Wenn die meisten Menschen den Begriff „Bestandsverwaltung“, denken sie wahrscheinlich an Lagerhäuser, die Produkte an Verbraucher liefern, oder an Produktionsstätten, die den Überblick über die verschiedenen Teile und Geräte behalten müssen, die bei ihrer Arbeit verwendet werden. Aber auch im Gastgewerbe ist die Bestandsverwaltung genauso anwendbar.
Dies gilt insbesondere für Hotels, Restaurants, Bars, Casinos und andere Einrichtungen, die ihren Gästen Speisen und Getränke anbieten. Die Bestandsverwaltung kann bereits beim Umgang mit Uniformen und anderen Vorräten eine Herausforderung darstellen; es kann zu einem wahren Kopfzerbrechen werden, wenn es um verderbliche Lebensmittel geht.
Durch die Partnerschaft mit einem hochwertigen Bestandsverwaltungspartner können Sie sich darauf verlassen, dass Sie diese notwendigen Artikel so verwalten können, dass Abfall reduziert und Ihre Kunden zufrieden sind.
1. Mangelnde Preistransparenz
Nahrung ist einer der Hauptbereiche gewesen, die durch Inflation beeinflußt worden sind, wenn die jüngsten Berichte eine aufdecken 8,8 Prozent jährlicher Preisanstieg von 2021 bis 2022. Lieferkettenprobleme, steigende Arbeitskosten, Ernteunterbrechungen und andere Faktoren erhöhen die Kosten für eine Vielzahl von Grundnahrungsmitteln und Getränken, die für die Hausmannskost und in Gastgewerbebetrieben verwendet werden.
Bestandsmanagementpraktiken, die sich nur auf die Menge der benötigten Artikel konzentrieren, können Preissteigerungen bei Fleisch, Milch, frischem Obst und Gemüse und anderen Grundnahrungsmitteln nicht angemessen berücksichtigen. Ohne zu wissen, wie Ihre Lieferanten die Preise erhöhen, könnten Sie leicht einen erheblichen Gewinnrückgang feststellen.
Preistransparenz erfordert die Feststellung, ob Lieferanten ihre Gebühren für verschiedene Artikel ändern, und die Bewertung Ihrer Optionen. Finden Sie einen anderen Lieferanten oder erhöhen Sie die Gebühren für Ihre eigenen Kunden? Indem Sie Preistrends in Ihrem Bestandsverwaltungssystem auswerten, können Sie diesen allgemeinen Kostenanstieg proaktiv berücksichtigen.
2. Inventarabfall
Inventarverschwendung ist eines der größten Probleme, mit denen sich jedes Gastgewerbe auseinandersetzen muss. Zum Beispiel wird geschätzt, dass zwischen vier und 10 Prozent der Lebensmitteleinkäufe in Restaurants werden verschwendet, bevor sie einen Kunden erreichen – und das berücksichtigt nicht einmal Lebensmittel, die ein Kunde nicht isst, nachdem er ihm serviert wurde.
Einer der häufigsten Gründe, warum dieses Lebensmittel verschwendet wird, ist, dass es nicht vor seinem Verfallsdatum verwendet wird. Eine schlechte Bestandsplanung kann dazu führen, dass verderbliche Lebensmittel tage- oder sogar wochenlang ungenutzt bleiben – und wenn sie benötigt werden, können sie nicht mehr serviert werden.
Während ein Teil der Verschwendung aufgrund unvorhersehbarer Kunden oder Fehler von Lebensmittelzubereitern unvermeidlich ist, kann ein Qualitätspartner für Bestandsmanagement dazu beitragen, Verschwendung zu reduzieren, indem er die Bestandsauffüllung optimiert. Indem die Haltbarkeit von Artikeln berücksichtigt wird und nur Bedarfsanforderungen gestellt werden, kann Abfall erheblich reduziert werden.
3. Unbenutztes Inventar
Der Verderb von Lebensmitteln ist nicht die einzige Möglichkeit, wie Inventar verschwendet werden kann. Allzu oft geben Gastgewerbebetriebe Geld für Artikel aus, die sie nicht wirklich verwenden. Menüs ändern sich im Laufe der Zeit – und damit auch die Zutaten, die Ihre Einrichtung für die Zubereitung von Gerichten benötigt.
Ohne regelmäßige Auswertungen von Bedarfsbestellungen könnte ein Restaurant problemlos weiterhin Artikel bestellen, die nicht mehr verwendet werden, weil die Speisen, für die sie ursprünglich benötigt wurden, eingestellt wurden. Diese nicht benötigten Artikel tragen nicht nur zu den Gesamtkosten jeder Anforderung bei. Außerdem nehmen sie wertvollen Platz in Ihrem Lagerraum ein.
Ein hochwertiges Bestandsverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen, Bestandsniveaus im Laufe der Zeit mit historischen Zählungen zu verfolgen. Häufig übertragene Zutaten sollten weiter untersucht werden, um festzustellen, warum sie noch bestellt werden und ob sie überhaupt noch verwendet werden. Artikel, die nicht mehr für Rezepte verwendet werden, sollten vollständig aus Bestellanforderungen entfernt werden. Durch die Reduzierung der Bestellmengen und die genaue Überwachung der Verwendung selten verwendeter Artikel kann der Abfall weiter reduziert werden.
Automatisierte Anforderungen können auch sicherstellen, dass Sie nicht ständig Inventar bestellen, das nicht oft verwendet wird. Wenn Artikel nur aufgefüllt werden, wenn sie einen festgelegten Stand erreichen, werden neue Bestellungen nur übermittelt, wenn der Vorrat aufgebraucht ist.
4. Mangelnde Einsicht in Kundenmuster
Wenn Sie Ihre Gäste verstehen Kaufverhalten, können Sie das Inventar entsprechend zuweisen. Beispielsweise könnten einige Restaurants während des NCAA March Madness-Turniers einen Anstieg der Nachfrage nach Menüpunkten wie Wings oder Nachos feststellen. Die Nachfrage nach anderen Artikeln kann je nach Saison oder regionalen Veranstaltungen variieren.
Saisonale Änderungen können sich sogar auf die Anzahl der Gäste auswirken, die Ihre Einrichtung jeden Tag besuchen – eine weitere wichtige Überlegung bei der Planung des Inventars. Sie möchten nicht, dass Ihnen ein beliebter Artikel ausgeht, weil Sie nicht genügend Lagerbestand bestellt haben, und Sie möchten auch nicht, dass der überschüssige Lagerbestand verschwendet wird, weil Sie die Nachfrage falsch berechnet haben.
Ohne ein starkes Bestandsverwaltungssystem bleiben solche Variationen oft dem Rätselraten überlassen. Auf der anderen Seite ermöglicht Ihnen das richtige System, detaillierte Daten zu sammeln, damit Sie bestimmte Trends in Ihrem Kundenstamm erkennen können.
Die Nachfrage nach bestimmten Artikeln kann sogar je nach Wochentag variieren. Die Analyse dieser Muster ermöglicht es Ihnen, die Nachfrage zu prognostizieren, damit Sie die Bestände entsprechend zuweisen können. Auf diese Weise haben Sie immer die richtige Menge von jedem Artikel, den Ihre Einrichtung benötigt.
5. Verlorene Zeit durch manuelle Inventarisierung
Die Bestandsverwaltung ist für das Verständnis des Versorgungsniveaus Ihrer Einrichtung unerlässlich. Leider verlassen sich viele in der Hotellerie nach wie vor auf zeitraubende Bestandslisten, die von Hand ausgefüllt werden müssen. Dies erfordert nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern kann auch erschreckend ungenau sein.
Schließlich möchte der durchschnittliche Mitarbeiter nach Ladenschluss und Aufräumen nicht ein oder zwei zusätzliche Stunden damit verbringen, den Bestand zu zählen. Forschung der Association for Psychological Science offenbart dass Menschen später am Tag weniger genaue Entscheidungen treffen. Der Wunsch, einfach alltägliche Aufgaben zu erledigen, könnte dazu führen, dass ein Mitarbeiter einfach die Anforderungsnummern der letzten Woche verwendet, anstatt einen zeitaufwändigen Bestandsaufnahmeprozess zu durchlaufen.
Tools wie Barcode-Scannen, mobile Apps und automatisierte Bestandsverfolgung können die Belastung Ihrer Mitarbeiter erheblich reduzieren. Dies gewährleistet genauere Lagerbestände, indem das Risiko menschlicher Fehler verringert wird – und es erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern das Leben.
6. Missachtung der Portionierungsrichtlinien
In der Gastronomie sind Portionierungsrichtlinien entscheidend, um das Bestandsmanagement auf Kurs zu halten. Selbst geringfügige Änderungen am Rezept (wie eine zusätzliche Scheibe Käse) oder das Füllen von Getränkegläsern zu hoch können Ihre Kostenkalkulationen und Lagerbestände durcheinander bringen. Was wie ein kleiner Fehler eines Nachwuchskochs aussieht, kann schließlich zu einem dauerhaften Kostenproblem werden, wenn es nicht korrigiert wird.
Um dem entgegenzuwirken, müssen Gastgewerbebetriebe Standardrezepte erstellen, die das Verfahren zur Zubereitung eines Gerichts sowie die genaue Menge jeder erforderlichen Zutat klar umreißen. Alle Personen, die mit der Zubereitung von Speisen zu tun haben, sollten geschult werden, damit sie verstehen, wie wichtig es ist, diese Richtlinien genau zu befolgen.
Restaurantmanager sollten auch sicherstellen, dass den Kunden angemessene Portionen serviert werden. Wenn ein bestimmtes Gericht oft unvollendet bleibt und Reste entweder weggeworfen oder weggetragen werden, reduziert die Anpassung der Portionsgröße die Lebensmittelverschwendung des Restaurants und senkt die Lagerhaltungskosten.
Während ein gewisser Verlust in der Küche unvermeidlich ist (z. B. wenn ein Juniorkoch eine Scheibe Fleisch auf den Boden fallen lässt), erleichtert ein sorgfältig reglementiertes System es, den Vorrat auf dem erwarteten Niveau zu halten.
7. Probleme bei der Verfolgung von Übertragungen zwischen Standorten
Die Bestandsverwaltung ist bereits eine Herausforderung, wenn Sie über eine einzelne Einrichtung verfügen, aber mit mehreren Lagerräumen und Standorten mit Kundenkontakt kann dies noch schwieriger werden. Unternehmen mit mehreren Einheiten erleichtern oft interne Bestellungen, um Inventar nach Bedarf von einem Standort zum anderen zu transferieren. Dies kann zwar helfen, Geld zu sparen, indem der Bedarf an neuen Anforderungsanfragen reduziert wird, es kann aber auch zu neuen Ineffizienzen und Verfolgungsproblemen führen.
Ihr Team muss nicht nur seinen zentralen Bestellbedarf verfolgen, sondern Sie müssen auch überwachen, wie jeder Standort seinen Bestand verwendet. Ein solides Bestandsverwaltungssystem ermöglicht Ihrem Team, Umbuchungen und interne Bestellungen schnell und genau zu erfassen, sodass Sie in Echtzeit einen Überblick darüber haben, wie viel Bestand an jedem Standort verfügbar ist.
Die Nachverfolgung von Innenaufträgen kann auch wichtige Daten liefern, die es Ihnen ermöglichen, standortspezifische Änderungen in Bezug auf die Wiederbeschaffungswerte von Artikeln vorzunehmen. Indem Sie sicherstellen, dass Manager jeden Transfer im System aufzeichnen, wenn er stattfindet, müssen Sie sich keine Sorgen über Missverständnisse machen, die dazu führen könnten, dass die Lagerbestände für die an dem Transfer beteiligten Standorte falsch sind.
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Während die Bestandsverwaltung im Gastgewerbe voller potenzieller Fallstricke und Ineffizienzen steckt, muss dies nicht der Fall sein, wenn Sie einen starken Bestandsverwaltungspartner an Ihrer Seite haben. BirchStreets Bestandsverwaltung mit AccuBar bietet eine breite Palette von Funktionen, mit denen Sie Bestandskosten, Zählungen und Ausgaben verwalten können.
Durch die Anbindung an Ihre Kassensysteme (POS) können Sie auf wertvolle Bestandsberichte zugreifen und Artikel sogar automatisch auffüllen oder Benachrichtigungen für Artikel mit niedrigem Lagerbestand erhalten. Handheld-Scannen, kontinuierliche Bestandsverfolgung an unbegrenzten Standorten und mehrere Kostenrechnungsmethoden stellen sicher, dass diese Lösung mit den Anforderungen Ihres Unternehmens skaliert werden kann.
Indem Sie der Bestandsverwaltung die Aufmerksamkeit widmen, die sie verdient, können Sie Verschwendung stoppen und höhere Gewinne für Ihr Gastgewerbe sicherstellen.