Ha oído hablar de la subcontratación de cuentas por pagar y siente curiosidad por saber qué implica; las cuentas por pagar y otros tipos de contabilidad son vitales para su negocio, pero también consumen mucho tiempo.
Las cosas serían mucho más fáciles si estas tareas se quitaran de su plato, pero ¿cómo funciona? ¿Se puede confiar? ¿Será caro? Dado que las cuentas por pagar son una parte tan importante de cualquier negocio, surgen rumores y mitos. Aquí abordaremos estos mitos y los resolveremos con los hechos para que pueda decidir qué es lo mejor para su negocio.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Definamos de qué estamos hablando, cuentas por pagar es el término utilizado para describir lo que resulta de comprar bienes o servicios a proveedores a crédito. Las cuentas por pagar también se conocen a veces como cuentas por pagar comerciales. Se muestra como un pasivo en el balance de una empresa.
Un departamento de cuentas por pagar revisa las transacciones entre la empresa y sus proveedores para asegurarse de que se aprueben, procesen y paguen. El procesamiento incluye ingresar información relevante en el sistema de contabilidad de la empresa.
¿Qué es la subcontratación de cuentas por pagar?
La subcontratación de cuentas por pagar es el proceso de contratar a un tercero para contabilizar y procesar electrónicamente facturas, pagos y cuentas por pagar entre su empresa y sus vendedores y proveedores.
En lugar de tener un contador interno al que debe proporcionar horas y beneficios completos, puede contratar a alguien externo para que realice los procesos financieros y el mantenimiento de registros por usted. Hay muchos mitos que circulan en torno a la subcontratación de cuentas por pagar, pero siga leyendo y descubrirá que los beneficios superan con creces los riesgos.
Mito #1: La subcontratación de cuentas por pagar no es segura
Subcontratar su departamento financiero significa entregar datos confidenciales a un tercero. Estaría subcontratando cuentas por pagar, nómina, presentación y administración de impuestos, informes financieros, facturas de proveedores y pagos. Junto con eso viene su información de pago y otros datos financieros confidenciales.
Naturalmente, abundan los rumores de que este es un escenario propicio para el fraude y la estafa. Quizás el tercero cree facturas falsas que se vinculen de alguna manera a sus propias cuentas y le cobren a usted sin que usted lo sepa. Quizá vendan su información. Hay mucho por lo que estar nervioso.
La verdad: La subcontratación de cuentas por pagar en realidad puede ayudar a reducir el fraude. Muchos contadores subcontratados están capacitados para detectar fraudes y situaciones potencialmente peligrosas. Un buen contador sabe cómo detectar si algo ha sido manipulado o falsificado. En lugar de actuar como los estafadores, los contadores pueden ser su primera línea de defensa para detectar y evitar a aquellos que desean estafarlo para quitarle el dinero que tanto le costó ganar.
Además, estos contadores subcontratados tienen la capacitación para ayudarlo a cumplir con las reglas regulatorias globales para que pueda estar seguro de operar legalmente, pero sin la capacitación costosa y que requiere mucho tiempo para aprender esas regulaciones.
Mito #2: La subcontratación es costosa
Especialmente para las pequeñas y medianas empresas y las nuevas empresas, no hay mucho margen de maniobra financiero. ¿Su empresa realmente puede permitirse contratar a otra persona para que se ocupe de sus cuentas por pagar y su nómina? Seguramente estos contadores altamente capacitados tienen un costo considerable. Sería más conveniente financieramente hacerlo todo usted mismo.
La verdad: La subcontratación de su departamento de cuentas por pagar en realidad puede ahorrarle mucho dinero, mientras que contratar a alguien interno para que se ocupe de sus finanzas incluye costosos permisos pagados, seguros e impuestos sobre la nómina. Contratar a un tercero se salta todos esos gastos.
Con un tercero, puede pagar por hora y solo cuando necesite que se haga el trabajo. No necesita contratar a un miembro del personal a tiempo completo, simplemente puede subcontratar el trabajo financiero a una tarifa por hora. De esta manera, si no hay mucho trabajo por hacer, o el trabajo se hace rápidamente, no necesita gastar dinero pagando a alguien por 40 horas a la semana.
Mito #3: La subcontratación es solo para grandes empresas
Cuando escuche el término "subcontratación", puede pensar en grandes empresas de tecnología que contratan brigadas de trabajadores de soporte técnico en el extranjero, construyen grandes edificios para albergar sus oficinas y agregan potencialmente cientos de personas a la nómina de la empresa.
O puede pensar en conglomerados de fabricación que envían componentes y productos terminados a todo el mundo. Solo las grandes empresas tienen el capital inicial para establecer contratos con terceros. Puede leer titulares como “¡Nuestro cliente ahorró $14,000,000 Outsourcing a la India!” y te quedas preguntándote cuánto dinero están moviendo realmente...
Mi negocio aún no está en esa escala, ¡no tiene por qué ser así!
La verdad: la subcontratación es para cualquier empresa, grande, pequeña o recién iniciada. Si una gran empresa puede ahorrar dinero subcontratando a un tercero, usted también puede hacerlo. El modelo financiero básico sigue ahí.
¿Por qué pagarle a un empleado de tiempo completo cuando podría pagarle a un tercero experto por hora, de modo que solo pague cuando necesite que se haga el trabajo? Y no se preocupe por los beneficios de los empleados, las ventajas, el seguro y el tiempo libre pagado. No tiene que estar moviendo millones de dólares para poder ahorrar una cantidad significativa de dinero mediante la subcontratación.
Mito #4: La subcontratación llevará más tiempo
Eres un operador comercial ocupado. Tiene proveedores con los que mantener relaciones, clientes a los que complacer, empleados a los que cuidar, tareas diarias que completar. Especialmente dentro de la industria hotelera, sus ciclos comerciales no pueden ser largos.
Los clientes necesitan habitaciones de hotel esta noche, buscan comer en este momento, están haciendo fila en el casino o en el parque de diversiones mientras hablamos. Debe asegurarse de que todos sus sistemas financieros y de adquisiciones sean limpios, eficientes y puntuales.
Esto puede llevarlo a considerar mantener sus cuentas por pagar y otras finanzas internamente para que pueda vigilar de cerca el proceso. ¿Quién sabe cuánto tardaría un tercero y quién los supervisa? Seguramente no tiene tiempo para enviar el trabajo a otra oficina, hacerlo allí y enviarlo de manera eficiente. Ahí es donde te puedes equivocar.
La verdad: La subcontratación de cuentas por pagar y otras tareas y departamentos financieros no le cuesta tiempo. De hecho, puede garantizar que las tareas se completen de manera oportuna. La contabilidad interna es tediosa y requiere mucho tiempo.
Es especialmente complicado si es una pequeña empresa o no tiene un departamento de contabilidad o un empleado designado. ¿Cómo se puede garantizar que las cuentas por pagar y otras tareas se ajusten a su apretada agenda? Es por eso que un tercero es una buena idea.
Todo el trabajo del tercero es cuidar de sus cuentas por pagar y otras tareas financieras. No están ocupados trabajando en la creación de equipos, la gestión diaria, los planes comerciales y las actualizaciones, la programación y los acuerdos con proveedores y vendedores. Todo su trabajo es completar el tipo de tareas que usted les está subcontratando.
Estos expertos son eficientes y menos propensos a cometer errores que un empleado capacitado para una amplia variedad de tareas y responsabilidades. Están al día con las leyes de cumplimiento y muy familiarizados con las normas financieras.
Los archivos se pueden compartir con ellos al instante a través de archivos en línea que se pueden compartir o por correo electrónico. Pueden completar las tareas por usted mientras trabaja en otros aspectos importantes del funcionamiento de su empresa.
Mito #5: Puedo llevar la contabilidad mejor yo mismo
Es muy tentador querer manejar todo usted mismo. Este negocio significa mucho para usted, y desea mantenerlo bajo control y supervisar todo lo que pueda. Eres una persona responsable y meticulosa, y quizás incluso tengas experiencia en contabilidad. Seguramente usted es el indicado para el trabajo.
La verdad: Desafortunadamente, eso no es posible. Supervisar y completar cada tarea en cada aspecto de un negocio es demasiado trabajo y capacidad intelectual para una persona o un par de socios.
Con todo lo que tiene en el plato, es posible que tenga dificultades para mantenerse al día con las leyes de cumplimiento y las normas financieras más recientes. Y dado que está completando tantas responsabilidades diversas, es más probable que cometa errores con la contabilidad.
Los profesionales externos establecidos pueden concentrarse en el trabajo en cuestión y completarlo de manera oportuna y precisa. Es más probable que tengan tiempo para el trabajo y menos probable que cometan errores. Realmente será mejor que confíes estas tareas a alguien además de ti.
Mito #6: Es difícil encontrar un socio de cuentas por pagar
Quizás esté convencido de que externalizar sus cuentas por pagar es una decisión inteligente para su negocio. Pero, ¿por dónde empezar a buscar un socio al que subcontratar? ¿Cómo puede encontrar un socio en el que confíe y que satisfaga todas sus necesidades especializadas?
La Verdad: Por suerte, hay empresas como BirchSistemas de calles. BirchStreet Systems es una empresa confiable en la que confían las principales marcas hoteleras que brinda ayuda integral con todas sus necesidades de adquisición, incluida la contabilidad. Sus Departamento financiero incluye servicios como BirchStreet Pay que le permite realizar todos sus pagos desde una interfaz sencilla, segura y automatizada.
Su departamento financiero también proporciona informes detallados sobre las finanzas de su negocio, compilando información de fácil acceso que puede ayudarlo a monitorear y ajustar sus modelos comerciales y de adquisiciones según sea necesario. Estos informes automatizados también evitan que alguien en su empresa tenga que buscar, compilar y presentar la información por sí mismo.
Ahora que hemos eliminado algunos mitos comunes sobre la subcontratación de cuentas por pagar, esperamos que se sienta más seguro al tomar la decisión correcta para su negocio.
Recuerde, subcontratar sus finanzas y contabilidad puede ahorrar tiempo, dinero y recursos de los empleados, y es menos propenso a cometer errores que intentar hacerlo todo internamente. Deje que un socio externo haga su trabajo mucho más fácil.