Según datos recientes de la industria, casi 2% de una empresa las facturas están duplicadas, cobradas por un monto incorrecto o contienen algún tipo de error. los Encuesta mundial sobre fraude y delitos económicos de PwC 2022 también afirma que a partir de este año, casi 50% de empresas han denunciado fraude de facturas.
Antes de la pandemia, el fraude de pagos y la extravío alcanzaron una pérdida global de dólares de $12 mil millones; sin embargo, solo tres meses después del brote de COVID-19 de 2020, esa cantidad se disparó en un asombroso 75%.
Este tipo de fraude de alto riesgo representa una verdadera pesadilla para los directores financieros y los profesionales financieros. A medida que los departamentos de cuentas por pagar trabajan para administrar la avalancha de facturas de proveedores, esta estadística amenaza el sustento mismo de la industria hotelera, particularmente para Organizaciones de casinos y juegos.
Afortunadamente, ahí es donde Coincidencia de facturas de 3 vías y entran las cuentas por pagar de coincidencia de 3 vías. Las organizaciones en la industria del juego y los casinos están recurriendo a esta práctica, que reduce los riesgos de fraude, malversación de fondos y error humano. Además, es una alternativa rentable al cumplimiento y la gestión manual de las facturas.
La combinación triple simplemente garantiza que su empresa pague únicamente por los bienes y servicios que se recibieron.
Aquí encontrará todo lo que necesita saber acerca de la transición a la conciliación de facturación de 3 vías y las cuentas por pagar de coincidencia de 3 vías, y cómo hacerlo puede beneficiar a su casino o negocio de juegos.
¿Qué es la conciliación de facturas de 3 vías de AP?
El objetivo de la conciliación tripartita es garantizar que la factura, el pedido de compra y el informe de recepción contengan detalles coherentes de los elementos de línea. Este proceso de aprobación verifica que los productos y la cantidad ordenada correspondan con los productos entregados al departamento de recepción.
Esencialmente, el método de coincidencia de 3 vías confirma que lo que ordenó su empresa es lo que se entregó y pagó.
Manualmente, esto implicaría cruzar físicamente las facturas con las órdenes de compra y los recibos de entrega; sin embargo, el cotejo de 3 vías permite el cotejo automático, que identifica rápida y fácilmente facturas y pedidos falsos o duplicados, y compara los recibos correctos según los estándares personalizados de acuerdo con su casino o negocio de juegos.
¿En qué se beneficia su negocio de casinos o juegos de apuestas con el 3-Way Matching?
Si algo ha enseñado el COVID a las empresas es que nunca podemos estar demasiado seguros de nuestros procesos de verificación de pagos. En 2020, los poderosos Amazonas fatídicamente cumplió más de $19 millones en facturas falsas a estafadores. En 2021, google y facebook también fue víctima del fraude de facturas, pagando casi $123 millones en conjunto a un solo estafador en Lituania.
Cómo se las arregló para lograr una farsa de ese tamaño y estado es inquietante, pero demuestra que ningún negocio, por grande o pequeño que sea, está a salvo.
Es por eso que las empresas, en particular las de la industria del juego y los casinos, están adoptando procesos de conciliación de facturas de 3 vías en sus departamentos de cuentas por pagar.
La coincidencia de tres vías sirve como una forma de defensa contra los estafadores que se infiltran en los activos de su empresa. Las facturas de referencia cruzada, las órdenes de compra y los informes de recepción garantizan que cada aspecto sea legítimo y que su empresa pueda mantener la confianza en cada pago.
Además, le ahorra a su empresa dinero que, de lo contrario, se desperdiciaría en proveedores falsos. Al automatizar la coincidencia de 3 vías, su departamento de AP puede detectar cualquier discrepancia antes de cumplir con los pagos. Si no lo hace, su empresa podría correr el riesgo de pagar de más o de menos a los proveedores, o de pagar por completo al proveedor equivocado.
La adopción de este método también influye directamente en la estabilidad de las relaciones con sus proveedores. Una asociación de confianza se forma cuando un proveedor envía constantemente facturas sin errores, lo que le permite a su empresa cumplir con los pagos de manera inmediata y precisa.
Además, el cotejo de 3 vías sirve como un excelente recurso para auditorías internas y externas. Tener datos mejores y más precisos a mano le permitirá a su empresa preparar sus finanzas para los auditores que buscan inconsistencias entre facturas, órdenes de compra o informes de recepción.
¿Por qué automatizar la coincidencia de 3 vías?
Muchas empresas optan por realizar manualmente el procesamiento de coincidencia de 3 vías para evitar altos costos y detectar inconsistencias de primera mano. Sin embargo, a la larga, hacerlo puede ser mucho más costoso.
Por poco 75% de organizaciones no tiene un sistema de compras completamente automatizado; al tratar de evitar pagar en exceso, terminan con mayores costos de procesamiento.
Además, la creencia de que tener un proceso manual para detectar actividades ilegales es tan efectivo como la capacidad del individuo para hacerlo; las posibilidades de que un error humano obstaculice esta capacidad son más probables.
Y esta información no se basa solo en nuestra opinión, son datos comprobables.
De acuerdo a tendencias y estadísticas de la industria, el costo promedio de la facturación en papel oscila entre $12 y $40 cada uno. La rectificación de errores como duplicados o pagos incorrectos puede costar hasta $54. La facturación AP en papel puede resultar en un costo adicional de almacenamiento de $4, y dado que casi el 40% de las empresas almacena registros durante más de una década, ese costo se acumula rápidamente.
Ahora comparemos esos costos con los ahorros como resultado de la automatización de los procesos de coincidencia de 3 vías.
Las empresas con procesos de cuentas por pagar coincidentes de 3 vías completamente automatizados han visto ahorros de AP de hasta 90%. Los costos de AR (cuentas por cobrar) a su vez se han reducido a la mitad. Las posibilidades de errores se han reducido con 37%. En promedio, la automatización redujo los gastos de procesamiento de facturas en casi 30%. Y las empresas más grandes que producían más de 10 000 facturas por mes ahorraron aproximadamente $300,000 al automatizar la conciliación de facturas de 3 vías.
Los hechos hablan por sí mismos; automatizar parcialmente su coincidencia de 3 vías no es suficiente. Para ver cualquier mejora operativa real, reducción de errores o ahorros significativos, la automatización completa de su factura de 3 vías y la coincidencia de AP es el camino a seguir para su casino o negocio de juegos.
Proteja sus activos y optimice las operaciones comerciales
En la industria del juego y los casinos, cada segundo cuenta, y el tiempo es literalmente dinero. Situaciones como facturas fraudulentas o coincidencias de facturas incorrectas pueden hacer retroceder su negocio.
Cuando se hace correctamente, los métodos de cotejo de facturas de 3 vías y de cuentas por pagar de 3 vías pueden servir como un sistema infalible. Desafortunadamente, demasiadas empresas lo hacen manualmente, lo que solo desperdicia tiempo y dinero, tal vez más de lo que creen.
La elección de automatizar estos procesos puede ahorrarle a su empresa tanto tiempo, dinero y molestias que no hay una buena razón para no hacerlo; Los expertos no solo han demostrado que es la opción más efectiva, sino que miles de organizaciones globales en la industria del juego y los casinos han notado eficiencias mejoradas, gastos operativos reducidos y operaciones comerciales optimizadas.