वहाँ पर हैं 91,000 होटल और मोटल 2019 तक केवल अमेरिका में, आधे से अधिक होटलों के साथ। दुनिया भर में, बुकिंग के लिए 4 मिलियन से अधिक कमरे उपलब्ध हैं। आतिथ्य कई उप-उद्योगों से बना एक बहुत बड़ा उद्योग है।
जब हम के बारे में बात करते हैं अतिथ्य उद्योग, हम न केवल होटल के कमरों के बारे में बात कर रहे हैं, बल्कि भोजन और पेय पदार्थ, मनोरंजन, यात्रा, पर्यटन, और मीटिंग और इवेंट उद्योगों के बारे में भी बात कर रहे हैं। यह सब एक विशाल आतिथ्य परिसर में जुड़ जाता है। हर साल, यह सैकड़ों अरबों डॉलर ले जाता है।
इतना पैसा शामिल होने और इतने सारे स्थानों, व्यवसायों, कर्मचारियों और चलती भागों के साथ, आतिथ्य उद्योग के भीतर खरीद प्रक्रिया जटिल है, कम से कम कहने के लिए।
कई हॉस्पिटैलिटी कंपनियों के कई स्थानों और बैक ऑफिस के साथ, नकली खर्च और खरीद और फाइलिंग की विषम प्रणाली बहुत अधिक है। इस लेख में, हम उद्योग के भीतर खरीद और ई-प्रोक्योरमेंट पर चर्चा करेंगे, जिससे आपको एक सुव्यवस्थित, कुशल व्यवसाय के लिए वह सब कुछ मिलेगा जो आपको जानना आवश्यक है।
खरीद बनाम खरीद
सबसे पहले, यह "खरीदारी" क्या है? क्या यह खरीदारी के लिए एक फैंसी शब्द है?
पता चला, यह सिर्फ एक पर्यायवाची नहीं है। खरीद एक प्रक्रिया है जो उत्पादन वातावरण के लिए विशिष्ट है, जबकि खरीद थोक वातावरण के लिए विशिष्ट है। प्रोक्योरमेंट में जरूरतों की पहचान करने, सूचना साझा करने, सोर्सिंग, टेंडरिंग, नीलामी और उत्पाद ऑर्डर करने की पूरी प्रक्रिया शामिल है।
खरीद सक्रिय रूप से जरूरतों की पहचान करती है और उन्हें पूरा करती है, जबकि खरीद एक प्रतिक्रियावादी आंतरिक आवश्यकता पूर्ति है। अंत में, खरीद विक्रेताओं के साथ दीर्घकालिक संबंधों पर केंद्रित है, जिनसे कंपनी उच्च मात्रा में और बार-बार खरीदेगी, जबकि खरीदारी आम तौर पर केवल एक और किया जाने वाला लेनदेन है।
खरीद कर्मचारी भुगतान के लिए वस्तुओं और सेवाओं के चल रहे आदान-प्रदान के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुबंध पर बातचीत करते हैं। एक होटल को साबुन और शैम्पू, टॉयलेट पेपर और तौलिये के साथ-साथ वाशिंग मशीन, वैक्युम, ऑल-पर्पस क्लीनर और टकसालों के लिए अनुबंध की आवश्यकता होगी।
जब भी उन्हें अधिक Lysol की आवश्यकता होगी, व्यवसाय संपूर्ण शोध और खरीद प्रक्रिया से नहीं गुजरेगा, लेकिन वे उन अनुबंधों और संबंधों पर निर्भर होंगे जो उन्होंने Lysol विक्रेता के साथ बनाए हैं।
बी2बी बनाम बी2सी
प्रोक्योरमेंट में बिजनेस-टू-बिजनेस (बी2बी) के साथ-साथ बिजनेस-टू-कॉस्ट्यूमर (बी2सी) ट्रांजैक्शन शामिल हैं। जब आप फ्लाइट, होटल का कमरा, या मसाज बुक करते हैं तो आप B2C लेनदेन में शामिल होते हैं।
ग्राहक के रूप में, आप केवल अपने या अपने परिवार के लिए खरीदारी कर रहे हैं, शायद अपने स्वयं के शोध के आधार पर, लेकिन विज्ञापनों, प्रभावित करने वालों और परिवार या दोस्तों की सिफारिशों पर भी। आप उस उत्पाद या सेवा के बारे में अधिक चिंतित हैं जो आपको मिल रहा है, न कि उस व्यवसाय के साथ आपके संबंध के बारे में, जिससे आप खरीद रहे हैं।
B2B लेन-देन में, ख़रीदने वाले व्यवसाय और विक्रेता व्यवसाय के बीच संबंध महत्वपूर्ण होते हैं। B2B लेन-देन आम तौर पर उच्च डॉलर की मात्रा और लंबी, अधिक जटिल बिक्री चक्रों के साथ बड़ी खरीदारी होती है।
जबकि B2C खरीदारी पल-पल या बाध्यकारी हो सकती है, B2B लेनदेन की गणना कई कारकों के आधार पर की जाती है, जैसे दीर्घकालिक लक्ष्य और व्यावसायिक रणनीतियाँ।
खरीद के चरण
प्रोक्योरमेंट एक व्यवसाय के लिए सामान और सेवाएं प्राप्त करने की पूरी प्रक्रिया है। इसके कई चरण हैं, जिनमें से प्रत्येक को विशेष देखभाल और ध्यान देने की आवश्यकता है।
- जरूरतों की पहचान. यह खरीद का पहला चरण है, जहां व्यवसाय अपना शोध शुरू करता है। एक होटल या कैसीनो को उठने और चलने के लिए क्या चाहिए? हम बात कर रहे हैं लाइट्स, कुर्सियाँ, बेडक्लोथ्स, शावर कर्टन्स, रेफ़्रिजरेटर, पोकर चिप्स। कितने? कैसे इतनी जल्दी? आपको कितनी अच्छी कीमत मिल सकती है?
- खरीद की मांग और समीक्षा. ख़रीद की माँग एक औपचारिक, लिखित दस्तावेज़ है जो खर्च करने की अनुमति का अनुरोध करता है। इसमें वह उत्पाद शामिल है जिसे आप खरीदना चाहते हैं, मात्रा और कीमत, वह विभाग जिसके लिए वह है, और कोई अन्य महत्वपूर्ण डेटा। प्रबंधक और विभाग प्रमुख तब मांग की समीक्षा करेंगे और यह सुनिश्चित करने के लिए जांच करेंगे कि यह स्थापित बजट के भीतर है। एक बार जब वे मंजूरी दे देते हैं, तो मांग एक खरीद आदेश (पीओ) बन जाती है।
- याचना प्रक्रिया. एक बार जब पीओ हाथ में आ जाता है, तो यह खरीद योजना और याचना प्रक्रिया का समय होता है। सीधे शब्दों में कहें, याचना संभावित आपूर्तिकर्ताओं से बोलियों का अनुरोध करने की प्रक्रिया है। आप सर्वोत्तम मूल्य और निर्भरता पर सर्वोत्तम आपूर्ति की तलाश कर रहे हैं।
- मूल्यांकन और अनुबंध बातचीत. इसके बाद, अनुरोध प्रक्रिया को बंद कर दिया जाता है क्योंकि खरीद टीम विक्रेता के प्रदर्शन, रेफरल और उद्धरणों के आधार पर सर्वोत्तम मूल्य और फिट का मूल्यांकन करती है। जब विक्रेता चुना जाता है और पीओ को स्वीकार करता है और स्वीकार करता है, तो कानूनी रूप से बाध्यकारी अनुबंध सक्रिय होता है।
- आदेश प्रबंधन और पीओ-मिलान. माल या सेवाओं को तब सहमत समय सीमा के भीतर वितरित किया जाएगा। खरीदार तुलना करेगा कि पीओ, रसीद और चालान के साथ क्या प्राप्त हुआ है। फिर चालान अनुमोदन के लिए भेजा जाता है।
- रिकॉर्ड रखना. यदि चालान के बारे में कोई विवाद नहीं है, तो कंपनी लेनदेन के लिए जिम्मेदार है। भविष्य के संदर्भ और आईआरएस द्वारा किसी भी संभावित ऑडिट के लिए रिकॉर्ड रखे जाते हैं।
ई प्रोक्योरमेंट क्या है?
हम जानते हैं कि खरीद क्या है, तो ई-प्रोक्योरमेंट के बारे में यह सब क्या है? ई प्रोक्योरमेंट ऑनलाइन सामान और सेवाओं की मांग करने, ऑर्डर करने और खरीदने की प्रक्रिया है।
ई-कॉमर्स के विपरीत, जो एक B2C लेनदेन है, eProcurement एक B2B प्रक्रिया है। यह आपूर्तिकर्ता मूल्यांकन और चयन, अनुबंध प्रबंधन और चालान प्रबंधन जैसी बातचीत की सुविधा प्रदान करता है। और यह इसे करने के लिए एक वेब इंटरफ़ेस का उपयोग करता है
ईप्रोक्योरमेंट का लक्ष्य, काफी हद तक अपने पुराने, बड़े भाई प्रोक्योरमेंट की तरह, सर्वोत्तम मूल्य पर और सर्वोत्तम समय सारिणी में वस्तुओं और सेवाओं को प्राप्त करना है।
लेकिन श्रमशक्ति की आवश्यकता के बजाय - भारी शोध, कार्य और समय, यह ऐसा करने के लिए इंटरनेट और सॉफ्टवेयर का उपयोग करता है। eProcurement आपूर्तिकर्ता अनुबंधों का आदान-प्रदान करने और ऑनबोर्डिंग प्रश्नावली को भरने जैसे श्रमसाध्य कार्यों का ध्यान रखता है जिन्हें अन्यथा एक व्यस्त कर्मचारी द्वारा पूरा करने की आवश्यकता होगी।
ई-प्रोक्योरमेंट समाधान
मैन्युअल खरीद व्यवसाय करने का धीमा, अधिक महंगा और जनशक्ति लेने वाला तरीका है। यदि आप अभी भी एक मैनुअल, पेपर-आधारित प्रणाली का उपयोग कर रहे हैं, तो आप संभवतः उच्च प्रसंस्करण लागत, लंबी खरीद चक्र और दृश्यता की कमी से निपट रहे हैं। ईप्रोक्योरमेंट सॉफ्टवेयर के साथ, जैसे कि बिर्च स्ट्रीट सिस्टम, आप अपनी खरीद प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित कर सकते हैं।
ईप्रोक्योरमेंट सॉफ्टवेयर खरीद के सभी चरणों को सुव्यवस्थित और कड़ा कर सकता है। यह आपको एक इंटरफ़ेस पर आपके सभी आपूर्तिकर्ताओं, बड़े और छोटे, से जोड़ेगा। एक ही स्थान पर आपके सभी आपूर्तिकर्ताओं के साथ, आपकी आवश्यकताओं को इंगित करने के लिए शोध शुरू करना आसान होगा।
खरीद की मांग और समीक्षा सभी डिजिटल रूप से की जाएगी, कागज की बचत और अन्य कार्यालयों या विभागों को डिलीवरी का समय। स्वीकृत पीओ तब आपूर्तिकर्ताओं को बोली लगाकर पूरा करने के लिए तैयार होगा। यह सब डिजीटल हो जाएगा और ट्रैक करना, तुलना करना और चित्रित करना आसान हो जाएगा। सबसे अच्छी कीमत पर सबसे अच्छा आपूर्तिकर्ता चुनना कभी आसान नहीं रहा।
इसी तरह, अनुबंध की बातचीत और सक्रियण ऑनलाइन होगा और आवश्यक हस्ताक्षर प्राप्त करना आसान होगा। अनुबंध, जैसे ख़रीदी मांगें और पीओ, क्लाउड में सुरक्षित रूप से संग्रहीत किए जाएंगे। वहां वे बड़े करीने से और सहज रूप से व्यवस्थित, उपयोग में आसान और बाढ़, आग और कंप्यूटर क्रैश से सुरक्षित होंगे।
ई-प्रोक्योरमेंट के साथ, सभी ऑर्डर प्रबंधन और पीओ-मिलान सॉफ्टवेयर द्वारा किया जाएगा। यह एक त्वरित, सटीक समीक्षा और मिलान प्रक्रिया सुनिश्चित करता है। किसी भी विसंगति को आपके सॉफ़्टवेयर द्वारा उठाया और फ़्लैग किया जाएगा।
चालान प्रबंधन ईप्रोक्योरमेंट सॉफ्टवेयर के साथ एक हवा है। आप एक इंटरफ़ेस में चालान प्राप्त करने, समीक्षा करने, भुगतान करने और फ़ाइल करने में सक्षम होंगे। यदि आप अभी भी चेक लिख रहे हैं, तो यह सॉफ़्टवेयर बहुत आवश्यक राहत प्रदान करेगा।
चेक महंगे हैं, संसाधित होने में अधिक समय लेते हैं, और ACH भुगतानों की तुलना में धोखाधड़ी के प्रति अधिक संवेदनशील होते हैं। स्वचालित क्लियरिंग हाउस भुगतान तेज़, सस्ते और सुरक्षित हैं। सेवाएं जैसे बिर्चस्ट्रीट पे आप एक बटन के क्लिक के साथ विक्रेताओं को भुगतान करते हैं और जब आप इस पर होते हैं तो नकद पुरस्कार अर्जित करते हैं।
ई-प्रोक्योरमेंट लाभ सूचना पारदर्शिता
ईप्रोक्योरमेंट पर स्विच करने के लाभ बहुत अधिक हैं और असंख्य हैं। आज की दुनिया में, आप या तो स्वचालित हैं या आप पीछे रह गए हैं। यात्रा करने वाले लोगों की 81% अपने होटलों से अधिक से अधिक डिजिटल ग्राहक सेवा चाहते हैं।
यदि अधिक तौलिये के अनुरोध जैसी चीजों को स्वचालित, ऑनलाइन सिस्टम द्वारा नियंत्रित किया जा रहा है, तो खरीद के रूप में आवश्यक कुछ को धीमी, त्रुटि-प्रवण मैनुअल सिस्टम पर नहीं छोड़ा जाना चाहिए। और लाभ छींकने के लिए कुछ भी नहीं है।
eProcurement सूचना पारदर्शिता बनाता है। चूंकि इसे एक व्यवसाय से दूसरे व्यवसाय में स्थानांतरित किया जाता है, इसलिए डेटा को दोनों पक्षों को eProcurement सॉफ़्टवेयर के माध्यम से अधिक दृश्यमान बनाया जाता है। आपके डेटा को देखने का यह सुविधाजनक तरीका खरीदारी के व्यवहार को पहचानने में मदद कर सकता है, नकली खर्च को कम कर सकता है और खरीद शक्ति का लाभ उठा सकता है।
eProcurement कंपनियों की बॉटम लाइन्स में मदद करता है
eProcurement कंपनियों को पैसे बचाने में मदद करता है। मैनुअल सिस्टम अक्सर अनदेखी खर्चों में परिणत होते हैं, कंपनियों को बहुत पैसा खर्च करते हैं, और अक्सर बहुत लंबे समय तक। ई-प्रोक्योरमेंट सॉफ्टवेयर कंपनी के पैसे की बचत करते हुए इन निरीक्षणों और त्रुटियों को समाप्त कर सकता है, जिसका उपयोग विज्ञापन जैसी अन्य व्यवसाय-बढ़ाने वाली प्रथाओं के लिए किया जा सकता है।
ई-प्रोक्योरमेंट से कर्मचारियों के समय और ऊर्जा की बचत होती है
कर्मचारी मूल्यवान और पूर्ण महसूस करते हैं जब वे ऐसा काम कर रहे होते हैं जिसके लिए उन्हें रचनात्मक होने और नई चीजें सीखने की आवश्यकता होती है। डेटा-एंट्री और एनालिटिक्स इस छतरी के नीचे नहीं आते हैं। eProcurement कर्मचारियों को इन नीरस कार्यों से जुड़े समय और ऊब को बचा सकता है।
ई-प्रोक्योरमेंट खरीद चक्र को छोटा करता है
मैनुअल प्रक्रियाओं में समय लगता है। वह समय जो आप जरूरी नहीं देना चाहते हैं, और वह समय जो आपके विक्रेता संबंधों को नुकसान पहुंचा सकता है। स्वचालित प्रक्रियाओं के साथ, आप प्रक्रिया चक्र को छोटा करने और उत्पादकता बढ़ाने, लागत बचाने और बड़ा लाभ उत्पन्न करने में सक्षम होंगे।
ई-प्रोक्योरमेंट इन्वेंटरी प्रबंधन में सुधार करता है
कंपनियों को हर समय अपनी इन्वेंट्री की स्थिति के बारे में स्पष्ट रूप से समझने की आवश्यकता होती है। स्वचालित सिस्टम रीयल-टाइम में ट्रैक कर सकते हैं कि आपके स्थानों और गोदामों के अंदर और बाहर क्या हो रहा है। इन्वेंट्री की इस बेहतर समझ से आपके व्यवसाय को बेहतर जानकारी वाले निर्णय लेने में मदद मिल सकती है।
आपका हॉस्पिटैलिटी व्यवसाय कितना भी बड़ा या छोटा क्यों न हो, ई-प्रोक्योरमेंट पर स्विच करने से उसे लाभ होगा। आपकी कंपनी की ज़रूरतों के लिए कौन सी सेवा और सॉफ़्टवेयर सबसे उपयुक्त हैं, इस पर शोध करके आज पहला कदम उठाएं, फिर सटीकता, समय सारिणी, लागत और विक्रेता संबंधों को बेहतर बनाने के लिए तैयार रहें।