Cuando la mayoría de la gente escucha el término “la gestión del inventario”, es probable que piensen en almacenes que envían productos a los consumidores o instalaciones de fabricación que necesitan realizar un seguimiento de las diferentes piezas y equipos utilizados en su trabajo. Pero la gestión de inventario también es aplicable en la industria hotelera.
Esto es especialmente cierto en el caso de hoteles, restaurantes, bares, casinos y otras instalaciones que ofrecen comidas y bebidas a sus clientes. La gestión de inventario ya puede ser un desafío cuando se trata de uniformes y otros suministros; puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza cuando se trata de alimentos perecederos.
Al asociarse con un socio de administración de inventario de calidad, puede tener una mayor confianza en su capacidad para administrar estos artículos necesarios de una manera que reduzca el desperdicio y mantenga contentos a sus clientes.
1. Falta de visibilidad de precios
Los alimentos han sido una de las principales áreas afectadas por la inflación, con informes recientes que revelan una 8.8 por ciento aumento año tras año en los precios de 2021 a 2022. Los problemas de la cadena de suministro, el aumento de los gastos laborales, las interrupciones de la cosecha y otros factores están aumentando los costos de una variedad de alimentos y bebidas básicos que se utilizan para cocinar en casa y en negocios de hostelería.
Las prácticas de gestión de inventario que solo se enfocan en la cantidad de artículos necesarios pueden no dar cuenta adecuadamente de los aumentos de precios en la carne, la leche, las frutas y verduras frescas y otros alimentos básicos. Sin el conocimiento de cómo sus proveedores aumentan los precios, fácilmente podría comenzar a ver una reducción significativa en las ganancias.
La visibilidad de precios requiere identificar si los proveedores cambian cuánto cobran por varios artículos y evaluar sus opciones. ¿Encuentras otro proveedor o aumentas lo que cobras a tus propios clientes? Al evaluar las tendencias de precios en su sistema de administración de inventario, puede contabilizar de manera proactiva este aumento de gastos comunes.
2. Desperdicio de inventario
El desperdicio de inventario es uno de los mayores dolores de cabeza a los que se enfrenta cualquier negocio de hostelería. Por ejemplo, se estima que entre cuatro y 10 por ciento de las compras de alimentos en restaurantes se desperdician antes de que lleguen a un cliente, y eso ni siquiera tiene en cuenta los alimentos que un cliente no come después de que se los sirven.
Una de las razones más comunes por las que este alimento se desperdicia es que no se utiliza antes de su fecha de caducidad. Una mala planificación del inventario podría hacer que los alimentos perecederos no se utilicen durante días o incluso semanas, y cuando se necesiten, ya no podrán servirse.
Si bien algunos desperdicios son inevitables debido a clientes impredecibles o errores de los preparadores de alimentos, un socio de gestión de inventario de calidad puede ayudar a reducir los desperdicios al optimizar la reposición del inventario. Al tener en cuenta la vida útil de los artículos y solo hacer pedidos según sea necesario, el desperdicio se puede reducir significativamente.
3. Inventario no utilizado
El deterioro de los alimentos no es la única forma en que el inventario puede desperdiciarse. Con demasiada frecuencia, las empresas de hostelería gastan dinero en artículos que en realidad no utilizan. Los menús cambian con el tiempo y, como resultado, también cambian los ingredientes que su establecimiento necesita para preparar los platos.
Sin evaluaciones periódicas de los pedidos de requisición, un restaurante podría continuar fácilmente pidiendo artículos que ya no se usan, porque los platos para los que se necesitaban originalmente se han descontinuado. Estos elementos innecesarios no solo se suman al costo total de cada solicitud. También ocupan un espacio valioso en su almacén.
Un sistema de gestión de inventario de calidad le permitirá realizar un seguimiento de los niveles de inventario a lo largo del tiempo con recuentos históricos. Los ingredientes que se transfieren con frecuencia deben evaluarse más a fondo para determinar por qué todavía se piden y si todavía se usan. Los artículos que ya no se usan para recetas deben eliminarse por completo de las órdenes de requisición. Reducir las cantidades de los pedidos y monitorear de cerca el uso de artículos que se usan con poca frecuencia puede reducir aún más el desperdicio.
Las solicitudes automatizadas también pueden garantizar que no siga solicitando inventario que no se usa con frecuencia. Cuando los artículos solo se reponen cuando alcanzan un nivel establecido, los nuevos pedidos solo se enviarán a medida que se agoten las existencias.
4. Falta de información sobre los patrones de los clientes
Cuando entiendes a tus invitados comportamientos de compra, puede asignar inventario en consecuencia. Por ejemplo, durante el torneo March Madness de la NCAA, algunos restaurantes pueden notar un aumento en la demanda de elementos del menú como alitas o nachos. La demanda de otros artículos podría variar según la temporada o los eventos regionales.
Los cambios estacionales pueden incluso afectar la cantidad de invitados que frecuentan sus instalaciones todos los días, otra consideración crucial cuando se trata de planificar el inventario. No quiere quedarse sin un artículo popular porque no ordenó suficientes existencias, ni quiere que el exceso de inventario se desperdicie porque calculó mal la demanda.
Sin un sólido sistema de gestión de inventario, tales variaciones a menudo quedan en manos de conjeturas. Por otro lado, el sistema adecuado le permitirá recopilar datos detallados para que pueda identificar tendencias específicas entre su base de clientes.
La demanda de ciertos artículos incluso puede variar según el día de la semana. El análisis de estos patrones le permitirá pronosticar la demanda para que pueda asignar las existencias en consecuencia. De esta manera, siempre tendrá la cantidad correcta de cada artículo que necesita su instalación.
5. Tiempo perdido en el inventario manual
La gestión de inventario es esencial para comprender los niveles de suministro de su instalación. Desafortunadamente, muchos en la industria de la hospitalidad continúan confiando en las hojas de inventario que consumen mucho tiempo y deben completarse a mano. Esto no solo requiere un compromiso de tiempo masivo, sino que también puede ser alarmantemente impreciso.
Después de todo, el empleado promedio no querrá pasar una o dos horas más contando las existencias después de cerrar y limpiar. Investigación de la Asociación para la Ciencia Psicológica revela que las personas toman decisiones menos precisas más tarde en el día. El deseo de simplemente terminar con las tareas mundanas podría resultar en que un empleado simplemente use los números de solicitud de la semana pasada en lugar de pasar por un proceso de inventario que consume mucho tiempo.
Las herramientas como el escaneo de códigos de barras, las aplicaciones móviles y el seguimiento de inventario automatizado pueden reducir en gran medida la carga de trabajo de sus empleados. Esto garantiza niveles de inventario más precisos al reducir el riesgo de error humano, y hace que la vida sea más fácil para usted y su personal.
6. Incumplimiento de las pautas de división en porciones
Dentro de la industria de los restaurantes, las pautas de porciones son cruciales para mantener la gestión del inventario por buen camino. Incluso las modificaciones menores a la receta (como una rebanada extra de queso) o llenar demasiado los vasos de bebidas pueden alterar los cálculos de costos y los niveles de inventario. Lo que parece ser un error menor por parte de un chef junior puede eventualmente convertirse en un problema continuo de costos si no se corrige.
Para paliar esto, los negocios de hostelería deben establecer recetas estándar que describan claramente el procedimiento para preparar un plato, así como la cantidad exacta de cada ingrediente que se puede necesitar. Todos los que están involucrados en la preparación de alimentos deben recibir capacitación para que comprendan la importancia de seguir estas pautas con exactitud.
Los gerentes de los restaurantes también deben asegurarse de que se sirvan las porciones adecuadas a los clientes. Si un plato en particular a menudo se deja sin terminar, y las sobras se tiran o se llevan a cabo, ajustar el tamaño de la porción reducirá el desperdicio de alimentos del restaurante y disminuirá los gastos de inventario.
Si bien algunas pérdidas en la cocina son inevitables (como cuando un chef joven deja caer una rebanada de carne al suelo), un sistema cuidadosamente reglamentado hará que sea más fácil mantener el stock en los niveles esperados.
7. Problemas para rastrear transferencias entre ubicaciones
La gestión de inventario ya es un desafío cuando tiene una sola instalación, pero con múltiples almacenes y ubicaciones orientadas al cliente, esto puede volverse aún más difícil. Las empresas de unidades múltiples a menudo facilitan pedidos internos para transferir inventario de una ubicación a otra según sea necesario. Si bien esto puede ayudar a ahorrar dinero al reducir la necesidad de nuevas solicitudes de pedido, también puede introducir nuevas ineficiencias y problemas de seguimiento.
Su equipo no solo necesita realizar un seguimiento de sus necesidades de pedidos centrales, sino que también debe controlar cómo cada ubicación utiliza su inventario. Un buen sistema de gestión de inventario le permite a su equipo registrar de forma rápida y precisa las transferencias y los pedidos internos para que tenga una visión en tiempo real de la cantidad de stock disponible en cada ubicación.
El seguimiento de pedidos internos también puede proporcionar datos cruciales que le permiten realizar cambios específicos de la ubicación con respecto a los valores de reposición de artículos. Al asegurarse de que los gerentes registren cada transferencia en el sistema cuando ocurra, no tendrá que preocuparse por errores de comunicación que provoquen que los niveles de inventario sean incorrectos para las ubicaciones involucradas en la transferencia.
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Si bien la gestión de inventario en la industria hotelera está plagada de posibles escollos e ineficiencias, este no tiene por qué ser el caso cuando tiene a su lado un socio de gestión de inventario sólido. BirchStreet's Gestión de inventario con AccuBar ofrece una amplia gama de capacidades para ayudarlo a administrar costos de inventario, conteos y gastos.
Al interactuar con sus sistemas de punto de venta (POS), puede obtener acceso a valiosos informes de inventario e incluso reabastecer automáticamente artículos o recibir alertas de artículos con bajos niveles de inventario. El escaneo manual, el seguimiento perpetuo del inventario en ubicaciones ilimitadas y los múltiples métodos de cálculo de costos garantizan que esta solución pueda adaptarse a las necesidades de su negocio.
Al prestarle a la gestión de inventario la atención que merece, puede detener el desperdicio y garantizar mayores ganancias para su negocio de hospitalidad.