Trotz der vielen Herausforderungen, vor denen das Gastgewerbe steht, deuten Dutzende von Wachstumsstatistiken darauf hin, dass die Branche voraussichtlich stärker denn je werden wird. Entsprechend Hospitality-Netz, wird die jährliche Wachstumsrate der globalen Hotel- und Resortbranche auf 8,11 TP3T geschätzt und erreicht bis 2031 1 TP4T1,27 Billionen.
Aber wie kann es zu so viel Wachstum kommen, nachdem in den letzten Jahren eine so große wirtschaftliche Unsicherheit aufgetreten ist?
Die Antwort liegt in der Automatisierung.
Im Rahmen ihrer Wiederaufbaubemühungen nach der Pandemie versuchen Hoteliers, die Automatisierung im gesamten Betrieb zu nutzen, wobei der Schwerpunkt auf dem Back-Office-Betrieb liegt.
Durch spezialisierte Automatisierungssoftware können Hotel- und Resortverwaltungsunternehmen ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse (AP) verbessern, indem sie akribische und kostspielige papierbasierte Aufgaben eliminieren, ihren Teams Zeit sparen und es ihnen ermöglichen, sich auf Kernbereiche der Organisation wie die Immobilienverwaltung zu konzentrieren , finanzielle Leistung oder Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter.
Da die Automatisierungstechnologien immer fortschrittlicher werden, können Hotels und Resorts jeder Größe ein höheres Maß an Kundenservice anstreben, indem sie die Effizienz in ihren Kreditorenbuchhaltungsabteilungen steigern.
Die Automatisierung des Back-Office erhöht die Effizienz aller Arbeitsabläufe
Das alte System, Rechnungen manuell zu bearbeiten und eine Vielzahl von Lieferantenrechnungen von Hand zu bezahlen, ist mittlerweile archaisch geworden. Für AP-Abteilungen sind die Zeiten vorbei, in denen diese Dokumente zeitaufwändig, arbeitsintensiv und oft fehleranfällig abgelegt wurden.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen mit AP-Automatisierungssoftware vereinfacht diese akribischen Rechnungsverarbeitungsaufgaben, reduziert Kosten und beseitigt Chancen für menschliches Versagen.
Die AP-Automatisierung für das Gastgewerbe beseitigt das Chaos von überladenen Schreibtischen, verlorenen Rechnungen, Papierstapeln und überquellenden Aktenschränken und nutzt spezielle Technologie, um den gesamten Prozess zu digitalisieren – einschließlich Routinefunktionen wie Rechnungsverarbeitung, Abgleich, Genehmigung, Zahlung und Abstimmung.
Die manuelle Eingabe von Daten oder die Übertragung physischer Dokumente mit Zahlungsdetails ist nicht mehr erforderlich. Da alle erforderlichen Informationen an einem digitalen Ort gespeichert sind, kann Ihre Kreditorenbuchhaltung den gesamten Rechnungserfüllungsprozess aus der Ferne verfolgen und gleichzeitig eine bessere Transparenz gewinnen und hilfreiche Einblicke in den gesamten Procure-to-Pay-Prozess gewinnen.
AP-Automatisierung bedeutet geringere Betrugschancen
Die manuelle Dateneingabe und Zahlungsabwicklung birgt ein hohes Risiko von Abrechnungsschemata und betrügerischen Schecks. In der Tat die meisten Organisationen verlieren 5% ihrer Einnahmen durch Abrechnungsbetrug jedes Jahr mit einem mittleren Verlust von $125.000. Darüber hinaus bleibt Betrug in der Regel bis zu 14 Monate lang unbemerkt, wonach die monatlichen Verluste $8.300 erreicht haben.
Besonders für das Gastgewerbe ist das keine geringe Statistik. Ein beträchtlicher Teil Ihrer Einnahmen kann durch ein betrügerisches System verloren gehen, aber der zeitaufwändige Berichtigungsprozess kann Tausende von verschwendetem Geld bedeuten.
Glücklicherweise verringert die Automatisierung Ihrer AP-Prozesse das Betrugsrisiko Ihres Hotels.
Mit einer gut implementierten AP-Automatisierungssoftware können Unternehmen Betrug bei den frühesten Anzeichen erkennen, falsche Zahlungen durch die Validierung von Lieferanteninformationen verhindern und Warnungen zu ungewöhnlichen oder verdächtigen Zahlungsanforderungen erhalten.
Schnellere Rechnungsprozesse durch 3-Wege-Auto-Matching
In der Hotellerie ist Zeit ein entscheidender Faktor. Hotelverwaltungsunternehmen können es sich nicht leisten, eine langsame und stetige Rechnungsverarbeitung zu durchlaufen. Besonders wenn kritische Finanztransaktionen gefährdet sind, ist es entscheidend, den Kreditorenprozess zu verfolgen und auf dem Laufenden zu bleiben.
Von der manuellen Eingabe von Rechnungsinformationen über das Versenden von PDF-Rechnungskopien per E-Mail an Abteilungsleiter zur Überprüfung und Genehmigung bis hin zum Versenden von Papierschecks bewegt sich der gesamte manuelle Rechnungsprozess in Hotels mit der gleichen Zurückhaltung wie kalte Melasse.
Und wenn Ihre manuelle Rechnungsverarbeitung langsam ist, könnten auch Ihre Hotellieferantenbeziehungen gefährdet sein.
Die Lösung liegt in der AP-Automatisierung – oder genauer gesagt im automatischen 3-Wege-AP-Matching.
Diese Lösung bietet End-to-End-Automatisierung Funktionen zur Rechnungsverarbeitung um den Betrieb zu rationalisieren und die Ausgabentransparenz zu verbessern. Von der Konvertierung von Rechnungen in ein elektronisches Format zur Eliminierung der Dateneingabe bis hin zum automatischen Vergleich von Quittungen auf der Grundlage benutzerdefinierter Standards kann Ihr Hotel deutlich schnellere Verarbeitungsgeschwindigkeiten erleben.
Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit der AP-Automatisierung mit BirchStreet
Bei manueller Bearbeitung summieren sich die Kosten für die Kreditorenbuchhaltung schnell. Mit Hilfe der AP-Automatisierungssoftware erleben Sie aus erster Hand die Vorteile von erhöhter Workflow-Effizienz, reduziertem Risiko, größerer Sicherheit und schnellerer Verarbeitung.
BirchStreet ist einzigartig AP-Automatisierungslösung deckt all diese Grundlagen ab. Durch angepasste Bestell-, Rechnungs- und Empfangsbelegabgleiche und spezialisierte Rechnungsverwaltungstools zur Eliminierung von Dateneingabeanforderungen kann Ihre Kreditorenbuchhaltung den Betrieb rationalisieren und die Ausgabentransparenz an allen Standorten verbessern.