हाल के उद्योग के आंकड़ों के अनुसार, लगभग किसी कंपनी का 2% चालानों की नकल की जाती है, गलत राशि के लिए शुल्क लिया जाता है, या उनमें किसी प्रकार की त्रुटि होती है। पीडब्ल्यूसी का वैश्विक आर्थिक अपराध और धोखाधड़ी सर्वेक्षण 2022 यह भी बताता है कि इस वर्ष तक, लगभग 50% व्यवसायों ने चालान धोखाधड़ी की सूचना दी है।
पूर्व-महामारी, भुगतान धोखाधड़ी और गलत स्थान $12 बिलियन के वैश्विक डॉलर के नुकसान तक पहुंच गया; हालाँकि, 2020 COVID-19 के प्रकोप में सिर्फ तीन महीने, उस राशि में 75% की भारी वृद्धि हुई।
इस तरह के उच्च जोखिम वाले धोखाधड़ी सीएफओ और वित्त पेशेवरों के लिए एक बहुत ही वास्तविक दुःस्वप्न बन गए हैं। चूंकि लेखा देय विभाग आपूर्तिकर्ता चालानों की बाढ़ का प्रबंधन करने के लिए काम करते हैं, यह आँकड़ा आतिथ्य उद्योग की बहुत आजीविका के लिए खतरा है, विशेष रूप से के लिए कैसीनो और गेमिंग संगठन.
सौभाग्य से, वह वहीं है 3-वे चालान मिलान और देय 3-वे मैच खाते आते हैं। कैसीनो और गेमिंग उद्योग में संगठन इस प्रथा की ओर रुख कर रहे हैं, जिससे धोखाधड़ी, गबन और मानवीय त्रुटि के जोखिम कम हो जाते हैं। साथ ही, यह चालानों को मैन्युअल रूप से पूरा करने और प्रबंधित करने का एक किफ़ायती विकल्प है।
थ्री-वे मैचिंग केवल यह सुनिश्चित करता है कि आपकी कंपनी केवल उन वस्तुओं और सेवाओं के लिए भुगतान कर रही है जो प्राप्त हुई थीं।
यहां वह सब कुछ है जो आपको 3-तरफा चालान मिलान और देय 3-तरफा मिलान खातों में संक्रमण के बारे में जानने की आवश्यकता है, और ऐसा करने से आपके कैसीनो या गेमिंग व्यवसाय को कैसे लाभ हो सकता है।
एपी 3-वे चालान मिलान क्या है?
3-तरफा मिलान का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि चालान, क्रय आदेश, और रिपोर्ट प्राप्त करने में सभी में सुसंगत लाइन आइटम विवरण शामिल हों। यह अनुमोदन प्रक्रिया सत्यापित करती है कि ऑर्डर किए गए उत्पाद और राशि प्राप्तकर्ता विभाग को दिए गए उत्पादों के अनुरूप हैं।
अनिवार्य रूप से, 3-तरफा मिलान पद्धति इस बात की पुष्टि करती है कि आपके व्यवसाय ने जो ऑर्डर किया था वह वही है जो डिलीवर किया गया था और जिसके लिए भुगतान किया गया था।
मैन्युअल रूप से, यह पीओ और डिलीवरी रसीदों के साथ चालानों को भौतिक रूप से क्रॉस-रेफरेंस करना होगा; हालांकि, 3-तरफा मिलान स्वचालित मिलान की अनुमति देता है, जो नकली या डुप्लिकेट इनवॉइस और ऑर्डर की त्वरित और आसानी से पहचान करता है, और आपके कैसीनो या गेमिंग व्यवसाय के अनुसार कस्टम मानकों के आधार पर सही रसीदों की तुलना करता है।
आपका कैसीनो या गेमिंग व्यवसाय 3-तरफा मिलान से लाभ के लिए क्या खड़ा है?
अगर एक चीज है जो COVID ने व्यवसायों को सिखाई है, तो वह यह है कि हम अपनी भुगतान सत्यापन प्रक्रियाओं के बारे में कभी भी सुनिश्चित नहीं हो सकते हैं। 2020 में वापस, पराक्रमी वीरांगना धोखेबाजों को नकली चालान में $19 मिलियन से अधिक भाग्य से पूरा किया। 2021 में, गूगल और फेसबुक लिथुआनिया में एक ठग को सामूहिक रूप से लगभग $123 मिलियन का भुगतान करते हुए, चालान धोखाधड़ी का भी शिकार हुआ।
कोई उस आकार और स्थिति का दिखावा करने में कैसे कामयाब रहा, यह परेशान करने वाला है, लेकिन यह सिर्फ यह दिखाने के लिए जाता है कि कोई भी व्यवसाय-चाहे बड़ा या छोटा- सुरक्षित नहीं है।
यही कारण है कि कंपनियां—विशेष रूप से कैसीनो और गेमिंग उद्योग में—अपने एपी विभागों में तीन-तरफा चालान मिलान प्रक्रियाओं को अपना रही हैं।
थ्री-वे मैचिंग आपकी कंपनी की संपत्ति में घुसपैठ करने वाले धोखेबाजों से बचाव के रूप में कार्य करता है। क्रॉस-रेफ़रिंग इनवॉइस, पीओ और रिपोर्ट प्राप्त करना सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक पहलू वैध है, और आपकी कंपनी प्रत्येक भुगतान में विश्वास बनाए रख सकती है।
साथ ही, यह आपके व्यवसाय के पैसे बचाता है जो अन्यथा नकली आपूर्तिकर्ताओं पर बर्बाद हो जाएगा। 3-तरफा मिलान को स्वचालित करके, आपका एपी विभाग भुगतान पूरा करने से पहले किसी भी विसंगतियों को पकड़ सकता है। ऐसा किए बिना, आपकी कंपनी आपूर्तिकर्ताओं को अधिक भुगतान करने या कम भुगतान करने, या गलत आपूर्तिकर्ता को पूरी तरह से भुगतान करने का जोखिम उठा सकती है।
इस पद्धति को अपनाने से आपके आपूर्तिकर्ता संबंधों की स्थिरता भी सीधे प्रभावित होती है। एक विश्वसनीय साझेदारी तब बनती है जब कोई आपूर्तिकर्ता लगातार त्रुटि-मुक्त चालान भेज रहा हो, जो आपकी कंपनी को भुगतानों को तुरंत और सटीक रूप से पूरा करने की अनुमति देता है।
इसके अलावा, 3-तरफा मिलान आंतरिक और बाहरी ऑडिट के लिए एक उत्कृष्ट संसाधन के रूप में कार्य करता है। हाथ में बेहतर, अधिक सटीक डेटा होने से आपकी कंपनी उन लेखा परीक्षकों के लिए अपना वित्त तैयार कर सकेगी जो चालान, पीओ, या रिपोर्ट प्राप्त करने के बीच किसी भी विसंगति की तलाश कर रहे हैं।
3-वे मिलान को स्वचालित क्यों करें?
कई कंपनियां उच्च लागत से बचने और पहले हाथ से विसंगतियों को पकड़ने के लिए मैन्युअल रूप से 3-तरफा मिलान प्रसंस्करण का चयन करती हैं। हालांकि, लंबे समय में ऐसा करना कहीं अधिक महंगा हो सकता है।
लगभग संगठनों के 75% पूरी तरह से स्वचालित क्रय प्रणाली नहीं है; अधिक भुगतान से बचने का प्रयास करके, वे बड़ी प्रसंस्करण लागत के साथ समाप्त होते हैं।
साथ ही, यह विश्वास कि अवैध गतिविधि को पकड़ने के लिए मैन्युअल प्रक्रिया का होना उतना ही प्रभावी है जितना कि व्यक्ति की ऐसा करने की क्षमता; इस क्षमता में बाधा डालने वाली मानवीय त्रुटि की संभावना अधिक होती है।
और यह जानकारी केवल हमारी राय पर आधारित नहीं है - यह सिद्ध डेटा है।
के अनुसार उद्योग के रुझान और आंकड़े, कागजी चालान-प्रक्रिया की औसत लागत $12 से $40 तक कहीं भी है। डुप्लिकेट या गलत भुगतान जैसी त्रुटियों को सुधारने में $54 तक खर्च हो सकते हैं। पेपर एपी इनवॉइसिंग के परिणामस्वरूप अतिरिक्त $4 भंडारण लागत हो सकती है, और चूंकि लगभग 40% व्यवसाय एक दशक से अधिक समय तक रिकॉर्ड संग्रहीत करते हैं, इसलिए यह लागत तेजी से बढ़ जाती है।
अब आइए उन लागतों की तुलना 3-तरफा मिलान प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के परिणामस्वरूप बचत से करें।
पूरी तरह से स्वचालित 3-वे मैच खातों वाली देय प्रक्रियाओं वाली कंपनियों ने 90% तक की AP बचत देखी है। बदले में एआर (खातों प्राप्य) लागत को आधा कर दिया गया है। त्रुटियों की संभावना 37% कम हो गई है। औसतन, ऑटोमेशन ने इनवॉइस प्रोसेसिंग खर्च में लगभग 30% की कमी की। और बड़े व्यवसाय जिन्होंने प्रति माह 10,000 से अधिक चालानों का उत्पादन किया, उन्होंने 3-तरफ़ा चालान मिलान को स्वचालित करके लगभग $300,000 की बचत की।
तथ्य अपने बारे में स्वयं ही बताते हैं; आपके 3-तरफा मिलान को आंशिक रूप से स्वचालित करना पर्याप्त नहीं है। किसी भी वास्तविक परिचालन वृद्धि, त्रुटि-कमी, या महत्वपूर्ण बचत को देखने के लिए, अपने 3-तरफा चालान और एपी मिलान को पूरी तरह से स्वचालित करना आपके कैसीनो या गेमिंग व्यवसाय के लिए जाने का तरीका है।
अपनी संपत्ति की रक्षा करें और व्यवसाय संचालन को कारगर बनाएं
कैसीनो और गेमिंग उद्योग में, हर सेकंड मायने रखता है, और समय सचमुच पैसा है। कपटपूर्ण चालान या गलत चालान मिलान जैसी स्थितियां आपके व्यवसाय को वापस स्थापित कर सकती हैं।
जब सही तरीके से किया जाता है, तो 3-तरफा चालान मिलान और 3-तरफा मिलान खाते देय विधियां एक अचूक प्रणाली के रूप में काम कर सकती हैं। दुर्भाग्य से, बहुत सी कंपनियां मैन्युअल रूप से ऐसा कर रही हैं, जिससे केवल समय और पैसा बर्बाद होता है-शायद जितना उन्हें एहसास होता है उससे कहीं अधिक।
इन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने का चयन करने से आपकी कंपनी का इतना समय, पैसा और परेशानी बच सकती है, ऐसा न करने का कोई अच्छा कारण नहीं है; यह न केवल विशेषज्ञों द्वारा सबसे प्रभावी विकल्प साबित हुआ है, बल्कि कैसीनो और गेमिंग उद्योग में हजारों वैश्विक संगठनों ने बेहतर दक्षता, कम परिचालन खर्च और सुव्यवस्थित व्यापार संचालन पर ध्यान दिया है।