Como gerente de un resort, usted tiene mucho en su plato. Necesita mantener sus habitaciones abastecidas y limpias, su contabilidad en orden, su proceso de adquisición estricto, sus empleados bien capacitados y felices y, sobre todo, sus clientes pasando el mejor momento de sus vidas.
Esto significa que tiene que ordenar y pagar jabón, ropa de cama, bebidas y alimentos, números que procesar y presupuestos que cumplir o ajustar, facturas que producir y procesar, capacitaciones que ejecutar, cheques de pago que redactar y quejas, preguntas y comentarios. para tender a
Con todo esto sucediendo, lo último que necesita es un montón de facturas, cheques, giros postales y recibos esperando para estresarlo y dominar su valioso tiempo. Por suerte, no tienes que resignarte a esta realidad. Hoy en día, existen formas de automatizar el procesamiento de facturas y pagos de una manera que le ahorrará tiempo, dinero, mano de obra y estrés.
TLos peligros del procesamiento manual de facturas y pagos
El procesamiento de facturas y pagos ha existido desde, bueno, las facturas y los pagos han existido. Para administrar un negocio de hospitalidad exitoso, debe adquirir los productos y servicios que se incluyen en su negocio y procesar los pagos que vienen con estos productos y servicios. El flujo eficiente de dinero que entra y sale de su resort puede hacerlo bien o mal.
Durante décadas, las empresas han estado escribiendo y recibiendo facturas físicas, así como escribiendo y distribuyendo recibos. Es importante tener un registro de sus prácticas financieras, pero los documentos físicos corren peligro de perderse, desorganizarse o incluso destruirse en un desastre natural como un incendio o una inundación.
Además, el procesamiento manual de facturas y pagos es propenso a errores humanos, como cálculos incorrectos, categorización incorrecta o incluso escritura ilegible. Completar estas tareas a mano, o incluso manualmente con un procesador de textos, lleva mucho tiempo y es propenso a errores.
A menudo necesita un empleado designado o incluso un departamento completo dedicado a manejar estos asuntos. Y cada empleado que traiga necesita capacitación, pago, seguro y beneficios como vacaciones y tiempo libre pagado.
¿Qué incluye el procesamiento de facturas y pagos?
El procesamiento de facturas es un proceso vital. Debe procesar y pagar sus facturas de manera oportuna para mantener su resort abastecido, sus libros en orden y sus relaciones comerciales sólidas.
El procesamiento de facturas también es un proceso algo complicado. El primer paso es recibir o capturar la factura. La factura puede venir como un documento en papel por correo, un fax, un correo electrónico o un documento PDF, Word, Excel o Google.
Si está procesando facturas manualmente, alguien (o varias personas) debe mirar cada factura e ingresar datos relevantes como el número de identificación del proveedor y el precio total en cualquier sistema de contabilidad que esté utilizando su empresa. Esto lleva mucho tiempo y es extremadamente propenso a errores. Y cuanta más información se deba registrar, más posibilidades hay de errores.
El siguiente paso es enrutar la factura al empleado apropiado para su aprobación. Por ejemplo, la factura de la visita de un electricista puede ir al gerente de las instalaciones, mientras que la factura de un ingeniero de software independiente iría al CTO. Cuando se realiza manualmente, el enrutamiento involucra muchos departamentos, atención a los detalles y tiempo.
El siguiente paso es autorizar y enviar para el pago. El aprobador revisa el monto facturado y qué servicio o bien se factura y observa cualquier discrepancia. Si hay un error aparente, el autorizador devolverá la factura a las partes interesadas pertinentes para su conciliación.
Si no hay errores, el aprobador lo enviará al departamento de facturación para su pago. Este paso puede parecer simple, pero si el aprobador está fuera de la oficina o tarda demasiado en aprobar una factura, se pueden generar cargos por pagos atrasados y las relaciones comerciales pueden verse perjudicadas.
El siguiente paso es procesar el pago. Esto puede significar escribir un cheque si está en el tren de procesamiento manual, o puede significar hacer clic en un botón en una aplicación de pago. De cualquier forma que lo haga, debe ser puntual para evitar recargos por pagos atrasados y mantener relaciones comerciales sólidas.
Por último, deberá mantener un registro de la transacción. Esto puede ser en un cuaderno físico, un documento de Word o Google, o una hoja de cálculo de Excel. Este paso es importante para el análisis presupuestario, así como para fines fiscales.
Beneficios del procesamiento automatizado de facturas y pagos
Como puede ver, hay muchos pasos que intervienen en el procesamiento de facturas. Esto, desafortunadamente, se traduce en mucho tiempo y muchos errores potenciales. Por suerte, hay compañías que ofrecen software que puede manejar el procesamiento de facturas por usted.
Con procesamiento automatizado de facturas, puede optimizar sus facturas recibidas con una identificación de correo electrónico común. De esta manera, en lugar de clasificar el correo postal y las direcciones de correo electrónico de varios empleados, todas las facturas llegan al mismo lugar para facilitar la organización y el procesamiento.
Además, con el procesamiento automatizado de facturas, puede realizar sin contacto más de las tres cuartas partes de sus facturas. Esto significa que se salta la oportunidad de errores de entrada, el riesgo de pago excesivo o insuficiente, facturas perdidas y pagos o cálculos de impuestos inexactos.
Las facturas sin contacto equivalen a ninguna mano de obra y tiempo de entrada de datos, sin enrutamiento ni espera de autorización de los aprobadores, y sin tiempo de espera entre la oficina del aprobador y el departamento de facturación. Muchas de sus facturas pueden pasar de ser recibidas a ser pagadas y archivadas en poco o nada de tiempo.
Con el procesamiento automatizado de facturas, puede ahorrar mano de obra y dinero al hacer que el software haga el trabajo en lugar de un empleado de tiempo completo que necesita capacitación, pago de tiempo completo y beneficios.
Tipos de procesamiento de pagos
Hay muchos tipos de procesamiento de pagos, algunos más nuevos que otros, algunos más convenientes y rentables que otros. Ha recibido una factura de otra empresa en su proceso de adquisición de empresa a empresa. Esto podría ser una factura por un envío de ropa de cama nueva o una factura por un servicio de limpieza de terceros.
Se recibió, se envió al aprobador correspondiente y se envió al departamento de facturación. Alternativamente, el software de facturación lo ha recibido y movido automáticamente a través de esos pasos. Ahora es el momento de pagar la factura.
La primera opción de pago que puede venir a la mente es el "antiguo confiable": cheques en papel. La gente ha estado escribiendo cheques durante décadas. Tal vez sea la forma en que viste a tu madre pagar las cuentas mientras crecías. Parece estable e inteligente.
Sin embargo, esta forma de pago puede no ser tan “confiable” como podrías pensar, aunque es tan “antigua”. Los cheques en papel son susceptibles al fraude desenfrenado. Además, tardan días en procesarse y son más caros por transacción que, digamos, un pago CCA.
Otra opción de pago es un pago ACH (cámara de compensación automática). esto es un electronico pago de banco a banco. Le permite omitir cheques, efectivo, tarjetas de crédito o transferencias. Es más rápido y más barato que usar cheques.
La mejor manera de procesar un pago es a través de aplicaciones seguras, rápidas e incentivadoras como BirchStreet Pay. Esta solución le permite realizar los pagos de todos sus departamentos a través de un solo lugar. Simplifica el proceso de compras al centralizar el 100% de tus pagos, incluso si son realizados por diferentes ubicaciones o departamentos.
Cuenta con características de seguridad mejoradas para mantener su dinero a salvo del uso indebido y el fraude. En lugar de escribir cheques, puede usar su interfaz simple para realizar pagos con solo tocar un botón. También tiene capacidades completas de informes y análisis para que pueda tener una vista en tiempo real de sus fondos con fines contables y de cumplimiento.
Además, BirchStreet Pay pagará tú por utilizar sus servicios. Desde su primer pago, dinero que ya estaría gastando para mantener su negocio en funcionamiento, puede comenzar a ganar recompensas de reembolso.
La línea de fondo …
El procesamiento automatizado de facturas y pagos mejorará los procesos de su resort. En lugar de recolectar facturas del buzón externo y de las bandejas de entrada de correo electrónico de varios empleados, las herramientas de procesamiento de facturas automatizadas dirigirán todas sus facturas a una dirección de correo electrónico central común. ¡No necesitará escanear y cargar facturas en papel a su sistema de archivo en línea porque ya estarán en línea!
Con el procesamiento manual de facturas, cada factura debe recopilarse y enviarse al departamento correcto para su aprobación antes de enviarse al departamento de facturación. Con el procesamiento automatizado de facturas, más del 80% de sus facturas se pueden procesar sin contacto. Esto significa saltarse el desfase y los tiempos de espera entre departamentos. No solo eso, sino que el software no cometerá errores como los que cometen los humanos.
Cuando llega el momento de pagar la factura, los sistemas automatizados vuelven a destacar. Puede omitir los cheques en papel, el efectivo o las tarjetas de crédito utilizando aplicaciones de pago fáciles de usar.
En lugar de gastar preciosos minutos completando cada uno de los muchos, muchos pagos necesarios para mantener su resort en funcionamiento, puede realizar estos pagos con solo presionar un botón o configurarlos para que se paguen automáticamente.
El procesamiento automatizado de facturas y pagos le ahorrará tiempo, molestias, mano de obra y dinero. Al elegir los productos adecuados para manejar estas tareas por usted, incluso puede obtener un reembolso por pagar a sus proveedores.