En tant que directeur de station, vous avez beaucoup à faire. Vous devez garder vos chambres approvisionnées et propres, votre comptabilité en ordre, votre processus d'approvisionnement serré, vos employés bien formés et heureux et, surtout, vos clients s'amusant comme jamais.
Cela signifie que vous avez du savon, du linge de maison, des boissons et de la nourriture à commander et à payer, des chiffres à calculer et des budgets à respecter ou à ajuster, des factures à produire et à traiter, des formations à organiser, des chèques de paie à rédiger, des plaintes, des questions et des commentaires. tendre à.
Avec tout ce qui se passe, la dernière chose dont vous avez besoin est une pile de factures, de chèques, de mandats et de reçus en attente de vous stresser et de dominer votre temps précieux. Heureusement, vous n'avez pas à vous résigner à cette réalité. Aujourd'hui, il existe des moyens d'automatiser le traitement de vos factures et de vos paiements d'une manière qui vous fera économiser du temps, de l'argent, de la main-d'œuvre et du stress.
JLes dangers du traitement manuel des factures et des paiements
Le traitement des factures et des paiements existe depuis, eh bien, les factures et les paiements existent. Afin de gérer une entreprise hôtelière prospère, vous devez vous procurer les produits et services qui entrent dans votre entreprise et traiter les paiements qui accompagnent ces produits et services. Le flux efficace d'argent entrant et sortant de votre complexe peut le faire ou le défaire.
Depuis des décennies, les entreprises rédigent et reçoivent des factures physiques ainsi que rédigent et distribuent des reçus. Il est important d'avoir une trace de vos pratiques financières, mais les documents physiques risquent d'être perdus, désorganisés ou même détruits lors d'une catastrophe naturelle comme un incendie ou une inondation.
De plus, le traitement manuel des factures et des paiements est sujet aux erreurs humaines telles que des calculs incorrects, une catégorisation incorrecte ou même une écriture manuscrite illisible. L'exécution de ces tâches à la main, ou même manuellement avec un traitement de texte, prend du temps et est source d'erreurs.
Vous avez souvent besoin d'un employé désigné ou même d'un département entier dédié à la gestion de ces questions. Et chaque employé que vous embauchez a besoin d'une formation, d'un salaire, d'une assurance et d'avantages tels que des vacances et des congés payés.
Qu'est-ce qui se passe dans le traitement des factures et des paiements ?
Le traitement des factures est un processus vital. Vous devez traiter et payer vos factures en temps opportun afin de garder votre complexe approvisionné, vos livres en ordre et vos relations interentreprises solides.
Le traitement des factures est également un processus quelque peu complexe. La première étape consiste à recevoir ou à capturer la facture. La facture peut se présenter sous forme de document papier dans le courrier, un fax, un e-mail ou un document PDF, Word, Excel ou Google.
Si vous traitez les factures manuellement, quelqu'un (ou plusieurs personnes) doit examiner chaque facture et saisir les données pertinentes telles que le numéro d'identification du fournisseur et le prix total dans le système de grand livre utilisé par votre entreprise. Cela prend du temps et est extrêmement sujet aux erreurs. Et plus il y a d'informations à enregistrer, plus il y a de risques d'erreurs.
L'étape suivante consiste à acheminer la facture à l'employé approprié pour approbation. Par exemple, la facture d'une visite d'électricien peut aller au gestionnaire des installations, tandis que la facture d'un ingénieur logiciel indépendant ira au CTO. Lorsqu'il est effectué manuellement, le routage implique de nombreux départements, une attention aux détails et du temps.
L'étape suivante consiste à autoriser et à soumettre pour paiement. L'approbateur examine le montant facturé et quel service ou bien est facturé et note toute anomalie. S'il y a une erreur apparente, l'autorisateur renverra la facture aux parties prenantes concernées pour rapprochement.
S'il n'y a pas d'erreurs, l'approbateur l'enverra au service de facturation pour paiement. Cette étape peut sembler simple, mais si l'approbateur est absent du bureau ou prend trop de temps pour approuver une facture, des frais de retard peuvent survenir et les relations commerciales peuvent être compromises.
L'étape suivante consiste à traiter le paiement. Cela peut signifier écrire un chèque si vous êtes dans le train de traitement manuel, ou cela peut signifier cliquer sur un bouton sur une application de paiement. Quelle que soit la façon dont vous le faites, vous devez être à l'heure pour éviter les frais de retard et maintenir de solides relations d'affaires.
Enfin, vous devrez conserver une trace de la transaction. Il peut s'agir d'un bloc-notes physique, d'un document Word ou Google ou d'une feuille de calcul Excel. Cette étape est importante pour l'analyse budgétaire ainsi qu'à des fins fiscales.
Avantages du traitement automatisé des factures et des paiements
Comme vous pouvez le constater, le traitement des factures comporte de nombreuses étapes. Ceci, malheureusement, se traduit par beaucoup de temps et beaucoup d'erreurs potentielles. Heureusement, il y a entreprises qui offrent un logiciel capable de gérer le traitement des factures pour vous.
Avec traitement automatisé des factures, vous pouvez rationaliser vos factures reçues avec un identifiant de messagerie commun. De cette façon, au lieu de trier le courrier postal et les adresses e-mail de plusieurs employés, toutes les factures arrivent au même endroit pour une organisation et un traitement faciles.
De plus, grâce au traitement automatisé des factures, vous pouvez traiter sans contact plus des trois quarts de vos factures. Cela signifie que vous ignorez la possibilité d'erreurs de saisie, le risque de trop-perçu ou de sous-paiement, de factures perdues et de paiements ou de calculs d'impôts inexacts.
Les factures sans contact signifient qu'il n'y a pas de travail et de temps de saisie de données, pas de routage vers et d'attente d'autorisation des approbateurs, et pas de temps d'attente entre le bureau de l'approbateur et le service de facturation. Bon nombre de vos factures peuvent passer de la réception au paiement et au classement en peu de temps, voire en un rien de temps.
Avec le traitement automatisé des factures, vous pouvez économiser du travail et de l'argent en laissant un logiciel faire le travail au lieu d'un employé à temps plein qui a besoin d'une formation, d'un salaire à temps plein et d'avantages sociaux.
Types de traitement des paiements
Il existe de nombreux types de traitement des paiements, certains plus récents que d'autres, certains plus pratiques et plus économiques que d'autres. Vous avez reçu une facture d'une autre entreprise dans le cadre de votre processus d'approvisionnement interentreprises. Il peut s'agir d'une facture pour un envoi de linge de lit neuf ou d'une facture pour un service de nettoyage tiers.
Il a été reçu, acheminé vers l'approbateur approprié et envoyé au service de facturation. Alternativement, il a été reçu et automatiquement déplacé à travers ces étapes par le logiciel de facturation. Il est maintenant temps de payer la facture.
La première option de paiement qui peut venir à l'esprit est la «vieille fiabilité» - les chèques papier. Les gens font des chèques depuis des décennies. C'est peut-être la façon dont vous avez vu votre mère payer les factures en grandissant. Il semble stable et intelligent.
Cependant, ce mode de paiement n'est peut-être pas aussi "fiable" que vous le pensez, bien qu'il soit aussi "ancien". Les chèques papier sont sensibles à la fraude endémique. De plus, leur traitement prend des jours et coûte plus cher par transaction que, disons, un Paiement ACH.
Une autre option de paiement est un paiement ACH (chambre de compensation automatique). Ceci est un électronique paiement de banque à banque. Il vous permet d'ignorer les chèques, les espèces, les cartes de crédit ou le câblage. C'est plus rapide et moins cher que d'utiliser des chèques.
La meilleure façon de traiter un paiement est d'utiliser des applications sécurisées, rapides et incitatives telles que BirchStreet Pay. Cette solution vous permet d'effectuer tous les paiements de vos départements via un seul endroit. Il simplifie le processus d'approvisionnement en centralisant 100% de vos paiements, même s'ils sont effectués par différents sites ou services.
Il dispose de fonctionnalités de sécurité améliorées pour protéger votre argent contre les abus et la fraude. Au lieu d'écrire des chèques, vous pouvez utiliser leur interface simple pour effectuer des paiements en appuyant simplement sur un bouton. Il dispose également de capacités complètes de reporting et d'analyse afin que vous puissiez avoir une vue en temps réel de vos fonds à des fins de comptabilité et de conformité.
De plus, BirchStreet Pay paiera tu pour avoir utilisé leurs services. Dès votre tout premier paiement, l'argent que vous dépenseriez déjà pour faire fonctionner votre entreprise, vous pouvez commencer à gagner des remises en argent.
La ligne de fond…
Le traitement automatisé des factures et des paiements améliorera les processus de votre complexe. Au lieu de collecter les factures depuis la boîte aux lettres externe et les boîtes de réception de divers employés, les outils de traitement automatisé des factures dirigeront toutes vos factures vers une adresse e-mail commune et centrale. Vous n'aurez pas besoin de numériser et de télécharger des factures papier dans votre système de dépôt en ligne, car elles seront déjà en ligne !
Avec le traitement manuel des factures, chaque facture devrait être collectée et acheminée vers le bon service pour approbation avant d'être envoyée au service de facturation. Grâce au traitement automatisé des factures, plus de 80% de vos factures peuvent être traitées sans contact. Cela signifie éviter les décalages et les temps d'attente entre les départements. Non seulement cela, mais le logiciel ne fera pas d'erreurs comme celles auxquelles les humains sont sujets.
Quand vient le temps de payer la facture, les systèmes automatisés arrivent une fois de plus en tête. Vous pouvez éviter les chèques papier, les espèces ou les cartes de crédit en utilisant des applications de paiement faciles à utiliser.
Au lieu de passer de précieuses minutes à effectuer chacun des nombreux paiements nécessaires au fonctionnement de votre complexe, vous pouvez effectuer ces paiements en appuyant sur un bouton ou les configurer pour qu'ils soient payés automatiquement.
Le traitement automatisé des factures et des paiements vous fera économiser du temps, des tracas, de la main-d'œuvre et de l'argent. En choisissant les bons produits pour gérer ces tâches pour vous, vous pouvez même gagner de l'argent en payant vos fournisseurs.