Als Resort Manager haben Sie viel zu tun. Sie müssen Ihre Zimmer aufgefüllt und sauber halten, Ihre Buchhaltung in Ordnung halten, Ihren Beschaffungsprozess straff halten, Ihre Mitarbeiter gut ausgebildet und glücklich machen und vor allem, dass Ihre Kunden die Zeit ihres Lebens haben.
Das bedeutet, dass Sie Seife, Bettwäsche, Getränke und Lebensmittel bestellen und bezahlen, Zahlen prüfen und Budgets einhalten oder anpassen müssen, Rechnungen erstellen und bearbeiten, Schulungen durchführen, Gehaltsschecks schreiben und Beschwerden, Fragen und Kommentare abgeben müssen dazu neigen zu.
Bei all dem ist das Letzte, was Sie brauchen, ein Stapel Rechnungen, Schecks, Zahlungsanweisungen und Quittungen, die darauf warten, Sie zu stressen und Ihre wertvolle Zeit zu dominieren. Glücklicherweise müssen Sie sich mit dieser Realität nicht abfinden. Heutzutage gibt es Möglichkeiten, Ihre Rechnungs- und Zahlungsabwicklung so zu automatisieren, dass Sie Zeit, Geld, Arbeitskraft und Stress sparen.
TDie Gefahren der manuellen Rechnungs- und Zahlungsabwicklung
Rechnungs- und Zahlungsabwicklung gibt es schon seit, nun ja, Rechnungen und Zahlungen schon. Um ein erfolgreiches Gastgewerbegeschäft zu führen, müssen Sie die Produkte und Dienstleistungen beschaffen, die in Ihr Unternehmen einfließen, und die Zahlungen verarbeiten, die mit diesen Produkten und Dienstleistungen einhergehen. Der effiziente Geldfluss in und aus Ihrem Resort kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.
Seit Jahrzehnten schreiben und erhalten Unternehmen physische Rechnungen sowie Quittungen und verteilen diese. Es ist wichtig, eine Aufzeichnung Ihrer Finanzpraktiken zu haben, aber physische Dokumente laufen Gefahr, bei einer Naturkatastrophe wie einem Brand oder einer Überschwemmung verloren zu gehen, unorganisiert oder sogar zerstört zu werden.
Darüber hinaus ist die manuelle Rechnungs- und Zahlungsabwicklung anfällig für menschliche Fehler wie falsche Berechnungen, falsche Kategorisierung oder sogar unleserliche Handschrift. Das Erledigen dieser Aufgaben von Hand oder sogar manuell mit einem Textverarbeitungsprogramm ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Oft benötigen Sie einen bestimmten Mitarbeiter oder sogar eine ganze Abteilung, die sich um diese Angelegenheiten kümmert. Und jeder Mitarbeiter, den Sie einstellen, benötigt Schulungen, Bezahlung, Versicherung und Zusatzleistungen wie Urlaub und bezahlte Freizeit.
Was gehört zur Rechnungs- und Zahlungsabwicklung?
Die Rechnungsverarbeitung ist ein wichtiger Prozess. Sie müssen Ihre Rechnungen rechtzeitig bearbeiten und bezahlen, um Ihr Resort auf Lager zu halten, Ihre Bücher in Ordnung zu halten und Ihre Business-to-Business-Beziehungen stark zu halten.
Auch die Rechnungsbearbeitung ist ein etwas umständlicher Prozess. Der erste Schritt ist der Erhalt bzw. die Erfassung der Rechnung. Die Rechnung kann als Papierdokument per Post, Fax, E-Mail oder als PDF-, Word-, Excel- oder Google-Dokument vorliegen.
Wenn Sie Rechnungen manuell verarbeiten, muss sich jemand (oder mehrere Personen) jede Rechnung ansehen und relevante Daten wie Lieferanten-ID-Nummer und Gesamtpreis in das von Ihrem Unternehmen verwendete Hauptbuchsystem eingeben. Dies ist zeitaufwändig und äußerst fehleranfällig. Und je mehr Informationen aufgezeichnet werden müssen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
Der nächste Schritt besteht darin, die Rechnung zur Genehmigung an den zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Beispielsweise kann die Rechnung für einen Elektrikerbesuch an den Facility Manager gehen, während die Rechnung für einen freiberuflichen Softwareentwickler an den CTO gehen würde. Wenn es manuell durchgeführt wird, erfordert das Routing viele Abteilungen, Aufmerksamkeit für Details und Zeit.
Der nächste Schritt besteht darin, die Zahlung zu autorisieren und einzureichen. Der Genehmiger überprüft den in Rechnung gestellten Betrag und welche Dienstleistung oder Ware in Rechnung gestellt wird, und notiert etwaige Abweichungen. Wenn ein offensichtlicher Fehler vorliegt, sendet der Genehmigungsberechtigte die Rechnung zur Abstimmung an die relevanten Beteiligten zurück.
Wenn keine Fehler vorliegen, sendet der Genehmiger es zur Zahlung an die Rechnungsabteilung. Dieser Schritt mag einfach erscheinen, aber wenn der Genehmiger nicht im Büro ist oder zu lange braucht, um eine Rechnung zu genehmigen, können Verspätungsgebühren anfallen und Geschäftsbeziehungen beeinträchtigt werden.
Der nächste Schritt ist die Abwicklung der Zahlung. Dies kann bedeuten, dass Sie einen Scheck ausstellen, wenn Sie sich im Zug der manuellen Verarbeitung befinden, oder es kann bedeuten, dass Sie auf eine Schaltfläche in einer Zahlungs-App klicken. Wie auch immer Sie es tun, es muss pünktlich sein, um Verzugsgebühren zu vermeiden und starke Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten.
Schließlich müssen Sie eine Aufzeichnung der Transaktion führen. Dies kann sich in einem physischen Notizbuch, einem Word- oder Google-Dokument oder einer Excel-Tabelle befinden. Dieser Schritt ist sowohl für die Budgetanalyse als auch für steuerliche Zwecke wichtig.
Vorteile der automatisierten Rechnungs- und Zahlungsabwicklung
Wie Sie sehen können, gibt es viele Schritte, die in die Rechnungsverarbeitung einfließen. Dies bedeutet leider viel Zeit und viele potenzielle Fehler. Zum Glück gibt es sie Firmen die Software anbieten, die die Rechnungsverarbeitung für Sie übernimmt.
Mit automatisierte Rechnungsverarbeitung, können Sie Ihre empfangenen Rechnungen mit einer gemeinsamen E-Mail-ID optimieren. Auf diese Weise kommen alle Rechnungen zur einfachen Organisation und Bearbeitung an denselben Ort, anstatt die Post und mehrere E-Mail-Adressen von Mitarbeitern zu sortieren.
Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Sie außerdem über drei Viertel Ihrer Rechnungen berührungslos abwickeln. Das bedeutet, dass Sie die Möglichkeit von Eingabefehlern, das Risiko von Über- oder Unterzahlungen, verlorenen Rechnungen und ungenauen Steuerzahlungen oder -berechnungen überspringen.
Berührungslose Rechnungen bedeuten keine Dateneingabe, Arbeits- und Zeitaufwand, kein Weiterleiten an und Warten auf Genehmigung von Genehmigern und keine Wartezeit zwischen dem Büro des Genehmigers und der Rechnungsabteilung. Viele Ihrer Rechnungen können in kürzester Zeit vom Eingang bis zur Zahlung und Archivierung gehen.
Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Sie Arbeit und Geld sparen, indem Sie Software die Arbeit erledigen lassen, anstatt einen Vollzeitmitarbeiter zu beschäftigen, der Schulungen, Vollzeitvergütung und Zusatzleistungen benötigt.
Arten der Zahlungsabwicklung
Es gibt viele Arten der Zahlungsabwicklung, einige neuer als andere, einige bequemer und kostengünstiger als andere. Sie haben in Ihrem Business-to-Business-Beschaffungsprozess eine Rechnung von einem anderen Unternehmen erhalten. Dies kann eine Rechnung für eine Lieferung neuer Bettwäsche oder eine Rechnung für einen externen Reinigungsservice sein.
Es wurde empfangen, an den entsprechenden Genehmiger weitergeleitet und an die Rechnungsabteilung gesendet. Alternativ wurde es von der Rechnungssoftware empfangen und automatisch durch diese Schritte bewegt. Jetzt ist es an der Zeit, die Rechnung zu bezahlen.
Die erste Zahlungsoption, die Ihnen in den Sinn kommt, sind die „alten zuverlässigen“ Papierschecks. Menschen stellen seit Jahrzehnten Schecks aus. Vielleicht ist es die Art und Weise, wie deine Mutter die Rechnungen bezahlt hat, als du aufgewachsen bist. Es scheint stabil und intelligent zu sein.
Diese Zahlungsform ist jedoch möglicherweise nicht so „zuverlässig“, wie Sie vielleicht denken, obwohl sie so „alt“ ist. Papierschecks sind anfällig für zügellosen Betrug. Darüber hinaus dauert die Bearbeitung Tage und ist pro Transaktion teurer als beispielsweise eine ACH-Zahlung.
Eine weitere Zahlungsoption ist eine ACH-Zahlung (Automatic Clearing House). Dies ist eine elektronische Zahlung von Bank zu Bank. Es ermöglicht Ihnen, Schecks, Bargeld, Kreditkarten oder Überweisungen zu überspringen. Es ist schneller und billiger als die Verwendung von Schecks.
Der beste Weg, eine Zahlung abzuwickeln, sind sichere, schnelle und Anreize bietende Anwendungen wie z BirchStreet bezahlen. Mit dieser Lösung können Sie alle Zahlungen Ihrer Abteilungen an einem Ort erledigen. Es vereinfacht den Beschaffungsprozess, indem 100% Ihre Zahlungen zentralisiert, auch wenn sie von verschiedenen Standorten oder Abteilungen getätigt werden.
Es verfügt über verbesserte Sicherheitsfunktionen, um Ihr Geld vor Missbrauch und Betrug zu schützen. Anstatt Schecks auszustellen, können Sie die einfache Benutzeroberfläche verwenden, um Zahlungen per Knopfdruck zu tätigen. Es verfügt auch über vollständige Berichts- und Analysefunktionen, sodass Sie Ihre Gelder für Buchhaltungs- und Compliance-Zwecke in Echtzeit einsehen können.
Darüber hinaus zahlt BirchStreet Pay Sie für die Nutzung ihrer Dienste. Von Ihrer allerersten Zahlung an, Geld, das Sie bereits ausgeben würden, um Ihr Geschäft am Laufen zu halten, können Sie Cashback-Prämien verdienen.
Das Endergebnis …
Die automatisierte Rechnungs- und Zahlungsabwicklung verbessert die Prozesse Ihres Resorts. Anstatt Rechnungen aus dem externen Postfach und den E-Mail-Postfächern verschiedener Mitarbeiter zu sammeln, leiten automatisierte Rechnungsverarbeitungstools alle Ihre Rechnungen an eine gemeinsame, zentrale E-Mail-Adresse weiter. Sie müssen keine Papierrechnungen scannen und in Ihr Online-Ablagesystem hochladen, da sie bereits online sind!
Bei der manuellen Rechnungsverarbeitung müsste jede Rechnung gesammelt und zur Genehmigung an die richtige Abteilung weitergeleitet werden, bevor sie an die Rechnungsabteilung gesendet wird. Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung können über 80% Ihrer Rechnungen berührungslos verarbeitet werden. Dies bedeutet, dass die Verzögerungen und Wartezeiten zwischen den Abteilungen übersprungen werden. Nicht nur das, die Software wird auch keine Fehler machen, zu denen Menschen neigen.
Wenn es darum geht, die Rechnung tatsächlich zu bezahlen, haben automatisierte Systeme wieder die Nase vorn. Sie können die Papierschecks, Bargeld oder Kreditkarten überspringen, indem Sie benutzerfreundliche Zahlungsanwendungen verwenden.
Anstatt wertvolle Minuten damit zu verbringen, jede der vielen, vielen Zahlungen zu erledigen, die erforderlich sind, um Ihr Resort am Laufen zu halten, können Sie diese Zahlungen auf Knopfdruck ausführen oder sie so einrichten, dass sie automatisch bezahlt werden.
Durch die automatisierte Rechnungs- und Zahlungsabwicklung sparen Sie Zeit, Ärger, Arbeitskraft und Geld. Indem Sie die richtigen Produkte auswählen, um diese Aufgaben für Sie zu erledigen, können Sie sogar Cashback für die Bezahlung Ihrer Lieferanten verdienen.