Con estadísticas que muestran que sólo 29.1% de facturas se pagan a tiempo en los Estados Unidos posteriores a la pandemia, el ya complicado mundo de las facturas se volvió más complicado.
Sin embargo, no importa cuán desordenado se ponga, las facturas son una parte fundamental del proceso de compra a pago (P2P). Los ejecutivos primero, y los empleados relevantes inmediatamente después, deben saber cómo identificar y corregir los problemas de gestión de facturas para un proceso P2P optimizado.
¿Por qué Gestión de Facturas?
Como ejecutivo de hospitalidad de C-Suite, tiene mucho en su plato. Tienes empresas enteras para dirigir; contratos que negociar, suministros adquiridos, una marca que gestionar, una cultura laboral que fomentar, clientes que sorprender y calificaciones que impulsar o mantener altas. ¿Por qué el repentino alboroto sobre la gestión de facturas, algo que existe desde siempre y seguramente ya tiene un proceso en marcha?
En primer lugar, la facturación electrónica. La facturación electrónica está creciendo a un ritmo vertiginoso, con crecimiento proyectado en 80% para 2027. Si aún no está utilizando métodos electrónicos en su proceso de gestión de facturas, eso debe cambiar y debe cambiar rápidamente. La facturación electrónica es más rápida, más barata y menos propensa a errores. Entraremos en los detalles de cómo y por qué debería implementarse más adelante en el artículo.
En segundo lugar, el espectro omnipresente: los impuestos. Administrar sus facturas de manera organizada y minuciosa no solo facilitará el pago de impuestos, sino que ayudará a evitar que lo auditen. Y si alguna vez lo auditan, un sistema bien pensado hará que el proceso sea mucho menos doloroso a medida que localice documentos importantes con facilidad.
En tercer lugar, evite los problemas que conllevan los pagos atrasados de facturas. Esto puede incluir la interrupción de los servicios, una pelea con los cobros (y sus tarifas inminentes), una patada en su puntaje de crédito o tal vez incluso una acción legal en su contra. Incluso si los pagos atrasados parecen ser la norma en un mundo afectado por una pandemia, las consecuencias no han desaparecido.
Número 1: El pavor
Las facturas son manifestaciones físicas de las ventas entre dos partes. Detallan los productos o servicios proporcionados por el vendedor y los precios cobrados al comprador. Ayudan con la colocación, el procesamiento, la entrega y el pago final en una transacción comercial. Pero aparte de todo eso, no podemos ignorar lo que una factura recibida realmente se reduce a una factura.
Si alguna vez ha rebuscado en una pila de correo, está familiarizado con el proceso de clasificación que se produce: correo no deseado, información o recordatorios importantes, correo personal y cosas que le gustaría conservar y facturas. Con demasiada frecuencia, las facturas se dejan de lado para "tratarlas más tarde".
No se puede tener esta mentalidad dentro de una empresa exitosa. Las facturas son vitales para la salud de su negocio y deben organizarse y procesarse con prontitud. No permita que el “miedo a las facturas” se infiltre en su lugar de trabajo.
Problema 2: Categorización deficiente de las facturas
Por desgracia, o por suerte, según se mire, existen varios tipos de facturas. Algunos requieren pago inmediato y otros no, pero todos requieren atención cuidadosa. Estos son algunos tipos básicos de facturas que puede recibir:
- Una propuesta de factura. Esto le da una sugerencia de cuánto terminará costándole un proyecto o producto al final.
- Una factura provisional. A menudo se envían durante proyectos largos como recordatorio de los cargos actuales.
- Una factura recurrente. Estos se utilizan a menudo para clientes regulares o repetidos.
- Una factura vencida. Esto es lo que su nombre indica, aunque también puede haber cargos adicionales que se hayan acumulado como consecuencia de no pagar a tiempo.
- Una factura final. Esto se envía al final de un proyecto, quizás después de una factura de propuesta y, sin embargo, muchas facturas intermedias.
Su sistema de gestión de facturas debe tener una forma de categorizarlos por separado. Mientras lee, habrá notado que algunos requieren pago inmediato y otros no. Las facturas que reciba deben al menos clasificarse por esta métrica.
Hay varias formas de organizarlos. Puede tener un archivo para cada tipo de factura y subdivisiones dentro de sus proyectos separados, aunque puede ser más fácil archivar por proyecto y mantener las facturas en el orden en que las recibió con aquellas que requieren pago inmediato marcadas y atendidas de manera oportuna.
También es útil tener a mano la factura de la propuesta a medida que recibe las facturas provisionales y finales para que pueda realizar un seguimiento de la precisión con la que los costos reales reflejan los previstos y acordados, de modo que pueda hacer preguntas y plantear problemas cuando corresponda.
Si opera con papel, haga una cesta, carpeta o archivo dedicado con las categorías separadas claramente marcadas. Aunque, incluso los sistemas en papel más organizados pueden comenzar a sentirse desordenados.
Recomendamos utilizar un sistema de archivo electrónico. Puede escanear y cargar documentos impresos cuando los reciba y mover fácilmente los archivos electrónicos a un lugar como Google docs, un sistema gratuito al que pueden acceder varios empleados cuando reciben permiso de forma electrónica.
Cuando crea una tabla en Documentos de Google, se carga automáticamente en Google Drive, por lo que no necesita preocuparse de que la computadora de su oficina se bloquee y pierda todos sus archivos electrónicos (o una inundación, incendio u otra pérdida que acabe con su sistema en papel). ).
Problema 3: Un sistema de contabilidad mediocre (o faltante)
Según un estudioso de la Universidad de montana, "El sistema de libro mayor general es el corazón de un sistema de contabilidad". Como "... el registro del saldo de cada una de las cuentas dentro de una empresa", es parte integral de la función diaria, además de ser fundamental cuando se trata de la temporada de impuestos. Mantenga los ingresos, los gastos y toda la demás información financiera organizada dentro de su libro mayor.
También es una buena idea tener este libro mayor en línea, por las razones antes mencionadas.
Asunto 4: Sin tiempo o persona designados
Para estar al tanto de sus facturas, debe designar a una persona que sea responsable de ellas. Si no tiene una persona dedicada exclusivamente a esto, como muchas empresas no tienen, asegúrese de que el responsable sea claro y cuándo debe trabajar en los documentos.
Programe días específicos en los que se encarguen del pago y la organización de facturas. Cíñete estrictamente al horario. Si los deberes se posponen una vez, quién sabe cuántas veces más puede suceder y qué tipo de plazos puede perder mientras tanto. La persona designada también deberá llevar un registro del estado de las facturas recibidas y pagadas.
Problema 5: todavía está girando cheques
Estamos en 2022. Seamos realistas: los días de escribir cheques quedaron atrás. Incluso si ha pasado de lo escrito a mano a lo impreso, la evolución del pago no ha terminado para usted. La primera razón: los cheques son caros. Cuesta en promedio alrededor de tres veces más pagar con cheque que pagar con ACH. ACH es también más seguro y más rápido.
Los cheques son vulnerables al fraude de una manera que no lo son los pagos ACH. Además, el tiempo de respuesta de hasta cinco días hábiles ralentiza el negocio en un mundo acelerado. Si todavía usa cheques, esta es su señal para cambiar a una opción más segura, rápida y rentable.
Una excelente manera de manejar los pagos es a través de BirchStreet Pay, una herramienta disponible en abedulcalle. BirchStreet Pay lo ayuda a cambiar sus pagos de cheques a tarjetas virtuales. No solo ahorra dinero al deshacerse del costo asociado con los cheques, sino que también puede obtener un reembolso en efectivo con las recompensas de BirchStreet Pay.
Esta herramienta es fácil de configurar y usar: la interfaz simple le permite realizar pagos con solo presionar un botón. También cuenta con funciones de seguridad de alto nivel y un servicio al cliente excelente y de fácil acceso. Que mueran los días del cheque.
Problema 6: está recibiendo facturas por correo postal
Simplemente evite las facturas recibidas por correo siempre que sea posible. Recibir facturas por correo electrónico no solo le ahorra tiempo al clasificar el correo físico y escanear documentos en su sistema electrónico, sino que también ahorra papel y espacio de almacenamiento en la oficina.
Simplemente solicite que la persona con la que esté haciendo negocios le envíe sus facturas por correo electrónico. No es una venta difícil ya que esto ahorra recursos en ambos extremos de la transacción.
Problema 7: No está aprovechando la tecnología OCR
Mientras estamos en una racha de modernización, hablemos del software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Este software reconoce caracteres de texto dentro de un documento digital.
De esta manera, la información de una factura se puede ingresar automáticamente en un sistema de contabilidad, eliminando la necesidad de que alguien dedique tiempo a hacer lo mismo manualmente. Esto ahorra un promedio de unos cinco minutos por factura, y eso puede sumar las horas de un día completo, según la cantidad de facturas que su empresa procese normalmente.
En un mundo ajetreado y en recuperación, ciertas cosas no pueden darse el lujo de quedar entre las grietas. La gestión de facturas es una de ellas. Para mantener su negocio próspero, asegúrese de abordar los problemas comunes dentro de la gestión de facturas.
- Organizar, organizar, organizar.
- Designe, reserve tiempo e implemente el software.
Cuando esté cuidando de manera proactiva a su empresa, estará mejor configurada para cuidar de usted.