Quand la plupart des gens entendent le terme "gestion de l'inventaire», ils sont susceptibles de penser à des entrepôts qui expédient des produits aux consommateurs ou à des installations de fabrication qui doivent suivre les différentes pièces et équipements utilisés dans leur travail. Mais la gestion des stocks est tout aussi applicable dans l'industrie hôtelière.
Cela est particulièrement vrai pour les hôtels, restaurants, bars, casinos et autres établissements qui offrent de la nourriture et des boissons à leur client. La gestion des stocks peut déjà être un défi lorsqu'il s'agit d'uniformes et d'autres fournitures ; cela peut devenir un véritable casse-tête lorsqu'il s'agit de denrées périssables.
En vous associant à un partenaire de gestion des stocks de qualité, vous pouvez avoir une plus grande confiance dans votre capacité à gérer ces articles nécessaires de manière à réduire le gaspillage et à satisfaire vos clients.
1. Manque de visibilité sur les prix
L'alimentation a été l'un des principaux domaines touchés par l'inflation, des rapports récents révélant une 8,8 pour cent augmentation des prix d'une année à l'autre de 2021 à 2022. Les problèmes de chaîne d'approvisionnement, l'augmentation des dépenses de main-d'œuvre, les perturbations des récoltes et d'autres facteurs augmentent les coûts d'une variété d'aliments et de boissons de base utilisés pour la cuisine à domicile et dans les entreprises hôtelières.
Les pratiques de gestion des stocks qui se concentrent uniquement sur la quantité d'articles nécessaires peuvent ne pas tenir compte de manière adéquate des augmentations de prix de la viande, du lait, des fruits et légumes frais et d'autres produits de base. Sans savoir comment vos fournisseurs augmentent les prix, vous pourriez facilement commencer à constater une réduction significative des bénéfices.
La visibilité des prix nécessite d'identifier si les fournisseurs modifient le prix qu'ils facturent pour divers articles et d'évaluer vos options. Trouvez-vous un autre fournisseur ou augmentez-vous le prix que vous facturez à vos propres clients ? En évaluant les tendances des prix dans votre système de gestion des stocks, vous pouvez prendre en compte de manière proactive cette augmentation des dépenses courantes.
2. Déchets d'inventaire
Le gaspillage d'inventaire est l'un des plus gros maux de tête auxquels toute entreprise hôtelière doit faire face. Par exemple, on estime qu'entre quatre et 10 pourcent des achats de nourriture au restaurant sont gaspillés avant qu'ils n'atteignent un client - et cela ne tient même pas compte de la nourriture qu'un client ne mange pas après qu'elle lui a été servie.
L'une des raisons les plus courantes pour lesquelles ces aliments sont gaspillés est qu'ils ne sont pas utilisés avant leur date de péremption. Une mauvaise planification des stocks pourrait empêcher l'utilisation des denrées périssables pendant des jours, voire des semaines - et au moment où elles sont nécessaires, elles ne peuvent plus être servies.
Bien que certains gaspillages soient inévitables en raison de clients imprévisibles ou d'erreurs de la part des préparateurs d'aliments, un partenaire de gestion des stocks de qualité peut aider à réduire les déchets en optimisant le réapprovisionnement des stocks. En tenant compte de la durée de conservation des articles et en n'effectuant des demandes qu'au besoin, les déchets peuvent être considérablement réduits.
3. Inventaire inutilisé
La détérioration des aliments n'est pas la seule façon dont les stocks peuvent être gaspillés. Trop souvent, les entreprises hôtelières dépensent de l'argent pour des articles qu'elles n'utilisent pas réellement. Les menus changent avec le temps et, par conséquent, les ingrédients dont votre établissement a besoin pour préparer les plats changent également.
Sans évaluations régulières des commandes de réquisition, un restaurant pourrait facilement continuer à commander des articles qui ne sont plus utilisés, car les plats pour lesquels ils étaient initialement nécessaires ont été interrompus. Ces éléments inutiles ne font pas qu'ajouter au coût total de chaque demande. Ils occupent également un espace précieux dans votre réserve.
Un système de gestion des stocks de qualité vous permettra de suivre les niveaux de stocks au fil du temps avec des décomptes historiques. Les ingrédients qui sont fréquemment transférés doivent être évalués plus en détail pour déterminer pourquoi ils sont toujours commandés et s'ils sont même encore utilisés. Les articles qui ne sont plus utilisés pour les recettes doivent être entièrement éliminés des bons de commande. La réduction du montant des commandes et la surveillance étroite de l'utilisation des articles rarement utilisés peuvent réduire davantage le gaspillage.
Les réquisitions automatisées peuvent également garantir que vous ne continuez pas à commander des stocks qui ne sont pas souvent utilisés. Lorsque les articles ne sont réapprovisionnés que lorsqu'ils atteignent un niveau défini, les nouvelles commandes ne seront soumises que lorsque le stock sera utilisé.
4. Manque d'informations sur les habitudes des clients
Lorsque vous comprenez vos invités comportements d'achat, vous pouvez répartir l'inventaire en conséquence. Par exemple, pendant le tournoi NCAA March Madness, certains restaurants pourraient remarquer une augmentation de la demande pour des plats tels que des ailes ou des nachos. La demande pour d'autres articles peut varier en fonction de la saison ou des événements régionaux.
Les changements saisonniers peuvent même avoir un impact sur le nombre d'invités qui fréquentent votre établissement chaque jour - une autre considération cruciale lorsque vous essayez de planifier l'inventaire. Vous ne voulez pas manquer d'un article populaire parce que vous n'avez pas commandé suffisamment de stock, et vous ne voulez pas non plus que l'excédent de stock soit gaspillé parce que vous avez mal calculé la demande.
Sans un solide système de gestion des stocks, ces variations sont souvent laissées à l'improviste. D'autre part, le bon système vous permettra de recueillir des données détaillées afin que vous puissiez identifier des tendances spécifiques parmi votre clientèle.
La demande pour certains articles peut même varier en fonction du jour de la semaine. L'analyse de ces modèles vous permettra de prévoir la demande afin que vous puissiez allouer le stock en conséquence. De cette façon, vous aurez toujours la bonne quantité de chaque article dont votre établissement a besoin.
5. Perte de temps pour l'inventaire manuel
La gestion des stocks est essentielle pour comprendre les niveaux d'approvisionnement de votre établissement. Malheureusement, de nombreux acteurs de l'industrie hôtelière continuent de s'appuyer sur des feuilles d'inventaire chronophages qui doivent être remplies à la main. Non seulement cela nécessite un engagement de temps considérable, mais cela peut aussi être d'une imprécision alarmante.
Après tout, l'employé moyen ne voudra pas passer une heure ou deux de plus à compter le stock après la fermeture et le nettoyage. Recherche de l'Association pour les sciences psychologiques révèle que les gens prennent des décisions moins précises plus tard dans la journée. Un désir d'être simplement fait avec des tâches banales pourrait amener un employé à simplement utiliser les numéros de demande de la semaine dernière plutôt que de passer par un processus d'inventaire chronophage.
Des outils tels que la lecture de codes-barres, les applications mobiles et le suivi automatisé des stocks peuvent considérablement réduire la charge de travail de vos employés. Cela garantit des niveaux d'inventaire plus précis en réduisant le risque d'erreur humaine - et cela vous facilite la vie, à vous et à votre personnel.
6. Non-respect des directives de portionnement
Dans l'industrie de la restauration, les directives de portionnement sont essentielles pour maintenir la gestion des stocks sur la bonne voie. Même des modifications mineures de la recette (comme une tranche de fromage supplémentaire) ou un remplissage trop élevé des verres à boisson peuvent perturber vos calculs de coûts et vos niveaux de stock. Ce qui semble être une erreur mineure de la part d'un jeune chef peut éventuellement devenir un problème de coût permanent s'il n'est pas corrigé.
Pour atténuer cela, les entreprises hôtelières doivent établir des recettes standard qui décrivent clairement la procédure de préparation d'un plat, ainsi que la quantité exacte de chaque ingrédient qui peut être nécessaire. Tous ceux qui sont impliqués dans la préparation des aliments doivent être formés afin qu'ils comprennent l'importance de suivre ces directives avec exactitude.
Les gérants de restaurant doivent également s'assurer que les portions appropriées sont servies aux clients. Si un plat particulier est souvent laissé inachevé, avec des restes jetés ou emportés, l'ajustement de la taille de la portion réduira le gaspillage alimentaire du restaurant et réduira les dépenses d'inventaire.
Bien que certaines pertes de cuisine soient inévitables (comme lorsqu'un chef subalterne laisse tomber une tranche de viande sur le sol), un système soigneusement réglementé facilitera le maintien des stocks aux niveaux attendus.
7. Problème de suivi des transferts entre les emplacements
La gestion des stocks est déjà difficile lorsque vous avez une seule installation, mais avec plusieurs magasins et emplacements en contact avec les clients, cela peut devenir encore plus difficile. Les entreprises à unités multiples facilitent souvent les commandes internes pour transférer l'inventaire d'un emplacement à un autre selon les besoins. Bien que cela puisse aider à économiser de l'argent en réduisant le besoin de nouvelles demandes de réquisition, cela peut également introduire de nouvelles inefficacités et des problèmes de suivi.
Non seulement votre équipe doit suivre ses besoins de commande centralisée, mais vous devez également surveiller la façon dont chaque emplacement utilise son inventaire. Un bon système de gestion des stocks permet à votre équipe d'enregistrer rapidement et avec précision les transferts et les commandes internes afin que vous ayez un aperçu en temps réel de la quantité de stock disponible à chaque emplacement.
Le suivi des commandes internes peut également fournir des données cruciales qui vous permettent d'apporter des modifications spécifiques à l'emplacement concernant les valeurs de réapprovisionnement des articles. En veillant à ce que les responsables enregistrent chaque transfert dans le système lorsqu'il se produit, vous n'aurez pas à vous soucier des erreurs de communication entraînant des niveaux de stock incorrects pour les emplacements impliqués dans le transfert.
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Bien que la gestion des stocks dans l'industrie hôtelière regorge de pièges et d'inefficacités potentiels, cela n'a pas à être le cas lorsque vous avez un partenaire de gestion des stocks solide à vos côtés. Chez Birch Street Gestion des stocks avec AccuBar offre un large éventail de fonctionnalités pour vous aider à gérer les coûts, les comptages et les dépenses des stocks.
En vous connectant à vos systèmes de point de vente (POS), vous pouvez accéder à de précieux rapports d'inventaire et même réapprovisionner automatiquement les articles ou recevoir des alertes pour les articles dont les niveaux d'inventaire sont faibles. La numérisation portable, le suivi permanent des stocks sur un nombre illimité d'emplacements et plusieurs méthodes d'établissement des coûts garantissent que cette solution peut évoluer en fonction des besoins de votre entreprise.
En accordant à la gestion des stocks l'attention qu'elle mérite, vous pouvez arrêter le gaspillage et assurer des bénéfices plus élevés pour votre entreprise hôtelière.