पहली नज़र में, कोई यह मान सकता है कि होटल इन्वेंट्री प्रबंधन विशेष रूप से होटलों द्वारा दी जाने वाली "इन्वेंट्री" के मुख्य प्रकार पर केंद्रित है: उपलब्ध कमरे। आखिरकार, एक अतिथि का होटल अनुभव केवल एक कमरे के उपलब्ध होने के तथ्य से कहीं अधिक पर निर्भर करता है।
जबकि मेहमानों द्वारा बुक किए गए कमरे होटल की प्राथमिक सूची हो सकते हैं, सफल आतिथ्य संचालन काफी हद तक इस बात पर निर्भर करता है कि होटल की द्वितीयक सूची क्या मानी जाती है। इसमें सभी अतिरिक्त उत्पाद और कच्चे माल शामिल हैं जिनका उपयोग मेहमानों द्वारा किया जाएगा - जैसे कमरे की आपूर्ति, साइट पर उपहार की दुकान या सुविधा मार्ट में बेची जाने वाली वस्तुएं या होटल के रेस्तरां या बार में बेचे जाने वाले खाद्य और पेय पदार्थ।
यह द्वितीयक सूची होटल से होटल में काफी भिन्न हो सकती है। भोजन सुविधाओं के संदर्भ में, कुछ होटल एक वेंडिंग मशीन से कुछ अधिक की पेशकश कर सकते हैं, जबकि अन्य कई ऑन-साइट रेस्तरां प्रदान करते हैं।
होटल की सुविधाओं के दायरे के बावजूद, मजबूत और विश्वसनीय होटल इन्वेंट्री प्रबंधन नीचे की रेखा में सुधार और सकारात्मक (और सुसंगत) अतिथि अनुभव प्रदान करने के लिए आवश्यक है। वास्तव में, कॉर्नेल से शोध पाया गया कि “होटल की समग्र रेटिंग में परिचालन स्थिरता महत्वपूर्ण है; कभी-कभार 'वाह' कारक की तलाश करने की तुलना में परिचालन किंक से बचना अधिक महत्वपूर्ण है।"
दूसरे शब्दों में, लगातार अनुभव प्रदान करना मेहमानों के लिए होटल के अनुभव के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है, भले ही वे सस्ते मोटल में रह रहे हों या किसी लक्ज़री रिसॉर्ट में। और होटल इन्वेंट्री प्रबंधन ऐसा कर सकता है।
होटल इन्वेंटरी मैनेजमेंट में आपको किन उत्पाद श्रेणियों पर विचार करने की आवश्यकता है?
जब होटल की सेकेंडरी इन्वेंट्री की बात आती है, तो ज्यादातर ध्यान उन आपूर्तियों पर होता है जिनका पुन: उपयोग नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, होटल के रेस्तरां को अपने व्यंजनों में उपयोग की जाने वाली सामग्री के महत्वपूर्ण प्रबंधन की आवश्यकता होगी। प्रत्येक यात्रा के बाद होटल के कमरों को ताजा साबुन और शैम्पू के साथ बहाल करने की आवश्यकता है।
हालाँकि, होटल इन्वेंट्री प्रबंधन को उन आपूर्तियों के लिए भी हिसाब देना चाहिए जिन्हें अंततः बदलने की आवश्यकता से पहले बार-बार उपयोग किया जाएगा। इसमें तौलिए, चादरें और कंबल शामिल हो सकते हैं। इसमें टेलीविजन या बिस्तर जैसे साज-सामान भी शामिल होंगे।
भले ही ऐसी वस्तुओं का उपयोग कई वर्षों तक हो, लेकिन अंततः उन्हें बदलने की आवश्यकता होगी। यदि आपके पास ऐसी वस्तुओं की उम्र और स्थिति को ट्रैक करने का कोई तरीका नहीं है, तो मेहमान अंततः असहज बिस्तर या पुराने टीवी के बारे में शिकायत करना शुरू कर सकते हैं।
फिर, निश्चित रूप से, ऐसी आपूर्तियाँ हैं जिनसे मेहमान सीधे तौर पर बातचीत नहीं करते हैं, लेकिन फिर भी यह एक गुणवत्तापूर्ण होटल में ठहरने में एक प्रमुख भूमिका निभाते हैं। अतिथि के चेक आउट के बाद कमरों को साफ करने के लिए सफाई की आपूर्ति आवश्यक है। जब यह आता है कपड़े धोने का संचालन, एक होटल पानी के खर्च को कम करने के लिए अधिकांश कपड़े धोने को आउटसोर्स कर सकता है, या इसकी अपनी साइट पर वाणिज्यिक कपड़े धोने की सुविधा हो सकती है (जिसके लिए बहुत सारे डिटर्जेंट, ब्लीच आदि की आवश्यकता होगी)।
कहने की जरूरत नहीं है, इन उत्पाद श्रेणियों में से प्रत्येक की पुनःपूर्ति की बहुत अलग आवश्यकताएं होंगी। होटल के रेस्तरां के लिए ताजा सामग्री में केवल कुछ दिनों का शेल्फ जीवन हो सकता है, जबकि अन्य प्रकार की सूची में कई वर्षों का जीवनकाल होगा।
ऑर्डर प्रबंधन आपको ओवर-ऑर्डर करने या आइटम को स्टॉक से बाहर या उनके उपयोगी जीवन से परे जाने से बचने में मदद करेगा। कुछ सिस्टम ऑटो-प्रोक्योरमेंट की भी पेशकश करते हैं ताकि किसी आइटम का स्टॉक एक निर्धारित स्तर तक पहुंचने पर पुनःपूर्ति के आदेश दिए जा सकें।
एक मजबूत होटल सूची प्रबंधन प्रणाली एक एकल, व्यापक स्थान प्रदान करती है जहां आप अपनी निचली रेखा के लिए प्रासंगिक सभी सूची का ट्रैक रख सकते हैं। इन्वेंट्री स्तर और पुनःपूर्ति आवश्यकताओं में पूर्ण दृश्यता आपकी टीम को आवश्यकता पड़ने पर विक्रेता अनुरोध सबमिट करने में सक्षम बनाती है - जिससे यह सुनिश्चित करना बहुत आसान हो जाता है कि सभी बिना बुक किए गए कमरे तैयार होंगे और मेहमानों के उपयोग के लिए उपलब्ध होंगे।
यह समझना कि आपके मेहमान वास्तव में क्या चाहते हैं
एक विश्वसनीय होटल इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली आपको सीधे जानकारी दे सकती है कि आपके मेहमानों द्वारा वास्तव में आपकी कौन सी सुविधाओं का उपयोग किया जा रहा है - और कौन सी आपकी मदद कर रही हैं या आपकी निचली रेखा को नुकसान पहुंचा रही हैं। गैलप के शोध से पता चलता है कुछ उल्लेखनीय रुझान जिसका आपके इन्वेंट्री प्रबंधन विकल्पों पर सीधा प्रभाव पड़ सकता है:
"जब पूछा गया कि कौन से होटल उत्पाद ग्राहक कम लागत पर छोड़ देंगे, तो आधे से अधिक मेहमान दृढ़ता से सहमत हैं कि वे कमरे में बार [और] वस्त्र के बिना कर सकते हैं [...] कुल मिलाकर लगभग आधे मेहमान दृढ़ता से सहमत हैं कि वे इसके लिए तैयार होंगे इन-रूम टेलीविजन, बाथरूम साबुन, और मानार्थ इंटरनेट में उल्लेखनीय सुधार के लिए अधिक भुगतान करें। लक्जरी ग्राहक दृढ़ता से सहमत हैं कि वे बाथरूम साबुन उत्पादों को बेहतर बनाने के लिए अधिक भुगतान करेंगे; ऊपरी अपस्केल और अपस्केल ग्राहक मुफ्त इंटरनेट में सुधार करेंगे; और अपर मिडस्केल, मिडस्केल और इकोनॉमी के ग्राहक एक अच्छे टेलीविजन को पसंद करेंगे - और एक के लिए भुगतान करने को तैयार होंगे। ”
हालांकि ये शोध रुझान एक अच्छे शुरुआती बिंदु के रूप में काम कर सकते हैं, यह तय करते समय कि आपके अपने होटल इन्वेंट्री प्रबंधन की जरूरतों के लिए क्या प्राथमिकता दी जाए, आपके वास्तविक ग्राहक क्या उपयोग करते हैं और क्या चाहते हैं, इसकी गहन समझ हासिल करने की क्षमता और भी अधिक मूल्यवान हो सकती है।
उदाहरण के लिए, होटल के रेस्तरां में इन्वेंट्री खपत को ट्रैक करके, आप गरीबों से बच सकते हैं मांग का पूर्वानुमान जो अतिरिक्त इन्वेंट्री की ओर ले जाता है जल्दी खराब होने वाली सामग्री जो शायद ही कभी उपयोग की जाती है और अक्सर बेकार चली जाती है क्योंकि उनका उपयोग कम लोकप्रिय व्यंजनों के लिए किया जाता है। ऐसी जानकारी मेनू से गैर-लाभकारी और अलोकप्रिय व्यंजनों को काटकर आपके रेस्तरां के संचालन को सुव्यवस्थित करने में भी मदद कर सकती है।
बेशक, होटल को नियमित रूप से मेहमानों से फीडबैक एकत्र करना चाहिए ताकि किसी भी सामान या सुविधाओं की कमी हो। जबकि होटल इन्वेंट्री प्रबंधन आपको यह ट्रैक करने में मदद कर सकता है कि बिस्तर या तौलिये जैसी वस्तुओं को कब बदला जाना चाहिए, आपको कभी भी ग्राहकों की शिकायतों को अनदेखा नहीं करना चाहिए कि कुछ अतिथि अपेक्षाओं पर खरा नहीं उतर रहा है।
होटल जो अपने मेहमानों को जो चाहते हैं, वे ग्राहकों की वफादारी और अतिथि प्रतिधारण में नाटकीय रूप से सुधार करेंगे। संतुष्ट मेहमानों के बार-बार ग्राहक बनने, सकारात्मक समीक्षा छोड़ने या अपने अनुभव को दूसरों के साथ साझा करने के लिए सकारात्मक शब्दों का उपयोग करने की अधिक संभावना है - ये सभी आपकी निचली रेखा की मदद कर सकते हैं।
आपूर्तिकर्ता संबंधों में सुधार
एक मजबूत होटल इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली का एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू यह है कि यह आपको आपूर्तिकर्ता संबंधों को बेहतर ढंग से नेविगेट करने में मदद करेगा। होटल आपूर्तिकर्ताओं की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ काम करते हैं - और अक्सर, सही आपूर्तिकर्ता का चयन एक गुणवत्ता अतिथि अनुभव प्रदान करने और लाभप्रदता बनाए रखने में सभी अंतर ला सकता है।
होटल प्रबंधन के रूप में रिपोर्टों, "सटीक मूल्य निर्धारण, उच्च गुणवत्ता वाले उत्पादों और लगातार सेवा स्तरों को सुनिश्चित करने के लिए आपूर्तिकर्ता का दिन-प्रतिदिन का प्रबंधन संपूर्ण और निरंतर होना चाहिए। आदर्श रूप से, होटल व्यवसायियों के पास आपूर्तिकर्ताओं को जवाबदेह ठहराने की ताकत होगी और किसी भी मुद्दे को सफलतापूर्वक और जल्दी से हल करने के लिए एक प्रक्रिया होगी जो उत्पन्न हो सकती है। लागत, गुणवत्ता और सेवा के अलावा, यह अनिवार्य है कि होटल पूरी तरह से पूरी आपूर्ति श्रृंखला का प्रबंधन और नियंत्रण करे, प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन को लगातार ऑडिट और मानकों के साथ मापे जिसके खिलाफ उन आपूर्तिकर्ताओं को प्रदर्शन करना चाहिए।
एक मजबूत होटल सूची प्रबंधन प्रणाली होटल प्रबंधकों के लिए अपने आपूर्तिकर्ता संबंधों को नियंत्रित और मूल्यांकन करना बहुत आसान बनाती है। मुद्रास्फीति के समय में यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो सकता है, जब एक विक्रेता की कीमत में वृद्धि एक नए आपूर्तिकर्ता के लिए स्विच करने की आवश्यकता हो सकती है। वैकल्पिक रूप से, आपूर्ति श्रृंखला के मुद्दों को एक वैकल्पिक विक्रेता के साथ काम करने की आवश्यकता हो सकती है जब प्राथमिक आपूर्तिकर्ता एक आदेश को पूरा करने में असमर्थ हो।
होटल इन्वेंट्री प्रबंधन आपको प्रमुख क्षेत्रों में विक्रेता के प्रदर्शन को ट्रैक करने की अनुमति देता है जैसे कि ऑर्डर पूर्ति की गति, आइटम की लागत और वितरण सटीकता और गुणवत्ता। ऐसी प्रणालियाँ आपूर्तिकर्ताओं को उनके काम के लिए जवाबदेह ठहराने में मदद करती हैं। यदि कोई विक्रेता महत्वपूर्ण रूप से कीमतों में वृद्धि कर रहा है या ऑर्डर सटीकता और गुणवत्ता के साथ लगातार समस्याओं का सामना कर रहा है, तो आप यह पहचानने के लिए मात्रात्मक जानकारी का उपयोग कर सकते हैं कि यह बदलाव का समय है।
बढ़ी हुई जवाबदेही विक्रेताओं को अपने स्वयं के परिचालन खर्चों में कटौती करने की कोशिश करने के बजाय, आपके होटल के साथ एक जीत-जीत वाली व्यावसायिक साझेदारी बनाने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रोत्साहित करती है। डिजीटल चालान और मांग, स्वचालित आदेश और एक मजबूत होटल प्रबंधन प्रणाली के अन्य पहलू भी एक सुसंगत और विश्वसनीय दिन-प्रतिदिन संबंध प्रदान करके आपूर्तिकर्ताओं के लिए जीवन को आसान बना सकते हैं।
आपके और आपके आपूर्तिकर्ताओं के साथ बेहतर तालमेल के साथ, आप मिस्ड डिलीवरी या निम्न-गुणवत्ता वाले शिपमेंट जैसे सामान्य नुकसान से बच सकते हैं जो न केवल इन व्यावसायिक संबंधों को नुकसान पहुंचाते हैं, बल्कि अंततः अतिथि अनुभव को भी नुकसान पहुंचाते हैं।
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जबकि आतिथ्य खरीद प्रक्रिया जटिल हो सकती है, इसका मतलब यह नहीं है कि एक विश्वसनीय होटल सूची प्रबंधन प्रणाली पहुंच से बाहर है। बिर्चस्ट्रीट का क्लाउड-आधारित प्रोक्योर-टू-पे ऑटोमेशन सिस्टम होटल और आतिथ्य उद्योग के लिए विशिष्ट रूप से उपयुक्त है।
उन्नत कार्यप्रवाह अनुमोदन और डिजीटल खरीद प्रक्रियाओं जैसे उपकरणों के साथ, होटल प्रबंधक 80 प्रतिशत से अधिक अनुपालन तक पहुंच सकते हैं। आइटम पूर्वानुमान, तत्काल मूल्य निर्धारण और ईआरएफक्यू खरीद लागत और चक्र के समय में कटौती करने में मदद करते हैं, जिससे आपको सर्वोत्तम संभव कीमत पर फिर से भरने के लिए आवश्यक वस्तुओं की आदर्श मात्रा खरीदना आसान हो जाता है।
यदि आप एक से अधिक प्रॉपर्टी का प्रबंधन करते हैं, तो तत्काल इन्वेंट्री काउंट और रेसिपी प्रबंधन जैसी सुविधाएं सभी प्रॉपर्टी में रेसिपी को परिनियोजित करने के लिए आपके कार्यों को और कारगर बना सकती हैं। सटीक अंतर्दृष्टि और रिपोर्टिंग आपको सही आपूर्तिकर्ता संबंधों को बढ़ावा देने में सक्षम बनाती है ताकि आप लागतों को नियंत्रित कर सकें और अतिथि अनुभव को नुकसान पहुंचाने वाली आपूर्ति श्रृंखला व्यवधानों के बारे में चिंता न करें।
प्रोक्योर-टू-पे ऑटोमेशन के साथ, आप अपने परिचालन खर्चों में गहन अंतर्दृष्टि प्राप्त करके अपने होटल इन्वेंट्री प्रबंधन को अगले स्तर तक ले जा सकते हैं ताकि आप बेहतर जानकारी वाले निर्णय ले सकें जिससे राजस्व में सुधार हो।