قليلة هي الأشياء الأكثر أهمية بالنسبة إلى أعمال الضيافة من الإدارة السليمة لحسابات الدفع الخاصة بها. بعد كل شيء ، تعمل الفنادق والشركات مع عدد كبير من الموردين لتقديم تجربة عالية الجودة لعملائهم.
الإشراف السليم على نفقات الضيافة الضرورية هو المفتاح للحفاظ على التدفق النقدي الإيجابي والعلاقات الجيدة مع البائعين. لكن التتبع اليدوي للحسابات الدائنة يمكن أن يكون مضيعة للوقت ومليئًا بأوجه عدم الكفاءة. في بيئة الأعمال سريعة الخطى اليوم ، تُعد أتمتة الحسابات الدائنة مفتاحًا للحفاظ على سير كل شيء بسلاسة.
بينما قد يبدو مفهوم الأتمتة وكأنك تتخلى عن السيطرة ، فإن العكس هو الصحيح. يمنحك استخدام أتمتة الحسابات الدائنة سيطرة مالية أكبر على أعمال الضيافة الخاصة بك من خلال توفير العديد من المزايا القيمة.
1. القضاء على الخطأ البشري
تتمثل إحدى الفوائد الأكثر وضوحًا لأي نوع من أنظمة التشغيل الآلي في أنه يقلل من مخاطر الخطأ البشري. حتى مع وجود فريق مدرب وذو خبرة عالية ، غالبًا ما تؤدي المعالجة اليدوية إلى حدوث أخطاء.
قد تعتقد أن أدوات مثل جداول بيانات Microsoft Excel تساعد فريقك بالفعل على أن يكون أكثر كفاءة وأقل عرضة للخطأ. ولكن حتى مع هذه الموارد التكنولوجية ، لا يزال الخطأ البشري شائعًا جدًا.
في الواقع ، وجدت دراسة استقصائية شملت 1000 موظف مكتب في المملكة المتحدة ذلك 98 بالمائة قد رأوا خطأ في Microsoft Excel تسبب في خسارة شركتهم للمال. لقد حددت دراسات أخرى ذلك 88 بالمائة من جداول البيانات هذه احتوت على "أخطاء جسيمة".
سواء أعجبك ذلك أم لا ، من السهل جدًا على إدخال البيانات غير الصحيح التخلص من حساباتك المستحقة الدفع. يمكن نسخ خطأ إملائي بسيط ولصقه حتى يصبح من المستحيل تقريبًا العثور على مكان حدوث أخطاء.
باستخدام أتمتة الحسابات الدائنة ، يتم رقمنة الفواتير. لا يتعين عليك الاعتماد على الإدخال اليدوي للبيانات ، مما يضمن أن المعلومات التي تم إدخالها في نظامك دقيقة وتعكس حقًا الفاتورة التي تلقيتها. يمكن أن تساعدك بيانات الفواتير الدقيقة في إنشاء تقارير تحليلية بناءً على تفاصيل الفاتورة للمساعدة في اتخاذ القرار بشأن أوامر البائع المستقبلية.
2. قدر أكبر من الشفافية
أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل أتمتة الحسابات الدائنة تساعد في القضاء على الخطأ البشري هو أنها توفر قدرًا أكبر من الشفافية خلال العملية بأكملها. نظرًا لأن كل شيء يُدار رقميًا ، يمكن الوصول إلى البيانات بسهولة لكل شخص قد يحتاج إلى مراجعة بيانات الدفع والفواتير. بدلاً من قضاء الوقت في إدخال البيانات ، يمكن لأعضاء فريق الشؤون المالية تركيز طاقتهم على مراجعتها.
مع قدرة المزيد من موظفيك على الاطلاع على بيانات الفاتورة والدفع ، سيكونون مجهزين بشكل أفضل للتحقق من المعلومات وتحديد أي أخطاء أو حالات شاذة محتملة تحتاج إلى تصحيح.
تمنحك أتمتة الحسابات الدائنة رؤية واضحة لكل خطوة من خطوات العملية. يمكنك الحصول على رؤية كاملة لحالة الدفع. يمكنك التحقق مرة أخرى من وقت إرسال الدفعة ومقدار الأموال التي تم إرسالها. يمكنك أن ترى إلى أين تذهب أموالك ، ويحتمل أن تحدد فرص خفض التكاليف. يمكن للأنظمة الآلية إرسال التنبيهات والتحقق عند اكتمال المدفوعات أو عند الحاجة إلى ملء توقيع رقمي.
يمكن أن تؤدي أتمتة الحسابات الدائنة إلى زيادة الشفافية لمورديك. بمجرد توفير خيار لهم لعرض حالة فواتيرهم ، يمكن للموردين أن يثقوا في أن فاتورتهم قد تمت معالجتها وأن الدفع في الطريق. يمكن أن يؤدي هذا المستوى من الشفافية إلى زيادة الثقة والتأكد من أن الموردين لن يحتاجوا إلى ملاحقة فريقك لتحديثات حالة الدفع.
3. زيادة الإنتاجية
يمكن أن تؤدي أتمتة الحسابات الدائنة إلى زيادة كفاءة وإنتاجية فريقك بالكامل بشكل كبير. عندما لا يضطر فريقك المالي إلى قضاء بعض الوقت في إدخال البيانات يدويًا ، فيمكنه التركيز على المهام ذات المستوى الأعلى. يتم الآن الاهتمام بوظيفة بطيئة ومتكررة وعرضة للخطأ في لحظة من خلال برامج حسابات الدفع الخاصة بك.
يمكن أن يؤدي ذلك أيضًا إلى تحسين الإنتاجية للفرق الأخرى داخل عملك والتي تحتاج إلى مساعدة في تقديم طلبات الشراء. تعمل الأتمتة على تبسيط هذه العمليات لمن لديهم خبرة مالية أقل ، لذلك لن يضطر قسم الشؤون المالية إلى قضاء الكثير من الوقت في توجيه الآخرين من خلال الأساسيات.
ستؤدي زيادة الإنتاجية لفريق المكتب الخلفي إلى تمكينهم من القيام بالمزيد من العمل الذي يساهم بشكل مباشر في أرباحك النهائية - جزئيًا من خلال مساعدتك في توفير المال. حتى الحقيقة البسيطة المتمثلة في أن الأتمتة ستضمن دفع فواتير الموردين في الوقت المحدد يمكن أن تؤدي إلى توفير كبير في التكلفة.
ضع في اعتبارك نقاط البيانات هذه من معهد التمويل والإدارة 2021 أداء عالمي المستوى AP تقرير: من بين الشركات التي تعالج أقل من 20000 دفعة سنويًا ، يدفع 24 بالمائة فقط جميع فواتير أوامر الشراء في الوقت المحدد. بالنسبة للمدفوعات غير المستندة إلى أوامر الشراء ، فإن الأرقام ليست أفضل بكثير: 26 بالمائة فقط تدفع في الوقت المحدد.
يتحمل العديد من البائعين والموردين الرسوم المتأخرة والرسوم الأخرى عندما لا يتم دفع الفاتورة في الوقت المحدد. وجدت الدراسة أن تكلفة الفاتورة للدفعات المعالجة يدويًا كانت $15.97 ، في حين أن الشركات التي تستخدم أتمتة الحسابات الدائنة خفضت هذا المبلغ إلى $12.98. يؤدي توفير $2.99 لكل فاتورة إلى توفير ما يقرب من $30،000 لكل 10000 فاتورة في العمليات التجارية.
4. إدارة أفضل للاستثناءات
قد لا تحدث حالات الدفع غير العادية طوال الوقت في الحسابات المستحقة الدفع ، ولكنها تحدث في كثير من الأحيان بما يكفي لتكون سببًا محتملاً للخسارة المالية. على سبيل المثال ، أحد الأمثلة الشائعة للاستثناء هو الدفع المكرر ، عندما يرسل المورد فاتورة ثانية لأن الفاتورة الأولى لم يتم دفعها في الوقت المحدد. من السهل جدًا دفع كلتا الفاتورتين إلى المورد - مما يعني أنك تدفع ضعفًا مقابل طلب واحد.
تشمل الاستثناءات الأخرى المدفوعات المبكرة ، عندما يتم الدفع قبل تسليم المنتج أو الخدمة. أخيرًا ، قد تحدث استثناءات الفاتورة عندما لا تتطابق معلومات الفاتورة مع أمر الشراء أو المستندات الداعمة الأخرى. قد ينطوي هذا على عدم تطابق في عدد العناصر المطلوبة ، أو تباين في السعر المعروض مسبقًا.
تتطلب هذه الاستثناءات اهتمامًا إضافيًا يتجاوز المعالجة النموذجية لمعظم الفواتير. ومع ذلك ، مع وجود العديد من الفواتير التي يجب دفعها ، قد يكون من السهل على مثل هذه المشكلات التسلل من خلال الثغرات عند إجراء الحسابات المستحقة الدفع يدويًا. في حين أن بعض الانحرافات قد تقع ضمن "الحدود المقبولة" المحددة مسبقًا ، فإن ترك استثناءات كبيرة تتسلل عبر الشقوق يمكن أن يصبح مصدرًا رئيسيًا للخسارة.
تجعل أتمتة الحسابات الدائنة فريقك مجهزًا بشكل أفضل لتحديد هذه الاستثناءات وغيرها من خلال قواعد مطابقة مخصصة تقارن الإيصالات والوثائق الأخرى. يسمح هذا بالإبلاغ السريع والدقيق عن الاستثناءات التي تقع خارج الحدود المقبولة الموضوعة مسبقًا. يمكن لفريقك تقييم التناقض بسرعة وإجراء التصحيحات حتى لا يبالغ عملك.
5. الضوابط والتوازنات
تعتبر عمليات التحقق والأرصدة ضرورية لمنع الاحتيال والخسائر الأخرى في حسابات الدفع. مع حل أتمتة الحسابات الدائنة ، يصبح من الأسهل بكثير زيادة أمان مدفوعاتك ومنع الخسائر المالية.
يبدأ هذا بالأساسيات: التحقق من وجود التزام بالدفع بالفعل. تساعدك أتمتة الحسابات الدائنة على إنشاء تحكم أكبر في طلبات الدفع (بما في ذلك ضمان منح الموافقات المناسبة) قبل إرسال الدفعة. يحمّل الفصل بين الواجبات الإدارة بأكملها المسؤولية ، مما يضمن ألا يقع التزام الموافقة على المدفوعات على عاتق شخص واحد فقط.
عندما يتعين على عدة أشخاص عرض إجراءات الحسابات الدائنة (بما في ذلك عن طريق الحصول على التوقيعات الرقمية) ، فإن ذلك يقلل بشكل كبير من مخاطر حدوث الاحتيال. يؤدي هذا أيضًا إلى إنشاء "مسار" رقمي لكل دفعة من شأنه تبسيط عملية التحقيق إذا أصبح الدفع موضع تساؤل بعد وقوع الفعل.
من خلال إعداد التقارير في الوقت الفعلي ، يمكنك الحصول على رؤية أفضل للمشكلات الأخرى الأقل خطورة. يتيح لك هذا النظام تحديد المسؤول عن المراحل المختلفة لعملية الموافقة ، مما يساعدك على تحديد حالات التأخير في معالجة الدفع.
يمكن أن تساعد معالجة هذه المشكلات في ضمان دفع المزيد من الفواتير في الوقت المحدد. يمكنك أيضًا تحسين عملياتك إلى الحد الذي يمكنك من خلاله تسديد الدفعات قبل موعد استحقاقها ، مما يمنحك القدرة على التفاوض بشأن خصومات السداد المبكر. يعد هذا أكثر فاعلية من مطالبة الموظفين بتفتيش أكوام الورق لتأكيد أنشطة الدفع والتحقق منها.
تحكم في أتمتة حسابات المدفوعات في BirchStreet
يمكن لأتمتة الحسابات الدائنة أن تحسن بشكل كبير من كيفية تحكمك في الشؤون المالية لأعمال الضيافة الخاصة بك. من خلال زيادة الوضوح في عمليات الشراء ورقمنة الإيصالات ، يمكنك التخلص من الأخطاء والمخاطر الأخرى التي قد تتسبب في خسارة الأموال.
بيرش ستريت AP 3-Way مطابقة تلقائية مناسب بشكل فريد لمساعدتك على أتمتة معالجة الفواتير لتقليل التكاليف وتحسين الدقة. تسمح لك مطابقة أوامر الشراء والفاتورة والإيصالات المخصصة بتعيين قواعد مطابقة مخصصة لمقارنة الإيصالات تلقائيًا ، مما يسهل على موظفيك معالجة الاستثناءات.
توفر الفواتير الإلكترونية والتوقيعات الرقمية والتكامل المباشر مع أنظمة ERP / المحاسبة الحالية رؤية كاملة لحالة الدفع. تعمل أتمتة حسابات الدفع لدينا على تمكين حاسبة الضرائب لمساعدتك في الحفاظ على الامتثال الدولي.
شهد مستخدمو AP 3-Way Auto-Match انخفاضًا بنسبة 90 في المائة في العمليات اليدوية مع خفض تكاليف العمالة المستحقة الدفع إلى النصف - كل ذلك أثناء معالجة 100 في المائة من مدفوعات الموردين بنجاح.
من خلال الرؤية الكاملة والتحكم الكامل في حساباتك الدائنة ، سيكون لديك سيطرة حقيقية على أموالك وستكون في وضع أفضل لزيادة هوامش ربحك.