À première vue, on pourrait supposer que la gestion des stocks hôteliers est exclusivement centrée sur le principal type « d'inventaire » proposé par les hôtels : les chambres disponibles. Après tout, l'expérience hôtelière d'un client dépend de bien plus que le simple fait qu'une chambre soit disponible.
Bien que les chambres réservées par les clients puissent constituer l'inventaire principal de l'hôtel, le succès des opérations d'accueil dépend fortement de ce qui est considéré comme l'inventaire secondaire de l'hôtel. Cela inclut tous les produits et matières premières supplémentaires qui seront utilisés par les clients, tels que les fournitures de chambre, les articles vendus dans une boutique de cadeaux ou un dépanneur sur place ou les aliments et boissons vendus au restaurant ou au bar de l'hôtel.
Cet inventaire secondaire peut varier considérablement d'un hôtel à l'autre. En termes d'équipements alimentaires, certains hôtels peuvent offrir un peu plus qu'un distributeur automatique, tandis que d'autres proposent plusieurs restaurants sur place.
Quelle que soit l'étendue des équipements d'un hôtel, une gestion solide et fiable des stocks hôteliers est essentielle pour améliorer les résultats et offrir une expérience client positive (et cohérente). En fait, les recherches de Cornell trouvé ceci « La cohérence opérationnelle est essentielle dans la note globale d'un hôtel ; il est plus important d'éviter les problèmes opérationnels que de rechercher le facteur « wow » occasionnel. »
En d'autres termes, offrir une expérience cohérente est l'un des aspects les plus importants de l'expérience hôtelière pour les clients, qu'ils séjournent dans un motel bon marché ou dans un complexe de luxe. Et la gestion des stocks hôteliers peut rendre cela possible.
Quelles catégories de produits devez-vous prendre en compte dans la gestion des stocks hôteliers ?
En ce qui concerne l'inventaire secondaire d'un hôtel, l'accent est généralement mis sur les fournitures qui ne peuvent pas être réutilisées. Par exemple, le restaurant de l'hôtel nécessitera une gestion importante des ingrédients qui entrent dans ses recettes. Les chambres d'hôtel doivent être réapprovisionnées en savon et shampoing frais après chaque visite.
Cependant, la gestion des stocks de l'hôtel doit également tenir compte des fournitures qui seront réutilisées à plusieurs reprises avant de devoir éventuellement être remplacées. Cela pourrait inclure des serviettes, des draps et des couvertures. Cela comprendrait également des meubles tels qu'une télévision ou un lit.
Même si ces articles peuvent avoir plusieurs années d'utilisation, ils devront éventuellement être remplacés. Si vous n'avez aucun moyen de suivre l'âge et l'état de ces articles, les clients peuvent éventuellement commencer à se plaindre de lits inconfortables ou de téléviseurs obsolètes.
Ensuite, bien sûr, il y a les fournitures avec lesquelles les clients n'interagissent jamais directement, mais qui jouent toujours un rôle de premier plan dans la prestation d'un séjour hôtelier de qualité. Les produits de nettoyage sont essentiels pour désinfecter les chambres après le départ d'un client. Quand cela vient à opérations de blanchisserie, un hôtel peut externaliser la majeure partie de la blanchisserie pour réduire les dépenses en eau, ou il peut avoir sa propre laverie commerciale sur place (ce qui nécessiterait beaucoup de détergent, d'eau de Javel, etc.).
Inutile de dire que chacune de ces catégories de produits aura des exigences de réapprovisionnement très différentes. Les ingrédients frais pour le restaurant de l'hôtel peuvent n'avoir qu'une durée de conservation de quelques jours, tandis que d'autres types d'inventaire auront une durée de vie de plusieurs années.
La gestion des commandes vous aidera à éviter les commandes excessives ou à laisser des articles en rupture de stock ou au-delà de leur durée de vie utile. Certains systèmes proposent même l'approvisionnement automatique afin que les commandes de réapprovisionnement soient passées lorsque le stock d'un article atteint un niveau défini.
Un solide système de gestion des stocks hôteliers fournit un endroit unique et complet où vous pouvez suivre tous les stocks pertinents pour votre résultat net. Une visibilité complète sur les niveaux de stock et les besoins de réapprovisionnement permet à votre équipe de soumettre les demandes des fournisseurs dès qu'elles sont nécessaires, ce qui permet de s'assurer beaucoup plus facilement que toutes les chambres non réservées seront prêtes et disponibles pour les clients.
Comprendre ce que veulent réellement vos invités
Un système fiable de gestion des stocks hôteliers peut vous donner un aperçu direct des commodités qui sont réellement utilisées par vos clients et de celles qui aident ou nuisent à vos résultats. Les recherches de Gallup révèlent quelques tendances notables qui peuvent avoir un impact direct sur vos choix de gestion des stocks :
"Lorsqu'on leur a demandé quels produits hôteliers les clients abandonneraient pour réduire leurs coûts, plus de la moitié des clients sont tout à fait d'accord qu'ils pourraient se passer du bar dans la chambre [et] des peignoirs [...] Environ la moitié des clients dans l'ensemble sont tout à fait d'accord qu'ils seraient prêts à payez plus pour une télévision dans la chambre, du savon de salle de bain et un accès Internet gratuit considérablement améliorés. Les clients du luxe sont tout à fait d'accord pour dire qu'ils paieraient plus pour améliorer les produits de savon de salle de bain ; les clients haut de gamme et haut de gamme amélioreraient l'Internet gratuit ; et les clients du milieu de gamme supérieur, du milieu de gamme et de l'économie aimeraient un téléviseur plus agréable – et seraient prêts à en payer un.
Bien que ces tendances de recherche puissent constituer un bon point de départ pour décider des priorités pour vos propres besoins de gestion des stocks hôteliers, la capacité d'acquérir une compréhension approfondie de ce que vos clients réels utilisent et veulent peut être encore plus précieuse.
Par exemple, en suivant la consommation des stocks au restaurant de l'hôtel, vous pouvez éviter les mauvaises prévision de la demande qui entraîne des stocks excédentaires d'ingrédients périssables qui sont rarement utilisés et souvent gaspillés car ils sont utilisés pour des recettes moins populaires. De telles informations pourraient même aider votre restaurant à rationaliser ses opérations en supprimant les plats non rentables et impopulaires du menu.
Bien sûr, les hôtels doivent également recueillir régulièrement les commentaires des clients pour évaluer si des meubles ou des équipements manquent. Bien que la gestion des stocks de l'hôtel puisse vous aider à savoir quand des articles comme la literie ou les serviettes doivent être remplacés, vous ne devez jamais ignorer les plaintes des clients selon lesquelles quelque chose ne répond pas aux attentes des clients.
Les hôtels qui répondent aux attentes de leurs clients amélioreront considérablement la fidélité et la rétention des clients. Les clients satisfaits sont plus susceptibles de devenir des clients fidèles, de laisser des avis positifs ou d'utiliser le bouche à oreille positif pour partager leur expérience avec d'autres, ce qui peut vous aider à améliorer vos résultats.
Améliorer les relations avec les fournisseurs
Un autre aspect clé d'un système de gestion des stocks hôtelier solide est qu'il vous aidera à mieux naviguer dans les relations avec les fournisseurs. Les hôtels travaillent avec un large éventail de fournisseurs - et bien souvent, choisir le bon fournisseur peut faire toute la différence pour offrir une expérience client de qualité et maintenir la rentabilité.
En tant que gestion hôtelière rapports, « La gestion quotidienne du fournisseur doit être approfondie et continue pour garantir des prix précis, des produits de haute qualité et des niveaux de service constants. Idéalement, les hôteliers auront le pouvoir de responsabiliser les fournisseurs et auront mis en place un processus pour résoudre avec succès et rapidement tout problème pouvant survenir. En plus du coût, de la qualité et du service, il est impératif que l'hôtel gère et contrôle avec diligence l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, en mesurant les performances de chaque fournisseur avec des audits et des normes cohérents par rapport auxquels ces fournisseurs doivent se conformer.
Un solide système de gestion des stocks hôteliers permet aux directeurs d'hôtels de contrôler et d'évaluer plus facilement leurs relations avec les fournisseurs. Cela peut être particulièrement important en période d'inflation, lorsque les augmentations de prix d'un fournisseur peuvent nécessiter le passage à un nouveau fournisseur. Alternativement, les problèmes de chaîne d'approvisionnement peuvent nécessiter de travailler avec un autre fournisseur lorsque le fournisseur principal n'est pas en mesure d'honorer une commande.
La gestion des stocks hôteliers vous permet de suivre les performances des fournisseurs dans des domaines clés tels que la rapidité d'exécution des commandes, le coût des articles et la précision et la qualité des livraisons. De tels systèmes aident à tenir les fournisseurs responsables de leur travail. Si un fournisseur augmente considérablement ses prix ou rencontre des problèmes fréquents avec l'exactitude et la qualité des commandes, vous pouvez utiliser des informations quantitatives pour identifier qu'il est temps de changer.
Une responsabilisation accrue encourage les fournisseurs à se concentrer sur la création d'un partenariat commercial gagnant-gagnant avec votre hôtel, plutôt que d'essayer simplement de réduire leurs propres dépenses d'exploitation. La facturation et les demandes d'achat numérisées, les commandes automatisées et d'autres aspects d'un système de gestion hôtelière solide peuvent également faciliter la vie des fournisseurs en offrant une relation quotidienne cohérente et fiable.
Avec vous et vos fournisseurs mieux alignés, vous pouvez éviter les pièges courants tels que les livraisons manquées ou les envois de mauvaise qualité qui non seulement nuisent à ces relations commerciales, mais qui finissent également par nuire à l'expérience client.
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Bien que les processus d'approvisionnement hôtelier puissent être complexes, cela ne signifie pas qu'un système fiable de gestion des stocks hôteliers est hors de portée. Basé sur le cloud de BirchStreet Système d'automatisation Procure-to-Pay est particulièrement adapté aux hôtels et à l'industrie hôtelière.
Avec des outils tels que les approbations de flux de travail avancées et les processus d'approvisionnement numérisés, les directeurs d'hôtel peuvent atteindre plus de 80 % de conformité. La prévision des articles, la tarification immédiate et les eRFQ aident à réduire les coûts d'achat et les temps de cycle, ce qui facilite l'achat de la quantité idéale d'articles dont vous avez besoin pour vous réapprovisionner au meilleur prix possible.
Si vous gérez plusieurs propriétés, des fonctionnalités telles que l'inventaire instantané et la gestion des recettes pour déployer des recettes sur plusieurs propriétés peuvent rationaliser davantage vos opérations. Des informations et des rapports précis vous permettent de favoriser les bonnes relations avec les fournisseurs afin que vous puissiez contrôler les coûts et ne pas avoir à vous soucier des perturbations de la chaîne d'approvisionnement qui nuisent à l'expérience client.
Avec l'automatisation Procure-to-Pay, vous pouvez faire passer la gestion des stocks de votre hôtel à un niveau supérieur en obtenant des informations plus approfondies sur vos dépenses d'exploitation afin de pouvoir prendre des décisions plus éclairées qui améliorent les revenus.