वस्तु-आधारित व्यवसायों के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक उनकी सूची है। चूंकि इन्वेंट्री अनिवार्य रूप से उनके राजस्व का मुख्य स्रोत है, इसलिए इन कंपनियों को यह सुनिश्चित करने के लिए कि उनके पास कितनी इन्वेंट्री है, उन्हें कितना स्टोर करना है, और कितने को पुनर्स्थापित करने की आवश्यकता है, इस पर नज़र रखने के लिए उनके पास कुशल प्रक्रियाएं होनी चाहिए।
हालांकि, यह कुछ संगठनों के लिए एक चुनौती हो सकती है, जिससे कई लोगों को अतिरिक्त इन्वेंट्री रखनी पड़ सकती है। चाहे वह आकस्मिक हो या जानबूझकर, अव्यवस्थित इन्वेंट्री प्रक्रियाएं, कमजोर आपूर्ति श्रृंखला, और मानवीय त्रुटि आमतौर पर अतिरिक्त इन्वेंट्री की ओर ले जाती है।
हालांकि यह एक हानिरहित सुरक्षा स्टॉक रणनीति की तरह लग सकता है, बहुत अधिक इन्वेंट्री होने से कंपनी के नकदी प्रवाह को प्रतिबंधित किया जा सकता है, मूल्यवान लागतों को बर्बाद किया जा सकता है, और पूरे ऑपरेशन पर एक बड़ा नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है।
सौभाग्य से, इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को अपनाने से कंपनियों को अतिरिक्त इन्वेंट्री से बचने में मदद मिलती है और इन्वेंट्री स्तर, ऑर्डर, बिक्री और डिलीवरी का सटीक रूप से ट्रैक रखा जाता है।
अतिरिक्त इन्वेंटरी क्या है?
अनिवार्य रूप से, कोई उत्पाद उतनी जल्दी नहीं बिक सकता जितना अपेक्षित था। कुछ आइटम बहुत लंबे समय तक अलमारियों पर रहते हैं, आमतौर पर उपभोक्ताओं की ओर से रुचि की कमी के कारण। ये उत्पाद अंततः अप्रचलित स्टॉक बन जाते हैं जिनका अब कोई विपणन योग्य मूल्य नहीं है। और चूंकि व्यवसाय को किसी तरह राजस्व उत्पन्न करना चाहिए, कंपनियों को अलमारियों से अप्रचलित स्टॉक को हटाने के लिए मजबूर किया जाता है।
यह, संक्षेप में, अतिरिक्त इन्वेंट्री की एक अनौपचारिक परिभाषा है।
औपचारिक परिभाषा के अनुसार, अतिरिक्त इन्वेंट्री तब होती है जब कोई उत्पाद अनुमानित उपभोक्ता मांग से अधिक हो जाता है, जिससे कई शेष आइटम बिना बिके रह जाते हैं। यह अक्सर उच्च परिचालन लागत और वित्तीय प्रभाव पैदा कर सकता है, व्यवसायों को बकाया ऋण और अंततः दिवालियापन के जोखिम में डाल सकता है।
शायद अतिरिक्त इन्वेंट्री का सबसे हालिया और व्यापक उदाहरण COVID-19 की शुरुआत के दौरान देखा गया था, जिसमें कई दुकानों को अस्थायी रूप से बंद करने के लिए मजबूर किया गया था, कारखानों को बंद करने के लिए मजबूर किया गया था, और कंपनियों और उपभोक्ताओं दोनों को शिपिंग में विस्तारित देरी का अनुभव हुआ था।
इससे कई कंपनियों के लिए अतिरिक्त इन्वेंट्री समस्याएं पैदा हुईं; और चूंकि वे खुद को बनाए रखने के लिए पर्याप्त राजस्व उत्पन्न नहीं कर सके, इसलिए इन ब्रांडों को अपने दरवाजे स्थायी रूप से बंद करने के लिए मजबूर होना पड़ा। हालांकि, कभी-कभी, स्टॉक-आउट के खिलाफ अतिरिक्त इन्वेंट्री का उपयोग बफर के रूप में किया जा सकता है, कई कंपनियां अपने गोदामों में अतिरिक्त इन्वेंट्री से बचने के लिए वह सब कुछ करती हैं जो वे कर सकते हैं।
अतिरिक्त इन्वेंटरी कैसे होता है?
अतिरिक्त इन्वेंट्री के लिए सर्वल कारण हो सकते हैं, लेकिन प्रमुख कारण खराब मांग पूर्वानुमान है। हमारी वर्तमान अत्यधिक प्रतिस्पर्धी अर्थव्यवस्था में, गलत मांग पूर्वानुमान व्यावहारिक रूप से किसी कंपनी के लिए अंतिम विफलता की गारंटी है। और जबकि कई व्यवसाय यह सुनिश्चित करने के लिए अतिरिक्त मील जाते हैं कि वे सटीक मांग पूर्वानुमान प्राप्त करते हैं, यह समस्या अभी भी संगठनों को परेशान करती है।
गलत गणना अक्सर बहुत कम या - अतिरिक्त इन्वेंट्री के मामले में - बहुत अधिक स्टॉक ले जाने का कारण बन सकती है। इन गणनाओं का संचालन करते समय, कंपनियों को उन सभी मौजूदा और संभावित कारकों को ध्यान में रखना चाहिए जो मांग को प्रभावित कर सकते हैं। एक आंतरिक कारक उन पर विचार किया जाएगा जो उत्पाद में उपभोक्ताओं की रुचि को सीधे प्रभावित करते हैं, जैसे कि बदलते मौसमी रुझान।
बाहरी कारकों का अनुमान लगाना अधिक कठिन होता है क्योंकि वे उत्पाद में उपभोक्ताओं की रुचि को प्रभावित करते हैं परोक्ष रूप से. महामारी की ओर लौटना, यह एक अप्रत्याशित बाहरी कारक का एक प्रमुख उदाहरण होगा।
अतिरिक्त इन्वेंट्री का एक अन्य सामान्य कारण खराब इन्वेंट्री प्रबंधन प्रक्रियाएं हैं। किसी भी सफल कंपनी के पास अपनी इन्वेंट्री को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए एक प्रक्रिया होनी चाहिए। इन्वेंटरी प्रबंधन का अर्थ है बिक्री से संबंधित विभिन्न कार्यों के लिए जिम्मेदार होना, जैसे लेनदेन करना, ऑर्डर करना और खरीदना।
हालांकि, जब इन्वेंट्री प्रबंधन टीम के भीतर समन्वय और संगठन की कमी होती है, तो अतिरिक्त इन्वेंट्री होने की संभावना होती है। कमजोर आपूर्ति श्रृंखला भी एक और कारण है कि अतिरिक्त इन्वेंट्री होती है- और यह एक ऐसा मुद्दा है जिसे हमारी अर्थव्यवस्था ने हाल ही में अच्छी तरह से जाना है।
2020 और 2021 में, संकट के समय में सैकड़ों व्यवसायों को अपनी आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रणालियों का पुनर्मूल्यांकन करने के लिए मजबूर किया गया था। अव्यवस्थित प्रक्रियाओं से लेकर कम लचीलापन से लेकर आपूर्तिकर्ता बाधाओं तक, कंपनियों को उनकी आपूर्ति श्रृंखला में छिपी दर्जनों खामियों का सामना करना पड़ा।
और जबकि कई संगठनों को मुद्दों का त्वरित समाधान खोजने के लिए मजबूर किया गया था, उन छिपी खामियों ने पहले से ही कई व्यवसायों को अतिरिक्त इन्वेंट्री की स्थिति में डाल दिया था - एक ऐसी समस्या जिसे उलटना मुश्किल है।
अतिरिक्त इन्वेंटरी के जोखिम
अतिरिक्त इन्वेंट्री सभी उद्योगों में पाया जाने वाला एक मुद्दा है, और कुछ के लिए, इसे एक लाभ माना जा सकता है, जोखिम का स्तर कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। 1990 के दशक में, अतिरिक्त इन्वेंट्री एक थी महत्वपूर्ण कारक देश की कुछ सबसे बड़ी कंपनियों को कारोबार से बाहर करने में। आज, दुनिया में अतिरिक्त इन्वेंट्री के मुद्दे के बारे में अधिक जागरूकता है, लेकिन हर कोई यह नहीं जानता कि यह कितना जोखिम पैदा करता है।
सबसे पहले, अतिरिक्त इन्वेंट्री का व्यवसाय की लाभप्रदता पर भारी नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। चूंकि इन्वेंट्री का उद्देश्य लाभ कमाने के लिए खरीदा और फिर से बेचना है, इसलिए अधिक होने से माल का मूल्यह्रास और राजस्व की हानि हो सकती है।
इसके अतिरिक्त, अतिरिक्त वस्तु-सूची का भौतिक प्रभाव पड़ता है—और अच्छा नहीं। स्थिरता के बारे में बढ़ती वैश्विक जागरूकता के साथ, खुदरा विक्रेता उत्पाद विकास, खरीद, पैकेजिंग और शिपिंग में अधिक नैतिक मानकों की तलाश कर रहे हैं। हालांकि, सामानों का अधिक स्टॉक होने से महत्वपूर्ण पर्यावरणीय अपशिष्ट होता है, जो केवल ग्राहकों को भगाओ और निवेशक।
खाद्य उद्योग में, खराब होने वाले भोजन के अत्यधिक स्टॉक ने वित्तीय और पर्यावरणीय अपशिष्ट दोनों में योगदान दिया है। के अनुसार आज ही खाना बर्बाद करना बंद करें, उत्पादित सभी खाद्य पदार्थों का 30% से अधिक और जड़ फसलों, फलों और सब्जियों का 45% हर साल बर्बाद हो जाता है। आर्थिक रूप से बोलते हुए, संयुक्त राज्य अमेरिका से अधिक खर्च करता है $160 अरब बर्बाद भोजन पर, चार लोगों का औसत अमेरिकी परिवार सालाना $1,500 मूल्य का भोजन बर्बाद कर रहा है।
इसी तरह, अतिरिक्त इन्वेंट्री का यह प्लेग पूरे सौंदर्य और फैशन उद्योगों में देखा जाता है, जो दोनों और बिना बिके इन्वेंट्री और बेकार उत्पादों के बढ़ते स्तर में चलन में हैं।
दुर्भाग्य से, यह केवल हिमशैल का सिरा है जब अतिरिक्त इन्वेंट्री के जोखिमों की बात आती है। वित्तीय और भौतिक अपशिष्ट प्रमुख नुकसान हैं, लेकिन कंपनियों को भंडारण की समस्याओं, कंपनी के लचीलेपन में कमी, आवश्यक कार्यशील पूंजी में गठजोड़, वहन लागत में वृद्धि, और अन्य जोखिमों के बारे में भी पता होना चाहिए जो किसी भी व्यवसाय के अस्तित्व को खतरे में डालते हैं।
इन्वेंटरी प्रबंधन सॉफ्टवेयर: यह कैसे काम करता है?
ऐसे उपाय हैं जो कंपनियां अतिरिक्त इन्वेंट्री की संभावना को कम नहीं करने के लिए कर सकती हैं- और यह इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर की स्थापना के साथ शुरू होती है। सूची प्रबंधन सॉफ्टवेयर एक ऑटोमेशन टूल है जो इन्वेंट्री ट्रैकिंग और वेयरहाउस प्रबंधन के पहलुओं को प्रीप्रोग्राम करता है।
सभी कार्यों को हाथ से प्रबंधित करने के बजाय, प्रबंधन सॉफ़्टवेयर कार्यों को सुव्यवस्थित करता है और आपके स्टॉक के साथ क्या हो रहा है, इसकी अधिक दृश्यता देता है - जिसमें अतिरिक्त इन्वेंट्री की संभावना भी शामिल है।
चूंकि अधिकांश इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणालियां क्लाउड-आधारित हैं, इसलिए कंपनियों को सर्वर या आईटी स्टाफ को बनाए रखने की आवश्यकता नहीं होती है, जिससे यह इन्वेंट्री को ट्रैक करने, अकाउंटिंग डेटा को अपडेट करने और पुन: व्यवस्थित करने के लिए अधिक लागत प्रभावी समाधान बन जाता है। यह कंपनी को रीयल-टाइम अपडेट प्राप्त करने और बेहतर, अधिक सटीक प्रबंधन निर्णय लेने की अनुमति देता है।
कुछ बड़े व्यवसाय अपने इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में बारकोड स्कैनर या ट्रैकिंग डिवाइस जोड़ना चुनते हैं, जिससे बड़ी मात्रा में स्टॉक को ट्रैक करने की प्रक्रिया आसान हो जाती है।
इन्वेंटरी प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लाभ
इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने से कंपनी को कई लाभ मिलते हैं, लेकिन सटीक लाभ आपके द्वारा चलाई जाने वाली कंपनी के आकार और प्रकार पर निर्भर करेगा। उदाहरण के लिए, खाद्य उद्योग में काम करने वाली बड़ी कंपनियों के पास खराब होने वाली वस्तुओं की अधिक महत्वपूर्ण मात्रा होने की संभावना है, जिनका वित्तीय और पर्यावरणीय प्रभाव हो सकता है। सौभाग्य से, इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से लागत कम हो जाती है और बेकार माल की संभावना कम हो जाती है।
जब अतिरिक्त इन्वेंट्री की बात आती है, तो इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर व्यवसायों को अतिरिक्त स्टॉक से लागत कम करने में मदद कर सकता है, जो आपको प्रत्येक उत्पाद की कितनी आवश्यकता है, इसकी अधिक सटीक भविष्यवाणी करके। मैनुअल संचालन को धीमा करने और इन्वेंट्री प्रबंधन में हिचकी पैदा करने के लिए जाना जाता है, लेकिन ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से मानवीय त्रुटि से बचा जा सकता है और सटीक मांग पूर्वानुमान प्रदान किया जा सकता है, इसलिए आपको बहुत अधिक स्टॉक ले जाने की चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
साथ ही, इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से टीमों को योजना बनाने की अनुमति मिलती है। इन्वेंट्री प्रबंधन प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना आपूर्ति श्रृंखला प्रणाली में एंड-टू-एंड दृश्यता प्राप्त करने के बारे में है। अपनी इन्वेंट्री पर रीयल-टाइम विश्लेषण चलाने के लिए अपने प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से आपकी कंपनी को भविष्य के बेहतर निर्णय लेने में मदद मिल सकती है।
और नियोजन की बात करें तो, आप भंडारण लागत कम कर सकते हैं लेकिन सटीक इन्वेंट्री डेटा और पूर्वानुमान प्राप्त कर सकते हैं। अतिरिक्त इन्वेंट्री से वेयरहाउसिंग और स्टाफिंग की लागत बढ़ जाती है। लेकिन इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके, व्यवसाय वेयरहाउसिंग स्थान को बर्बाद किए बिना इन्वेंट्री की एक इष्टतम मात्रा बनाए रख सकते हैं।
लागत में इस कमी का मतलब है कि इस पैसे का उपयोग व्यवसाय के अन्य महत्वपूर्ण पहलुओं के लिए किया जा सकता है, चाहे वह नए कर्मचारियों को काम पर रखना हो या उत्पाद विकास को बढ़ाना हो।
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अतिरिक्त इन्वेंट्री एक समस्या है जिसका सामना कई कंपनियां करती हैं, लेकिन ऐसे समाधान हैं जिनका उपयोग आप इस तरह की समस्या से बचने के लिए कर सकते हैं। अतिरिक्त इन्वेंट्री को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना उत्तरदायी और विश्वसनीय इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर होने पर निर्भर करता है। इस सॉफ़्टवेयर को अपनाने से आपको रीयल-टाइम मांग पूर्वानुमान और इन्वेंट्री पूर्वानुमान, साथ ही कम लागत और नकारात्मक पर्यावरणीय प्रभाव प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।
के साथ BirchStreet का इन्वेंट्री प्रबंधन AccuBar's सॉफ़्टवेयर किसी भी स्टोररूम स्थान पर सटीक इन्वेंट्री काउंट प्रदान करता है, जिससे आप स्थायी इन्वेंट्री का ट्रैक रख सकते हैं। हाई-टेक डेटा और विश्लेषण का उपयोग करके, कंपनियां लंबे समय में अधिक दक्षता, सुव्यवस्थित वर्कफ़्लो और लाभप्रदता तक पहुँच सकती हैं।