Vous avez entendu parler de l'externalisation des comptes fournisseurs et êtes curieux de savoir ce que cela implique ; Les comptes créditeurs et autres opérations de comptabilité sont vitaux pour votre entreprise, mais ils prennent également beaucoup de temps.
Les choses seraient beaucoup plus faciles si ces tâches étaient retirées de votre assiette, mais comment cela fonctionne-t-il ? Peut-on lui faire confiance ? Sera-ce cher? Étant donné que les comptes fournisseurs sont une partie si importante de toute entreprise, les rumeurs et les mythes suivent. Ici, nous aborderons ces mythes et les trierons avec les faits afin que vous puissiez décider ce qui est le mieux pour votre entreprise.
Qu'est-ce que les comptes fournisseurs ?
Définissons de quoi nous parlons, les comptes fournisseurs sont le terme utilisé pour décrire ce qui résulte de l'achat de biens ou de services auprès de fournisseurs à crédit. Les comptes créditeurs sont aussi parfois appelés dettes fournisseurs. Il apparaît comme un passif au bilan d'une entreprise.
Un service des comptes fournisseurs examine les transactions entre l'entreprise et ses fournisseurs pour s'assurer qu'elles sont approuvées, traitées et payées. Le traitement comprend la saisie des informations pertinentes dans le système de comptabilité de l'entreprise.
Qu'est-ce que l'externalisation des comptes fournisseurs ?
L'externalisation des comptes fournisseurs est le processus d'embauche d'un tiers pour comptabiliser et traiter électroniquement les factures, les paiements et les comptes fournisseurs entre votre entreprise et ses vendeurs et fournisseurs.
Au lieu d'avoir un comptable interne à qui vous devez fournir des heures complètes et des avantages sociaux, vous pouvez embaucher quelqu'un de l'extérieur pour effectuer vos processus financiers et la tenue de vos dossiers à votre place. De nombreux mythes circulent autour de l'externalisation des comptes fournisseurs, mais poursuivez votre lecture et vous constaterez que les avantages l'emportent largement sur les risques.
Mythe #1 : l'externalisation des comptes fournisseurs n'est pas sécurisée
L'externalisation de votre service financier implique la transmission de données sensibles à un tiers. Vous externaliserez les comptes fournisseurs, la paie, la déclaration et la gestion des impôts, les rapports financiers, les factures des fournisseurs et les paiements. Cela s'accompagne de vos informations de paiement et d'autres données financières sensibles.
Naturellement, les rumeurs abondent selon lesquelles il s'agit d'un scénario propice à la fraude et à l'escroquerie. Peut-être que le tiers créera de fausses factures liées d'une manière ou d'une autre à ses propres comptes et vous facturera à votre insu. Peut-être qu'ils vendront vos informations. Il y a de quoi être nerveux.
La vérité : l'externalisation des comptes fournisseurs peut en fait aider à réduire la fraude. De nombreux comptables externalisés sont formés pour détecter les fraudes et les situations potentiellement dangereuses. Un bon comptable sait comment détecter si quelque chose a été trafiqué ou falsifié. Plutôt que d'agir comme les escrocs eux-mêmes, les comptables peuvent être votre première ligne de défense pour détecter et éviter ceux qui souhaitent vous tromper avec de l'argent durement gagné.
De plus, ces comptables externalisés ont la formation pour vous aider à respecter les règles réglementaires mondiales afin que vous puissiez être sûr d'opérer légalement, mais sans la formation longue et coûteuse nécessaire pour apprendre ces réglementations.
Mythe #2 : l'externalisation coûte cher
Surtout pour les petites et moyennes entreprises et les start-ups, il n'y a pas beaucoup de marge de manœuvre financière. Votre entreprise peut-elle vraiment se permettre d'embaucher quelqu'un d'autre pour faire quelque chose comme s'occuper de vos comptes fournisseurs et de votre paie? Certes, ces comptables hautement qualifiés ont un coût assez élevé. Il serait financièrement plus avantageux de tout faire soi-même.
La vérité : l'externalisation de votre service des comptes fournisseurs peut en fait vous faire économiser beaucoup d'argent, alors que l'embauche d'une personne en interne pour s'occuper de vos finances comprend des congés payés coûteux, des assurances et des charges sociales. L'embauche d'un tiers évite toutes ces dépenses.
Avec un tiers, vous pouvez payer à l'heure et uniquement lorsque vous avez besoin de travail. Vous n'avez pas besoin d'embaucher un membre du personnel à temps plein, vous pouvez simplement externaliser le travail financier à un taux horaire. De cette façon, s'il n'y a pas beaucoup de travail à faire ou si le travail est fait rapidement, vous n'avez pas besoin de gaspiller de l'argent en payant quelqu'un 40 heures par semaine.
Mythe #3 : l'externalisation est réservée aux grandes entreprises
Lorsque vous entendez le terme «externalisation», vous pensez peut-être aux grandes entreprises technologiques qui embauchent des brigades de travailleurs du support technique à l'étranger, construisent de grands bâtiments pour abriter leurs bureaux et ajoutent potentiellement des centaines de personnes à la masse salariale de l'entreprise.
Ou, vous pouvez penser à des conglomérats de fabrication expédiant des composants et des produits finis partout dans le monde. Seules les grandes entreprises disposent du capital de départ pour conclure des contrats avec des tiers. Vous pouvez lire des titres comme "Notre client a sauvé $14 000 000 d'externalisation vers l'Inde !" et vous vous demandez combien d'argent ils déplacent réellement...
Mon entreprise n'est pas encore à cette échelle — ce n'est pas forcément le cas !
La vérité : L'externalisation s'adresse à toute entreprise, grande, petite ou en démarrage. Si une grande entreprise peut économiser de l'argent en sous-traitant à un tiers, vous aussi. Le modèle financier de base est toujours là.
Pourquoi payer un employé à temps plein alors que vous pourriez payer un tiers expert à l'heure, de sorte que vous ne payez que lorsque vous avez besoin que le travail soit effectué. Et ne vous inquiétez pas des avantages sociaux, des avantages, des assurances et des congés payés. Vous n'avez pas besoin de déplacer des millions de dollars pour pouvoir économiser beaucoup d'argent en externalisant.
Mythe #4 : L'externalisation prendra plus de temps
Vous êtes un exploitant d'entreprise occupé. Vous avez des fournisseurs avec lesquels entretenir des relations, des clients à satisfaire, des employés dont vous devez vous occuper, des tâches quotidiennes à accomplir. Surtout dans l'industrie hôtelière, vos cycles commerciaux ne peuvent pas être longs.
Les clients ont besoin de chambres d'hôtel ce soir, cherchent à manger en ce moment, font la queue au casino ou au parc d'attractions en ce moment même. Vous devez vous assurer que tous vos systèmes d'approvisionnement et financiers sont propres, efficaces et ponctuels.
Cela peut vous amener à envisager de conserver vos comptes créditeurs et autres finances en interne afin de pouvoir suivre de près le processus. Qui sait combien de temps un tiers prendrait et qui le supervise ? Vous n'avez sûrement pas le temps d'envoyer du travail dans un autre bureau, de le faire faire là-bas et de le renvoyer de manière efficace. C'est là que vous pouvez vous tromper.
La vérité : L'externalisation des comptes fournisseurs et d'autres tâches et services financiers ne vous coûte pas de temps. En fait, cela peut réellement garantir que les tâches sont terminées en temps opportun. La comptabilité interne est fastidieuse et chronophage.
C'est particulièrement compliqué si vous êtes une petite entreprise ou si vous n'avez pas de service de comptabilité ou d'employé désigné. Comment pouvez-vous être assuré d'adapter les comptes fournisseurs et autres tâches à votre horaire chargé ? C'est pourquoi un tiers est une bonne idée.
Tout le travail du tiers consiste à s'occuper de vos comptes fournisseurs et autres tâches financières. Ils ne sont pas occupés à travailler sur la constitution d'équipes, la gestion quotidienne, les plans d'affaires et les mises à jour, la planification et la conclusion d'accords avec les fournisseurs et les vendeurs. Tout leur travail consiste à accomplir les types de tâches que vous leur sous-traitez.
Ces experts sont efficaces et moins sujets aux erreurs qu'un employé formé pour une grande variété de tâches et de responsabilités. Ils sont à jour avec les lois de conformité et très familiers avec les règles financières.
Les fichiers peuvent être partagés avec eux instantanément via des fichiers partageables en ligne ou par e-mail. Ils peuvent effectuer les tâches pour vous pendant que vous travaillez sur d'autres aspects importants de la gestion de votre entreprise.
Mythe #5 : Je peux mieux faire la comptabilité moi-même
C'est très tentant de vouloir tout gérer soi-même. Cette entreprise compte beaucoup pour vous, et vous voulez la garder en laisse et la surveiller autant que vous le pouvez. Vous êtes une personne responsable et minutieuse, et peut-être avez-vous même de l'expérience en comptabilité. Vous êtes sûrement celui pour le travail.
La vérité : Malheureusement, ce n'est tout simplement pas possible. Superviser et accomplir chaque tâche dans tous les aspects d'une entreprise représente tout simplement trop de travail et de cerveau pour une personne ou quelques partenaires.
Avec tout ce qui vous attend, vous aurez peut-être du mal à suivre les dernières lois de conformité et règles financières. Et puisque vous remplissez tant de responsabilités diverses, vous êtes plus susceptible de faire des erreurs dans la comptabilité.
Des professionnels tiers établis peuvent se concentrer sur le travail à accomplir et le terminer en temps opportun et avec précision. Ils sont plus susceptibles d'avoir du temps pour le travail et moins susceptibles de faire des erreurs. Vous feriez vraiment mieux de confier ces tâches à quelqu'un d'autre que vous-même.
Mythe #6 : il est difficile de trouver un partenaire de comptes fournisseurs
Peut-être êtes-vous convaincu que l'externalisation de vos comptes fournisseurs est une décision intelligente pour votre entreprise. Mais par où commencer pour trouver un partenaire vers qui externaliser ? Comment trouver un partenaire en qui vous avez confiance et qui répond à tous vos besoins spécialisés ?
La vérité : Heureusement, il existe des entreprises comme Systèmes BirchStreet. BirchStreet Systems est une entreprise fiable à laquelle les plus grandes marques d'hôtellerie font confiance et qui fournit une aide de bout en bout pour tous vos besoins d'approvisionnement, y compris la tenue de livres. Leur département financier comprend des services comme BirchStreet Pay qui vous permet d'effectuer tous vos paiements à partir d'une interface simple, sécurisée et automatisée.
Leur service financier fournit également des rapports détaillés sur les finances de votre entreprise, compilant des informations faciles d'accès qui peuvent vous aider à surveiller et à modifier vos modèles commerciaux et d'approvisionnement selon vos besoins. Ces rapports automatisés évitent également à une personne de votre entreprise d'avoir à rechercher, compiler et présenter elle-même les informations.
Maintenant que nous avons éliminé certains mythes courants concernant l'externalisation des comptes fournisseurs, nous espérons que vous vous sentirez plus confiant pour faire le bon choix pour votre entreprise.
N'oubliez pas que l'externalisation de vos finances et de votre comptabilité peut économiser du temps, de l'argent et des ressources humaines, et est moins sujette aux erreurs que d'essayer de tout faire en interne. Laissez un partenaire d'externalisation vous faciliter la tâche.