كمدير للمنتجع ، لديك الكثير على صحنك. تحتاج إلى الحفاظ على غرفك مخزنة ونظيفة ، وحساباتك بالترتيب ، وعملية الشراء الخاصة بك مشددة ، وموظفيك مدربين جيدًا وسعداء ، والأهم من ذلك كله ، أن عملائك يقضون وقتًا في حياتهم.
هذا يعني أن لديك صابونًا وبياضات ومشروبات وطعامًا تطلبه وتدفع ثمنه ، وأرقامًا يجب سحقها وميزانيات للالتزام بها أو تعديلها ، وفواتير للإنتاج والمعالجة ، ودورات تدريبية للتشغيل ، وشيكات رواتب للكتابة ، وشكاوى ، وأسئلة ، وتعليقات لتميل الى.
مع كل هذا ، فإن آخر ما تحتاجه هو كومة من الفواتير والشيكات والحوالات المالية والإيصالات التي تنتظر إجهادك والسيطرة على وقتك الثمين. لحسن الحظ ، ليس عليك أن تستسلم لهذا الواقع. اليوم ، هناك طرق لأتمتة فاتورتك ومعالجة الدفع بطريقة توفر لك الوقت والمال والقوى العاملة والتوتر.
تيمخاطر الفواتير اليدوية ومعالجة الدفع
كانت معالجة الفواتير والدفع موجودة منذ ذلك الحين ، حسنًا ، تم إصدار الفواتير والمدفوعات. من أجل إدارة أعمال ضيافة ناجحة ، تحتاج إلى شراء المنتجات والخدمات التي تدخل في عملك ومعالجة المدفوعات التي تأتي مع هذه المنتجات والخدمات. يمكن أن يؤدي التدفق الفعال للأموال داخل المنتجع وخارجه إلى تحقيقه أو كسره.
لعقود من الزمان ، كانت الشركات تدون وتتلقى الفواتير المادية بالإضافة إلى كتابة الإيصالات وتوزيعها. من المهم أن يكون لديك سجل لممارساتك المالية ، ولكن المستندات المادية معرضة لخطر الضياع أو التشويش أو حتى التدمير في كارثة طبيعية مثل حريق أو فيضان.
علاوة على ذلك ، فإن معالجة الفاتورة اليدوية والدفع عرضة لخطأ بشري مثل الحسابات غير الصحيحة أو التصنيف غير الصحيح أو حتى الكتابة اليدوية غير المقروءة. يعد إكمال هذه المهام يدويًا ، أو حتى يدويًا باستخدام معالج النصوص ، مضيعة للوقت وعرضة للخطأ.
غالبًا ما تحتاج إلى موظف معين أو حتى قسم كامل مخصص للتعامل مع هذه الأمور. ويحتاج كل موظف تحضره إلى التدريب والأجور والتأمين والمزايا مثل الإجازات والإجازات المدفوعة.
ما الذي يدخل في معالجة الفواتير والدفع؟
معالجة الفواتير هي عملية حيوية. تحتاج إلى معالجة ودفع فواتيرك في الوقت المناسب من أجل الحفاظ على مخزون المنتجع الخاص بك ، وترتيب كتبك ، وتعزيز علاقاتك التجارية بين الشركات.
معالجة الفواتير هي أيضًا عملية متضمنة إلى حد ما. الخطوة الأولى هي استلام الفاتورة أو تسجيلها. قد تأتي الفاتورة كمستند ورقي في البريد أو الفاكس أو البريد الإلكتروني أو مستند PDF أو Word أو Excel أو Google.
إذا كنت تقوم بمعالجة الفواتير يدويًا ، يحتاج شخص ما (أو عدة أشخاص) إلى إلقاء نظرة على كل فاتورة وإدخال البيانات ذات الصلة مثل رقم معرف البائع والسعر الإجمالي في أي نظام دفتر أستاذ تستخدمه شركتك. هذا يستغرق وقتا طويلا وعرضة للخطأ للغاية. وكلما زادت المعلومات التي يجب تسجيلها ، زادت فرص حدوث أخطاء.
الخطوة التالية هي توجيه الفاتورة إلى الموظف المناسب للموافقة عليها. على سبيل المثال ، قد تذهب فاتورة زيارة كهربائي إلى مدير المرافق ، بينما تذهب فاتورة مهندس البرمجيات المستقل إلى CTO. عند القيام به يدويًا ، يتضمن التوجيه الكثير من الأقسام والاهتمام بالتفاصيل والوقت.
الخطوة التالية هي التصريح وتقديم الدفع. ينظر المعتمد على مبلغ الفاتورة وما الخدمة أو السلعة التي يتم تحرير فواتير بها ويلاحظ أي تباينات. إذا كان هناك خطأ واضح ، فسيرسل المفوض الفاتورة مرة أخرى إلى أصحاب المصلحة المعنيين للتسوية.
في حالة عدم وجود أخطاء ، سيرسلها المعتمد إلى قسم الفواتير للدفع. قد تبدو هذه الخطوة بسيطة ، ولكن إذا كان الموافق خارج المكتب أو استغرق وقتًا طويلاً للموافقة على الفاتورة ، فقد تحدث رسوم متأخرة وقد تتضرر العلاقات التجارية.
الخطوة التالية هي معالجة الدفع. قد يعني هذا كتابة شيك إذا كنت في قطار المعالجة اليدوية ، أو قد يعني النقر فوق زر في تطبيق الدفع. بأي طريقة تقوم بها ، يجب أن تكون في الوقت المحدد لتجنب الرسوم المتأخرة والحفاظ على علاقات تجارية قوية.
أخيرًا ، ستحتاج إلى الاحتفاظ بسجل للمعاملة. قد يكون هذا في دفتر ملاحظات فعلي أو مستند Word أو Google أو جدول بيانات Excel. هذه الخطوة مهمة لتحليل الميزانية وكذلك للأغراض الضريبية.
فوائد الفواتير الآلية ومعالجة الدفع
كما ترى ، هناك الكثير من الخطوات التي تدخل في معالجة الفواتير. هذا ، للأسف ، يترجم إلى الكثير من الوقت والكثير من الأخطاء المحتملة. لحسن الحظ ، هناك شركات التي تقدم برنامجًا يمكنه التعامل مع معالجة الفواتير نيابةً عنك.
مع المعالجة الآلية للفواتير، يمكنك تبسيط فواتيرك المستلمة باستخدام معرف بريد إلكتروني مشترك. بهذه الطريقة ، بدلاً من الفرز عبر البريد العادي وعناوين البريد الإلكتروني المتعددة للموظفين ، تأتي جميع الفواتير في نفس المكان لسهولة التنظيم والمعالجة.
أيضًا ، من خلال المعالجة الآلية للفواتير ، يمكنك الاستغناء عن اللمس لأكثر من ثلاثة أرباع فواتيرك. هذا يعني أنك تتخطى فرصة حدوث أخطاء في الإدخال ، وخطر الدفع الزائد أو الناقص ، والفواتير الضائعة ، ومدفوعات الضرائب أو الحسابات غير الدقيقة.
الفواتير التي لا تعمل باللمس تعني عدم وجود عمالة ووقت إدخال بيانات ، ولا توجيه إلى أو انتظار التفويض من المعتمدين ، ولا يوجد وقت انتظار بين مكتب المعتمد وقسم الفواتير. يمكن تحويل العديد من فواتيرك من استلامها إلى دفعها وحفظها في وقت قصير أو بدون وقت.
باستخدام المعالجة الآلية للفواتير ، يمكنك توفير العمالة والمال من خلال جعل البرنامج يقوم بالعمل بدلاً من موظف بدوام كامل يحتاج إلى تدريب ودفع بدوام كامل ومزايا.
أنواع معالجة الدفع
هناك العديد من أنواع معالجة الدفع ، بعضها أحدث من البعض الآخر ، وبعضها أكثر ملاءمة وفعالية من حيث التكلفة من البعض الآخر. لقد تلقيت فاتورة من شركة أخرى في عملية الشراء من شركة إلى أخرى. قد تكون هذه فاتورة لشحنة بياضات أسرّة جديدة أو فاتورة لخدمة تنظيف تابعة لجهة خارجية.
تم استلامها وتوجيهها إلى المعتمد المناسب وإرسالها إلى قسم الفواتير. بالتناوب ، تم استلامه ونقله تلقائيًا عبر هذه الخطوات بواسطة برنامج الفاتورة. حان الوقت الآن لدفع الفاتورة.
خيار الدفع الأول الذي قد يتبادر إلى الذهن هو الشيكات الورقية "الموثوقة القديمة". ظل الناس يكتبون الشيكات منذ عقود. ربما تكون هذه هي الطريقة التي رأيت بها والدتك تدفع الفواتير وهي تكبر. يبدو مستقرًا وذكيًا.
ومع ذلك ، قد لا تكون طريقة الدفع هذه "موثوقة" كما قد تعتقد ، على الرغم من أنها "قديمة". الشيكات الورقية عرضة للاحتيال المتفشي. والأكثر من ذلك ، أنها تستغرق أيامًا للمعالجة وتكون أكثر تكلفة لكل معاملة من ، على سبيل المثال ، ملف دفع ACH.
خيار آخر للدفع هو دفع ACH (غرفة المقاصة التلقائية). هذا إلكتروني الدفع من بنك إلى بنك. يسمح لك بتخطي الشيكات أو النقد أو بطاقات الائتمان أو الأسلاك. إنه أسرع وأرخص من استخدام الشيكات.
أفضل طريقة لمعالجة الدفع هي من خلال تطبيقات آمنة وسريعة ومحفزة مثل دفع بيرش ستريت. يتيح لك هذا الحل إجراء جميع مدفوعات أقسامك من خلال مكان واحد. إنه يبسط عملية الشراء من خلال جعل 100% من مدفوعاتك مركزية ، حتى لو تم إجراؤها عن طريق مواقع أو أقسام مختلفة.
لقد عززت ميزات الأمان للحفاظ على أموالك في مأمن من سوء الاستخدام والاحتيال. بدلاً من كتابة الشيكات ، يمكنك استخدام واجهتهم البسيطة لإجراء المدفوعات بنقرة زر واحدة. كما أن لديها إمكانات كاملة لإعداد التقارير والتحليلات بحيث يمكنك الحصول على عرض في الوقت الفعلي لأموالك لأغراض المحاسبة والامتثال.
ما هو أكثر من ذلك ، سوف يدفع BirchStreet Pay أنت لاستخدام خدماتهم. من أول دفعة لك ، الأموال التي كنت ستنفقها بالفعل للحفاظ على استمرار عملك ، يمكنك البدء في كسب مكافآت استرداد النقود.
الخط السفلي …
ستؤدي معالجة الفاتورة والدفع المؤتمتة إلى تحسين عمليات المنتجع. بدلاً من الالتفاف حول جمع الفواتير من صندوق البريد الخارجي وصناديق البريد الإلكتروني المختلفة للموظفين ، ستوجه أدوات معالجة الفواتير الآلية جميع فواتيرك إلى عنوان بريد إلكتروني مركزي واحد مشترك. لن تحتاج إلى مسح وتحميل الفواتير الورقية إلى نظام حفظ الملفات الخاص بك على الإنترنت لأنها ستكون بالفعل على الإنترنت!
من خلال المعالجة اليدوية للفاتورة ، يجب جمع كل فاتورة وتوجيهها إلى القسم الصحيح للموافقة عليها قبل إرسالها إلى قسم الفواتير. من خلال المعالجة الآلية للفواتير ، يمكن معالجة أكثر من 80% من فواتيرك بدون لمس. هذا يعني تخطي أوقات التأخير والانتظار بين الأقسام. ليس هذا فقط ، ولكن البرنامج لن يرتكب أخطاء مثل تلك التي يتعرض لها البشر.
عندما يحين وقت دفع الفاتورة فعليًا ، تظهر الأنظمة الآلية مرة أخرى في المقدمة. يمكنك تخطي الشيكات الورقية أو النقدية أو بطاقات الائتمان من خلال استخدام تطبيقات دفع سهلة الاستخدام.
بدلاً من قضاء دقائق ثمينة في إكمال كل من الدفعات العديدة التي يتطلبها الأمر للحفاظ على تشغيل المنتجع الخاص بك ، يمكنك إجراء هذه المدفوعات بضغطة زر أو إعدادها ليتم دفعها تلقائيًا.
ستوفر لك معالجة الفاتورة والدفع المؤتمتة الوقت والجهد والقوى العاملة والمال. من خلال اختيار المنتجات المناسبة للتعامل مع هذه المهام نيابةً عنك ، يمكنك حتى كسب النقود مقابل الدفع للموردين.