Nur mit Statistiken, die das zeigen 29.1% von Rechnungen in den Vereinigten Staaten nach der Pandemie pünktlich bezahlt werden, ist die ohnehin angespannte Welt der Rechnungen noch chaotischer geworden.
Unabhängig davon, wie chaotisch es auch wird, Rechnungen sind ein grundlegender Bestandteil des Procure-to-Pay-Prozesses (P2P). Für einen optimierten P2P-Prozess müssen zuerst die Führungskräfte und unmittelbar danach die zuständigen Mitarbeiter wissen, wie sie Probleme im Rechnungsmanagement erkennen und beheben können.
Warum Rechnungsmanagement?
Als C-Suite Hospitality Executive haben Sie viel zu tun. Sie müssen ganze Unternehmen leiten; Verträge müssen verhandelt, Lieferungen beschafft, eine Marke gepflegt, eine Arbeitsplatzkultur gepflegt, Kunden begeistert und Bewertungen verbessert oder hoch gehalten werden. Warum die plötzliche Aufregung um das Rechnungsmanagement, etwas, das es schon immer gibt und das sicherlich schon einen Prozess hat?
Zuerst die elektronische Rechnungsstellung. Die elektronische Rechnungsstellung wächst mit enormer Geschwindigkeit Wachstum bei 80% prognostiziert bis 2027. Wenn Sie in Ihrem Rechnungsverwaltungsprozess nicht bereits elektronische Methoden einsetzen, muss sich das ändern, und zwar schnell. Die elektronische Rechnungsstellung ist schneller, billiger und weniger fehleranfällig. Wir werden später in diesem Artikel auf die Details eingehen, wie und warum es implementiert werden sollte.
Zweitens das allgegenwärtige Gespenst: Steuern. Eine organisierte und gründliche Verwaltung Ihrer Rechnungen erleichtert nicht nur die Zahlung von Steuern, sondern trägt auch dazu bei, dass Sie nicht geprüft werden. Und wenn Sie jemals geprüft werden, macht ein gut durchdachtes System den Prozess so viel weniger schmerzhaft, da Sie wichtige Dokumente mit Leichtigkeit finden.
Drittens vermeiden Sie die Probleme, die mit verspäteten Rechnungszahlungen einhergehen. Dies kann eine Einstellung von Dienstleistungen, einen Kampf mit Inkasso (und den bevorstehenden Gebühren), einen Schlag auf Ihre Kreditwürdigkeit oder vielleicht sogar rechtliche Schritte gegen Sie beinhalten. Auch wenn Zahlungsverzug in einer von Pandemien heimgesuchten Welt die Norm zu sein scheint, sind die Folgen nicht verschwunden.
Ausgabe 1: Das Grauen
Rechnungen sind physische Manifestationen von Verkäufen zwischen zwei Parteien. Sie führen die vom Verkäufer angebotenen Produkte oder Dienstleistungen und die dem Käufer in Rechnung gestellten Preise auf. Sie helfen bei der Vermittlung, Abwicklung, Zustellung und Schlusszahlung eines Geschäftsvorfalls. Aber abgesehen davon können wir nicht ignorieren, was eine erhaltene Rechnung wirklich auf eine Rechnung hinausläuft.
Wenn Sie schon einmal einen Poststapel durchwühlt haben, sind Sie mit dem Sortierprozess vertraut: Junk-Mail, wichtige Informationen oder Erinnerungen, persönliche Post und Dinge, die Sie behalten möchten, und Rechnungen. Zu oft werden Rechnungen auf die Seite gelegt, um sie „später zu erledigen“.
Diese Mentalität kann man in einem erfolgreichen Unternehmen nicht haben. Rechnungen sind für die Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung und müssen umgehend organisiert und bearbeitet werden. Lassen Sie nicht zu, dass „Rechnungsangst“ Ihren Arbeitsplatz infiltriert.
Problem 2: Schlechte Kategorisierung von Rechnungen
Leider oder zum Glück, je nach Betrachtungsweise, gibt es mehrere Arten von Rechnungen. Einige erfordern eine sofortige Zahlung, andere nicht, aber alle erfordern sorgfältige Aufmerksamkeit. Hier sind einige grundlegende Arten von Rechnungen, die Sie möglicherweise erhalten:
- Eine Angebotsrechnung. So erhalten Sie eine Vorstellung davon, wie viel Sie ein Projekt oder Produkt am Ende kosten wird.
- Eine Zwischenrechnung. Diese werden oft bei langen Projekten als Erinnerung an laufende Gebühren verschickt.
- Eine wiederkehrende Rechnung. Diese werden oft für Stamm- oder Wiederholungskunden verwendet.
- Eine überfällige Rechnung. Der Name sagt es schon, aber es können auch zusätzliche Gebühren anfallen, die durch nicht fristgerechte Zahlung entstanden sind.
- Eine Schlussrechnung. Diese wird am Ende eines Projektes verschickt, vielleicht nach einer Angebotsrechnung und wie auch immer vielen Zwischenrechnungen.
Ihr Rechnungsverwaltungssystem sollte eine Möglichkeit haben, diese getrennt voneinander zu kategorisieren. Beim Lesen werden Sie bemerkt haben, dass einige eine sofortige Zahlung erfordern und andere nicht. Die Rechnungen, die Sie erhalten, sollten wenigstens nach dieser Metrik kategorisiert werden.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese zu organisieren. Sie könnten eine Datei für jede Art von Rechnung und Unterteilungen in Ihren separaten Projekten haben, obwohl es einfacher sein kann, nach Projekt zu archivieren und Rechnungen in der Reihenfolge zu halten, in der Sie sie erhalten haben, wobei diejenigen, die eine sofortige Zahlung erfordern, gekennzeichnet und zeitnah bearbeitet werden.
Es ist auch hilfreich, die Angebotsrechnung griffbereit zu haben, wenn Sie Zwischen- und Schlussrechnungen erhalten, damit Sie nachverfolgen können, wie genau die tatsächlichen Kosten die vorhergesagten und vereinbarten Kosten widerspiegeln, damit Sie gegebenenfalls Fragen stellen und Probleme ansprechen können.
Wenn Sie mit Papier arbeiten, erstellen Sie einen speziellen Korb, Ordner oder Ordner, in dem die einzelnen Kategorien deutlich gekennzeichnet sind. Allerdings können sich selbst die am besten organisierten Papiersysteme unübersichtlich anfühlen.
Wir empfehlen die Verwendung eines elektronischen Ablagesystems. Sie können Papierdokumente scannen und hochladen, wenn Sie sie erhalten, und die elektronischen Dateien einfach an einen Ort wie Google Docs verschieben, ein kostenloses System, auf das mehrere Mitarbeiter zugreifen können, wenn sie ihnen elektronisch die Erlaubnis geben.
Wenn Sie eine Tabelle in Google Docs erstellen, wird diese automatisch auf Google Drive hochgeladen, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Ihr Bürocomputer abstürzt und alle Ihre elektronischen Dateien verloren gehen (oder dass Ihr Papiersystem durch Überschwemmung, Feuer oder andere Schäden zerstört wird). ).
Problem 3: Ein glanzloses (oder fehlendes) Hauptbuchsystem
Laut einem Gelehrten an der Universität von Montana, „Das Hauptbuchsystem ist das Herzstück eines Rechnungswesens.“ Als „… die Aufzeichnung des Saldos aller Konten innerhalb eines Unternehmens“ ist es ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit und von grundlegender Bedeutung, wenn es um die Steuersaison geht. Halten Sie Einnahmen, Ausgaben und alle anderen Finanzinformationen in Ihrem Hauptbuch organisiert.
Aus den oben genannten Gründen ist es auch eine gute Idee, dieses Hauptbuch online zu führen.
Problem 4: Keine festgelegte Zeit oder Person
Um den Überblick über Ihre Rechnungen zu behalten, sollten Sie einen Verantwortlichen dafür ernennen. Wenn Sie keine Person haben, die sich ausschließlich damit befasst, wie es viele Unternehmen nicht tun, stellen Sie sicher, dass der Verantwortliche klar ist und wann er an den Dokumenten arbeiten sollte.
Planen Sie bestimmte Tage ein, an denen das Bezahlen und Organisieren von Rechnungen erledigt wird. Halten Sie sich genau an den Zeitplan. Wenn die Pflichten einmal verschoben werden, wer weiß, wie oft es noch passieren kann und welche Fristen Sie in der Zwischenzeit verpassen. Die ernannte Person sollte auch Aufzeichnungen über den Status der erhaltenen und bezahlten Rechnungen führen.
Problem 5: Sie schreiben immer noch Schecks aus
Wir schreiben das Jahr 2022. Seien wir ehrlich: Die Zeiten des Scheckschreibens liegen hinter uns. Auch wenn Sie von handschriftlich auf gedruckt umgestiegen sind, ist die Evolution des Bezahlens für Sie noch nicht abgeschlossen. Der erste Grund: Schecks sind teuer. Die Zahlung per Scheck kostet im Durchschnitt etwa dreimal so viel wie die Zahlung per ACH. ACH ist auch sicherer und Schneller.
Schecks sind anfälliger für Betrug als ACH-Zahlungen. Auch die Bearbeitungszeit von bis zu fünf Werktagen verlangsamt das Geschäft in einer schnelllebigen Welt. Wenn Sie immer noch Schecks verwenden, ist dies Ihr Zeichen, auf eine sicherere, schnellere und kostengünstigere Option umzusteigen.
Eine großartige Möglichkeit, Zahlungen abzuwickeln, ist durch BirchStreet bezahlen, ein Tool, das unter verfügbar ist Birkenstraße. BirchStreet Pay hilft Ihnen, Ihre Zahlungen von Schecks auf virtuelle Karten umzustellen. Sie sparen nicht nur Geld, indem Sie die mit Schecks verbundenen Kosten fallen lassen, sondern Sie können mit den Prämien von BirchStreet Pay Cashback verdienen.
Dieses Tool ist einfach einzurichten und einfach zu bedienen – die einfache Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen, Zahlungen per Knopfdruck zu tätigen. Es verfügt auch über hochrangige Sicherheitsfunktionen und einen hervorragenden, leicht zugänglichen Kundenservice. Lass die Tage des Schecks sterben.
Problem 6: Sie erhalten Rechnungen per Post
Vermeiden Sie einfach postalische Rechnungen, wann immer es möglich ist. Der Empfang von Rechnungen per E-Mail spart Ihnen nicht nur Zeit beim Sortieren der physischen Post und Einscannen von Dokumenten in Ihr elektronisches System, sondern spart auch Papier und Speicherplatz im Büro.
Fordern Sie einfach an, dass jeder, mit dem Sie Geschäfte machen, seine Rechnungen per E-Mail sendet. Es ist kein harter Verkauf, da dies Ressourcen an beiden Enden der Transaktion spart.
Problem 7: Sie nutzen die OCR-Technologie nicht
Während wir uns in einer Modernisierungsphase befinden, lassen Sie uns über Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR) sprechen. Diese Software erkennt Textzeichen in einem digitalen Dokument.
Auf diese Weise können Informationen aus einer Rechnung automatisch in ein Buchhaltungssystem eingegeben werden, sodass niemand mehr Zeit damit verbringen muss, dasselbe manuell zu tun. Das spart durchschnittlich etwa fünf Minuten pro Rechnung, und das kann sich zu einem ganzen Tag an Stunden summieren, je nachdem, wie viele Rechnungen Ihr Unternehmen normalerweise verarbeitet.
In einer geschäftigen und sich erholenden Welt können es sich bestimmte Dinge nicht leisten, zwischen die Ritzen zu fallen. Rechnungsmanagement ist eine davon. Stellen Sie sicher, dass Sie die häufigsten Probleme bei der Rechnungsverwaltung angehen, damit Ihr Unternehmen erfolgreich bleibt.
- Organisieren, organisieren, organisieren.
- Benennen, reservieren Sie Zeit und implementieren Sie Software.
Wenn Sie sich proaktiv um Ihr Unternehmen kümmern, ist es besser aufgestellt, sich um Sie zu kümmern.