Avec des statistiques montrant que seulement 29.1% de factures sont payés à temps dans les États-Unis post-pandémiques, le monde déjà chargé des factures est devenu plus désordonné.
Cependant, aussi désordonnées soient-elles, les factures sont un élément fondamental du processus Procure-to-Pay (P2P). Les cadres d'abord, et les employés concernés immédiatement après, doivent savoir comment identifier et corriger les problèmes de gestion des factures pour un processus P2P rationalisé.
Pourquoi la gestion des factures ?
En tant que responsable de l'hôtellerie C-Suite, vous avez beaucoup à faire. Vous avez des entreprises entières à gérer ; des contrats à négocier, des fournitures achetées, une marque à gérer, une culture d'entreprise à favoriser, des clients à épater et des notes à améliorer ou à maintenir. Pourquoi l'agitation soudaine autour de la gestion des factures, quelque chose qui existe depuis toujours et qui a sûrement déjà un processus en place ?
Tout d'abord, la facturation électronique. La facturation électronique se développe à un rythme effréné, avec croissance projetée à 80% d'ici 2027. Si vous n'utilisez pas déjà des méthodes électroniques dans votre processus de gestion des factures, cela doit changer et cela doit changer rapidement. La facturation électronique est plus rapide, moins chère et moins sujette aux erreurs. Nous entrerons dans les détails de comment et pourquoi il devrait être mis en œuvre plus tard dans l'article.
Deuxièmement, le spectre omniprésent : les impôts. Une gestion organisée et approfondie de vos factures facilitera non seulement le paiement des impôts, mais vous évitera également d'être audité. Et si jamais vous êtes audité, un système bien pensé rendra le processus d'autant moins pénible que vous localiserez facilement les documents importants.
Troisièmement, évitez les problèmes liés aux retards de paiement des factures. Cela peut inclure un arrêt des services, un combat avec les collections (et leurs frais imminents), un coup de pied à votre pointage de crédit, ou peut-être même une action en justice intentée contre vous. Même si les retards de paiement semblent être la norme dans un monde en proie à une pandémie, les conséquences n'ont pas disparu.
Numéro 1 : La terreur
Les factures sont des manifestations physiques des ventes entre deux parties. Ils détaillent les produits ou services fournis par le vendeur et les prix facturés à l'acheteur. Ils aident au placement, au traitement, à la livraison et au paiement final dans une transaction commerciale. Mais tout cela mis à part, nous ne pouvons pas ignorer ce qu'est réellement une facture reçue.
Si vous avez déjà fouillé dans une pile de courrier, vous connaissez le processus de tri qui s'ensuit : courrier indésirable, informations ou rappels importants, courrier personnel et objets que vous souhaitez conserver, et factures. Trop souvent, les factures sont mises de côté pour être «traitées plus tard».
Vous ne pouvez pas avoir cette mentalité au sein d'une entreprise prospère. Les factures sont vitales pour la santé de votre entreprise et doivent être organisées et traitées rapidement. Ne laissez pas les « factures redoutées » s'infiltrer dans votre lieu de travail.
Problème 2 : Mauvaise catégorisation des factures
Malheureusement, ou heureusement, selon le point de vue, il existe plusieurs types de factures. Certains exigent un paiement immédiat et d'autres non, mais tous nécessitent une attention particulière. Voici quelques types de factures de base que vous pourriez recevoir :
- Une proposition de facture. Cela vous donne une idée du coût final d'un projet ou d'un produit.
- Une facture intermédiaire. Ceux-ci sont souvent envoyés lors de projets longs en rappel des charges en cours.
- Une facture récurrente. Ceux-ci sont souvent utilisés pour les clients réguliers ou réguliers.
- Une facture échue. C'est ce que son nom l'indique, bien qu'il puisse également y avoir des frais supplémentaires dus au non-paiement à temps.
- Une dernière facture. Ceci est envoyé à la fin d'un projet, peut-être après une proposition de facture et cependant de nombreuses factures intermédiaires.
Votre système de gestion des factures doit permettre de les classer séparément les unes des autres. En lisant, vous aurez remarqué que certains exigent un paiement immédiat et d'autres non. Les factures que vous recevez doivent au moins être catégorisé par cette métrique.
Il existe plusieurs façons de les organiser. Vous pouvez avoir un fichier pour chaque type de facture et subdivisions au sein de vos projets distincts, bien qu'il soit plus facile de classer par projet et de conserver les factures dans l'ordre dans lequel vous les avez reçues, celles nécessitant un paiement immédiat étant signalées et traitées en temps opportun.
Il est également utile de garder la facture de la proposition à portée de main lorsque vous recevez des factures intermédiaires et finales afin de pouvoir suivre dans quelle mesure les coûts réels reflètent ceux prévus et convenus, afin que vous puissiez poser des questions et soulever des problèmes le cas échéant.
Si vous travaillez avec du papier, créez un panier, un dossier ou un fichier dédié avec les catégories distinctes clairement indiquées. Cependant, même les systèmes papier les plus organisés peuvent commencer à se sentir encombrés.
Nous vous recommandons d'utiliser un système de classement électronique. Vous pouvez numériser et télécharger des documents papier lorsque vous les recevez et déplacer facilement les fichiers électroniques dans un endroit comme Google docs, un système gratuit auquel plusieurs employés peuvent accéder lorsqu'ils en ont la permission par voie électronique.
Lorsque vous créez un tableau sur Google Documents, il est automatiquement téléchargé sur Google Drive. Vous n'avez donc pas à vous soucier de la panne de votre ordinateur de bureau et de la perte de tous vos fichiers électroniques (ou d'une inondation, d'un incendie ou d'une autre perte qui détruirait votre système papier ).
Problème 3 : Un système de grand livre médiocre (ou manquant)
Selon un érudit du Université du Montana, "Le système de grand livre est le cœur d'un système comptable." En tant que « … l'enregistrement du solde de chacun des comptes au sein d'une entreprise », il fait partie intégrante du fonctionnement quotidien et est fondamental en ce qui concerne la saison des impôts. Gardez les revenus, les dépenses et toutes les autres informations financières organisées dans votre grand livre.
C'est aussi une bonne idée d'avoir ce grand livre en ligne, pour les raisons susmentionnées.
Problème 4 : Aucune heure ou personne désignée
Pour rester au courant de vos factures, vous devez désigner une personne qui en sera responsable. Si vous n'avez pas une seule personne dédiée à cela, comme ce n'est pas le cas de nombreuses entreprises, assurez-vous que c'est clair pour qui est responsable et quand il doit travailler sur les documents.
Planifiez des jours spécifiques où le paiement et l'organisation des factures sont pris en charge. Respectez scrupuleusement l'horaire. Si les tâches sont repoussées une fois, qui sait combien de fois cela peut se produire et quel type de délais vous pouvez manquer entre-temps. La personne désignée doit également tenir un registre de l'état des factures reçues et payées.
Problème 5 : Vous rédigez toujours des chèques
Nous sommes en 2022. Avouons-le : l'époque des chèques est derrière nous. Même si vous êtes passé de l'écriture manuscrite à l'impression, l'évolution du paiement n'est pas terminée pour vous. Première raison : les chèques coûtent cher. Il en coûte en moyenne environ trois fois plus pour payer par chèque que pour payer par ACH. ACH c'est aussi plus sûr et plus rapide.
Les chèques sont vulnérables à la fraude d'une manière que les paiements ACH ne le sont pas. De plus, le délai d'exécution pouvant aller jusqu'à cinq jours ouvrables ralentit les activités dans un monde en évolution rapide. Si vous utilisez toujours des chèques, c'est votre signe pour passer à une option plus sûre, plus rapide et plus rentable.
Un excellent moyen de gérer les paiements consiste à BirchStreet Pay, un outil disponible auprès de BirchStreet. BirchStreet Pay vous aide à passer vos paiements de chèques à des cartes virtuelles. Non seulement vous économisez de l'argent en abandonnant le coût associé aux chèques, mais vous pouvez également gagner de l'argent avec les récompenses de BirchStreet Pay.
Cet outil est facile à configurer et à utiliser - l'interface simple vous permet d'effectuer des paiements en appuyant simplement sur un bouton. Il dispose également de fonctionnalités de sécurité de haut niveau et d'un excellent service client facile d'accès. Que les jours du chèque meurent.
Problème 6 : Vous recevez des factures par la poste
Évitez simplement les factures reçues par la poste dans la mesure du possible. La réception de factures par e-mail vous permet non seulement de gagner du temps en triant le courrier physique et en numérisant des documents dans votre système électronique, mais également d'économiser du papier et de l'espace de stockage au bureau.
Demandez simplement à la personne avec qui vous faites affaire d'envoyer ses factures par e-mail. Ce n'est pas difficile à vendre car cela permet d'économiser des ressources aux deux extrémités de la transaction.
Problème 7 : Vous ne profitez pas de la technologie OCR
Pendant que nous sommes sur une lancée de modernisation, parlons du logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR). Ce logiciel reconnaît les caractères de texte dans un document numérique.
De cette façon, les informations d'une facture peuvent être automatiquement saisies dans un système comptable, ce qui évite à quelqu'un de passer du temps à faire la même chose manuellement. Cela permet d'économiser en moyenne environ cinq minutes par facture, et cela peut représenter une journée entière d'heures, selon le nombre de factures que votre entreprise traite généralement.
Dans un monde occupé et en convalescence, certaines choses ne peuvent pas se permettre de passer entre les mailles du filet. La gestion des factures en fait partie. Pour assurer la prospérité de votre entreprise, assurez-vous de résoudre les problèmes courants liés à la gestion des factures.
- Organiser, organiser, organiser.
- Désignez, réservez du temps et implémentez le logiciel.
Lorsque vous vous occupez de manière proactive de votre entreprise, elle sera mieux organisée pour prendre soin de vous.