Pocas cosas son más importantes para un negocio de hostelería que la correcta gestión de sus cuentas por pagar. Después de todo, los hoteles y las empresas trabajan con una gran cantidad de proveedores para brindar una experiencia de calidad a sus propios clientes.
La supervisión sólida de los gastos de hospitalidad necesarios es clave para mantener un flujo de efectivo positivo y buenas relaciones con sus proveedores. Pero el seguimiento manual de las cuentas por pagar puede llevar mucho tiempo y estar plagado de ineficiencias. En el entorno empresarial acelerado de hoy en día, la automatización de las cuentas por pagar es clave para que todo funcione sin problemas.
Si bien el concepto de automatización puede parecer que estás cediendo el control, es todo lo contrario. El uso de la automatización de cuentas por pagar le dará un mayor control financiero sobre su negocio de hospitalidad al proporcionarle varios beneficios valiosos.
1. Eliminar el error humano
Uno de los beneficios más obvios de cualquier tipo de sistema de automatización es que reduce el riesgo de error humano. Incluso con un equipo altamente capacitado y experimentado, el procesamiento manual a menudo resultará en errores.
Puede pensar que herramientas como las hojas de cálculo de Microsoft Excel ya están ayudando a su equipo a ser más eficiente y menos propenso a errores. Pero incluso con estos recursos tecnológicos, el error humano sigue siendo bastante común.
De hecho, una encuesta de 1000 trabajadores de oficina en el Reino Unido encontró que 98 por ciento había visto un error en Microsoft Excel que hacía que su empresa perdiera dinero. Otros estudios han determinado que 88 por ciento de tales hojas de cálculo contenían "errores significativos".
Nos guste o no, es muy fácil que la entrada de datos incorrectos desvíe sus cuentas por pagar. Un simple error tipográfico puede copiarse y pegarse hasta que se vuelve casi imposible encontrar dónde salió mal.
Con la automatización de cuentas por pagar, las facturas se digitalizan. No tiene que confiar en la entrada manual de datos, lo que garantiza que la información que se ha ingresado en su sistema sea precisa y refleje fielmente la factura que recibió. Los datos granulares de las facturas pueden incluso ayudarlo a crear informes analíticos basados en los detalles de la factura para ayudar a informar la toma de decisiones con respecto a futuros pedidos de proveedores.
2. Mayor transparencia
Una razón clave por la que la automatización de cuentas por pagar ayuda a eliminar el error humano es que introduce una mayor transparencia en todo el proceso. Debido a que todo se administra digitalmente, los datos son fácilmente accesibles para todos los que necesiten revisar los datos de pago y facturación. En lugar de perder tiempo ingresando datos, los miembros del equipo de finanzas pueden concentrar su energía en revisarlos.
Con una mayor parte de su personal capaz de ver la factura y los datos de pago, estarán mejor equipados para verificar la información e identificar cualquier posible error o anomalía que deba corregirse.
La automatización de cuentas por pagar le brinda una visión clara de cada paso del proceso. Obtiene una visibilidad completa del estado del pago. Puede verificar dos veces cuándo se envió un pago y cuánto dinero se envió. Puede ver adónde va su dinero e identificar potencialmente oportunidades de reducción de costos. Los sistemas automatizados pueden enviar alertas y verificaciones cuando se completan los pagos o cuando se necesita completar una firma digital.
La automatización de cuentas por pagar puede incluso aumentar la transparencia para sus proveedores. Simplemente brindándoles una opción para ver el estado de sus facturas, los proveedores pueden estar seguros de que su factura ha sido procesada y que el pago está en camino. Este nivel de transparencia puede aumentar la confianza y garantizar que los proveedores no tengan que acosar a su equipo para obtener actualizaciones sobre el estado de los pagos.
3. Aumentar la productividad
La automatización de las cuentas por pagar puede aumentar drásticamente la eficiencia y la productividad de todo su equipo. Cuando su equipo de finanzas no tiene que dedicar tiempo a la entrada manual de datos, puede concentrarse en tareas de nivel superior. Un trabajo lento, repetitivo y propenso a errores ahora se realiza en un instante con su software de cuentas por pagar.
Esto también puede mejorar la productividad de otros equipos dentro de su empresa que necesitan ayuda para presentar órdenes de compra. La automatización simplifica estos procesos para aquellos con menos experiencia en finanzas, por lo que el departamento de finanzas no tiene que dedicar tanto tiempo a guiar a otros a través de los conceptos básicos.
Una mayor productividad para su equipo administrativo les permitirá hacer más trabajo que contribuya directamente a sus resultados, en parte ayudándole a ahorrar dinero. Incluso el simple hecho de que la automatización garantizará que las facturas de los proveedores se paguen a tiempo puede generar importantes ahorros de costos.
Considere estos puntos de datos del Institute of Finance & Management's Desempeño AP de clase mundial 2021 informe: entre las empresas que procesan manualmente menos de 20,000 pagos por año, solo el 24 por ciento paga todas las facturas de órdenes de compra a tiempo. Para los pagos que no se basan en órdenes de compra, las cifras no son mucho mejores: solo el 26 por ciento paga a tiempo.
Muchos vendedores y proveedores agregan cargos por pagos atrasados y otros cargos cuando una factura no se paga a tiempo. El estudio encontró que el costo por factura para los pagos procesados manualmente fue de $15.97, mientras que las empresas que utilizaron la automatización de cuentas por pagar redujeron esa cantidad a $12.98. Los ahorros de $2.99 por factura dan como resultado ahorros de casi $30,000 por cada 10,000 facturas en procesos comerciales.
4. Administrar mejor las excepciones
Es posible que las situaciones de pago inusuales no ocurran todo el tiempo en las cuentas por pagar, pero ocurren con la suficiente frecuencia como para ser una causa potencial de pérdida financiera. Por ejemplo, un ejemplo común de una excepción es un pago duplicado, cuando un proveedor envía una segunda factura porque la primera factura no se pagó a tiempo. Es muy fácil que ambas facturas se paguen al proveedor, lo que significa que esencialmente paga el doble por un solo pedido.
Otras excepciones incluyen pagos prematuros, cuando se va a realizar un pago antes de que se haya entregado un producto o servicio. Finalmente, las excepciones de factura pueden ocurrir cuando la información de la factura no coincide con la orden de compra u otros documentos de respaldo. Esto podría implicar una discrepancia en la cantidad de artículos pedidos o una discrepancia en el precio cotizado anteriormente.
Estas excepciones requieren atención adicional más allá del procesamiento típico para la mayoría de las facturas. Sin embargo, con tantas facturas que deben pagarse, puede ser fácil que estos problemas pasen desapercibidos cuando las cuentas por pagar se realizan manualmente. Si bien algunas desviaciones pueden caer dentro de los "límites aceptables" previamente determinados, dejar que grandes excepciones se escapen puede convertirse en una fuente importante de pérdidas.
La automatización de cuentas por pagar deja a su equipo mejor equipado para identificar estas y otras excepciones con reglas de comparación personalizadas que comparan recibos y otra documentación. Esto permite marcar de forma rápida y precisa las excepciones que se encuentran fuera de los límites aceptables previamente establecidos. Su equipo puede evaluar rápidamente la discrepancia y hacer correcciones para que su empresa no pague de más.
5. Cheques y saldos
Los cheques y saldos son vitales para prevenir el fraude y otras pérdidas en las cuentas por pagar. Con una solución de automatización de cuentas por pagar, se vuelve mucho más fácil aumentar la seguridad de sus pagos y evitar pérdidas financieras.
Esto comienza con lo básico: verificar que efectivamente existe una obligación de pago. La automatización de cuentas por pagar lo ayuda a establecer un mayor control sobre las solicitudes de pago (lo que incluye garantizar que se otorguen las aprobaciones correspondientes) antes de que se envíe un pago. La segregación de funciones responsabiliza a todo el departamento, lo que garantiza que la obligación de aprobar los pagos no recaiga en una sola persona.
Cuando las acciones de cuentas por pagar deben ser vistas por varias personas (incluso mediante la obtención de firmas digitales), se reduce en gran medida el riesgo de que se produzca un fraude. Esto también crea un "rastro" digital para cada pago que agilizará el proceso de investigación si un pago se cuestiona después del hecho.
Con los informes en tiempo real, obtiene una mejor visión de otros problemas menos nefastos. Este sistema le permite identificar quién es responsable de varias etapas del proceso de aprobación, lo que lo ayuda a detectar demoras en el procesamiento de pagos.
Abordar estos problemas puede ayudar a garantizar que se paguen más facturas a tiempo. Incluso podría mejorar sus procesos hasta el punto en que pueda realizar pagos antes de su fecha de vencimiento, lo que le brinda la posibilidad de negociar descuentos por pago anticipado. Esto es mucho más eficiente que exigir a los empleados que examinen montones de papeles para confirmar y verificar las actividades de pago.
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