Cuando se trata de mantener un restaurante rentable, pocas cosas son más importantes que la gestión de recetas. Su sistema de administración de recetas le permite controlar los costos de alimentos y bebidas, al mismo tiempo que le permite mantener niveles de inventario adecuados.
La administración de recetas también ayuda a su personal a brindar experiencias gastronómicas consistentes a sus clientes al garantizar que el tamaño de las porciones y el uso de ingredientes sean consistentes con cada porción.
Con un proceso de administración de recetas consistente y efectivo, puede mejorar la rentabilidad y brindar la experiencia de calidad que los comensales buscan en cada visita.
Por supuesto, implementar con éxito un proceso de administración de recetas a veces es más fácil decirlo que hacerlo. Al centrarse en las mejores prácticas clave, puede optimizar las operaciones, incluso cuando administra varias ubicaciones de restaurantes.
1. Utilice el software de gestión de recetas
Uno de los mayores inconvenientes de implementar un sistema de gestión de recetas surge cuando se trata de hacerlo manualmente. Un enfoque manual para la gestión de recetas puede llevar bastante tiempo. Requiere enumerar todos los ingredientes utilizados para una receta, calcular la cantidad y los precios, y tener en cuenta otros costos, como mano de obra y desperdicio.
Para lograr esto, debe ingresar manualmente los datos de las facturas en papel, que pueden perderse o destruirse fácilmente. En tiempos de inflación, los precios asociados con ingredientes específicos pueden cambiar rápidamente, incluso de un día para otro.
No hace falta decir que calcular los costos de las recetas puede ser un proceso complicado (y propenso a errores). Afortunadamente, esto se resuelve fácilmente mediante el uso de un software de gestión de recetas. Con herramientas que facilitan la recepción y procesamiento de facturas de proveedores, se puede automatizar el cálculo de costos de ingredientes. Puede evaluar rápidamente los costos de los ingredientes e incluso comparar proveedores para tomar decisiones de compra más rentables.
Con datos precisos, puede tener confianza al elegir proveedores o ajustar recetas según sea necesario para mejorar el resultado final. La capacidad de realizar estos cambios rápidamente lo ayudará a adaptarse a un mercado en constante cambio.
2. Distribuir Recetas Digitalmente
Otro tema clave que surge en la gestión de recetas es garantizar que todos los empleados tengan fácil acceso a sus recetas estandarizadas. Una vez más, esta es un área en la que confiar en la distribución manual puede generar inconsistencias y errores. Es muy fácil perder una tarjeta de receta escrita a mano.
Con la distribución digital, por otro lado, puede crear consistencia en múltiples ubicaciones asegurándose de que todas las recetas estén fácilmente disponibles con un solo toque o clic. Un tablero central facilita que los cocineros busquen la receta que necesitan.
Otro aspecto valioso de la distribución digital es que es mucho más fácil implementar modificaciones de recetas según sea necesario. Ya sea el resultado de los comentarios de los clientes, el cambio de proveedores o las preocupaciones de la cadena de suministro estacional, la actualización de recetas en un tablero central garantizará que el cambio esté disponible de inmediato para cada instalación.
Esto garantiza que cada ubicación implemente las actualizaciones necesarias de inmediato, lo que lo ayuda a mantener una experiencia de cliente uniforme. La consistencia de la receta también reducirá el desperdicio y reducirá los costos operativos. Incluso algo tan simple como asegurarse de que cada plato tenga el mismo tamaño de porción puede ayudar a reducir los gastos de inventario y mejorar los márgenes operativos.
3. Plan para excepciones
Apenas 30 por ciento de los estadounidenses evitan el gluten en su dieta. Diez porciento de los adultos estadounidenses son veganos o vegetarianos. Y, por supuesto, millones experimentan alergias alimentarias. No hace falta decir que existe una buena posibilidad de que su restaurante reciba periódicamente solicitudes para usar ingredientes sustitutos en una receta.
Para acomodar mejor a sus clientes, un número cada vez mayor de restaurantes han descubierto que aceptar estas solicitudes es una necesidad, pero si no tiene cuidado, puede interrumpir sus prácticas de administración de recetas.
Esta no es la única forma en que los ingredientes de reemplazo podrían convertirse en una preocupación. Las interrupciones en la cadena de suministro a veces pueden requerir que use ingredientes de reemplazo para una receta, o que haga un pedido especial con un proveedor diferente a los que usa habitualmente.
Los procesos sólidos de gestión de recetas deben tener en cuenta el manejo de estas excepciones. Esto podría incluir agregar instrucciones específicas sobre cómo acomodar una solicitud dietética (como sin gluten), así como garantizar que cada instalación tenga un inventario apropiado de ingredientes no estándar según sea necesario.
En todas las situaciones, los ingredientes de reemplazo deben manejarse con cuidado, particularmente en lo que respecta a los alérgenos y otras normas de seguridad. Los proveedores alternativos deben ser examinados para garantizar que cumplan con el nivel de calidad que esperan sus clientes.
4. Capacitar al personal sobre los estándares de gestión de recetas
Tan básico como puede parecer, la capacitación integral para su personal es imprescindible si desea implementar con éxito un sistema de gestión de recetas. Esta capacitación siempre debe brindarse a los nuevos empleados, pero incluso los miembros del personal que han estado en su organización durante mucho tiempo pueden beneficiarse de las revisiones periódicas de sus estándares. No hace falta decir que, al introducir un nuevo sistema de gestión de recetas, se debe proporcionar una formación integral a todo el personal.
La capacitación debe centrarse tanto en el “qué” como en el “por qué”. El “qué” podría incluir los pasos básicos que serán necesarios para seguir el proceso de administración de recetas, como saber dónde acceder a sus recetas estandarizadas o cómo procesar las excepciones.
El "por qué" les ayuda a comprender el razonamiento detrás de las soluciones que utiliza. Ayúdelos a comprender que estos sistemas existen para ayudarlos a rendir al máximo.
Es probable que dicha capacitación se necesite con más frecuencia de lo que cabría esperar. Golpe de tasas de abandono de restaurantes 6,9 por ciento a principios de 2022, lo que significa que por cada 100 empleados que tiene un restaurante, siete renunciarían en un mes determinado. En el transcurso de un solo año, esto significa que un restaurante puede experimentar tasas de rotación superiores al 70 por ciento.
Muchos de estos empleados hacen la transición de un restaurante a otro, lo que significa que pueden estar acostumbrados a la forma de hacer las cosas de otra instalación. La capacitación constante hace que todos cumplan con las prácticas estandarizadas de su organización.
5. Estandarizar los utensilios de cocina
Otro consejo de gestión de recetas que es engañosamente simple, pero que podría ser de gran ayuda para garantizar su eficacia: estandarice los utensilios que se utilizan para cada receta.
Por ejemplo, supongamos que su restaurante sirve sopa como aperitivo. La receta puede dictar que los tazones se deben llenar con una sola cucharada del cucharón, pero ¿qué pasa si un chef agarra el cucharón del tamaño incorrecto?
Podrían terminar sirviendo demasiada sopa a sus clientes, en cuyo caso, su restaurante sufriría pérdidas al procesar los ingredientes más rápido. O, si tienen un cucharón demasiado pequeño, sus clientes podrían sentirse insatisfechos cuando reconozcan que no están recibiendo tanta sopa como deberían.
Debido a esto, su proceso de gestión de recetas también debe tener en cuenta los utensilios de cocina que se utilizan para cada receta. Incluso algo tan simple como numerar cucharones de diferentes tamaños puede ayudar a garantizar que se sirvan las porciones adecuadas a cada cliente.
Se puede preparar una receta con exactitud, pero si el tamaño de las porciones no es el adecuado, los beneficios del proceso de gestión de recetas se ven completamente socavados. Usted no quiere que los clientes se molesten porque el tamaño de sus porciones cambió de una semana a otra.
6. Rutinariamente revise dos veces las recetas
Un sistema de administración de recetas que agilice el procesamiento de facturas y la creación de recetas es invaluable, pero solo si lo usa para evaluar regularmente recetas y proveedores.
Primero, es aconsejable verificar dos veces toda la información en su sistema de administración de recetas para garantizar su precisión. Asegúrese de que las cantidades de los ingredientes y las instrucciones de la receta sean precisas, ya que incluso una falta de ortografía podría contribuir al desperdicio o a un plato poco deseable. Es demasiado fácil poner accidentalmente una "T" mayúscula para cucharada cuando quiere escribir una "t" minúscula para cucharadita.
Además de verificar dos veces la precisión de las recetas en sí, debe usar su sistema electrónico de administración de recetas para verificar dos veces los precios y los envíos de los proveedores. Un proveedor que implementó un aumento significativo de precios puede reducir rápidamente sus márgenes operativos, especialmente si los usa para un ingrediente de gran volumen.
Evaluar regularmente el costo por plato puede ayudarlo a identificar platos que ya no producen ganancias. En tales circunstancias, es posible que deba aumentar el precio del plato o cambiar a un proveedor diferente que ofrezca precios más bajos. Sin embargo, no obtendrá estos conocimientos cruciales si no comprueba de forma rutinaria los datos que se ponen a su disposición a través de su sistema de seguimiento electrónico.
Use BirchStreet Systems para una mejor gestión de recetas
La gestión eficaz de las recetas depende de varios factores, en particular de asegurarse de que su personal comprenda el qué y el por qué de los estándares de sus recetas, y que tenga las herramientas que necesita para seguirlos.
Con BirchStreet Systems' Solución de gestión de recetas, le da a su equipo un gran paso adelante al ayudar a crear consistencia en cada cocina de la que su organización es responsable. Con funciones como la recepción de facturas de proveedores, procesos sistemáticos para controles de calidad, manejo de excepciones y más, tiene todo lo que necesita para controlar los componentes y costos de las recetas.
Nuestro sistema preciso de visibilidad del costo de los alimentos ayuda a las organizaciones a lograr hasta un cinco por ciento de ahorro en los costos de los alimentos, al mismo tiempo que obtiene una visibilidad completa de todo el proceso de recetas. Puede obtener ingredientes por proveedores, crear menús por receta e incluso crear recetas por ingrediente para desarrollar menús rentables (y agradables) que atraigan a los clientes y reduzcan los costos operativos.
Con una sólida gestión de recetas, su organización estará bien posicionada para el éxito a largo plazo.