يحتاج أي عمل ناجح إلى مراقبة تدفقاته النقدية ومصروفاته عن كثب ، والدفع من المال ، من أجل البقاء على قدميه. ومع ركود ما بعد COVID وارتفاع معدلات التضخم، يبذل الجميع قصارى جهدهم لتقليل النفقات وزيادة الأرباح (أو على الأقل تقليل الخسارة).
الشركات تغيير طريقة عملهم، من احتضان التقنيات الجديدة إلى إعادة تنظيم نماذج الأعمال الحالية بالكامل. رأس المال يحتاج إلى الحماية. يجب سد الثغرات. تحتاج العمليات إلى التشديد.
سواء أحبوا الاعتراف بذلك أم لا ، فإن الكثير من الشركات مجبرة على حساب النيكل والدايمات كما لم يحدث من قبل. ربما لاحظت أن ماكينة القهوة لم يتم استبدالها أو تقلصت مدفوعات التأمين الطبي. ربما أنت الشخص الذي أجبر على اتخاذ هذه القرارات لتوفير المال للشركة. مع كل هذا القلق بشأن المال ، هناك مجال واحد يمكن التركيز عليه وتحسينه لمساعدة عملك على الازدهار في بيئة معادية: عملية الحسابات الدائنة.
الحسابات الدائنة: العملية
حسابات قابلة للدفع (AP) هي الأموال المستحقة على الشركة لبائعيها ومورديها ودائنيها. هذه ديون قصيرة الأجل يتم حلها عادةً في دورة دفع واحدة. يمكن أن تشير AP أيضًا إلى الإدارة أو الموظفين المسؤولين عن حل هذه الديون قصيرة الأجل.
تتكون عملية الحسابات الدائنة من عدة خطوات ، كل منها حيوية لدورة حياة الأعمال. أولاً ، هناك طلب للبضائع. لنفترض أنك تعمل في سلسلة فنادق. يمكن أن تكون الخطوة الأولى من العملية هي طلب قسم التدبير المنزلي مجموعة جديدة من المناشف لاستبدال العناصر البالية أو التالفة.
عند الموافقة على ذلك ، تبدأ الخطوة التالية ، الشراء. سيطلب قسم المشتريات عروض أسعار من العديد من موردي البياضات ويحدد أفضل جودة بأفضل سعر. بعد تحديد مورد ، يتم وضع أمر شراء (PO).
بعد ذلك ، لمواصلة مثالنا ، سيتلقى الفندق المناشف وفاتورة المورد. ثم يتم احتساب البضائع المستلمة مع إنشاء تقرير استلام.
بعد ذلك ، سيتم تسجيل الحسابات المستحقة الدفع على أنها "التزام". هذا يرجع إلى الأموال التي لا تزال مستحقة على شركتك. سيستخدم الموظف الذي يسجل الحسابات الدائنة أمر الشراء وتلقي التقرير للقيام بذلك.
أخيرًا ، ستقوم شركتك بالدفع لمزود البياضات وتسوية الحسابات المستحقة الدفع. يمكن إجراء الدفع بعدة طرق ، ولكن أفضل طريقة هي الدفع الفوري والإلكتروني من خلال أداة موثوقة مثل دفع بيرش ستريت مما سيوفر لك المال والوقت الثمين مع تقديم خصم نقدي. BirchStreet Pay هي الطريقة الأكثر ذكاءً للدفع.
الذمم الدائنة: المشاكل
الآن بعد أن عرفت ما تتعامل معه ، فإن الطرق التي يمكن أن تشارك بها عملية AP في مشاكل مالية الشركة واضحة نسبيًا. قد يؤدي ضعف حفظ السجلات إلى فقدان المدفوعات أو التأخر في دفعها للبائعين. قد يؤدي ذلك إلى إتلاف مكانتك مع البائع وقد يؤدي إلى مشاكل في الحصول على السلع المطلوبة للحفاظ على استمرار عملك.
يمكن أن يؤدي استخدام الشيكات الورقية للدفع للبائعين بسهولة إلى حدوث تأخيرات ونفقات إضافية وفتح شركتك أمام الاحتيال.
هذه المشكلات لها إصلاحات بسيطة نسبيًا: استخدم البرنامج لتتبع حساباتك المستحقة الدفع واستخدام مدفوعات ACH أو بطاقات افتراضية لدفع الباعة. لكن المشكلة التي سنواجهها اليوم هي أمر يتطلب بضع خطوات أخرى: تجنب المدفوعات المكررة.
تكرار الأذى: هل نحتاج أن نقولها مرتين؟
في جميع عمليات خفض التكاليف وتوفير عشرة سنتات التي أصبحت أكثر شيوعًا في السوق الصعبة اليوم ، تكون النسخ المكررة مؤلمة بشكل مضاعف. هنا ، نشير إلى المدفوعات المكررة للبائعين في عملية AP.
ما فائدة عدم استبدال ماكينة صنع القهوة $65 المكسورة عندما تدفع للشركات مئات أو آلاف الدولارات مقابل سلعها أو خدماتها مرتين؟ كل ما تحصل عليه هو موظفين متعبين وغريب الأطوار وصافي صافي توفير.
قد يبدو هذا سخيفًا بالنسبة لك. لماذا تدفع شركتي للبائع مرتين؟ من المؤكد أننا سنكتشف ذلك قبل حدوثه. إنه يحدث بالفعل. و غالبا. بالنسبة للشركات ذات الأداء العالي ، يتم تعويض التكرارات (أو غيرها من أشكال المدفوعات الخاطئة) 0.8% من المدفوعات. قد يبدو هذا كنسبة مئوية صغيرة ، ولكن عندما تتحدث عن مدفوعات بمئات الآلاف من الدولارات ، فإن خسارة $65 لآلة صنع القهوة الجديدة ليست حتى قطرة في الدلو.
تحتاج كل شركة إلى خطة لعبة للتخلص من المدفوعات المكررة. سنناقش هنا 6 خطوات لتجنب تكرار المدفوعات وتوفير آلاف الدولارات لشركتك.
نصيحة #1: قم بتوحيد جهاز VMF الخاص بك
الملف الرئيسي للبائع (VMF) هو المكان الذي يمكنك من خلاله تتبع جميع البائعين الذين تتعامل شركتك معهم. على الرغم من أن جميع الشركات يجب أن تمتلك نظريًا جهاز VMF ، إلا أن هذا لا يعني أنها جميلة.
ستضيف العديد من الشركات البائعين إلى الملف أثناء انتقالهم ، معتقدين أنهم على رأس الأمور ، في حين أنهم في الواقع يضيفون المزيد من المعلومات غير المرغوب فيها إلى ملف Frankenstein-esque كبير الحجم.
إذا لم يكن جهاز VMF الخاص بك قد خضع لأي "صيانة" في العام الماضي أو نحو ذلك (ونحن نعلم أنه غالبًا ما يكون وقتًا أطول بكثير من ذلك) ، فقد حان الوقت الآن. تأكد من أن كل بائع تتعامل معه تتم محاسبته ، ولكن يتم احتسابه مرة واحدة فقط بالضبط.
ابحث عن النسخ المكررة لنفس البائعين ، مثل "Terrific Towels Inc." و "مناشف رائعة." قد يرى بعض الموظفين ذوي النوايا الحسنة أننا لم نقم بالدفع إلى بائع المناشف هذا الشهر ونرسل دفعة أخرى ، بينما في الواقع تم دفعها بالفعل ولكن تم احتسابها تحت اسم آخر. وبهذه الطريقة ، دفعت $1،500 مرتين.
نصيحة #2: توحيد إدخالات VMF
لا يعد التخلص من البائعين المكررون نهاية صيانة VMF. في كثير من الأحيان ، لا يتم ملء VMF (غالبًا جدول بيانات) بطريقة موحدة. هذا يمكن أن يؤدي إلى الكثير من الالتباس ، وهل نحتاج أن نقول ذلك؟ دفعات مكررة.
حدد ما إذا كنت ستستخدم "ال" قبل أسماء البائعين. حدد ما إذا كنت ستستخدم علامات Y أو X أو علامات الاختيار للإشارة إلى أن شيئًا ما قد اكتمل. قرر متى في العملية يعتبر شيء ما "مكتمل" وأن أولئك الذين يملئون VMF يمتثلون لمعايير الجدول الزمني هذه.
نصيحة #3: تأكد من أن لديك W-9 من كل بائع
من الضروري أن يكون لديك W-9 من كل بائع تتعامل معه. ضع في اعتبارك جعل هذا جزءًا من نموذج VMF الخاص بك للتأكد من عدم إغفاله.
تتطلب W-9s اسم الشركة والفرد الذي تتعامل معه ، وعلاقتهما بالشركة ، وعنوانها ، ورقم تعريف دافع الضرائب (TIN) الذي يكون إما رقم الضمان الاجتماعي أو رقم تعريف الموظف ، والتوقيع. بهذه الطريقة ستعرف من تتعامل معه وستحصل على معلوماته عندما تحتاجها.
يجب أن يكون كل W-9 على VMF مرة واحدة فقط. إذا كان الإدخال يفتقر إلى ارتباط إلى VMF ، فقد يكون هذا دليلًا على أن الإدخال مكرر.
نصيحة #4: جمع والتحقق من المعلومات الضريبية
بمجرد حصولك على W-9s ، تحقق من أرقام تعريف دافع الضرائب باستخدام أداة مطابقة رقم التعريف الضريبي على موقع ويب مصلحة الضرائب الأمريكية. بهذه الطريقة لن ترتكب أخطاء عند إجراء المدفوعات أو التعامل مع الشركة بشكل عام. بالإضافة إلى ذلك ، ستحصل بالفعل على جميع المعلومات (الصحيحة) التي ستحتاج إليها عندما يحين وقت تقديم ضرائب لنشاطك التجاري.
ضع في اعتبارك وجود قسم آخر من VMF للإشارة إلى مطابقة رقم التعريف الضريبي مع موقع ويب مصلحة الضرائب. يمكن أن يساعد هذا أيضًا في تقليل التكرارات في ملفاتك.
نصيحة #5: واجبات منفصلة لتقليل الأخطاء والاحتيال
لا تعتمد على موظف واحد للتعامل مع عملية AP بأكملها. الأخطاء بشرية. يمكن التغاضي عن المدفوعات بسهولة أو تكرارها أو استخدامها في أنشطة احتيالية على الرغم من أننا نكره الاعتراف بذلك. يجب أن يكون لكل خطوة في عملية AP شخصان على الأقل يعملان عليها. لا ينبغي لأي شخص أن يقيم علاقة مع بائع ولا ينبغي أن يكون أي شخص مسؤولاً عن VMF.
سيساعد هذا "الأصدقاء" أو "نظام الفريق" في تقليل الأخطاء والارتباك طالما أن العملية موحدة ، كما تمت مناقشته أعلاه. علاوة على ذلك ، فإن مجموعتين من العيون على كل خطوة تقطع شوطًا طويلاً لتقليل إغراء الموظف غير النزيه لمحاولة احتيال شركتك من أجل الحصول على أموال.
نصيحة #6: كن يقظًا
لا تفكر في هذه الخطوات الفردية ، مثل إرشادات خياطة زوج من البنطال. لا يمكنك دمج VMF الخاص بك ، وتوحيد مداخله ، وفصل الواجبات مرة واحدة كما لو كنت تشتري نمطًا ، وتقص ، وتخييط ملابسك ثم تنجز إلى الأبد.
سوف تحتاج إلى فحص VMF الخاص بك ، وإعادة توحيده ، والتحقق من التوحيد القياسي في غضون مرة واحدة على الأقل في السنة. ستحتاج شركتك إلى التأكد من أن الواجبات تبقى منفصلة ، وأنه لا يوجد موظف واحد قد وقع في "التخصص" في خطوة مهمة من عملية AP وترك مجموعات أخرى من الأنظار.
باستخدام هذه النصائح الست ، ستتمكن شركتك من تقليل المدفوعات المكررة وتوفير المال في وقت يصعب فيه الحصول على المال.