Kaum etwas ist für ein Gastgewerbeunternehmen wichtiger als die ordnungsgemäße Verwaltung seiner Kreditorenbuchhaltung. Schließlich arbeiten Hotels und Unternehmen mit einer großen Anzahl von Lieferanten zusammen, um ihren eigenen Kunden ein qualitativ hochwertiges Erlebnis zu bieten.
Eine solide Überwachung der notwendigen Bewirtungskosten ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung eines positiven Cashflows und guter Beziehungen zu Ihren Lieferanten. Die manuelle Nachverfolgung von Kreditorenbuchhaltungen kann jedoch zeitaufwändig und voller Ineffizienzen sein. In der heutigen schnelllebigen Geschäftsumgebung ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung der Schlüssel zu einem reibungslosen Ablauf.
Während sich das Konzept der Automatisierung so anfühlen mag, als würden Sie die Kontrolle aufgeben, ist das Gegenteil der Fall. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gibt Ihnen eine größere finanzielle Kontrolle über Ihr Gastgewerbe, indem es mehrere wertvolle Vorteile bietet.
1. Beseitigen Sie menschliches Versagen
Einer der offensichtlichsten Vorteile jeder Art von Automatisierungssystem ist, dass es das Risiko menschlicher Fehler reduziert. Selbst mit einem hochqualifizierten und erfahrenen Team führt die manuelle Bearbeitung häufig zu Fehlern.
Sie denken vielleicht, dass Tools wie Microsoft Excel-Tabellen Ihrem Team bereits dabei helfen, effizienter und weniger fehleranfällig zu sein. Aber selbst mit diesen technologischen Ressourcen sind menschliche Fehler immer noch weit verbreitet.
Tatsächlich hat eine Umfrage unter 1.000 Büroangestellten in Großbritannien das ergeben 98 Prozent hatte einen Fehler in Microsoft Excel gesehen, der dazu führte, dass ihr Unternehmen Geld verlor. Das haben andere Studien festgestellt 88 Prozent dieser Tabellenkalkulationen enthielten „erhebliche Fehler“.
Ob Sie es mögen oder nicht, es ist allzu leicht, dass eine falsche Dateneingabe Ihre Kreditorenbuchhaltung ins Wanken bringt. Ein einfacher Tippfehler kann kopiert und eingefügt werden, bis es fast unmöglich ist, herauszufinden, wo etwas schief gelaufen ist.
Mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung werden Rechnungen digitalisiert. Sie müssen sich nicht auf die manuelle Dateneingabe verlassen, wodurch sichergestellt wird, dass die in Ihr System eingegebenen Informationen korrekt sind und die erhaltene Rechnung wirklich widerspiegeln. Detaillierte Rechnungsdaten können Ihnen sogar dabei helfen, Analyseberichte auf der Grundlage von Rechnungsdetails zu erstellen, um die Entscheidungsfindung für zukünftige Lieferantenbestellungen zu unterstützen.
2. Mehr Transparenz
Ein Hauptgrund, warum die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung dazu beiträgt, menschliche Fehler zu beseitigen, ist, dass sie während des gesamten Prozesses für mehr Transparenz sorgt. Da alles digital verwaltet wird, sind die Daten für jeden leicht zugänglich, der möglicherweise Zahlungs- und Rechnungsdaten überprüfen muss. Anstatt Zeit mit der Eingabe von Daten zu verbringen, können die Mitglieder des Finanzteams ihre Energie auf die Überprüfung der Daten konzentrieren.
Da mehr Ihrer Mitarbeiter Rechnungs- und Zahlungsdaten einsehen können, sind sie besser gerüstet, um Informationen zu überprüfen und potenzielle Fehler oder Anomalien zu identifizieren, die korrigiert werden müssen.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gibt Ihnen einen klaren Einblick in jeden Schritt des Prozesses. Sie erhalten einen vollständigen Überblick über den Zahlungsstatus. Sie können überprüfen, wann eine Zahlung gesendet wurde und wie viel Geld gesendet wurde. Sie können sehen, wohin Ihr Geld fließt, und potenzielle Kostensenkungsmöglichkeiten erkennen. Automatisierte Systeme können Warnungen und Bestätigungen senden, wenn Zahlungen abgeschlossen sind oder wenn eine digitale Signatur ausgefüllt werden muss.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann sogar die Transparenz für Ihre Lieferanten erhöhen. Durch die einfache Bereitstellung einer Option zum Anzeigen des Status ihrer Rechnungen können Lieferanten sicher sein, dass ihre Rechnung bearbeitet wurde und die Zahlung unterwegs ist. Dieses Maß an Transparenz kann das Vertrauen stärken und sicherstellen, dass Lieferanten Ihr Team nicht wegen Aktualisierungen des Zahlungsstatus verfolgen müssen.
3. Steigerung der Produktivität
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann die Effizienz und Produktivität Ihres gesamten Teams erheblich steigern. Wenn Ihr Finanzteam keine Zeit für die manuelle Dateneingabe aufwenden muss, kann es sich auf übergeordnete Aufgaben konzentrieren. Ein langsamer, sich wiederholender und fehleranfälliger Job wird jetzt von Ihrer Kreditorenbuchhaltungssoftware im Handumdrehen erledigt.
Dies kann auch die Produktivität anderer Teams in Ihrem Unternehmen steigern, die Hilfe bei der Einreichung von Bestellungen benötigen. Die Automatisierung vereinfacht diese Prozesse für Personen mit weniger Finanzerfahrung, sodass die Finanzabteilung nicht so viel Zeit damit verbringen muss, andere durch die Grundlagen zu führen.
Erhöhte Produktivität für Ihr Backoffice-Team wird es ihnen ermöglichen, mehr Arbeit zu erledigen, die direkt zu Ihrem Endergebnis beiträgt – teilweise, indem sie Ihnen helfen, Geld zu sparen. Selbst die einfache Tatsache, dass die Automatisierung sicherstellt, dass Lieferantenrechnungen pünktlich bezahlt werden, kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
Betrachten Sie diese Datenpunkte des Institute of Finance & Management 2021 Weltklasse-AP-Leistung Bericht: Unter den Unternehmen, die weniger als 20.000 Zahlungen pro Jahr manuell verarbeiten, zahlen nur 24 Prozent alle Rechnungen für Bestellungen pünktlich. Bei Zahlungen ohne Bestellung sind die Zahlen nicht viel besser: Nur 26 Prozent zahlen pünktlich.
Viele Anbieter und Lieferanten erheben Verzugsgebühren und andere Gebühren, wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird. Die Studie ergab, dass die Kosten pro Rechnung für manuell verarbeitete Zahlungen $15,97 betrugen, während Unternehmen, die die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verwendeten, diesen Betrag auf $12,98 reduzierten. Einsparungen von $2.99 pro Rechnung führen zu Einsparungen von fast $30.000 pro 10.000 Rechnungen in einem Geschäftsprozess.
4. Ausnahmen besser verwalten
Ungewöhnliche Zahlungssituationen treten in der Kreditorenbuchhaltung zwar nicht ständig auf, aber sie treten oft genug auf, um eine potenzielle Ursache für finanzielle Verluste zu sein. Ein häufiges Beispiel für eine Ausnahme ist beispielsweise eine doppelte Zahlung, wenn ein Lieferant eine zweite Rechnung sendet, weil die erste Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wurde. Es ist allzu einfach, dass beide Rechnungen an den Lieferanten bezahlt werden – was bedeutet, dass Sie für eine einzelne Bestellung im Wesentlichen das Doppelte zahlen.
Weitere Ausnahmen sind vorzeitige Zahlungen, wenn eine Zahlung erfolgt, bevor ein Produkt oder eine Dienstleistung geliefert wurde. Schließlich können Rechnungsausnahmen auftreten, wenn Rechnungsinformationen nicht mit der Bestellung oder anderen Belegen übereinstimmen. Dies könnte eine Diskrepanz bei der Anzahl der bestellten Artikel oder eine Diskrepanz im zuvor angegebenen Preis beinhalten.
Diese Ausnahmen erfordern zusätzliche Aufmerksamkeit über die typische Verarbeitung der meisten Rechnungen hinaus. Bei so vielen Rechnungen, die bezahlt werden müssen, können solche Probleme jedoch leicht durchgehen, wenn die Kreditorenbuchhaltung manuell durchgeführt wird. Während einige Abweichungen innerhalb zuvor festgelegter „akzeptabler Grenzen“ liegen können, kann das Durchrutschen großer Ausnahmen zu einer großen Verlustquelle werden.
Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist Ihr Team besser in der Lage, diese und andere Ausnahmen mit benutzerdefinierten Abgleichsregeln zu identifizieren, die Quittungen und andere Dokumente vergleichen. Dies ermöglicht eine schnelle und genaue Kennzeichnung von Ausnahmen, die außerhalb zuvor festgelegter akzeptabler Grenzen liegen. Ihr Team kann die Diskrepanz schnell einschätzen und Korrekturen vornehmen, damit Ihr Unternehmen nicht zu viel bezahlt.
5. Kontrollen und Salden
Schecks und Salden sind unerlässlich, um Betrug und andere Verluste bei Verbindlichkeiten zu verhindern. Mit einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung wird es viel einfacher, die Sicherheit Ihrer Zahlungen zu erhöhen und finanzielle Verluste zu vermeiden.
Das beginnt schon bei den Basics: dem Nachweis, dass tatsächlich eine Zahlungspflicht besteht. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hilft Ihnen, eine bessere Kontrolle über Zahlungsanforderungen zu erlangen (einschließlich der Sicherstellung, dass entsprechende Genehmigungen erteilt werden), bevor eine Zahlung gesendet wird. Die Aufgabentrennung hält die gesamte Abteilung in die Verantwortung und stellt sicher, dass die Verpflichtung zur Genehmigung von Zahlungen nicht nur bei einer Person liegt.
Wenn Kreditorenaktionen von mehreren Personen eingesehen werden müssen (auch durch das Einholen digitaler Signaturen), wird das Betrugsrisiko erheblich reduziert. Dadurch wird auch eine digitale „Spur“ für jede Zahlung erstellt, die den Ermittlungsprozess rationalisiert, wenn eine Zahlung nachträglich in Frage gestellt wird.
Mit Echtzeitberichten erhalten Sie einen besseren Einblick in andere, weniger schändliche Probleme. Mit diesem System können Sie ermitteln, wer für die verschiedenen Phasen des Genehmigungsprozesses verantwortlich ist, und Ihnen dabei helfen, Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung zu erkennen.
Die Behebung dieser Probleme kann dazu beitragen, dass mehr Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Sie könnten Ihre Prozesse sogar bis zu dem Punkt verbessern, an dem Sie Zahlungen vor ihrem Fälligkeitsdatum leisten können, was Ihnen die Möglichkeit gibt, möglicherweise Rabatte für vorzeitige Zahlungen auszuhandeln. Dies ist viel effizienter, als von Mitarbeitern verlangt zu werden, Papierstapel zu sichten, um Zahlungsaktivitäten zu bestätigen und zu überprüfen.
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Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann die Kontrolle über die Finanzen Ihres Gastgewerbes erheblich verbessern. Durch eine bessere Einsicht in Einkäufe und die Digitalisierung von Belegen können Sie Fehler und andere Risiken ausschließen, die zu Geldverlusten führen könnten.
BirchStreets AP 3-Wege Auto-Match ist einzigartig geeignet, um Ihnen bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zu helfen, um Kosten zu senken und die Genauigkeit zu verbessern. Der benutzerdefinierte Abgleich von Bestellungen, Rechnungen und Quittungen ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Abgleichsregeln festzulegen, um Quittungen automatisch zu vergleichen, was es Ihren Mitarbeitern erleichtert, Ausnahmen zu beheben.
Elektronische Rechnungen, digitale Signaturen und die direkte Integration in Ihre bestehenden ERP-/Buchhaltungssysteme bieten vollständige Transparenz des Zahlungsstatus. Unsere Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht sogar einen Steuerrechner, der Sie bei der Einhaltung internationaler Vorschriften unterstützt.
Benutzer des AP 3-Way Auto-Match haben eine 90-prozentige Reduzierung der manuellen Prozesse erlebt, während die Lohnkosten für die Kreditorenbuchhaltung halbiert wurden – und das alles bei gleichzeitiger erfolgreicher Verarbeitung von 100 Prozent der Lieferantenzahlungen.
Mit vollständiger Transparenz und Kontrolle über Ihre Kreditorenbuchhaltung haben Sie eine echte Kontrolle über Ihre Finanzen und sind besser positioniert, um Ihre Gewinnmargen zu steigern.