Hay más de 91.000 hoteles y moteles solo en los EE. UU. a partir de 2019, y más de la mitad son hoteles. En todo el mundo, hay más de 4 millones de habitaciones disponibles para reservar. La hospitalidad es una gran industria compuesta por varias subindustrias.
Cuando hablamos de la Industria de la hospitalidad, no solo estamos hablando de habitaciones de hotel, sino también de industrias de alimentos y bebidas, recreación, viajes, turismo y reuniones y eventos. Todo esto se suma a un colosal complejo de hospitalidad. Cada año, mueve cientos de miles de millones de dólares.
Con tanto dinero involucrado y tantas ubicaciones, negocios, empleados y partes móviles, el proceso de adquisición dentro de la industria hotelera es complicado, por decir lo menos.
Con muchas empresas hoteleras que tienen múltiples ubicaciones y oficinas administrativas, abundan los gastos deshonestos y los sistemas extraños de adquisición y archivo. En este artículo, analizaremos las adquisiciones y las adquisiciones electrónicas dentro de la industria, brindándole todo lo que necesita saber para un negocio optimizado y eficiente.
Adquisiciones vs. Compras
En primer lugar, ¿qué es esta “adquisición”? ¿Es una palabra elegante para comprar?
Resulta que no es solo un sinónimo. El aprovisionamiento es un proceso exclusivo de los entornos de producción, mientras que la compra es exclusiva de los entornos mayoristas. La adquisición implica todo el proceso de identificación de necesidades, intercambio de información, abastecimiento, licitación, subasta y pedido de productos.
El aprovisionamiento identifica y satisface las necesidades de forma proactiva, mientras que la compra es una satisfacción de la necesidad interna reaccionaria. Por último, las compras se centran en las relaciones a largo plazo con los proveedores, de quienes la empresa comprará grandes volúmenes y con frecuencia, mientras que las compras generalmente son solo una transacción única.
El personal de adquisiciones negocia contratos con proveedores para intercambios continuos de bienes y servicios a cambio de pago. Un hotel necesitará contratos para jabón y champú, papel higiénico y toallas, así como lavadoras, aspiradoras, limpiadores multiusos y mentas.
La empresa no pasará por todo el proceso de investigación y compra cada vez que necesite más Lysol, sino que se basará en los contratos y las relaciones que haya formado con un proveedor de Lysol.
B2B frente a B2C
La adquisición implica transacciones de empresa a empresa (B2B), así como de empresa a cliente (B2C). Las transacciones B2C son en lo que está involucrado cuando reserva un vuelo, una habitación de hotel o un masaje.
Como cliente, está realizando una compra solo para usted o su hogar, tal vez basándose en su propia investigación, pero también en anuncios, personas influyentes y recomendaciones de familiares o amigos. Está más preocupado por el producto o servicio que obtiene y no por la relación que tiene con la empresa a la que le compra.
En las transacciones B2B, las relaciones entre el negocio comprador y el negocio vendedor son clave. Las transacciones B2B generalmente son compras grandes con montos altos en dólares y ciclos de ventas más largos y complicados.
Si bien una compra B2C puede ser espontánea o compulsiva, las transacciones B2B son decisiones calculadas basadas en muchos factores, como objetivos a largo plazo y estrategias comerciales.
Los pasos de la adquisición
La adquisición es todo el proceso de obtención de bienes y servicios para una empresa. Tiene varios pasos, cada uno de los cuales necesita un cuidado y atención especial.
- Reconocimiento de necesidades. Este es el primer paso de la adquisición, donde la empresa comienza su investigación. ¿Qué necesita un hotel o casino para estar en funcionamiento? Estamos hablando de luces, sillas, ropa de cama, cortinas de baño, refrigeradores, fichas de póquer. ¿Cuanto? ¿Cuan rápido? ¿Qué tan bueno de un precio puede obtener?
- Solicitud de compra y revisión. La solicitud de compra es un documento formal y escrito para solicitar permiso para realizar el gasto. Incluye el producto que desea comprar, la cantidad y el precio, el departamento para el que es y cualquier otro dato clave. Los gerentes y los jefes de departamento luego revisarán la solicitud y verificarán que esté dentro del presupuesto establecido. Una vez que aprueban, la solicitud se convierte en una orden de compra (PO).
- Proceso de solicitud. Una vez que la orden de compra está disponible, es hora de un plan de adquisiciones y un proceso de solicitud. En pocas palabras, la solicitud es el proceso de solicitar ofertas de proveedores potenciales. Buscas los mejores insumos al mejor precio y confiabilidad.
- Evaluación y Negociación de Contratos. A continuación, el proceso de solicitud se cierra cuando el equipo de adquisiciones evalúa el mejor precio y ajuste en función del rendimiento, las referencias y las cotizaciones del proveedor. Cuando se elige el proveedor y se reconoce y acepta la orden de compra, se activa un contrato legalmente vinculante.
- Gestión de pedidos y emparejamiento de órdenes de compra. Los bienes o servicios serán entonces entregados dentro del plazo acordado. El comprador comparará lo recibido con la orden de compra, el recibo y la factura. Luego se envía la factura para su aprobación.
- Mantenimiento de registros. Si no hay disputas sobre la factura, la empresa contabiliza la transacción. Los registros se guardan para futuras referencias y posibles auditorías por parte del IRS.
¿Qué es la contratación electrónica?
Sabemos lo que es la contratación, entonces, ¿qué es todo esto sobre la contratación electrónica? contratación electrónica es el proceso de requisición, pedido y compra de bienes y servicios en línea.
A diferencia del comercio electrónico, que es una transacción B2C, eProcurement es un proceso B2B. Facilita interacciones como la evaluación y selección de proveedores, la gestión de contratos y la gestión de facturas. Y utiliza una interfaz web para hacerlo.
El objetivo de eProcurement, al igual que el de su hermano mayor bastante obsoleto, Procurement, es adquirir bienes y servicios al mejor precio y en el mejor horario.
Pero en lugar de requerir mano de obra (investigación pesada, tareas y tiempo), utiliza Internet y software para hacerlo. eProcurement se encarga de tareas laboriosas como intercambiar contratos de proveedores y completar cuestionarios de incorporación que, de otro modo, tendría que completar un empleado ocupado.
Soluciones de compras electrónicas
La adquisición manual es la forma más lenta, costosa y que consume mano de obra de hacer negocios. Si aún utiliza un sistema manual basado en papel, es probable que se enfrente a costos de procesamiento más altos, ciclos de adquisición prolongados y falta de visibilidad. Con el software de eProcurement, como el de BirchSistemas de calles, puede automatizar completamente su proceso de adquisición.
El software de eProcurement puede optimizar y ajustar todos los pasos de la contratación. Lo conectará con todos sus proveedores, grandes y pequeños, en una sola interfaz. Con todos sus proveedores en un solo lugar, será fácil comenzar la investigación para identificar sus necesidades.
La solicitud y revisión de la compra se realizará de forma digital, ahorrando papel y tiempo de entrega a otras oficinas o departamentos. La orden de compra aprobada estará entonces lista para ser cumplida por los proveedores licitadores. Todo esto será digitalizado y más fácil de seguir, comparar y delinear. Elegir el mejor proveedor al mejor precio nunca ha sido tan fácil.
Asimismo, la negociación y activación del contrato será en línea y fácil de recibir las firmas necesarias. Los contratos, como las solicitudes de compra y las órdenes de compra, se almacenarán de forma segura en la nube. Allí estarán ordenadas e intuitivamente organizadas, de fácil acceso y a salvo de inundaciones, incendios y fallas informáticas.
Con eProcurement, el software realizará toda la gestión de pedidos y el cotejo de órdenes de compra. Esto garantiza un proceso de revisión y coincidencia rápido y preciso. Su software detectará y marcará cualquier discrepancia.
La gestión de facturas es muy sencilla con el software eProcurement. Podrá recibir, revisar, pagar y archivar facturas en una sola interfaz. Si todavía está escribiendo cheques, este software le brindará el alivio que tanto necesita.
Los cheques son caros, tardan más en procesarse y son más susceptibles al fraude que los pagos ACH. Los pagos de la Cámara de Compensación Automatizada son rápidos, económicos y seguros. Servicios como BirchStreet Pay le permite pagar a los proveedores con solo hacer clic en un botón y ganar recompensas en efectivo mientras lo hace.
eProcurement Beneficios Transparencia de la información
Los beneficios de cambiar a eProcurement son considerables y numerosos. En el mundo actual, o estás automatizado o te quedas atrás. 81% de personas viajando quieren un mejor servicio de atención al cliente digital de sus hoteles.
Si cosas como las solicitudes de más toallas están siendo manejadas por sistemas automatizados en línea, entonces algo tan esencial como la adquisición no debe dejarse en manos de sistemas manuales lentos y propensos a errores. Y los beneficios no son para estornudar.
eProcurement crea transparencia en la información. A medida que se transfieren de una empresa a otra, los datos se hacen más visibles para ambas partes a través del software de contratación electrónica. Esta forma facilitada de ver sus datos puede ayudar a reconocer comportamientos de compra, reducir gastos deshonestos y aprovechar el poder adquisitivo.
eProcurement ayuda a los resultados de las empresas
eProcurement ayuda a las empresas a ahorrar dinero. Los sistemas manuales a menudo dan como resultado gastos que se pasan por alto, lo que les cuesta mucho dinero a las empresas y, a menudo, durante mucho tiempo. El software de eProcurement puede eliminar estos descuidos y errores, ahorrando a la empresa dinero que puede utilizarse para otras prácticas que impulsan el negocio, como la publicidad.
eProcurement ahorra tiempo y energía a los empleados
Los empleados se sienten valorados y satisfechos cuando realizan un trabajo que les exige ser creativos y aprender cosas nuevas. La entrada de datos y el análisis no caen bajo este paraguas. La contratación electrónica puede ahorrarles a los empleados el tiempo y el aburrimiento asociados con estas tareas monótonas.
eProcurement acorta los ciclos de contratación
Los procesos manuales toman tiempo. El tiempo que no necesariamente quiere dar y el tiempo que puede hacer que su relación con los proveedores sufra. Con procesos automatizados, podrá acortar los ciclos de proceso y aumentar la productividad, ahorrar costos y generar mayores ganancias.
eProcurement mejora la gestión de inventario
Las empresas necesitan tener una comprensión clara del estado de su inventario en todo momento. Los sistemas automatizados pueden realizar un seguimiento, en tiempo real, de lo que entra y sale de sus ubicaciones y almacenes. Tener esta mejor comprensión del inventario puede ayudar a su empresa a tomar decisiones mejor informadas.
No importa cuán grande o pequeña sea su empresa hotelera, se beneficiará al cambiar a eProcurement. Dé los primeros pasos hoy investigando qué servicio y software se ajustan mejor a las necesidades de su empresa, luego prepárese para mejorar la precisión, los cronogramas, los costos y las relaciones con los proveedores.