Es gibt über 91.000 Hotels und Motels nur in den USA ab 2019, wobei mehr als die Hälfte Hotels sind. Weltweit stehen über 4 Millionen Zimmer zur Buchung zur Verfügung. Das Gastgewerbe ist eine riesige Branche, die aus mehreren Teilbranchen besteht.
Wenn wir über die sprechen Gastgewerbe, sprechen wir nicht nur über Hotelzimmer, sondern auch über die Branchen Lebensmittel und Getränke, Freizeit, Reisen, Tourismus sowie Meetings und Events. Dies alles summiert sich zu einem kolossalen Hospitality-Komplex. Jedes Jahr bewegt es Hunderte von Milliarden Dollar.
Bei so viel Geld und so vielen Standorten, Unternehmen, Mitarbeitern und beweglichen Teilen ist der Beschaffungsprozess in der Hotellerie, gelinde gesagt, kompliziert.
Da viele Gastgewerbeunternehmen über mehrere Standorte und Backoffices verfügen, gibt es eine Fülle von betrügerischen Ausgaben und seltsamen Beschaffungs- und Archivierungssystemen. In diesem Artikel besprechen wir Beschaffung und eProcurement in der Branche und geben Ihnen alles, was Sie für ein optimiertes, effizientes Geschäft wissen müssen.
Beschaffung vs. Einkauf
Zunächst einmal, was ist diese „Beschaffung“? Ist es ein schickes Wort für Einkaufen?
Es stellt sich heraus, dass es nicht nur ein Synonym ist. Die Beschaffung ist ein exklusiver Prozess für Produktionsumgebungen, während der Einkauf ausschließlich für Großhandelsumgebungen gilt. Die Beschaffung umfasst den gesamten Prozess der Bedarfsermittlung, des Informationsaustauschs, der Beschaffung, der Ausschreibung, der Versteigerung und der Produktbestellung.
Die Beschaffung identifiziert und erfüllt Bedürfnisse proaktiv, während der Einkauf eine reaktionäre interne Bedarfserfüllung ist. Schließlich konzentriert sich die Beschaffung auf langfristige Beziehungen zu Lieferanten, von denen das Unternehmen große Mengen und häufig kauft, während der Einkauf im Allgemeinen nur eine einmalige Transaktion ist.
Das Beschaffungspersonal verhandelt Verträge mit Lieferanten über den laufenden Austausch von Waren und Dienstleistungen gegen Bezahlung. Ein Hotel benötigt Verträge für Seife und Shampoo, Toilettenpapier und Handtücher sowie Waschmaschinen, Staubsauger, Allzweckreiniger und Pfefferminzbonbons.
Das Unternehmen wird nicht jedes Mal, wenn es mehr Lysol benötigt, den gesamten Recherche- und Kaufprozess durchlaufen, sondern sich auf Verträge und Beziehungen verlassen, die es mit einem Lysol-Anbieter geschlossen hat.
B2B vs. B2C
Die Beschaffung umfasst Business-to-Business (B2B)- sowie Business-to-Customer (B2C)-Transaktionen. B2C-Transaktionen sind das, woran Sie beteiligt sind, wenn Sie einen Flug, ein Hotelzimmer oder eine Massage buchen.
Als Kunde kaufen Sie nur für sich oder Ihren Haushalt ein, vielleicht basierend auf Ihrer eigenen Recherche, aber auch auf Anzeigen, Influencern und Empfehlungen von Familie oder Freunden. Sie sind mehr besorgt über das Produkt oder die Dienstleistung, die Sie erhalten, und nicht über die Beziehung, die Sie zu dem Unternehmen haben, von dem Sie kaufen.
Bei B2B-Transaktionen sind die Beziehungen zwischen dem Käufergeschäft und dem Verkäufergeschäft von entscheidender Bedeutung. B2B-Transaktionen sind im Allgemeinen große Einkäufe mit hohen Dollarbeträgen und längeren, komplizierteren Verkaufszyklen.
Während ein B2C-Kauf spontan oder zwanghaft sein kann, sind B2B-Transaktionen kalkulierte Entscheidungen, die auf vielen Faktoren wie langfristigen Zielen und Geschäftsstrategien basieren.
Die Schritte der Beschaffung
Die Beschaffung ist der gesamte Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen. Es hat mehrere Schritte, von denen jeder besondere Sorgfalt und Aufmerksamkeit erfordert.
- Erkennen von Bedürfnissen. Dies ist der erste Schritt der Beschaffung, in dem das Unternehmen mit der Recherche beginnt. Was braucht ein Hotel oder Casino, um in Betrieb zu sein? Wir sprechen von Lampen, Stühlen, Bettwäsche, Duschvorhängen, Kühlschränken, Pokerchips. Wie viele? Wie schnell? Wie gut können Sie einen Preis erzielen?
- Bestellanforderung und Überprüfung. Die Bestellanforderung ist ein formelles, schriftliches Dokument, um die Erlaubnis zur Durchführung der Ausgaben zu beantragen. Es enthält das Produkt, das Sie kaufen möchten, die Menge und den Preis, die Abteilung, für die es bestimmt ist, und andere wichtige Daten. Manager und Abteilungsleiter prüfen dann die Anforderung und prüfen, ob sie innerhalb des festgelegten Budgets liegt. Nach der Genehmigung wird die Bestellanforderung zu einer Bestellung (PO).
- Ausschreibungsverfahren. Sobald die Bestellung vorliegt, ist es Zeit für einen Beschaffungsplan und einen Ausschreibungsprozess. Einfach ausgedrückt ist Solicitation das Einholen von Angeboten bei potenziellen Lieferanten. Sie suchen das beste Zubehör zum besten Preis und Zuverlässigkeit.
- Bewertung und Vertragsverhandlung. Als nächstes wird der Ausschreibungsprozess abgeschlossen, da das Beschaffungsteam den besten Preis und die beste Passform basierend auf der Leistung des Anbieters, Empfehlungen und Angeboten bewertet. Wenn der Anbieter ausgewählt ist und die Bestellung anerkennt und akzeptiert, wird ein rechtsverbindlicher Vertrag aktiviert.
- Auftragsverwaltung und PO-Matching. Die Waren oder Dienstleistungen werden dann innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens geliefert. Der Käufer vergleicht, was er erhalten hat, mit der Bestellung, Quittung und Rechnung. Dann wird die Rechnung zur Genehmigung gesendet.
- Aufzeichnungen. Wenn es keine Streitigkeiten über die Rechnung gibt, bilanziert das Unternehmen die Transaktion. Aufzeichnungen werden für zukünftige Referenzzwecke und mögliche Audits durch den IRS aufbewahrt.
Was ist eProcurement?
Wir wissen, was Beschaffung ist, was hat es also mit eProcurement auf sich? Elektronische Beschaffung ist der Prozess der Anforderung, Bestellung und des Kaufs von Waren und Dienstleistungen online.
Anders als E-Commerce, bei dem es sich um eine B2C-Transaktion handelt, ist eProcurement ein B2B-Prozess. Es erleichtert Interaktionen wie Lieferantenbewertung und -auswahl, Vertragsmanagement und Rechnungsmanagement. Und es verwendet eine Webschnittstelle, um dies zu tun
Das Ziel von eProcurement ist, ähnlich wie bei seinem etwas in die Jahre gekommenen, älteren Bruder Procurement, die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zum besten Preis und zum besten Zeitplan.
Aber anstatt Arbeitskraft zu erfordern – schwere Recherchen, Aufgaben und Zeit – nutzt es dafür das Internet und Software. eProcurement übernimmt mühselige Aufgaben wie den Austausch von Lieferantenverträgen und das Ausfüllen von Onboarding-Fragebögen, die sonst von einem vielbeschäftigten Mitarbeiter ausgefüllt werden müssten.
eProcurement-Lösungen
Die manuelle Beschaffung ist die langsamere, teurere und arbeitsintensivere Art der Geschäftsabwicklung. Wenn Sie immer noch ein manuelles, papierbasiertes System verwenden, haben Sie wahrscheinlich mit höheren Bearbeitungskosten, langen Beschaffungszyklen und mangelnder Transparenz zu kämpfen. Mit eProcurement-Software, wie bei BirchStreet-Systemekönnen Sie Ihren Beschaffungsprozess vollständig automatisieren.
eProcurement-Software kann alle Beschaffungsschritte rationalisieren und straffen. Es verbindet Sie mit all Ihren Lieferanten, ob groß oder klein, über eine Schnittstelle. Mit all Ihren Lieferanten an einem Ort wird es einfach sein, mit der Recherche zu beginnen, um Ihre Bedürfnisse zu ermitteln.
Die Bestellanforderung und -prüfung werden alle digital durchgeführt, wodurch Papier und Lieferzeit an andere Büros oder Abteilungen eingespart werden. Die genehmigte Bestellung kann dann von bietenden Lieferanten ausgeführt werden. All dies wird digitalisiert und einfacher zu verfolgen, zu vergleichen und abzugrenzen. Die Auswahl des besten Anbieters zum besten Preis war noch nie so einfach.
Ebenso werden die Vertragsverhandlungen und die Aktivierung online erfolgen und die erforderlichen Unterschriften können einfach eingeholt werden. Verträge, wie Bestellanforderungen und Bestellungen, werden sicher in der Cloud gespeichert. Dort sind sie übersichtlich und intuitiv organisiert, leicht zugänglich und sicher vor Überschwemmungen, Bränden und Computerabstürzen.
Bei eProcurement werden die gesamte Auftragsverwaltung und der Bestellabgleich von der Software durchgeführt. Dies gewährleistet einen schnellen, genauen Überprüfungs- und Abgleichsprozess. Alle Abweichungen werden von Ihrer Software erfasst und gekennzeichnet.
Rechnungsverwaltung ist ein Kinderspiel mit eProcurement-Software. Sie können Rechnungen über eine Oberfläche empfangen, prüfen, bezahlen und einreichen. Wenn Sie immer noch Schecks ausstellen, wird diese Software die dringend benötigte Erleichterung sein.
Schecks sind teuer, dauern länger und sind anfälliger für Betrug als ACH-Zahlungen. Automatisierte Clearing House-Zahlungen sind schnell, günstig und sicher. Dienstleistungen wie BirchStreet bezahlen lassen Sie Anbieter mit einem Klick auf eine Schaltfläche bezahlen und Geldprämien verdienen, während Sie schon dabei sind.
eProcurement Vorteile Informationstransparenz
Die Vorteile der Umstellung auf eProcurement sind gewaltig und zahlreich. In der heutigen Welt sind Sie entweder automatisiert oder werden zurückgelassen. 81% von Reisenden wollen einen besseren digitalen Kundenservice von ihren Hotels.
Wenn Dinge wie Anfragen nach mehr Handtüchern von automatisierten Online-Systemen bearbeitet werden, dann sollte etwas so Wesentliches wie die Beschaffung nicht langsamen, fehleranfälligen manuellen Systemen überlassen werden. Und die Vorteile sind nicht zu verachten.
eProcurement schafft Informationstransparenz. Bei der Übertragung von einem Unternehmen zum anderen werden die Daten durch eProcurement-Software für beide Parteien besser sichtbar gemacht. Diese vereinfachte Art der Anzeige Ihrer Daten kann dazu beitragen, Kaufverhalten zu erkennen, unerwünschte Ausgaben zu reduzieren und die Kaufkraft zu stärken.
eProcurement hilft Unternehmen beim Endergebnis
eProcurement hilft Unternehmen, Geld zu sparen. Manuelle Systeme führen oft zu übersehenen Ausgaben, die Unternehmen viel Geld kosten, und das oft über einen sehr langen Zeitraum. eProcurement-Software kann diese Versäumnisse und Fehler beseitigen und dem Unternehmen Geld sparen, das für andere geschäftsfördernde Praktiken wie Werbung verwendet werden kann.
eProcurement spart Mitarbeitern Zeit und Energie
Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und erfüllt, wenn sie eine Arbeit verrichten, die von ihnen verlangt, kreativ zu sein und neue Dinge zu lernen. Dateneingabe und -analyse fallen nicht unter diesen Oberbegriff. eProcurement kann den Mitarbeitern Zeit und Langeweile ersparen, die mit diesen monotonen Aufgaben verbunden sind.
eProcurement verkürzt Beschaffungszyklen
Manuelle Prozesse brauchen Zeit. Die Zeit, die Sie nicht unbedingt geben möchten, und Zeit, die dazu führen kann, dass Ihre Lieferantenbeziehungen leiden. Mit automatisierten Prozessen können Sie Prozesszyklen verkürzen und die Produktivität steigern, Kosten sparen und einen größeren Gewinn erzielen.
eProcurement verbessert die Bestandsverwaltung
Unternehmen müssen jederzeit einen glasklaren Überblick über ihren Bestandsstatus haben. Automatisierte Systeme können in Echtzeit verfolgen, was an Ihren Standorten und Lagern ein- und ausgeht. Dieses verbesserte Verständnis des Inventars kann Ihrem Unternehmen helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Ganz gleich, wie groß oder klein Ihr Gastronomiebetrieb ist, er profitiert von der Umstellung auf eProcurement. Machen Sie noch heute die ersten Schritte, indem Sie recherchieren, welcher Service und welche Software am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen, und bereiten Sie sich dann darauf vor, Genauigkeit, Zeitpläne, Kosten und Lieferantenbeziehungen zu verbessern.