عندما يسمع معظم الناس مصطلح "ادارة المخزون، "من المحتمل أن يفكروا في المستودعات التي تشحن المنتجات إلى المستهلكين أو مرافق التصنيع التي تحتاج إلى تتبع الأجزاء والمعدات المختلفة المستخدمة في عملهم. لكن إدارة المخزون قابلة للتطبيق في صناعة الضيافة أيضًا.
ينطبق هذا بشكل خاص على الفنادق والمطاعم والحانات والكازينوهات والمرافق الأخرى التي تقدم الطعام والمشروبات لرعاتها. يمكن أن تكون إدارة المخزون بالفعل تحديًا عند التعامل مع الزي الرسمي والإمدادات الأخرى ؛ يمكن أن يصبح صداعًا حقيقيًا عند التعامل مع المواد الغذائية القابلة للتلف.
من خلال الشراكة مع شريك إدارة مخزون الجودة ، يمكنك الحصول على ثقة أكبر في قدرتك على إدارة هذه العناصر الضرورية بطريقة تقلل من الهدر وتحافظ على رضائك سعداء.
1. عدم وضوح السعر
كان الطعام أحد المجالات الرئيسية التي تأثرت بالتضخم ، حيث كشفت التقارير الأخيرة عن وجود 8.8 في المئة زيادة الأسعار على أساس سنوي من عام 2021 إلى 2022. تؤدي مشكلات سلسلة التوريد ، وارتفاع نفقات العمالة ، واضطراب الحصاد ، وعوامل أخرى إلى زيادة تكاليف مجموعة متنوعة من المواد الغذائية والمشروبات الأساسية المستخدمة في الطهي المنزلي وفي أعمال الضيافة.
ممارسات إدارة المخزون التي تركز فقط على كمية العناصر المطلوبة قد لا تكون مسؤولة بشكل كافٍ عن الزيادات في أسعار اللحوم والحليب والفواكه والخضروات الطازجة والسلع الأساسية الأخرى. بدون معرفة كيفية قيام مورديك بزيادة الأسعار ، يمكنك بسهولة أن تبدأ في رؤية انخفاض كبير في الأرباح.
تتطلب رؤية السعر تحديد ما إذا كان الموردون يغيرون المبلغ الذي يتقاضونه مقابل العناصر المختلفة وتقييم خياراتك. هل تجد موردًا آخر ، أم أنك تزيد من تكلفة شحن عملائك؟ من خلال تقييم اتجاهات التسعير في نظام إدارة المخزون الخاص بك ، يمكنك حساب هذه الزيادة الشائعة في النفقات بشكل استباقي.
2. نفايات الجرد
تعتبر نفايات المخزون واحدة من أكبر المشكلات التي يجب على أي شركة ضيافة للتعامل معها. على سبيل المثال ، يقدر أن ما بين أربعة و 10 في المئة من مشتريات أغذية المطاعم تذهب سدى قبل أن تصل إلى العميل - وهذا لا يأخذ في الحسبان حتى الطعام الذي لا يأكله العميل بعد تقديمه لهم.
أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لهدر هذا الطعام هو أنه لا يتم استخدامه قبل تاريخ انتهاء صلاحيته. قد يؤدي التخطيط السيئ للمخزون إلى عدم استخدام المواد الغذائية القابلة للتلف لأيام أو حتى أسابيع - وبحلول الوقت المطلوب ، لم يعد من الممكن تقديمها.
في حين أن بعض الهدر أمر لا مفر منه بسبب العملاء غير المتوقعين أو الأخطاء من قبل محضري الطعام ، يمكن لشريك إدارة مخزون الجودة أن يساعد في تقليل الفاقد من خلال تحسين تجديد المخزون. من خلال احتساب العمر الافتراضي للعناصر وتقديم الطلبات حسب الحاجة فقط ، يمكن تقليل النفايات بشكل كبير.
3. الجرد غير المستخدم
فساد الطعام ليس هو الطريقة الوحيدة التي يمكن أن يضيع بها المخزون. في كثير من الأحيان ، تنفق شركات الضيافة الأموال على العناصر التي لا تستخدمها بالفعل. تتغير القوائم بمرور الوقت - ونتيجة لذلك ، تتغير المكونات التي يحتاجها مرفقك لإعداد الأطباق.
بدون التقييمات المنتظمة لأوامر الشراء ، يمكن للمطعم أن يواصل بسهولة طلب العناصر التي لم تعد مستخدمة ، لأن الأطباق التي كانت بحاجة إليها في الأصل قد توقفت. لا تضيف هذه العناصر غير الضرورية فقط إلى التكلفة الإجمالية لكل طلب. كما أنها تشغل مساحة كبيرة في غرفة التخزين الخاصة بك.
سيسمح لك نظام إدارة مخزون الجودة بتتبع مستويات المخزون بمرور الوقت باستخدام الأعداد التاريخية. المكونات التي يتم ترحيلها بشكل متكرر يجب تقييمها بشكل أكبر لتحديد سبب استمرار طلبها ، وما إذا كانت لا تزال قيد الاستخدام. يجب حذف العناصر التي لم تعد مستخدمة للوصفات من أوامر الطلبات تمامًا. يمكن أن يؤدي تقليل كميات الطلبات والمراقبة الدقيقة لاستخدام العناصر التي نادرًا ما يتم استخدامها إلى تقليل الفاقد.
يمكن أن تضمن الطلبات الآلية أيضًا أنك لا تستمر في طلب المخزون الذي لا يتم استخدامه كثيرًا. عندما يتم تجديد العناصر فقط عندما تصل إلى مستوى معين ، سيتم إرسال الطلبات الجديدة فقط عند استخدام المخزون.
4. الافتقار إلى البصيرة في أنماط العملاء
عندما تفهم ضيوفك سلوكيات الشراء، يمكنك تخصيص المخزون وفقًا لذلك. على سبيل المثال ، خلال بطولة NCAA March Madness ، قد تلاحظ بعض المطاعم ارتفاعًا في الطلب على عناصر القائمة مثل الأجنحة أو الناتشوز. قد يختلف الطلب على العناصر الأخرى بناءً على الموسم أو الأحداث الإقليمية.
يمكن أن تؤثر التغييرات الموسمية على عدد الضيوف الذين يرعون منشأتك كل يوم - وهو اعتبار مهم آخر عند محاولة التخطيط للمخزون. لا تريد أن ينفد عنصر شائع لأنك لم تطلب مخزونًا كافيًا ، ولا تريد أن يضيع المخزون الزائد لأنك أخطأت في تقدير الطلب.
بدون نظام قوي لإدارة المخزون ، غالبًا ما تُترك هذه الاختلافات للتخمين. من ناحية أخرى ، سيسمح لك النظام الصحيح بجمع بيانات مفصلة حتى تتمكن من تحديد اتجاهات معينة بين قاعدة عملائك.
يمكن أن يختلف الطلب على بعض العناصر بناءً على يوم الأسبوع. سيسمح لك تحليل هذه الأنماط بالتنبؤ بالطلب حتى تتمكن من تخصيص المخزون وفقًا لذلك. بهذه الطريقة ، ستحصل دائمًا على المقدار الصحيح من كل عنصر تحتاجه منشأتك.
5. الوقت الضائع للجرد اليدوي
تعد إدارة المخزون أمرًا ضروريًا لفهم مستويات التوريد في منشأتك. لسوء الحظ ، يواصل الكثير في صناعة الضيافة الاعتماد على أوراق المخزون التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي يجب إكمالها يدويًا. لا يتطلب هذا التزامًا طويلًا للوقت فحسب ، بل قد يكون أيضًا غير دقيق بشكل ينذر بالخطر.
بعد كل شيء ، لن يرغب الموظف العادي في قضاء ساعة أو ساعتين إضافيتين في عد المخزون بعد الإغلاق والتنظيف. بحث من جمعية العلوم النفسية يكشف أن يتخذ الأشخاص قرارات أقل دقة في وقت لاحق من اليوم. قد تؤدي الرغبة في القيام بمهام عادية إلى قيام الموظف ببساطة باستخدام أرقام طلبات الأسبوع الماضي بدلاً من المرور بعملية جرد تستغرق وقتًا طويلاً.
يمكن لأدوات مثل مسح الباركود وتطبيقات الأجهزة المحمولة والتتبع الآلي للمخزون أن تقلل العبء على موظفيك بشكل كبير. يضمن ذلك مستويات مخزون أكثر دقة عن طريق تقليل مخاطر الخطأ البشري - ويجعل الحياة أسهل لك ولموظفيك.
6. عدم اتباع إرشادات التقسيم
في صناعة المطاعم ، تعتبر إرشادات التقسيم ضرورية للحفاظ على إدارة المخزون في المسار الصحيح. حتى التعديلات الطفيفة على الوصفة (مثل شريحة إضافية من الجبن) ، أو ملء أكواب المشروبات عالية جدًا يمكن أن تلغي حسابات التكلفة ومستويات المخزون. ما يبدو كخطأ بسيط من قبل طاهٍ مبتدئ يمكن أن يصبح في النهاية مشكلة تكلفة مستمرة إذا لم يتم تصحيحه.
للتخفيف من ذلك ، يجب على شركات الضيافة وضع وصفات معيارية تحدد بوضوح إجراءات إعداد طبق ، بالإضافة إلى الكمية الدقيقة لكل مكون قد يكون مطلوبًا. يجب تدريب جميع المشاركين في إعداد الطعام حتى يفهموا أهمية اتباع هذه الإرشادات بدقة.
يجب على مديري المطاعم أيضًا التأكد من تقديم الأجزاء المناسبة للعملاء. إذا كان طبقًا معينًا غالبًا ما يُترك غير مكتمل ، مع التخلص من بقايا الطعام أو تنفيذها ، فإن تعديل حجم الحصة سيقلل من إهدار الطعام في المطعم ويقلل من نفقات المخزون.
في حين أن فقدان بعض المطبخ أمر لا مفر منه (مثل عندما يسقط طاهٍ مبتدئ شريحة من اللحم على الأرض) ، فإن النظام المنظم بعناية سيجعل من السهل الاحتفاظ بالمخزون عند المستويات المتوقعة.
7. مشكلة في تتبع التحويلات بين المواقع
تمثل إدارة المخزون تحديًا بالفعل عندما يكون لديك منشأة واحدة ، ولكن مع وجود العديد من المخازن والمواقع التي تواجه العملاء ، قد يصبح هذا الأمر أكثر صعوبة. غالبًا ما تسهل الشركات متعددة الوحدات الطلبات الداخلية لنقل المخزون من موقع إلى آخر حسب الحاجة. في حين أن هذا يمكن أن يساعد في توفير المال عن طريق تقليل الحاجة إلى طلبات الشراء الجديدة ، إلا أنه يمكن أن يؤدي أيضًا إلى عدم كفاءة جديدة ومشكلات التتبع.
لا يحتاج فريقك فقط إلى تتبع احتياجات الطلب المركزية الخاصة به ، ولكن يجب عليك أيضًا مراقبة كيفية استخدام كل موقع لمخزونه. يسمح نظام إدارة المخزون السليم لفريقك بتسجيل عمليات النقل والأوامر الداخلية بسرعة وبدقة بحيث يكون لديك نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي حول مقدار المخزون المتاح في كل موقع.
يمكن أن يوفر تتبع الطلبات الداخلية أيضًا بيانات مهمة تسمح لك بإجراء تغييرات خاصة بالموقع فيما يتعلق بقيم تجديد العناصر. من خلال التأكد من أن المديرين يسجلون كل تحويل في النظام عند حدوثه ، فلن تقلق بشأن سوء الاتصالات الذي يتسبب في أن تكون مستويات المخزون غير صحيحة للمواقع المتضمنة في النقل.
تحسين عمليات إدارة المخزون الخاص بك مع BirchStreet
في حين أن إدارة المخزون في صناعة الضيافة مليئة بالمزالق وأوجه القصور المحتملة ، لا يجب أن يكون هذا هو الحال عندما يكون لديك شريك قوي لإدارة المخزون بجانبك. بيرش ستريت إدارة المخزون مع AccuBar يقدم نطاقًا واسعًا من الإمكانات لمساعدتك في إدارة تكاليف المخزون والأعداد والإنفاق.
من خلال التفاعل مع أنظمة نقاط البيع (POS) ، يمكنك الوصول إلى تقارير المخزون القيمة وحتى تجديد العناصر تلقائيًا أو تلقي تنبيهات للعناصر عند مستويات المخزون المنخفضة. يضمن المسح اليدوي والتتبع الدائم للمخزون عبر مواقع غير محدودة وطرق متعددة للتكلفة أن هذا الحل يمكن أن يتناسب مع احتياجات عملك.
من خلال إعطاء إدارة المخزون الاهتمام الذي تستحقه ، يمكنك وقف الهدر وضمان أرباح أعلى لأعمال الضيافة الخاصة بك.