Peu de choses sont plus importantes pour une entreprise hôtelière qu'une bonne gestion de ses comptes fournisseurs. Après tout, les hôtels et les entreprises travaillent avec un grand nombre de fournisseurs pour offrir une expérience de qualité à leurs propres clients.
Une bonne surveillance des dépenses d'accueil nécessaires est essentielle pour maintenir un flux de trésorerie positif et de bonnes relations avec vos fournisseurs. Mais le suivi manuel des comptes fournisseurs peut prendre beaucoup de temps et être en proie à des inefficacités. Dans l'environnement commercial en constante évolution d'aujourd'hui, l'automatisation des comptes fournisseurs est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de tout.
Bien que le concept d'automatisation puisse donner l'impression que vous abandonnez le contrôle, c'est le contraire qui est vrai. L'automatisation des comptes fournisseurs vous donnera un meilleur contrôle financier sur votre entreprise hôtelière en offrant plusieurs avantages précieux.
1. Éliminer l'erreur humaine
L'un des avantages les plus immédiatement évidents de tout type de système d'automatisation est qu'il réduit le risque d'erreur humaine. Même avec une équipe hautement qualifiée et expérimentée, le traitement manuel entraînera souvent des erreurs.
Vous pourriez penser que des outils comme les feuilles de calcul Microsoft Excel aident déjà votre équipe à être plus efficace et moins sujette aux erreurs. Mais même avec ces ressources technologiques, l'erreur humaine est encore assez courante.
En fait, une enquête auprès de 1 000 employés de bureau au Royaume-Uni a révélé que 98 pour cent avait vu une erreur dans Microsoft Excel faisant perdre de l'argent à son entreprise. D'autres études ont déterminé que 88 pour cent de ces feuilles de calcul contenaient des "erreurs importantes".
Qu'on le veuille ou non, il est trop facile pour une saisie de données incorrecte de secouer vos comptes fournisseurs. Une simple faute de frappe peut être copiée et collée jusqu'à ce qu'il devienne presque impossible de trouver où les choses se sont mal passées.
Avec l'automatisation des comptes fournisseurs, les factures sont numérisées. Vous n'avez pas à vous fier à la saisie manuelle des données, ce qui garantit que les informations entrées dans votre système sont exactes et reflètent fidèlement la facture que vous avez reçue. Les données de facturation granulaires peuvent même vous aider à créer des rapports analytiques basés sur les détails de la facture pour aider à éclairer la prise de décision concernant les futures commandes des fournisseurs.
2. Une plus grande transparence
L'une des principales raisons pour lesquelles l'automatisation des comptes fournisseurs aide à éliminer les erreurs humaines est qu'elle introduit une plus grande transparence tout au long du processus. Parce que tout est géré numériquement, les données sont facilement accessibles à tous ceux qui pourraient avoir besoin de vérifier les données de paiement et de facturation. Plutôt que de passer du temps à saisir des données, les membres de l'équipe financière peuvent concentrer leur énergie sur leur examen.
Avec plus de membres de votre personnel capables de consulter les données de facturation et de paiement, ils seront mieux équipés pour vérifier les informations et identifier les erreurs ou anomalies potentielles qui doivent être corrigées.
L'automatisation des comptes fournisseurs vous donne un aperçu clair de chaque étape du processus. Vous bénéficiez d'une visibilité complète sur l'état des paiements. Vous pouvez vérifier quand un paiement a été envoyé et combien d'argent a été envoyé. Vous pouvez voir où va votre argent et potentiellement identifier les opportunités de réduction des coûts. Les systèmes automatisés peuvent envoyer des alertes et des vérifications lorsque les paiements sont effectués ou lorsqu'une signature numérique doit être remplie.
L'automatisation des comptes fournisseurs peut même accroître la transparence pour vos fournisseurs. En leur offrant simplement une option pour voir le statut de leurs factures, les fournisseurs peuvent être sûrs que leur facture a été traitée et que le paiement est en cours. Ce niveau de transparence peut accroître la confiance et garantir que les fournisseurs n'auront pas besoin de harceler votre équipe pour obtenir des mises à jour sur l'état des paiements.
3. Augmenter la productivité
L'automatisation des comptes fournisseurs peut augmenter considérablement l'efficacité et la productivité de toute votre équipe. Lorsque votre équipe financière n'a pas à consacrer de temps à la saisie manuelle des données, elle peut se concentrer sur des tâches de niveau supérieur. Un travail lent, répétitif et sujet aux erreurs est désormais pris en charge en un instant par votre logiciel de comptabilité fournisseurs.
Cela peut également améliorer la productivité des autres équipes de votre entreprise qui ont besoin d'aide pour remplir les bons de commande. L'automatisation simplifie ces processus pour ceux qui ont moins d'expérience en finance, de sorte que le service financier n'a pas à passer autant de temps à guider les autres à travers les bases.
Une productivité accrue pour votre équipe de back-office leur permettra de faire plus de travail qui contribue directement à votre résultat net, en partie en vous aidant à économiser de l'argent. Même le simple fait que l'automatisation garantira que les factures des fournisseurs sont payées à temps peut entraîner des économies de coûts importantes.
Considérez ces points de données de l'Institute of Finance & Management's Performances AP de classe mondiale 2021 rapport : parmi les entreprises qui traitent manuellement moins de 20 000 paiements par an, seulement 24 % paient toutes les factures de bons de commande à temps. Pour les paiements non basés sur des bons de commande, les chiffres ne sont guère meilleurs : seuls 26 % paient dans les délais.
De nombreux vendeurs et fournisseurs ajoutent des frais de retard et d'autres frais lorsqu'une facture n'est pas payée à temps. L'étude a révélé que le coût par facture pour les paiements traités manuellement était de $15,97, tandis que les entreprises qui utilisaient l'automatisation des comptes fournisseurs réduisaient ce montant à $12,98. Des économies de $2,99 par facture se traduisent par des économies de près de $30 000 pour 10 000 factures traitées par une entreprise.
4. Mieux gérer les exceptions
Les situations de paiement inhabituelles peuvent ne pas se produire tout le temps dans les comptes créditeurs, mais elles se produisent assez souvent pour être une cause potentielle de perte financière. Par exemple, un exemple courant d'exception est un paiement en double, lorsqu'un fournisseur envoie une deuxième facture parce que la première facture n'a pas été payée à temps. Il est trop facile pour les deux factures d'être payées au fournisseur, ce qui signifie que vous payez essentiellement le double pour une seule commande.
D'autres exceptions incluent les paiements prématurés, lorsqu'un paiement doit être effectué avant qu'un produit ou un service n'ait été livré. Enfin, des exceptions de facturation peuvent survenir lorsque les informations de facturation ne correspondent pas au bon de commande ou à d'autres pièces justificatives. Cela pourrait impliquer une inadéquation du nombre d'articles commandés ou une différence dans le prix précédemment indiqué.
Ces exceptions nécessitent une attention supplémentaire au-delà du traitement typique de la plupart des factures. Cependant, avec autant de factures à payer, il peut être facile pour ces problèmes de passer entre les mailles du filet lorsque les comptes fournisseurs sont exécutés manuellement. Bien que certains écarts puissent se situer dans des «limites acceptables» préalablement déterminées, laisser de grandes exceptions passer entre les mailles du filet peut devenir une source majeure de perte.
L'automatisation des comptes fournisseurs laisse votre équipe mieux équipée pour identifier ces exceptions et d'autres avec des règles de correspondance personnalisées qui comparent les reçus et d'autres documents. Cela permet un signalement rapide et précis des exceptions qui se situent en dehors des limites acceptables précédemment établies. Votre équipe peut rapidement évaluer l'écart et apporter des corrections afin que votre entreprise ne paie pas trop cher.
5. Contrôles et soldes
Les freins et contrepoids sont essentiels pour prévenir la fraude et d'autres pertes dans les comptes créditeurs. Avec une solution d'automatisation des comptes fournisseurs, il devient beaucoup plus facile d'augmenter la sécurité de vos paiements et de prévenir les pertes financières.
Cela commence par l'essentiel : vérifier qu'il existe bien une obligation de payer. L'automatisation des comptes fournisseurs vous aide à établir un meilleur contrôle sur les demandes de paiement (y compris en vous assurant que les approbations appropriées sont données) avant qu'un paiement ne soit envoyé. La séparation des tâches rend l'ensemble du service responsable, garantissant que l'obligation d'approuver les paiements ne relève pas d'une seule personne.
Lorsque les actions des comptes fournisseurs doivent être visualisées par plusieurs personnes (y compris en obtenant des signatures numériques), cela réduit considérablement le risque de fraude. Cela crée également une « piste » numérique pour chaque paiement qui rationalisera le processus d'enquête si un paiement est remis en question après coup.
Grâce aux rapports en temps réel, vous obtenez une meilleure vue sur d'autres problèmes moins néfastes. Ce système vous permet d'identifier qui est responsable des différentes étapes du processus d'approbation, ce qui vous aide à repérer les retards dans le traitement des paiements.
La résolution de ces problèmes peut aider à garantir que davantage de factures sont payées à temps. Vous pouvez même améliorer vos processus au point de pouvoir effectuer des paiements avant leur date d'échéance, ce qui vous donne la possibilité de négocier des remises pour paiement anticipé. C'est beaucoup plus efficace que d'obliger les employés à passer au crible des piles de papier pour confirmer et vérifier les activités de paiement.
Prenez le contrôle avec l'automatisation des comptes fournisseurs de BirchStreet
L'automatisation des comptes fournisseurs peut considérablement améliorer la façon dont vous contrôlez les finances de votre entreprise hôtelière. Avec une plus grande visibilité sur les achats et la numérisation des reçus, vous pouvez éliminer les erreurs et autres risques qui pourraient vous faire perdre de l'argent.
Chez Birch Street AP 3-Way Auto-Match est particulièrement adapté pour vous aider à automatiser le traitement des factures afin de réduire les coûts et d'améliorer la précision. La correspondance personnalisée des bons de commande, des factures et des reçus vous permet de définir des règles de correspondance personnalisées pour comparer automatiquement les reçus, ce qui permet à votre personnel de traiter plus facilement les exceptions.
Les factures électroniques, les signatures numériques et l'intégration directe avec vos systèmes ERP/comptables existants offrent une visibilité complète sur l'état des paiements. Notre automatisation des comptes fournisseurs permet même à un calculateur d'impôt de vous aider à maintenir la conformité internationale.
Les utilisateurs de AP 3-Way Auto-Match ont constaté une diminution de 90 % des processus manuels tout en réduisant de moitié les coûts de main-d'œuvre des comptes fournisseurs, tout en traitant avec succès 100 % des paiements des fournisseurs.
Avec une visibilité et un contrôle complets sur vos comptes fournisseurs, vous aurez un véritable contrôle sur vos finances et serez mieux positionné pour augmenter vos marges bénéficiaires.