"Les entreprises les plus performantes se concentrent sur les processus de base et exploitent les solutions ePayables à un rythme très élevé, ce qui se traduit par des coûts de traitement des factures inférieurs de 80%", indique le rapport AP Metrics 2021 d'Ardent Partners.
Dans notre précédent blog, nous avons discuté de la façon dont la technologie d'approvisionnement électronique est la pierre angulaire d'une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement. Aujourd'hui, nous allons nous concentrer sur la prochaine étape du processus P2P, le traitement des factures.
Traitement de facture
Les enquêtes de l'industrie montrent que les responsables des finances et des opérations savent qu'il y a d'importants gains d'efficacité à tirer de la numérisation des factures. Pour illustrer les économies de coûts liées à l'automatisation du traitement des factures, prenons comme exemple un hôtel à service complet de 250 chambres qui gère 6 500 factures entrantes par an.
En supposant un coût moyen prudent de $12,50 par facture, le coût total de traitement des factures pour notre exemple d'hôtel est de $81 250 par an. Si cette propriété fait partie d'une société de gestion avec 20 hôtels de taille similaire, les coûts qui en résultent s'élèvent à un $1 625 000. En adoptant les meilleurs outils de leur catégorie et en s'alignant sur les meilleures pratiques de traitement des factures, ce nombre peut être réduit de 80% ou plus. En utilisant notre exemple ci-dessus, cela signifie $68 250 d'épargne par bien et $1 365 000 sur l'ensemble du portefeuille de la société de gestion.
Comment est-ce possible? En numérisant l'intégralité du processus P2P, de nombreuses tâches exigeantes en main-d'œuvre et en temps sont automatisées, et une meilleure visibilité et un meilleur contrôle éliminent également les fuites dues au trop-payé de factures. Meilleur logiciel P2P de sa catégorie, associé à un solide leadership d'entreprise, peut faire passer les taux de traitement direct des factures à 80%+. Cela signifie que quatre factures sur cinq ne nécessitent aucune intervention manuelle de la part d'un membre du personnel, car le bon de commande, la facture et l'enregistrement de réception correspondent tous à des tolérances prédéfinies sur la quantité, le prix et d'autres détails au niveau de l'en-tête. Récemment, Northwood Hospitality, dont le portefeuille comprend 10 hôtels et centres de villégiature à service complet, a économisé plus de 2 000 heures de back-office en numérisant son processus P2P.
De plus, en employant un solution de gestion des factures qui se charge de numériser les factures à votre place, il n'est plus nécessaire que les biens ou les ressources de l'entreprise saisissent manuellement les informations et traitent de grandes quantités de papier. Dans cet environnement numérisé et automatisé, le personnel n'a qu'à examiner les exceptions. Grâce à des outils tels qu'un rapport d'exception de facture automatisé, les équipes AP peuvent identifier rapidement pourquoi les documents ne correspondent pas, que ce soit en raison d'un écart de prix, d'articles sur/sous reçus ou de substitutions. Avec tous ces outils en place, le temps passé à traiter les factures peut être réduit de quelques jours à quelques heures, et les coûts de traitement des factures peuvent être réduits de façon conservatrice à $2/facture. En fin de compte, l'automatisation du back-office réduit les coûts, permet aux équipes de faire plus avec moins et permet aux ressources de se concentrer sur l'expérience client plutôt que sur la paperasserie inutile du traitement des AP.
Aperçu: Un hôtel moyen de 250 chambres peut réaliser une économie nette de $68 250 en adoptant des processus et une technologie d'automatisation des factures Best-in-Class.