هناك أكثر 91000 فندق وموتيل فقط في الولايات المتحدة اعتبارًا من عام 2019 ، وأكثر من نصفهم من الفنادق. في جميع أنحاء العالم ، هناك أكثر من 4 ملايين غرفة متاحة للحجز. الضيافة صناعة ضخمة تتكون من عدة صناعات فرعية.
عندما نتحدث عن صناعة الضيافة، نحن لا نتحدث فقط عن غرف الفنادق ، ولكن أيضًا عن المأكولات والمشروبات والاستجمام والسفر والسياحة والاجتماعات والفعاليات. كل هذا يضيف إلى مجمع الضيافة الضخم. كل عام ، يتحرك مئات المليارات من الدولارات.
مع وجود الكثير من الأموال المتضمنة والعديد من المواقع والشركات والموظفين والأجزاء المتحركة ، فإن عملية الشراء داخل صناعة الضيافة معقدة ، على أقل تقدير.
مع وجود العديد من شركات الضيافة التي تمتلك مواقع متعددة ومكاتب خلفية ، فإن الإنفاق المارق وأنظمة الشراء والحفظ الفردية كثيرة. في هذه المقالة ، سنناقش المشتريات والمشتريات الإلكترونية في الصناعة ، مما يمنحك كل ما تحتاج إلى معرفته من أجل عمل مبسط وفعال.
المشتريات مقابل الشراء
بادئ ذي بدء ، ما هو هذا "الشراء"؟ هل هي كلمة خيالية للشراء؟
تبين أنه ليس مجرد مرادف. الشراء هو عملية حصرية لبيئات الإنتاج ، بينما الشراء مقصور على بيئات البيع بالجملة. تتضمن المشتريات العملية الكاملة لتحديد الاحتياجات ، ومشاركة المعلومات ، وتحديد المصادر ، والمناقصات ، والمزادات العلنية ، وطلب المنتجات.
يحدد الشراء بشكل استباقي الاحتياجات ويلبيها ، في حين أن الشراء هو تلبية للحاجة الداخلية الرجعية. أخيرًا ، تركز المشتريات على العلاقات طويلة الأجل مع البائعين ، الذين ستشتري منهم الشركة كميات كبيرة وبشكل متكرر ، في حين أن الشراء بشكل عام هو مجرد صفقة واحدة وفعلت.
يتفاوض موظفو المشتريات على العقود مع الموردين من أجل التبادل المستمر للسلع والخدمات للدفع. سيحتاج الفندق إلى عقود لشراء الصابون والشامبو وورق التواليت والمناشف ، بالإضافة إلى الغسالات والمكانس والمنظفات متعددة الأغراض والنعناع.
لن يمر العمل بكامل عملية البحث والشراء في كل مرة يحتاجون فيها إلى المزيد من Lysol ، ولكنه سيعتمد على العقود والعلاقات التي أقاموها مع بائع Lysol.
B2B مقابل B2C
تتضمن المشتريات المعاملات التجارية بين الشركات (B2B) ، وكذلك المعاملات بين الشركات والعملاء (B2C). معاملات B2C هي ما تشارك فيه عند حجز رحلة طيران أو غرفة في فندق أو تدليك.
بصفتك عميلاً ، فأنت تقوم بالشراء فقط لك أو لأسرتك ، بناءً على البحث الخاص بك ربما ، ولكن أيضًا على الإعلانات والمؤثرين والتوصيات من العائلة أو الأصدقاء. أنت أكثر قلقًا بشأن المنتج أو الخدمة التي تحصل عليها ، وليس بشأن العلاقة التي تربطك بالشركة التي تشتري منها.
في معاملات B2B ، تعتبر العلاقات بين أعمال الشراء وأعمال البائعين أساسية. تعد معاملات B2B بشكل عام عمليات شراء كبيرة بمبالغ كبيرة بالدولار ودورات مبيعات أطول وأكثر تعقيدًا.
في حين أن شراء B2C قد يكون حافزًا للحظة أو إلزاميًا ، فإن معاملات B2B يتم احتسابها على أساس العديد من العوامل ، مثل الأهداف طويلة الأجل واستراتيجيات العمل.
خطوات الشراء
الشراء هو العملية الكاملة للحصول على السلع والخدمات للأعمال التجارية. لها عدة خطوات ، كل منها يحتاج إلى عناية واهتمام خاصين.
- التعرف على الاحتياجات. هذه هي الخطوة الأولى في عملية الشراء ، حيث يبدأ العمل البحثي. ما الذي يحتاجه الفندق أو الكازينو حتى يتم تشغيله؟ نحن نتحدث عن الأضواء والكراسي وأغطية السرير وستائر الدش والثلاجات ورقائق البوكر. كم العدد؟ كيف بسرعة؟ ما مدى جودة السعر الذي يمكنك الحصول عليه؟
- طلب الشراء والمراجعة. طلب الشراء هو مستند رسمي مكتوب لطلب الإذن بإجراء النفقات. يتضمن المنتج الذي ترغب في شرائه والكمية والسعر والقسم الخاص به وأي بيانات رئيسية أخرى. سيقوم المديرون ورؤساء الأقسام بعد ذلك بمراجعة الطلب والتحقق للتأكد من أنه ضمن الميزانية المحددة. بمجرد الموافقة ، يصبح الطلب أمر شراء (PO).
- عملية التماس. بمجرد أن يصبح أمر الشراء في متناول اليد ، فقد حان الوقت لخطة الشراء وعملية طلب تقديم العروض. ببساطة ، الاستجداء هو عملية طلب العطاءات من الموردين المحتملين. أنت تبحث عن أفضل الإمدادات بأفضل الأسعار والاعتمادية.
- التقييم والتفاوض على العقود. بعد ذلك ، يتم إغلاق عملية طلب تقديم العروض حيث يقوم فريق المشتريات بتقييم أفضل سعر وملاءمة بناءً على أداء البائع والإحالات وعروض الأسعار. عندما يتم اختيار البائع ويقر بأمر الشراء ويقبله ، يتم تنشيط عقد ملزم قانونًا.
- إدارة الطلبات ومطابقة PO. سيتم بعد ذلك تسليم البضائع أو الخدمات في غضون الإطار الزمني المتفق عليه. سيقارن المشتري ما تم استلامه بأمر الشراء والإيصال والفاتورة. ثم يتم إرسال الفاتورة للموافقة عليها.
- حفظ السجلات. في حالة عدم وجود نزاعات حول الفاتورة ، تقوم الشركة بحساب المعاملة. يتم الاحتفاظ بالسجلات للرجوع إليها في المستقبل وأي عمليات تدقيق محتملة من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية.
ما هي المشتريات الإلكترونية؟
نحن نعلم ما هو الشراء ، فما هو كل هذا عن الشراء الإلكتروني؟ الشراء الإلكتروني هي عملية طلب السلع والخدمات وطلبها وشرائها عبر الإنترنت.
على عكس التجارة الإلكترونية ، وهي معاملة B2C ، فإن الشراء الإلكتروني هو عملية B2B. يسهل التفاعلات مثل تقييم الموردين واختيارهم وإدارة العقود وإدارة الفواتير. ويستخدم واجهة ويب للقيام بذلك
يتمثل هدف الشراء الإلكتروني ، مثله مثل المشتريات التي عفا عليها الزمن إلى حد ما ، في الحصول على السلع والخدمات بأفضل الأسعار وفي أفضل جدول زمني.
ولكن بدلاً من طلب القوى العاملة - البحث المكثف والمهام والوقت ، فإنها تستخدم الإنترنت والبرامج للقيام بذلك. تهتم المشتريات الإلكترونية بالمهام الشاقة مثل تبادل عقود الموردين وملء الاستبيانات على متن الطائرة التي قد تحتاج إلى إكمالها من قبل موظف مشغول.
حلول المشتريات الإلكترونية
الشراء اليدوي هو الطريقة الأبطأ والأكثر تكلفة والأكثر استهلاكا للقوى العاملة لممارسة الأعمال التجارية. إذا كنت لا تزال تستخدم نظامًا يدويًا ورقيًا ، فمن المحتمل أن تتعامل مع تكاليف معالجة أعلى ودورات شراء طويلة ونقص في الرؤية. مع برنامج eProcurement مثل ذلك في بيرش ستريت سيستمز، يمكنك أتمتة عملية الشراء بشكل كامل.
يمكن لبرنامج المشتريات الإلكترونية تبسيط وتشديد جميع خطوات الشراء. سوف يوصلك بجميع مورديك ، الكبار والصغار ، على واجهة واحدة. مع وجود جميع مورديك في مكان واحد ، سيكون من السهل بدء البحث لتحديد احتياجاتك.
سيتم إجراء كل من طلب الشراء والمراجعة رقميًا ، مما يوفر الورق ووقت التسليم للمكاتب أو الإدارات الأخرى. وبعد ذلك ، سيكون أمر الشراء المعتمد جاهزًا للوفاء به من قبل موردي العطاءات. كل هذا سيتم ترقيمه وتسهيل تتبعه ومقارنته وتحديده. لم يكن اختيار أفضل مورد بأفضل سعر أسهل من أي وقت مضى.
وبالمثل ، سيكون التفاوض على العقد وتنشيطه عبر الإنترنت ويسهل تلقي التواقيع المطلوبة. سيتم تخزين العقود ، مثل طلبات الشراء وأوامر الشراء ، بأمان في السحابة. ستكون هناك منظمة بشكل أنيق وبديهي ، ويسهل الوصول إليها ، وآمنة من الفيضانات والحرائق وتعطل الكمبيوتر.
باستخدام الشراء الإلكتروني ، سيتم تنفيذ جميع عمليات إدارة الطلبات ومطابقة أوامر الشراء بواسطة البرنامج. هذا يضمن مراجعة سريعة ودقيقة وعملية مطابقة. سيتم تحديد أي تناقضات ووضع علامة عليها بواسطة برنامجك.
إدارة الفواتير سهلة للغاية مع برنامج الشراء الإلكتروني. ستتمكن من استلام الفواتير ومراجعتها ودفعها وتقديمها في واجهة واحدة. إذا كنت لا تزال تكتب الشيكات ، فسيأتي هذا البرنامج بالراحة التي تشتد الحاجة إليها.
الشيكات باهظة الثمن ، وتستغرق وقتًا أطول للمعالجة ، وهي أكثر عرضة للاحتيال من مدفوعات ACH. مدفوعات غرفة المقاصة الآلية سريعة ورخيصة وآمنة. خدمات مثل دفع بيرش ستريت تتيح لك الدفع للبائعين بنقرة زر واحدة وكسب مكافآت نقدية أثناء تواجدك فيه.
شفافية المعلومات فوائد المشتريات الإلكترونية
فوائد التحول إلى المشتريات الإلكترونية ضخمة ومتعددة. في عالم اليوم ، إما أن تكون آليًا أو تتخلف عن الركب. 81% من المسافرين يريدون خدمة عملاء رقمية أكبر من فنادقهم.
إذا تم التعامل مع أشياء مثل طلبات المزيد من المناشف بواسطة أنظمة آلية عبر الإنترنت ، فلا ينبغي ترك شيء أساسي مثل الشراء لأنظمة يدوية بطيئة وعرضة للخطأ. والفوائد لا تعطس فيها.
المشتريات الإلكترونية تخلق شفافية المعلومات. نظرًا لأنه يتم نقلها من شركة إلى أخرى ، تصبح البيانات أكثر وضوحًا لكلا الطرفين من خلال برامج المشتريات الإلكترونية. يمكن أن تساعد هذه الطريقة الميسرة لعرض بياناتك في التعرف على السلوكيات الشرائية وتقليل الإنفاق المحتال والاستفادة من القوة الشرائية.
الشراء الإلكتروني يساعد الخطوط السفلية للشركات
تساعد المشتريات الإلكترونية الشركات على توفير المال. غالبًا ما تؤدي الأنظمة اليدوية إلى إغفال النفقات ، مما يكلف الشركات الكثير من المال ، وغالبًا ما يستغرق وقتًا طويلاً جدًا. يمكن لبرنامج المشتريات الإلكترونية القضاء على هذه الأخطاء والأخطاء ، مما يوفر أموال الشركة التي يمكن استخدامها في ممارسات تعزيز الأعمال الأخرى مثل الإعلان.
توفر المشتريات الإلكترونية وقت الموظفين وطاقتهم
يشعر الموظفون بالتقدير والرضا عندما يقومون بعمل يتطلب منهم أن يكونوا مبدعين وأن يتعلموا أشياء جديدة. إدخال البيانات والتحليلات لا يندرج تحت هذه المظلة. يمكن أن توفر المشتريات الإلكترونية على الموظفين الوقت والضجر المرتبط بهذه المهام الرتيبة.
المشتريات الإلكترونية تقصر دورات الشراء
تستغرق العمليات اليدوية وقتًا. الوقت الذي لا ترغب بالضرورة في منحه ، والوقت الذي قد يتسبب في معاناة علاقاتك مع البائع. باستخدام العمليات الآلية ، ستتمكن من تقصير دورات العملية وزيادة الإنتاجية وتوفير التكاليف وتحقيق ربح أكبر.
الشراء الإلكتروني يحسن إدارة المخزون
تحتاج الشركات إلى فهم واضح لحالة مخزونها في جميع الأوقات. يمكن للأنظمة الآلية تتبع ما يحدث داخل وخارج مواقعك ومستودعاتك ، في الوقت الفعلي. إن الحصول على هذا الفهم المحسّن للمخزون يمكن أن يساعد عملك على اتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أفضل.
بغض النظر عن حجم أعمال الضيافة الخاصة بك كبيرة أو صغيرة ، فسوف تستفيد من التحول إلى الشراء الإلكتروني. اتخذ الخطوات الأولى اليوم من خلال البحث عن الخدمة والبرامج التي تناسب احتياجات شركتك بشكل أفضل ، ثم استعد لتحسين الدقة والجداول الزمنية والتكاليف وعلاقات البائعين.