تأسست شركة Northwood Hospitality في عام 2010، وهي تشرف وتدير مجموعة متنامية من الأصول الفندقية الرائدة، بدءًا من الخدمات المختارة إلى الفنادق المستقلة ذات نمط الحياة، والتي استحوذت عليها شركة Northwood Investors جميعًا.
التحديات
قبل اعتماد BirchStreet Pay، اعتمد فريق Northwood Hospitality بشكل كبير على الشيكات الورقية للحصول على 95% من مدفوعاتهم. غالبًا ما تضمنت العملية موظفين ماهرين في مجال الحسابات الدائنة يتعاملون يدويًا مع المهام مثل طباعة الشيكات وختم الأظرف.
وفي مواجهة هذه التحديات المشتركة، أرادوا تبسيط سير عمل المشتريات بالكامل، وتقليل الأخطاء اليدوية، وإنشاء اتصالات فعالة بين مختلف الأقسام والموردين.
قائمة الرغبات
- تعزيز الكفاءة الشاملة وتحرير الموظفين من المهام اليدوية كثيفة العمالة
- تحويل الموردين إلى قبول البطاقات الافتراضية، مما يقلل الاعتماد على الشيكات الورقية باهظة الثمن
- الحماية ضد الاحتيال أو المدفوعات الزائدة
- قم بتحويل الحسابات الدائنة من مركز التكلفة إلى مصدر للإيرادات، مع الاستفادة من الاسترداد النقدي والحسومات
- زيادة الرؤية والامتثال وتحسين التحكم في الإنفاق
الحل
نظرًا لتصميمه على اكتساب المزيد من التحكم في إنفاق المشتريات، أدرك فريق Northwood أن أتمتة عملية الشراء يمكن أن تمكن الفنادق من فرض حدود الإنفاق، وتتبع النفقات في الوقت الفعلي، والاستفادة من تحليلات الإنفاق لتوفير فرص توفير التكاليف.
سعيًا وراء الحل المثالي لمحفظة ممتلكاتهم الواسعة، أجروا تقييمًا شاملاً مع ظهور BirchStreet Pay كخيار مفضل لأتمتة الشراء إلى الدفع (P2P).
لا يساعد حل BirchStreet Pay شركة Northwood Hospitality في تقليل التكاليف المرتبطة بإدخال البيانات يدويًا، والفواتير الورقية، والشيكات، وأخطاء الدفع فحسب، ولكنه يعزز أيضًا الشروط المحسنة مع البائعين والموردين، ويحسن التدفق النقدي، ويحدد فرص التوفير المحتملة.
يتكامل حل الدفع هذا بسلاسة مع الأنظمة الحالية للشركة، مما يضمن التدفق السلس للبيانات والرؤية في الوقت الفعلي. وهو يتوافق مع لوائح خصوصية البيانات، ويقدم معالجة دفع آمنة للتخفيف من مخاطر الاحتيال وانتهاكات البيانات. بالإضافة إلى ذلك، يحافظ الحل على مسارات تدقيق مفصلة، مما يسهل الامتثال للوائح المالية الداخلية والخارجية.
نتائج
نجحت شركة Northwood في تبسيط عملية إعداد الفواتير والتقاط تفاصيل الدفع وتخزينها مع إنشاء ملفات دفع فعالة للبائعين والموردين. هم ايضا:
- انتقل من الفحص اليدوي 95% إلى الدفعات الرقمية 60%
- تلقيت أكثر من $300K استرداد نقدي سنوي من vCard
- توفير أكثر من 2000 ساعة مكتب خلفي
ومن خلال مركزية المدفوعات على منصة واحدة، يمكن لموظفي الفندق إنشاء أوامر الشراء واستلام البضائع ومطابقة الفواتير رقميًا بسرعة، مما يقلل بشكل كبير من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا وتسويتها. تعمل هذه العملية المبسطة على تمكين الموظفين من تخصيص المزيد من الوقت للأنشطة ذات القيمة المضافة، مما يؤدي إلى رفع الإنتاجية الإجمالية.
وتتجاوز خدمة BirchStreet Pay من خلال توفير إمكانات قوية لإعداد التقارير والتحليلات، مما يمكّن عملاء Northwood من اكتساب نظرة ثاقبة حول اتجاهات الدفع وتحسين عملياتهم المالية. ويضمن الحل اتخاذ تدابير أمنية رائدة في الصناعة لحماية معلومات الدفع الحساسة وتعزيز الامتثال. وتساهم هذه الفوائد المتنوعة بشكل جماعي في تحسين الإدارة المالية، وتعزيز العلاقات مع الموردين، وتبسيط العمليات.