Bien que parfois pénible, la budgétisation est l'un des aspects les plus importants de la gestion financière dans le monde de l'entreprise. Avec un budget d'approvisionnement, votre organisation peut utiliser un plan—indiquant ce que vous pouvez vous permettre et ce que vous ne pouvez pas vous permettre—pour développer une stratégie d'achat plus précise et plus efficace.
Dans les années passées, le rôle de l'approvisionnement n'était pas associé au processus de budgétisation. Aujourd'hui, alors que le monde des affaires continue d'évoluer, les professionnels de l'approvisionnement s'impliquent davantage dans l'élaboration du budget.
Mais l'approvisionnement ne se limite pas à l'achat. Diverses fonctions sont en jeu, notamment la logistique, le marketing, l'informatique, l'approvisionnement stratégique et les tâches d'expédition et de réception. Sans un aperçu détaillé de la budgétisation des achats, ces fonctions deviennent incohérentes et les finances de votre entreprise peuvent s'effondrer rapidement, ce qui rend d'autant plus important de s'assurer que votre budget d'approvisionnement est équilibré.
Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors de la planification et de la gestion de votre stratégie de budgétisation des achats.
Déterminez les biens et services dont vous avez besoin
Dans chaque processus d'approvisionnement, votre organisation doit acheter ce qui est nécessaire pour faire fonctionner l'entreprise. Pour lancer votre stratégie de budgétisation Procure-to-Pay, faites une liste de tous les biens et services dont votre entreprise a besoin pour fonctionner avec succès.
Par exemple, si vous organisez des événements d'entreprise, assurez-vous d'avoir acheté des programmes imprimés, des porte-noms et d'autres fournitures. De la même manière, vous devrez créer une liste de tous les participants attendus.
Une fois que vous avez déterminé le Quel, vous devrez préparer le comment-combien de programmes imprimer ? Doivent-ils être des dimensions spécifiques? Devraient-ils arriver à une certaine date ? Combien coûteront-ils ? Etc…
Évaluez les options de votre fournisseur
Ensuite, vous devez rechercher des fournisseurs potentiels.
Bien que vous disposiez peut-être déjà d'une liste fiable de fournisseurs, il est toujours utile de réévaluer vos options pour vous assurer d'obtenir le meilleur prix pour les produits de la plus haute qualité.
C'est peut-être votre première chance de trouver de nouveaux fournisseurs. Si c'est le cas, vous devrez garder à l'esprit des éléments tels que le prix, le service client, la réputation et le délai d'exécution. Bien que cela puisse exiger un temps de recherche considérable, cela vaut la peine de trouver le fournisseur de la plus haute qualité qui s'aligne sur votre stratégie de budgétisation des achats.
Une liste utile à suivre est Carter's 10 C's of Supplier Evaluation, qui évalue les fournisseurs sur une échelle de 1 à 5 en fonction de chaque domaine décrit. Ensuite, vous pouvez mieux déterminer les besoins de votre organisation, comprendre comment vos fournisseurs peuvent y répondre et choisir celui qui convient à votre entreprise.
Utiliser la technologie pour une meilleure prise de décision
Lors de l'optimisation de la stratégie de budgétisation des achats, il est crucial de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Avec tant de choses à considérer, une planification et une application appropriées des services d'approvisionnement et des services financiers sont essentielles pour garantir que votre entreprise atteint les objectifs nécessaires.
Heureusement, l'utilisation de la technologie peut garantir que tout le monde reste informé et au courant de tout ajustement budgétaire. Le meilleur endroit pour commencer est de trouver une plateforme qui offre des outils complets pour digitaliser votre processus d'approvisionnement et gagner en visibilité sur votre contrôle budgétaire. Cela permet à votre équipe suivre les données clés sur les dépenses et restez au courant de tout changement de budget.
Non seulement cela garantira que les commandes coûteuses ne seront pas exécutées sans l'approbation de la direction, mais cela ajoutera une couche de protection au processus d'achat. Ainsi, quelle que soit la complexité de vos plans budgétaires, vos services des achats et des finances peuvent garder l'esprit tranquille.
Respecter votre budget
Établir un budget d'approvisionnement peut être difficile et prendre du temps. Surtout à mesure que votre entreprise se développe, le rôle de la planification budgétaire augmente également. Avec plus d'employés et de départements dans le mix, la demande de coûts plus élevés est inévitable - il devient donc d'autant plus important de créer un budget en temps réel pour les coûts d'exploitation nécessaires dans toute votre organisation.
Au fur et à mesure que vous développez votre système de budgétisation d'approvisionnement, tenez compte des biens et services dont votre entreprise a besoin, prenez le temps d'examiner les options de vos fournisseurs et utilisez toutes les solutions technologiques qui garantissent les meilleures pratiques et rationalisent le processus de budgétisation.