Sie haben von der Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung gehört und sind neugierig, was es damit auf sich hat; Kreditoren- und andere Buchhaltungen sind für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, aber sie sind auch zeitaufwändig.
Die Dinge wären viel einfacher, wenn diese Aufgaben von Ihrem Teller weggenommen würden, aber wie funktioniert das? Kann man ihm vertrauen? Wird es teuer? Da die Kreditorenbuchhaltung ein so wichtiger Bestandteil eines jeden Geschäfts ist, folgen Gerüchte und Mythen. Hier gehen wir auf diese Mythen ein und klären sie mit den Fakten, damit Sie entscheiden können, was für Ihr Unternehmen am besten ist.
Was ist Kreditorenbuchhaltung?
Lassen Sie uns definieren, wovon wir sprechen. Verbindlichkeiten sind der Begriff, der verwendet wird, um zu beschreiben, was aus dem Kauf von Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten auf Kredit resultiert. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden manchmal auch als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen bezeichnet. Es wird als Verbindlichkeit in der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen.
Eine Kreditorenbuchhaltung überprüft Transaktionen zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie genehmigt, verarbeitet und bezahlt werden. Die Verarbeitung umfasst die Eingabe relevanter Informationen in das Buchhaltungssystem des Unternehmens.
Was ist ein Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung?
Beim Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung wird ein Dritter beauftragt, Rechnungen, Zahlungen und Kreditorenbuchhaltungen zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Anbietern und Lieferanten elektronisch zu verbuchen und zu verarbeiten.
Anstatt einen internen Buchhalter zu haben, für den Sie volle Stunden und Leistungen erbringen müssen, können Sie jemanden von außen beauftragen, der Ihre Finanzprozesse und Aufzeichnungen für Sie erledigt. Es kursieren viele Mythen rund um das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung, aber lesen Sie weiter und Sie werden feststellen, dass die Vorteile die Risiken bei weitem überwiegen.
Mythos #1: Das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung ist nicht sicher
Die Auslagerung Ihrer Finanzabteilung bedeutet die Übergabe sensibler Daten an Dritte. Sie würden die Kreditorenbuchhaltung, Gehaltsabrechnung, Steuererklärung und -verwaltung, Finanzberichte, Lieferantenrechnungen und Zahlungen auslagern. Dazu kommen Ihre Zahlungsinformationen und andere sensible Finanzdaten.
Natürlich gibt es viele Gerüchte, dass dies ein Szenario ist, das für Betrug und Betrug reif ist. Möglicherweise erstellt der Drittanbieter gefälschte Rechnungen, die in irgendeiner Weise mit seinen eigenen Konten verknüpft sind, und berechnet Sie ohne Ihr Wissen. Vielleicht verkaufen sie Ihre Informationen. Es gibt viel Grund zur Nervosität.
Die Wahrheit: Die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung kann tatsächlich dazu beitragen, Betrug zu reduzieren. Viele ausgelagerte Buchhalter sind darin geschult, Betrug und potenziell gefährliche Situationen aufzudecken. Ein guter Buchhalter weiß, wie man erkennt, ob etwas manipuliert oder gefälscht wurde. Anstatt selbst als Betrüger zu fungieren, können Buchhalter Ihre erste Verteidigungslinie sein, um diejenigen zu erkennen und zu meiden, die Sie um hart verdientes Geld betrügen wollen.
Darüber hinaus verfügen diese ausgelagerten Buchhalter über die Schulung, die Ihnen hilft, die globalen Regulierungsvorschriften einzuhalten, sodass Sie sicher sein können, legal zu arbeiten, aber ohne die zeitaufwändige und teure Schulung, die zum Erlernen dieser Vorschriften erforderlich ist.
Mythos #2: Outsourcing ist teuer
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen und Start-ups gibt es nicht viel finanziellen Spielraum. Kann es sich Ihr Unternehmen wirklich leisten, jemand anderen einzustellen, der sich um Ihre Kreditorenbuchhaltung und Gehaltsabrechnung kümmert? Sicherlich haben diese hochqualifizierten Buchhalter ihren Preis. Es wäre finanziell sinnvoller, alles selbst zu machen.
Die Wahrheit: Das Outsourcen Ihrer Kreditorenbuchhaltung kann Ihnen tatsächlich viel Geld sparen, während die Einstellung einer internen Person für Ihre Finanzen kostspielige bezahlte Freistellungen, Versicherungen und Lohnsteuern beinhaltet. Die Einstellung eines Dritten überspringt all diese Ausgaben.
Bei einem Drittanbieter können Sie stundenweise und nur dann bezahlen, wenn Sie Arbeit erledigen müssen. Sie müssen keinen Vollzeitmitarbeiter einstellen, Sie können die Finanzarbeit einfach zu einem Stundensatz auslagern. Wenn es nicht viel zu tun gibt oder die Arbeit schnell erledigt ist, müssen Sie auf diese Weise kein Geld verschwenden, indem Sie jemanden für 40 Stunden pro Woche bezahlen.
Mythos #3: Outsourcing ist nur etwas für große Unternehmen
Wenn Sie den Begriff „Outsourcing“ hören, denken Sie vielleicht an große Technologieunternehmen, die im Ausland Brigaden von technischen Supportmitarbeitern einstellen, große Gebäude bauen, um ihre Büros unterzubringen, und möglicherweise Hunderte von Personen auf die Gehaltsliste des Unternehmens setzen.
Oder Sie denken an Fertigungskonzerne, die Komponenten und fertige Produkte in die ganze Welt versenden. Nur große Unternehmen haben das Startkapital, um Verträge mit Dritten abzuschließen. Vielleicht lesen Sie Schlagzeilen wie „Unser Kunde sparte $14.000.000 Outsourcing nach Indien!“ und Sie müssen sich fragen, wie viel Geld sie tatsächlich bewegen …
Mein Geschäft ist noch nicht in dieser Größenordnung – das muss nicht sein!
Die Wahrheit: Outsourcing ist für jedes Unternehmen, ob groß, klein oder gerade erst am Anfang. Wenn ein großes Unternehmen durch die Auslagerung an Dritte Geld sparen kann, können Sie das auch. Das grundlegende Finanzmodell ist immer noch da.
Warum einen Vollzeitmitarbeiter bezahlen, wenn Sie einen fachkundigen Dritten stundenweise bezahlen könnten, sodass Sie nur bezahlen, wenn Sie die Arbeit erledigen müssen. Und Sie müssen sich keine Sorgen um Sozialleistungen, Vergünstigungen, Versicherungen und bezahlte Freizeit machen. Sie müssen nicht Millionen von Dollar bewegen, um durch Outsourcing eine erhebliche Summe Geld sparen zu können.
Mythos #4: Outsourcing wird mehr Zeit in Anspruch nehmen
Sie sind ein vielbeschäftigter Unternehmer. Sie haben Lieferanten, mit denen Sie Beziehungen pflegen, Kunden zufriedenstellen, Mitarbeiter kümmern und alltägliche Aufgaben erledigen müssen. Besonders im Gastgewerbe können Ihre Geschäftszyklen nicht lang sein.
Kunden brauchen heute Abend Hotelzimmer, wollen gleich essen, stehen gerade im Casino oder Vergnügungspark Schlange. Sie müssen sicherstellen, dass alle Ihre Beschaffungs- und Finanzsysteme sauber, effizient und pünktlich sind.
Dies kann dazu führen, dass Sie erwägen, Ihre Kreditorenbuchhaltung und andere Finanzdaten intern zu führen, damit Sie den Prozess genau im Auge behalten können. Wer weiß, wie lange ein Dritter brauchen würde, und wer überwacht sie? Sicherlich haben Sie keine Zeit, Arbeit in ein anderes Büro zu schicken, sie dort erledigen zu lassen und auf effiziente Weise zurückzuschicken. Da kann man sich irren.
Die Wahrheit: Das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung und anderer Finanzaufgaben und -abteilungen kostet Sie keine Zeit. Tatsächlich kann es tatsächlich garantieren, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Die interne Buchhaltung ist mühsam und zeitraubend.
Es ist besonders mühsam, wenn Sie ein kleines Unternehmen sind oder keine Buchhaltung oder einen bestimmten Mitarbeiter haben. Wie können Sie sicherstellen, dass die Kreditorenbuchhaltung und andere Aufgaben in Ihren vollen Terminkalender passen? Aus diesem Grund ist ein Drittanbieter eine gute Idee.
Die gesamte Aufgabe des Drittanbieters besteht darin, sich um Ihre Kreditorenbuchhaltung und andere finanzielle Aufgaben zu kümmern. Sie sind nicht damit beschäftigt, an der Teambildung, dem täglichen Management, Geschäftsplänen und -aktualisierungen, der Terminplanung und dem Abschluss von Geschäften mit Lieferanten und Anbietern zu arbeiten. Ihre ganze Aufgabe besteht darin, die Art von Aufgaben zu erledigen, die Sie an sie auslagern.
Diese Experten sind effizient und weniger fehleranfällig als ein Mitarbeiter, der für die unterschiedlichsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten ausgebildet ist. Sie sind mit Compliance-Gesetzen auf dem Laufenden und mit Finanzregeln bestens vertraut.
Dateien können sofort über gemeinsam nutzbare Online-Dateien oder E-Mail mit ihnen geteilt werden. Sie können die Aufgaben für Sie erledigen, während Sie an anderen wichtigen Aspekten der Führung Ihres Unternehmens arbeiten.
Mythos #5: Ich kann die Buchhaltung selbst besser machen
Es ist sehr verlockend, alles selbst verwalten zu wollen. Dieses Geschäft bedeutet Ihnen viel, und Sie möchten es an der kurzen Leine halten und so viel wie möglich überwachen. Sie sind eine verantwortungsbewusste und sorgfältige Person und haben vielleicht sogar Erfahrung in der Buchhaltung. Sicherlich sind Sie derjenige für den Job.
Die Wahrheit: Leider ist das einfach nicht möglich. Die Überwachung und Erledigung jeder Aufgabe in jedem Aspekt eines Unternehmens ist einfach zu viel Arbeit und Gehirnleistung für eine Person oder ein paar Partner.
Mit all dem, was auf Ihrem Teller ist, haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten, mit den neuesten Compliance-Gesetzen und Finanzregeln Schritt zu halten. Und da Sie so viele verschiedene Aufgaben erledigen, machen Sie eher Fehler bei der Buchhaltung.
Etablierte Fachleute von Drittanbietern können sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren und diese zeitnah und präzise erledigen. Sie haben eher Zeit für die Arbeit und machen weniger Fehler. Sie werden wirklich besser dran sein, diese Aufgaben jemand anderem als sich selbst anzuvertrauen.
Mythos #6: Es ist schwierig, einen Partner für die Kreditorenbuchhaltung zu finden
Vielleicht sind Sie davon überzeugt, dass die Auslagerung Ihrer Kreditorenbuchhaltung ein kluger Schachzug für Ihr Unternehmen ist. Aber wo soll man anfangen, um einen Partner zu finden, an den man auslagern kann? Wie finden Sie einen Partner, dem Sie vertrauen und der alle Ihre speziellen Anforderungen erfüllt?
Die Wahrheit: Glücklicherweise gibt es Unternehmen wie BirchStreet-Systeme. BirchStreet Systems ist ein zuverlässiges Unternehmen, dem führende Marken des Gastgewerbes vertrauen und das umfassende Hilfe bei all Ihren Beschaffungsanforderungen bietet – dazu gehört auch die Buchhaltung. Ihr Finanzabteilung umfasst Dienstleistungen wie BirchStreet bezahlen Dadurch können Sie alle Ihre Zahlungen über eine einfache, sichere und automatisierte Schnittstelle vornehmen.
Ihre Finanzabteilung bietet auch detaillierte Berichte über die Finanzen Ihres Unternehmens und stellt leicht zugängliche Informationen zusammen, die Ihnen helfen können, Ihre Geschäfts- und Beschaffungsmodelle nach Bedarf zu überwachen und zu optimieren. Diese automatisierten Berichte ersparen es jemandem in Ihrem Unternehmen, die Informationen selbst zu finden, zusammenzustellen und darzustellen.
Nachdem wir nun einige gängige Mythen über das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung aufgeräumt haben, hoffen wir, dass Sie sich sicherer fühlen, die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.
Denken Sie daran, dass die Auslagerung Ihrer Finanzen und Buchhaltung Zeit, Geld und Mitarbeiterressourcen sparen kann und weniger fehleranfällig ist als der Versuch, alles intern zu erledigen. Lassen Sie sich Ihre Arbeit von einem Outsourcing-Partner erheblich erleichtern.