Imagínese esto: su hotel se está preparando para una boda mañana y, mientras realiza meticulosamente los pedidos de los artículos necesarios, las temidas palabras "retención de crédito" le provocan escalofríos. Es un escenario muy familiar para los profesionales de compras, sin importar cuán diligentes sean sus departamentos.
Las consecuencias son rápidas e impactantes. Una novia exigente reprende a su personal, lo que lleva a la desconexión y la renuencia a brindar un servicio excelente. Las tensiones aumentan a medida que los gerentes de catering y banquetes chocan con las compras, haciendo concesiones al organizador de bodas que afectan la rentabilidad. El efecto dominó continúa con un mayor escrutinio de cada detalle del evento, lo que resulta en un cliente insatisfecho que recurre a las redes sociales para expresar sus quejas. Las críticas negativas comienzan a llegar, afectando las reservas de eventos futuros y disminuyendo los ingresos. Las amenazas legales por incumplimiento de contrato agravan aún más los problemas del hotel.
Los costos asociados con este error aparentemente pequeño se disparan en múltiples frentes: dólares, reputación, reservas futuras, compromiso del personal y satisfacción de los huéspedes, todos se ven afectados.
Entonces, ¿cómo se puede evitar esta pesadilla? La formación del personal es primordial. Independientemente de la solución implementada, si los actores clave no comprenden el proceso y sus roles en el flujo de trabajo, los problemas persistirán. Todo el mundo necesita estar bien formado.
Ingrese a BirchStreet, armado con herramientas para salvaguardar su propiedad:
- Facturación EDI: Los proveedores de grandes empresas con facturación EDI (Sysco, US Foods, etc.) garantizan una integración perfecta en BirchStreet. La coincidencia de órdenes de compra y eventos de recepción agiliza el procesamiento de pagos, y cualquier discrepancia solicita que los equipos de AP realicen correcciones.
- Integraciones de tecnología financiera: Para los clientes de EE. UU., Fintech automatiza los pagos de facturas de bebidas alcohólicas, garantizando el cumplimiento de las leyes locales y estatales. BirchStreet se integra a la perfección, garantizando pagos puntuales y datos de inventario precisos.
- IMS – Soluciones de gestión de facturas: Cuando los proveedores carecen de facturación EDI, la dirección de correo electrónico dedicada de BirchStreet facilita la entrada de datos. Las facturas que coinciden con las órdenes de compra se vuelven "sin contacto" y se transmiten para el pago. Cualquier discrepancia llega a colas de "nuevas" o "excepciones" para su corrección y posterior transmisión.
- Informes: Las herramientas de informes de BirchStreet alertan a los equipos de AP sobre el estado de las facturas "nuevas" o "excepción", facilitando correcciones rápidas y rastreando las órdenes de compra tardías.
- Pago de BirchStreet: Para las cuentas que califican, BirchStreet Pay elimina las retenciones de crédito al automatizar los pagos a proveedores. Esto elimina la necesidad de realizar comprobaciones del equipo AP, lo que garantiza pagos puntuales.
- GPO (Organizaciones de compras grupales): Al trabajar con los principales GPO en el sector hotelero, BirchStreet garantiza el cumplimiento, maximiza los reembolsos y se integra perfectamente con los proveedores.
Si bien ninguna solución es infalible, las herramientas anteriores mejoran significativamente el flujo de trabajo y reducen las situaciones de retención de crédito. BirchStreet no solo garantiza una gestión precisa de las facturas, sino que también libera tiempo valioso del personal, permitiéndoles centrarse en actividades de valor añadido que evitan problemas futuros en lugar de la entrada de datos mundanos. Extender la mano y hablar con un experto ¡hoy!