شرعيتها بدقة.
لتتبع أموالك وتجنب أي عمليات احتيال محتملة ، اتبع عملية AP الشاملة.
أولاً ، قم بمطابقة الفاتورة مع أمر الشراء (PO). يتم إصدار أمر شراء للمشتري بعد إتمام الصفقة ، مع تحديد ما تم طلبه ، ومقدار الطلب ، ومن قبل من ، ومن ومن ، وتاريخ التسليم. كما أن لديها رقم أمر شراء فريدًا ، والذي بدونه لا يكون مكتملًا. ستحتاج إلى حل أي مخالفات مثل فقدان أوامر الشراء أو عدم تطابق أرقام أوامر الشراء قبل المتابعة إلى الخطوة التالية.
بعد تحديد مكان أمر الشراء ومطابقته مع الفاتورة ، أرسله إلى مدير أو أحد كبار الموظفين للموافقة عليه. نأمل أن يكون لديهم فكرة جيدة عن من تتعامل معه الشركة بانتظام ويمكنهم الإبلاغ عن أي شيء مريب قد يكون قد تجاوزه. بعد ذلك ، قم بتحديث نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ليعكس إيصال الفاتورة والدفع الوشيك لها.
أخيرًا ، وفقط بعد اكتمال الخطوات السابقة ، قم بإصدار الدفعة.
4. كيف تدفع في الواقع للموردين؟
لقد أكملت عملية AP حتى الخطوة الأخيرة. حان الوقت الآن لإصدار الدفعة إلى المورد الخاص بك. كيف يمكنك أن تذهب نحو هذا؟ هل مازلت تكتب الشيكات؟
إذا كنت كذلك ، فربما لا تكون على دراية بالوقت والمال والأمان الذي يكلفك هذا الأسلوب من الدفع. الشيكات ، حتى لو تم طباعتها بدلاً من كتابتها بخط اليد ، تستغرق وقتًا أطول من أنواع المدفوعات الأخرى. ليس فقط حشو الكتابة والمغلفات ، ولكن الرحلات إلى مكتب البريد لإرسالها والرحلات إلى البنك للحصول عليها ، تكلفك الوقت.
علاوة على ذلك ، فإن الشيكات أغلى من طرق الدفع البديلة. بينما تكلف الشيكات حوالي $1.22 a pop ، فإن متوسط دفع ACH (Automated Clearing House) يكلف فقط $0.29. إذا كنت تسدد كميات كبيرة من المدفوعات ، فإن فجوة التكلفة هذه يمكن أن تنغمس حقًا في أموالك بمرور الوقت.
دفع بيرش ستريت هو أحد برامج الفواتير التي يمكن أن تساعدك على تجنب المال والوقت الإضافي والمخاطر المرتبطة بكتابة الشيكات. لن تجعل حياتك أسهل فحسب ، بل ستتيح لك كسب مكافآت نقدية مقابل شيء بسيط مثل الدفع لمورديك.
إنه يعمل عن طريق تبديل البطاقات الافتراضية للشيكات ، ومع استخدام هذه البطاقات ، يمكنك الحصول على مكافآت نقدية. يمكن أن يساعدك BirchStreet Pay في إجراء مدفوعات آمنة ومجزية بسرعة.
5. كيف يتم إيداع فواتيرك؟
يعد نظام الملفات المنظم أمرًا بالغ الأهمية لأي عمل تجاري. ابدأ بمعرفة الفرق بين أنواع الفواتير المختلفة. وتشمل هذه فاتورة اقتراح ، وفاتورة مؤقتة ، وفاتورة متكررة ، وفاتورة متجاوزة الاستحقاق ، وفاتورة نهائية.
ربما فكر في ترميزها بالألوان حسب الأنواع الخاصة بها. تتمثل إحدى الطرق السهلة للقيام بذلك في التقاط بعض علامات التبويب اللاصقة الملونة من متجر مستلزمات المكاتب المحلية ووضع علامة على الفواتير عند إنتاجها واستلامها.
إذا كنت تحتفظ بملفات فعلية ، فخصص خزانة ملفات أو درجًا أو سلة لهذا الغرض. ومع ذلك ، كما ذكرنا سابقًا ، قد يجعلك هذا عرضة للفيضانات أو الحريق أو الخطأ البشري. أفضل طريقة لتقديم فواتيرك هي نقلها إلى السحابة باستخدام الإيداع الآلي للفواتير.
في الماضي ، غالبًا ما كانت الشركات تحتاج إلى توظيف محاسب بدوام كامل لإنشاء الفواتير وتصنيفها ودفعها وتقديمها. هذا كثير من القوى العاملة لمهمة متكررة إلى حد ما. في هذه الأيام ، هناك برنامج يمكنه فعل الشيء نفسه الذي يقوم به كاتب الحسابات المدفوع. يمكن لهذا البرنامج أن يفعل كل شيء من إنشاء قوالب الفواتير إلى ملء فواتيرك بشكل صحيح إلى سداد المدفوعات في الوقت المحدد.
يمكن لبرنامج الفاتورة حفظ مستنداتك بطريقة منظمة وبديهية وشاملة حتى لا يتسبب التدقيق في إجهادك. سيتم تخزين كل شيء وتنظيمه واسترجاعه بأمان من السحابة.
6. هل تقوم برقمنة فواتيرك؟
لاستخدام برنامج الفواتير ، ستحتاج إلى رقمنة فواتيرك حتى يمكن تخزينها في السحابة. إذا كان لديك خزانة مليئة بالفواتير الورقية ، فسيتعين عليك ، للأسف ، تنفيذ المهمة الأولية المتمثلة في مسحها ضوئيًا وتحميلها على السحابة. بمجرد القيام بذلك ، يمكنك البدء في التعامل حصريًا في الفواتير الرقمية مما سيجعل حياتك أسهل كثيرًا في النهاية.
مرة واحدة ، أو حتى قبل ذلك ، يتم تحميل جميع الأوراق المادية على السحابة ، يمكنك البدء في نقل فواتيرك الحالية من المادية إلى الرقمية. استخدم البريد الإلكتروني ، أو الأفضل من ذلك ، برنامج الفواتير مثل BirchStreet Pay لإصدار الفواتير ودفع تلك التي تم إصدارها لك. لا مزيد من المسح الضوئي ، لا مزيد من قطع الورق ، فقط إدارة فواتير خالية من المتاعب عبر التكنولوجيا السحابية.
إن نقل عملك إلى برنامج الفوترة عبر الإنترنت له فوائد ضخمة ومتعددة.
يتم تخزين كل شيء في السحابة. هذا يعني أنه لا داعي للقلق بشأن فقد النسخ المادية أو فقدان النسخ الرقمية في تعطل الكمبيوتر أو فقد محرك الإبهام. يسمح لك برنامج الفواتير أيضًا بتخصيص المستندات لتعزيز هوية علامتك التجارية.
علاوة على ذلك ، يتيح لك برنامج الفوترة التعامل بالعديد من اللغات والعملات ، لذا فإن القيام بالأعمال التجارية الدولية يعد أمرًا في غاية السهولة. يتميز برنامج الفواتير أيضًا بخدمة أسرع ويوفر تكاليف الحبر والورق والوصول إليه من أي مكان وفي أي وقت.
إذا كنت لا تزال تقوم بإدارة الفواتير يدويًا ، فضع في اعتبارك أن هذه هي بدايتك للاتصال بالإنترنت للحصول على تجربة فواتير أكثر سهولة وأمانًا ودقة.