Uno de los aspectos más importantes de las empresas basadas en artículos es su inventario. Dado que el inventario es esencialmente su principal fuente de ingresos, estas empresas deben asegurarse de contar con procesos eficientes para realizar un seguimiento de cuánto inventario tienen, cuánto tienen que almacenar y cuánto necesitan reabastecerse.
Sin embargo, esto puede ser un desafío para algunas organizaciones, lo que hace que muchas mantengan un exceso de inventario. Ya sea accidental o intencional, los procesos de inventario desorganizados, las cadenas de suministro débiles y los errores humanos generalmente conducen a un exceso de inventario.
Si bien esto puede parecer una táctica de inventario de seguridad inofensiva, tener demasiado inventario puede restringir el flujo de efectivo de una empresa, desperdiciar costos valiosos y tener un gran impacto negativo en toda la operación.
Afortunadamente, la adopción de un software de gestión de inventario ayuda a las empresas a evitar el exceso de inventario y realizar un seguimiento preciso de los niveles de inventario, los pedidos, las ventas y las entregas.
¿Qué es el exceso de inventario?
Inevitablemente, es posible que un producto no se venda tan rápido como se esperaba. Algunos artículos permanecen en los estantes durante demasiado tiempo, generalmente debido a la falta de interés por parte de los consumidores. Estos productos eventualmente se convierten en acciones obsoletas que ya no tienen ningún valor comercial. Y dado que el negocio debe generar ingresos de alguna manera, las empresas se ven obligadas a eliminar las existencias obsoletas de los estantes.
Esto, en esencia, es una definición informal de exceso de inventario.
Por definición formal, el exceso de inventario es cuando un producto excede la demanda proyectada del consumidor, dejando muchos artículos restantes sin vender. Esto a menudo puede conducir a altos costos operativos e implicaciones financieras, poniendo a las empresas en riesgo de deudas pendientes y, eventualmente, en bancarrota.
Quizás el ejemplo más reciente y generalizado de exceso de inventario se vio durante el comienzo de COVID-19, en el que muchas tiendas se vieron obligadas a cerrar temporalmente, las fábricas se vieron obligadas a cerrar y las empresas y los consumidores experimentaron demoras prolongadas en los envíos.
Esto provocó problemas de exceso de inventario para muchas empresas; y como no podían generar suficientes ingresos para mantenerse, estas marcas se vieron obligadas a cerrar sus puertas de forma permanente. Si bien, en ocasiones, el exceso de inventario puede usarse como un amortiguador contra los desabastecimientos, muchas empresas hacen todo lo posible para evitar el exceso de inventario en sus almacenes.
¿Cómo ocurre el exceso de inventario?
Puede haber causas importantes para el exceso de inventario, pero la causa principal es una previsión deficiente de la demanda. En nuestra actual economía altamente competitiva, la previsión imprecisa de la demanda es prácticamente una garantía de eventual fracaso para una empresa. Y aunque muchas empresas hacen un esfuerzo adicional para asegurarse de obtener un pronóstico preciso de la demanda, este problema aún afecta a las organizaciones.
Los cálculos inexactos a menudo pueden conducir a llevar muy poco o, en el caso de un exceso de inventario, demasiado stock. Al realizar estos cálculos, las empresas deben tener en cuenta todos los factores actuales y potenciales que podrían afectar la demanda. Se consideraría un factor interno aquellos que influyen directamente en el interés de los consumidores por el producto, como por ejemplo, las tendencias estacionales cambiantes.
Los factores externos son más difíciles de predecir ya que afectan el interés de los consumidores en el producto. indirectamente. Volviendo a la pandemia, este sería un excelente ejemplo de un factor externo imprevisto.
Otra causa común del exceso de inventario son los procesos de gestión de inventario deficientes. Cualquier empresa exitosa debe contar con un proceso para gestionar eficazmente su inventario. La gestión de inventario significa ser responsable de diversas tareas relacionadas con las ventas, como realizar transacciones, hacer pedidos y comprar.
Sin embargo, cuando hay una falta de coordinación y organización dentro del equipo de administración de inventario, es probable que ocurra un exceso de inventario. Las cadenas de suministro débiles también son otra razón por la que ocurre un exceso de inventario, y es un problema que nuestra economía ha llegado a conocer muy bien recientemente.
En 2020 y 2021, cientos de empresas se vieron obligadas a reevaluar sus sistemas de gestión de la cadena de suministro en medio de una época de crisis. Desde procesos desorganizados hasta baja resiliencia a las limitaciones de los proveedores, las empresas se enfrentaron a docenas de fallas ocultas en su cadena de suministro.
Y aunque muchas organizaciones se vieron obligadas a encontrar soluciones a los problemas rápidamente, esas fallas ocultas ya habían puesto a muchas empresas en posiciones de exceso de inventario, un problema que es difícil de revertir.
Los riesgos del exceso de inventario
El exceso de inventario es un problema que se encuentra en todas las industrias y, si bien para algunas puede considerarse una ventaja, el nivel de riesgos es mucho más considerable. En la década de 1990, el exceso de inventario era un factor significativo en llevar a algunas de las empresas más grandes del país a la quiebra. Hoy en día, el mundo tiene una mayor conciencia sobre el problema del exceso de inventario, pero no todos se dan cuenta del riesgo que representa.
En primer lugar, el exceso de inventario puede tener un gran impacto negativo en la rentabilidad de una empresa. Dado que el propósito del inventario es comprarlo y revenderlo para obtener una ganancia, tener un exceso puede resultar en la depreciación de los bienes y la pérdida de ingresos.
Además, el exceso de inventario tiene un impacto físico, y no uno bueno. Con la creciente conciencia mundial sobre la sostenibilidad, los minoristas buscan estándares más éticos en el desarrollo, la compra, el embalaje y el envío de productos. Sin embargo, tener un exceso de existencias de bienes conduce a un desperdicio ambiental significativo, que solo alejar a los clientes e inversores.
En la industria alimentaria, el exceso de existencias de alimentos perecederos ha contribuido al desperdicio tanto financiero como ambiental. De acuerdo a Detenga el desperdicio de alimentos hoy, cada año se desperdician más de 30% de todos los alimentos producidos y 45% de tubérculos, frutas y hortalizas. En términos financieros, Estados Unidos gasta más de $160 mil millones en alimentos desperdiciados, con la familia estadounidense promedio de cuatro desperdiciando $1,500 en alimentos anualmente.
Del mismo modo, esta plaga de exceso de inventario se detecta en las industrias de la belleza y la moda, y ambas tienen una tendencia creciente de inventario sin vender y productos desperdiciados.
Desafortunadamente, esto es solo la punta del iceberg cuando se trata de los riesgos del exceso de inventario. El desperdicio financiero y de materiales son las principales desventajas, pero las empresas también deben ser conscientes de los problemas de almacenamiento, la disminución de la flexibilidad de la empresa, la inmovilización del capital de trabajo necesario, el aumento de los costos de mantenimiento y otros riesgos que amenazan la supervivencia de cualquier negocio.
Software de gestión de inventario: ¿cómo funciona?
Hay medidas que las empresas pueden tomar para no reducir las posibilidades de un exceso de inventario, y comienza con el establecimiento de un software de gestión de inventario. Software de gestión de inventario es una herramienta de automatización que preprograma aspectos de seguimiento de inventario y gestión de almacenes.
En lugar de administrar todas las tareas a mano, el software de administración agiliza las tareas y brinda una mayor visibilidad de lo que sucede con su inventario, incluidas las posibilidades de exceso de inventario.
Dado que la mayoría de los sistemas de gestión de inventario están basados en la nube, las empresas no están obligadas a mantener servidores o personal de TI, lo que la convierte en una solución más rentable para realizar un seguimiento del inventario, actualizar los datos contables y gestionar la reordenación. Esto permite que la empresa reciba actualizaciones en tiempo real y tome decisiones de gestión mejores y más precisas.
Algunas empresas más grandes optan por agregar lectores de códigos de barras o dispositivos de seguimiento a su software de gestión de inventario, lo que facilita el proceso de seguimiento de grandes cantidades de existencias.
Beneficios de usar un software de gestión de inventario
El uso de un sistema de gestión de inventario ofrece varios beneficios para una empresa, pero los beneficios exactos dependerán del tamaño y el tipo de empresa que dirija. Por ejemplo, las empresas más grandes que operan en la industria alimentaria probablemente tengan una cantidad más significativa de artículos perecederos que podrían tener impactos financieros y ambientales. Afortunadamente, el uso de software de gestión de inventario reduce los costos y reduce el potencial de desperdicio de bienes.
Cuando se trata de exceso de inventario, el software de gestión de inventario puede ayudar a las empresas a reducir los costos del exceso de inventario al ofrecer una predicción más precisa de la cantidad que necesita de cada producto. Se sabe que las operaciones manuales se ralentizan y provocan contratiempos en la gestión de inventario, pero el uso de un software de automatización puede evitar errores humanos y proporcionar una previsión precisa de la demanda para que no tenga que preocuparse por tener demasiado stock.
Además, el uso de software de gestión de inventario permite a los equipos planificar. Simplificar el proceso de gestión de inventario se trata de obtener una visibilidad de extremo a extremo en el sistema de la cadena de suministro. El uso de su software de gestión para ejecutar análisis en tiempo real de su inventario puede ayudar a su empresa a tomar mejores decisiones en el futuro.
Y hablando de planificación, puede reducir los costos de almacenamiento pero obtener predicciones y datos de inventario precisos. El exceso de inventario aumenta los costos de almacenamiento y personal. Pero mediante el uso de software de gestión de inventario, las empresas pueden mantener una cantidad óptima de inventario sin desperdiciar espacio de almacenamiento.
Esta reducción de costos significa que este dinero se puede utilizar para otros aspectos importantes del negocio, ya sea contratar nuevos empleados o mejorar el desarrollo de productos.
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El exceso de inventario es un problema al que se enfrentan muchas empresas, pero existen soluciones que puede utilizar para evitarlo. La gestión eficaz del exceso de inventario depende de contar con un software de gestión de inventario fiable y con capacidad de respuesta. La adopción de este software puede ayudarlo a recibir pronósticos de demanda y predicciones de inventario en tiempo real, así como costos más bajos e impactos ambientales negativos.
Gestión de inventario de BirchStreet con de AccuBar El software ofrece recuentos de inventario precisos en cualquier ubicación de almacén, para que pueda realizar un seguimiento del inventario perpetuo. Mediante el uso de datos y análisis de alta tecnología, las empresas pueden lograr una mayor eficiencia, flujos de trabajo optimizados y rentabilidad a largo plazo.