Aunque a veces es doloroso, la elaboración de presupuestos es uno de los aspectos más importantes de la gestión financiera en el mundo empresarial. Con un presupuesto de compras, su organización puede usar un esquema, que indica lo que puede pagar y lo que no puede pagar, para desarrollar una estrategia de compras más precisa y eficiente.
En años anteriores, la función de adquisiciones no estaba asociada con el proceso de elaboración de presupuestos. Ahora, a medida que el mundo de los negocios continúa cambiando, los profesionales de compras se involucran más en el desarrollo del presupuesto.
Pero el aprovisionamiento se centra en algo más que comprar. Hay varias funciones en juego, que incluyen logística, marketing, TI, abastecimiento estratégico y tareas de envío y recepción. Sin un esquema detallado del presupuesto de adquisiciones, estas funciones se vuelven inconsistentes y las finanzas de su empresa pueden sufrir una recesión rápida, lo que hace que sea aún más importante garantizar que su presupuesto de adquisiciones y pagos esté equilibrado.
Estos son algunos elementos clave a tener en cuenta al planificar y administrar su estrategia de presupuesto de adquisiciones.
Determine los bienes y servicios que necesita
En cada proceso de adquisición, su organización debe adquirir lo necesario para operar el negocio. Para iniciar su estrategia presupuestaria de compra a pago, haga una lista de todos los bienes y servicios que su empresa requiere para operar con éxito.
Por ejemplo, si organiza eventos corporativos, asegúrese de obtener programas impresos, etiquetas de identificación y otros suministros. De la misma manera, deberá crear una lista de todos los asistentes esperados.
Una vez que haya determinado la qué, tendrás que preparar el cómo-cuantos programas imprimir ¿Tienen que ser dimensiones específicas? ¿Deberían llegar en una fecha determinada? ¿Cuánto costarán? Y así…
Evalúe las opciones de su proveedor
A continuación, debe buscar proveedores potenciales.
Aunque es posible que ya tenga una lista confiable de proveedores, siempre ayuda reevaluar sus opciones para asegurarse de obtener el mejor precio por los productos de la más alta calidad.
Quizás esta sea su primera oportunidad de encontrar nuevos proveedores. Si es así, deberá tener en cuenta cosas como el precio, el servicio al cliente, la reputación y el tiempo de respuesta. Si bien esto puede demandar un tiempo de investigación considerable, vale la pena encontrar el proveedor de mayor calidad que se alinee con su estrategia de presupuesto de adquisiciones.
Una lista útil a seguir es Las 10 C de la evaluación de proveedores de Carter, que califica a los proveedores en una escala del 1 al 5 según cada área descrita. Luego, puede determinar mejor las necesidades de su organización, comprender cómo sus proveedores pueden satisfacerlas y elegir el adecuado para su negocio.
Utilice la tecnología para una mejor toma de decisiones
Al optimizar la estrategia de presupuesto de compras, es crucial asegurarse de que todos estén en la misma página. Con tanto que considerar, la planificación y la aplicación adecuadas de los departamentos de adquisiciones y finanzas son cruciales para garantizar que su empresa cumpla con los objetivos necesarios.
Afortunadamente, el uso de la tecnología puede garantizar que todos se mantengan informados y actualizados con cualquier ajuste presupuestario. El mejor lugar para comenzar es encontrar una plataforma que ofrezca herramientas completas para digitalizar su proceso de compras y aumentar la visibilidad de su control presupuestario. Esto le permite a su equipo realizar un seguimiento de los datos clave de gastos y manténgase al tanto de cualquier cambio en el presupuesto.
Esto no solo garantizará que los pedidos costosos no se completen sin la aprobación de la gerencia, sino que agrega una capa de protección al proceso de compra. Por lo tanto, no importa cuán complejos sean sus planes presupuestarios, sus departamentos de adquisiciones y finanzas pueden estar tranquilos.
Cumplir con su presupuesto
Establecer un presupuesto de adquisiciones puede ser un desafío y llevar mucho tiempo. Especialmente a medida que crece su negocio, también lo hace el papel de la planificación presupuestaria. Con más empleados y departamentos en la mezcla, la demanda de costos más altos es inevitable; por lo tanto, se vuelve aún más importante crear un presupuesto en tiempo real para los costos operativos necesarios en toda su organización.
A medida que desarrolle su sistema de presupuestación de adquisición hoy, considere los bienes y servicios que su empresa requiere, tómese el tiempo para examinar las opciones de sus proveedores y utilice cualquier solución tecnológica que asegure las mejores prácticas y agilice el proceso de presupuestación.