Il ya plus de 91 000 hôtels et motels seulement aux États-Unis à partir de 2019, plus de la moitié étant des hôtels. Dans le monde, plus de 4 millions de chambres sont disponibles à la réservation. L'hôtellerie est une énorme industrie composée de plusieurs sous-industries.
Quand on parle de la industrie hôtelière, nous ne parlons pas seulement des chambres d'hôtel, mais aussi des secteurs de l'alimentation et des boissons, des loisirs, des voyages, du tourisme, des réunions et des événements. Tout cela s'ajoute à un complexe hôtelier colossal. Chaque année, il déplace des centaines de milliards de dollars.
Avec tant d'argent en jeu et tant d'emplacements, d'entreprises, d'employés et de pièces mobiles, le processus d'approvisionnement au sein de l'industrie hôtelière est compliqué, c'est le moins qu'on puisse dire.
Avec de nombreuses entreprises hôtelières ayant plusieurs sites et back-offices, les dépenses frauduleuses et les systèmes étranges d'approvisionnement et de classement abondent. Dans cet article, nous discuterons de l'approvisionnement et de l'eProcurement au sein de l'industrie, en vous donnant tout ce que vous devez savoir pour une entreprise rationalisée et efficace.
Approvisionnement vs Achats
Tout d'abord, qu'est-ce que c'est que ce « marché public » ? Est-ce un mot fantaisiste pour désigner l'achat ?
Il s'avère que ce n'est pas qu'un synonyme. L'approvisionnement est un processus exclusif aux environnements de production, tandis que l'achat est exclusif aux environnements de vente en gros. L'approvisionnement implique l'ensemble du processus d'identification des besoins, de partage d'informations, d'approvisionnement, d'appel d'offres, de vente aux enchères et de commande de produits.
L'approvisionnement identifie et répond aux besoins de manière proactive, tandis que l'achat est une satisfaction interne réactionnaire des besoins. Enfin, l'approvisionnement se concentre sur les relations à long terme avec les fournisseurs, auprès desquels l'entreprise achètera de gros volumes et fréquemment, alors que l'achat n'est généralement qu'une transaction unique.
Le personnel de l'approvisionnement négocie des contrats avec des fournisseurs pour des échanges continus de biens et de services contre paiement. Un hôtel aura besoin de contrats pour du savon et du shampoing, du papier toilette et des serviettes, ainsi que des machines à laver, des aspirateurs, un nettoyant tout usage et des menthes.
L'entreprise ne passera pas par l'intégralité du processus de recherche et d'achat chaque fois qu'elle aura besoin de plus de Lysol, mais s'appuiera sur les contrats et les relations qu'elle a conclus avec un fournisseur de Lysol.
B2B contre B2C
L'approvisionnement implique des transactions interentreprises (B2B), ainsi que des transactions entre entreprises et clients (B2C). Les transactions B2C sont ce dans quoi vous êtes impliqué lorsque vous réservez un vol, une chambre d'hôtel ou un massage.
En tant que client, vous effectuez un achat uniquement pour vous ou votre foyer, basé peut-être sur vos propres recherches, mais aussi sur des publicités, des influenceurs et des recommandations de votre famille ou de vos amis. Vous êtes plus préoccupé par le produit ou le service que vous obtenez, et non par la relation que vous entretenez avec l'entreprise auprès de laquelle vous achetez.
Dans les transactions B2B, les relations entre l'entreprise acheteuse et l'entreprise fournisseur sont essentielles. Les transactions B2B sont généralement des achats importants avec des montants élevés et des cycles de vente plus longs et plus compliqués.
Alors qu'un achat B2C peut être impulsive ou compulsif, les transactions B2B sont des décisions calculées basées sur de nombreux facteurs, comme les objectifs à long terme et les stratégies commerciales.
Les étapes de l'approvisionnement
L'approvisionnement est l'ensemble du processus d'obtention de biens et de services pour une entreprise. Il comporte plusieurs étapes, dont chacune nécessite des soins et une attention particuliers.
- Reconnaissance des besoins. C'est la première étape de l'approvisionnement, où l'entreprise commence ses recherches. De quoi un hôtel ou un casino a-t-il besoin pour être opérationnel ? Nous parlons de lumières, de chaises, de draps, de rideaux de douche, de réfrigérateurs, de jetons de poker. Combien? À quelle vitesse? À quel prix pouvez-vous obtenir?
- Demande d'achat et révision. La demande d'achat est un document écrit formel demandant l'autorisation d'effectuer la dépense. Il comprend le produit que vous souhaitez acheter, la quantité et le prix, le département auquel il est destiné et toute autre donnée clé. Les gestionnaires et les chefs de service examineront ensuite la demande et vérifieront qu'elle respecte le budget établi. Une fois approuvée, la demande devient un bon de commande (PO).
- Processus de sollicitation. Une fois le bon de commande en main, il est temps d'établir un plan d'approvisionnement et un processus de sollicitation. En termes simples, la sollicitation est le processus de demande d'offres auprès de fournisseurs potentiels. Vous recherchez les meilleures fournitures au meilleur prix et en toute fiabilité.
- Évaluation et négociation de contrat. Ensuite, le processus de sollicitation est clôturé lorsque l'équipe d'approvisionnement évalue le meilleur prix et l'ajustement en fonction des performances des fournisseurs, des références et des devis. Lorsque le fournisseur est choisi et reconnaît et accepte le bon de commande, un contrat juridiquement contraignant est activé.
- Gestion des commandes et rapprochement des bons de commande. Les biens ou services seront alors livrés dans les délais convenus. L'acheteur comparera ce qui a été reçu avec le bon de commande, le reçu et la facture. Ensuite, la facture est envoyée pour approbation.
- Tenue de registres. S'il n'y a pas de litige au sujet de la facture, l'entreprise comptabilise la transaction. Les dossiers sont conservés pour référence future et tout audit potentiel par l'IRS.
Qu'est-ce que l'eProcurement ?
Nous savons ce qu'est l'approvisionnement, alors qu'est-ce que c'est que l'eProcurement ? eProcurement est le processus de réquisition, de commande et d'achat de biens et de services en ligne.
Contrairement au commerce électronique, qui est une transaction B2C, l'eProcurement est un processus B2B. Il facilite les interactions telles que l'évaluation et la sélection des fournisseurs, la gestion des contrats et la gestion des factures. Et il utilise une interface Web pour le faire
L'objectif d'eProcurement, tout comme celui de son frère aîné plutôt dépassé, Procurement, est d'acquérir des biens et des services au meilleur prix et dans les meilleurs délais.
Mais au lieu de nécessiter de la main-d'œuvre - de lourdes recherches, des tâches et du temps, il utilise Internet et des logiciels pour le faire. L'eProcurement prend en charge des tâches laborieuses telles que l'échange de contrats avec des fournisseurs et le remplissage de questionnaires d'intégration qui, autrement, devraient être remplis par un employé très occupé.
Solutions d'approvisionnement électronique
L'approvisionnement manuel est le moyen le plus lent, le plus coûteux et le plus consommateur de main-d'œuvre de faire des affaires. Si vous utilisez toujours un système manuel sur papier, vous êtes probablement confronté à des coûts de traitement plus élevés, à de longs cycles d'approvisionnement et à un manque de visibilité. Avec un logiciel eProcurement, comme celui de Systèmes BirchStreet, vous pouvez entièrement automatiser votre processus d'approvisionnement.
Un logiciel d'eProcurement peut rationaliser et resserrer toutes les étapes de l'approvisionnement. Il vous connectera à tous vos fournisseurs, petits et grands, sur une seule interface. Avec tous vos fournisseurs au même endroit, il sera facile de commencer la recherche pour identifier vos besoins.
La demande d'achat et l'examen seront tous effectués numériquement, ce qui permettra d'économiser du papier et du temps de livraison à d'autres bureaux ou départements. Le bon de commande approuvé sera alors prêt à être exécuté par les fournisseurs soumissionnaires. Tout cela sera numérisé et plus facile à suivre, à comparer et à délimiter. Choisir le meilleur fournisseur au meilleur prix n'a jamais été aussi facile.
De même, la négociation et l'activation du contrat seront en ligne et faciles à recevoir les signatures nécessaires. Les contrats, comme les demandes d'achat et les bons de commande, seront stockés en toute sécurité dans le cloud. Là, ils seront organisés de manière ordonnée et intuitive, faciles d'accès et à l'abri des inondations, des incendies et des pannes informatiques.
Avec eProcurement, toute la gestion des commandes et la mise en correspondance des bons de commande seront effectuées par le logiciel. Cela garantit un processus d'examen et d'appariement rapide et précis. Toute anomalie sera relevée et signalée par votre logiciel.
La gestion des factures est un jeu d'enfant avec le logiciel eProcurement. Vous pourrez recevoir, consulter, payer et classer des factures dans une seule interface. Si vous écrivez encore des chèques, ce logiciel vous apportera un soulagement indispensable.
Les chèques sont coûteux, prennent plus de temps à traiter et sont plus susceptibles d'être frauduleux que les paiements ACH. Les paiements automatisés de la chambre de compensation sont rapides, bon marché et sécurisés. Des services comme BirchStreet Pay vous permet de payer les fournisseurs en un clic et de gagner des récompenses en espèces pendant que vous y êtes.
Transparence des informations sur les avantages de l'eProcurement
Les avantages du passage à l'eProcurement sont considérables et nombreux. Dans le monde d'aujourd'hui, soit vous êtes automatisé, soit vous êtes laissé pour compte. 81% de personnes voyageant veulent un meilleur service client numérique de leurs hôtels.
Si des choses comme les demandes de serviettes supplémentaires sont traitées par des systèmes en ligne automatisés, alors quelque chose d'aussi essentiel que l'approvisionnement ne doit pas être laissé à des systèmes manuels lents et sujets aux erreurs. Et les avantages ne sont pas négligeables.
L'eProcurement crée la transparence de l'information. Au fur et à mesure qu'elles sont transférées d'une entreprise à une autre, les données sont rendues plus visibles pour les deux parties grâce au logiciel eProcurement. Cette façon simplifiée de visualiser vos données peut aider à reconnaître les comportements d'achat, à réduire les dépenses abusives et à tirer parti du pouvoir d'achat.
L'eProcurement aide les résultats des entreprises
L'eProcurement aide les entreprises à économiser de l'argent. Les systèmes manuels entraînent souvent des dépenses négligées, coûtant beaucoup d'argent aux entreprises et souvent sur une très longue période. Le logiciel d'eProcurement peut éliminer ces oublis et ces erreurs, ce qui permet à l'entreprise d'économiser de l'argent qui peut être utilisé pour d'autres pratiques stimulantes comme la publicité.
L'eProcurement fait gagner du temps et de l'énergie aux employés
Les employés se sentent valorisés et épanouis lorsqu'ils effectuent un travail qui les oblige à faire preuve de créativité et à apprendre de nouvelles choses. La saisie de données et l'analyse ne relèvent pas de cette catégorie. L'eProcurement peut épargner aux employés le temps et l'ennui associés à ces tâches monotones.
L'eProcurement raccourcit les cycles d'approvisionnement
Les processus manuels prennent du temps. Le temps que vous ne voulez pas nécessairement donner, et le temps qui peut nuire à vos relations avec les fournisseurs. Avec des processus automatisés, vous serez en mesure de raccourcir les cycles de processus et d'augmenter la productivité, d'économiser sur les coûts et de générer un profit plus important.
L'eProcurement améliore la gestion des stocks
Les entreprises doivent avoir à tout moment une compréhension claire de l'état de leurs stocks. Les systèmes automatisés peuvent suivre, en temps réel, ce qui entre et sort de vos sites et entrepôts. Cette meilleure compréhension de l'inventaire peut aider votre entreprise à prendre des décisions plus éclairées.
Quelle que soit la taille de votre entreprise hôtelière, elle bénéficiera du passage à l'eProcurement. Faites les premiers pas dès aujourd'hui en recherchant quel service et quel logiciel correspondent le mieux aux besoins de votre entreprise, puis préparez-vous à améliorer la précision, les horaires, les coûts et les relations avec les fournisseurs.