Jedes erfolgreiche Unternehmen muss seinen Cashflow und seine Auszahlungen, die Auszahlung von Geld, genau im Auge behalten, um über Wasser zu bleiben. Und mit einer Post-COVID-Rezession und steigende Inflationsraten, versucht jeder sein Bestes, um die Ausgaben zu minimieren und die Gewinne zu maximieren (oder zumindest den Verlust zu minimieren).
Unternehmen sind ihre Arbeitsweise ändern, von der Einführung neuer Technologien bis hin zur vollständigen Neuorganisation bestehender Geschäftsmodelle. Kapital muss geschützt werden. Lücken müssen geschlossen werden. Prozesse müssen gestrafft werden.
Ob sie es zugeben wollen oder nicht, viele Unternehmen sind gezwungen, ihre Nickels und Groschen wie nie zuvor zu zählen. Vielleicht haben Sie bemerkt, dass die Kaffeemaschine nicht ersetzt wurde oder die Erstattungen der Krankenkassen geschrumpft sind. Vielleicht sind Sie derjenige, der gezwungen ist, diese geldsparenden Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Bei all diesen Sorgen um Geld gibt es einen Bereich, auf den Sie sich konzentrieren und den Sie verbessern können, um Ihrem Unternehmen zu helfen, in einem feindlichen Umfeld erfolgreich zu sein: der Kreditorenprozess.
Kreditorenbuchhaltung: Der Prozess
Abbrechnungsverbindlichkeiten (AP) ist das Geld, das ein Unternehmen seinen Verkäufern, Lieferanten und Gläubigern schuldet. Dies sind kurzfristige Schulden, die normalerweise in einem einzigen Zahlungszyklus beglichen werden. AP kann sich auch auf die Abteilung oder Mitarbeiter beziehen, die für die Auflösung dieser kurzfristigen Schulden verantwortlich sind.
Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung besteht aus mehreren Schritten, von denen jeder für den Lebenszyklus eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist. Zunächst erfolgt eine Warenanforderung. Angenommen, Sie arbeiten für eine Hotelkette. Der erste Schritt des Prozesses könnte darin bestehen, dass die Haushaltsabteilung eine neue Charge Handtücher anfordert, um abgenutzte oder beschädigte Artikel zu ersetzen.
Ist diese genehmigt, beginnt der nächste Schritt, der Einkauf. Die Einkaufsabteilung holt Angebote von mehreren Wäschelieferanten ein und ermittelt die beste Qualität zum besten Preis. Nachdem ein Lieferant ausgewählt wurde, wird eine Bestellung (PO) erstellt.
Als nächstes, um unser Beispiel fortzusetzen, würde das Hotel die Handtücher und die Rechnung des Lieferanten erhalten. Die eingegangenen Waren werden dann mit der Erstellung eines Wareneingangsprotokolls abgerechnet.
Danach werden die Verbindlichkeiten als „Verbindlichkeit“ erfasst. Dies entspricht Geldern, die Ihrem Unternehmen noch geschuldet sind. Der Mitarbeiter, der die Kreditorenbuchhaltung erfasst, verwendet dazu die Bestellung und den Empfangsbericht.
Abschließend leistet Ihr Unternehmen die Zahlung an den Wäschelieferanten und begleicht die Verbindlichkeiten. Die Zahlung kann auf viele Arten erfolgen, aber der beste Weg ist die sofortige und elektronische Zahlung über ein zuverlässiges Tool wie z BirchStreet bezahlen wodurch Sie wertvolles Geld und Zeit sparen, indem Sie einen Cashback-Rabatt gewähren. BirchStreet Pay ist die intelligentere Art zu bezahlen.
Kreditorenbuchhaltung: Die Probleme
Jetzt, da Sie wissen, womit Sie es zu tun haben, sind die Möglichkeiten, wie der AP-Prozess in Probleme mit den Finanzen des Unternehmens verwickelt sein könnte, relativ offensichtlich. Schlechte Aufzeichnungen können zu ausbleibenden oder verspäteten Zahlungen an Lieferanten führen. Dies könnte Ihr Ansehen beim Verkäufer schädigen und sogar zu Problemen führen, die Waren zu erhalten, die Sie benötigen, um Ihr Geschäft am Laufen zu halten.
Die Verwendung von Papierschecks zur Bezahlung Ihrer Lieferanten kann leicht zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen und Ihr Unternehmen anfällig für Betrug machen.
Diese Probleme lassen sich relativ einfach beheben: Verwenden Sie eine Software, um Ihre Kreditorenbuchhaltung im Auge zu behalten, und verwenden Sie ACH-Zahlungen oder virtuelle Karten Verkäufer zu bezahlen. Aber das Problem, das wir heute angehen werden, erfordert noch ein paar Schritte mehr: Vermeidung von Doppelzahlungen.
Duplikate verletzen: Müssen wir es zweimal sagen?
Bei all den sorgfältigen Kostensenkungen und Groscheneinsparungen, die auf dem heutigen harten Markt immer üblicher werden, sind Duplikate doppelt schmerzhaft. Hier beziehen wir uns auf doppelte Zahlungen an Lieferanten im AP-Prozess.
Was nützt es, eine kaputte $65-Kaffeemaschine nicht zu ersetzen, wenn Sie Unternehmen Hunderte oder Tausende von Dollar für ihre Waren oder Dienstleistungen bezahlen zweimal? Alles, was Sie bekommen, sind müde, launische Mitarbeiter und null Netto-Dollar-Ersparnis.
Das mag für Sie albern klingen. Warum sollte mein Unternehmen einen Anbieter zweimal bezahlen? Wir würden das sicher fangen, bevor es passiert. Es passiert. Und oft. Bei leistungsstärksten Unternehmen werden Duplikate (oder andere Formen fehlerhafter Zahlungen) wettgemacht 0,81 TP2T an Auszahlungen. Das mag wie ein kleiner Prozentsatz erscheinen, aber wenn Sie über Hunderttausende von Dollar an Auszahlungen sprechen, ist dieser Verlust von $65 für eine neue Kaffeemaschine nicht einmal ein Tropfen auf den heißen Stein.
Jedes Unternehmen braucht einen Spielplan, um Doppelzahlungen zu vermeiden. Hier besprechen wir 6 Schritte, um Doppelzahlungen zu vermeiden und Ihrem Unternehmen Tausende oder hart verdiente Dollars zu sparen.
Tipp #1: Konsolidieren Sie Ihre VMF
In Ihrer Lieferantenstammdatei (VMF) behalten Sie den Überblick über alle Lieferanten, mit denen Ihr Unternehmen Geschäfte macht. Obwohl alle Unternehmen theoretisch ein VMF haben sollten, heißt das nicht, dass es hübsch ist.
Viele Unternehmen fügen der Datei nach und nach Anbieter hinzu, weil sie denken, dass sie den Überblick behalten, während sie in Wirklichkeit nur mehr Informationsmüll zu einer übergroßen, Frankenstein-ähnlichen Datei hinzufügen.
Wenn Ihr VMF im letzten Jahr oder so keine „Wartung“ hatte (und wir wissen, dass es oft viel länger ist), ist es jetzt an der Zeit. Stellen Sie sicher, dass jeder Lieferant, mit dem Sie Geschäfte tätigen, verbucht wird, aber nur genau einmal verbucht wird.
Achten Sie auf Duplikate derselben Anbieter, wie z. B. „Terrific Handtücher Inc.“ und „Tolle Handtücher“. Einige wohlmeinende Mitarbeiter sehen vielleicht, dass wir diesen Monat die Zahlung an den Handtuchverkäufer nicht geleistet haben, und senden eine weitere Zahlung, obwohl sie in Wirklichkeit bereits bezahlt, aber unter einem anderen Namen verbucht wurde. Und einfach so haben Sie $1.500 zweimal bezahlt.
Tipp #2: Standardisieren Sie die VMF-Einträge
Die Eliminierung doppelter Anbieter ist nicht das Ende Ihrer VMF-Wartung. Häufig wird das VMF (häufig eine Tabellenkalkulation) nicht standardisiert ausgefüllt. Dies kann zu viel Verwirrung führen und müssen wir es sagen? doppelte Zahlungen.
Legen Sie fest, ob Sie „the“ vor den Namen der Anbieter verwenden. Bestimmen Sie, ob Sie Ys, Xs oder Häkchen verwenden, um anzuzeigen, dass etwas abgeschlossen wurde. Sich entscheiden Wenn dabei etwas als „abgeschlossen“ gilt und dass diejenigen, die den VMF ausfüllen, diese Timeline-Standards einhalten.
Tipp #3: Stellen Sie sicher, dass Sie von jedem Anbieter ein W-9 haben
Es ist zwingend erforderlich, dass Sie ein W-9 von jedem Anbieter haben, mit dem Sie Geschäfte machen. Erwägen Sie, dies zu einem Teil Ihres VMF-Formulars zu machen, um sicherzustellen, dass es nicht übersehen wird.
W-9s erfordern den Namen des Unternehmens und der Person, mit der Sie es zu tun haben, ihre Beziehung zum Unternehmen, ihre Adresse, die Steueridentifikationsnummer (TIN), die entweder eine Sozialversicherungsnummer oder eine Mitarbeiteridentifikationsnummer ist, und eine Unterschrift. Auf diese Weise wissen Sie, mit wem Sie es zu tun haben, und haben seine Informationen, wenn Sie sie brauchen.
Jeder W-9 sollte nur einmal im VMF sein. Wenn bei einem Eintrag kein Link zu einem VMF vorhanden ist, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass es sich bei dem Eintrag um ein Duplikat handelt.
Tipp #4: Sammeln und überprüfen Sie Steuerinformationen
Sobald Sie die W-9 haben, überprüfen Sie die Steueridentifikationsnummern mit dem TIN-Matching-Tool auf der Website des IRS. Auf diese Weise machen Sie keine Fehler, wenn Sie Zahlungen leisten oder mit dem Unternehmen im Allgemeinen verkehren. Außerdem verfügen Sie bereits über alle (korrekten) Informationen, die Sie benötigen, wenn es an der Zeit ist, Steuern für Ihr Unternehmen einzureichen.
Erwägen Sie einen weiteren Abschnitt Ihres VMF, um anzugeben, dass die TIN mit der IRS-Website abgeglichen wurde. Dies kann auch dazu beitragen, Duplikate in Ihren Dateien zu reduzieren.
Tipp #5: Separate Pflichten zur Reduzierung von Fehlern und Betrug
Verlassen Sie sich nicht auf einen Mitarbeiter, der sich um Ihren gesamten AP-Prozess kümmert. Fehler sind menschlich. Zahlungen können leicht übersehen, dupliziert oder, obwohl wir es ungern zugeben, für betrügerische Aktivitäten verwendet werden. An jedem Schritt des AP-Prozesses sollten mindestens zwei Personen beteiligt sein. Niemand sollte eine Lieferantenbeziehung aufbauen und niemand sollte für die VMF verantwortlich sein.
Dieses „Buddy“- oder „Team-System“ hilft, Fehler und Verwirrung zu reduzieren, solange der Prozess wie oben beschrieben standardisiert ist. Darüber hinaus tragen zwei Augenpaare bei jedem Schritt wesentlich dazu bei, die Versuchung eines unehrlichen Mitarbeiters zu verringern, zu versuchen, Ihr Unternehmen um Geld zu betrügen.
Tipp #6: Bleiben Sie wachsam
Betrachten Sie diese einmaligen Schritte nicht als die Anleitung zum Nähen einer Hose. Sie können Ihre VMF nicht konsolidieren, ihre Einträge standardisieren und Aufgaben einmal trennen, als würden Sie ein Muster kaufen, Ihre Kleidung schneiden und nähen und dann für immer fertig sein.
Mindestens einmal jährlich muss Ihr VMF gesichtet, neu konsolidiert und auf Standardisierung geprüft werden. Ihr Unternehmen muss sicherstellen, dass die Aufgaben getrennt bleiben und dass kein Mitarbeiter in einem wichtigen Schritt des AP-Prozesses „spezialisiert“ ist und andere Gruppen aus den Augen lässt.
Mit diesen 6 Tipps kann Ihr Unternehmen Doppelzahlungen reduzieren und Geld sparen in einer Zeit, in der Geld oft schwer zu bekommen ist.