एक आतिथ्य व्यवसाय के लिए देय खातों के उचित प्रबंधन की तुलना में कुछ चीजें अधिक महत्वपूर्ण हैं। आखिरकार, होटल और व्यवसाय अपने स्वयं के ग्राहकों को गुणवत्तापूर्ण अनुभव प्रदान करने के लिए बड़ी संख्या में आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करते हैं।
सकारात्मक नकदी प्रवाह और अपने विक्रेताओं के साथ अच्छे संबंध बनाए रखने के लिए आवश्यक आतिथ्य खर्चों की अच्छी निगरानी महत्वपूर्ण है। लेकिन देय खातों की मैन्युअल ट्रैकिंग समय लेने वाली और अक्षमताओं से भरी हो सकती है। आज के तेज-तर्रार कारोबारी माहौल में, देय खातों का स्वचालन सब कुछ सुचारू रूप से चलाने के लिए महत्वपूर्ण है।
जबकि स्वचालन की अवधारणा ऐसा महसूस कर सकती है कि आप नियंत्रण छोड़ रहे हैं, इसके विपरीत सच है। देय खातों का स्वचालन आपको कई मूल्यवान लाभ प्रदान करके अपने आतिथ्य व्यवसाय पर अधिक वित्तीय नियंत्रण प्रदान करेगा।
1. मानवीय त्रुटि को दूर करें
किसी भी प्रकार के ऑटोमेशन सिस्टम का सबसे तत्काल स्पष्ट लाभ यह है कि यह मानवीय त्रुटि के जोखिम को कम करता है। यहां तक कि एक उच्च प्रशिक्षित और अनुभवी टीम के साथ, मैन्युअल प्रसंस्करण के परिणामस्वरूप अक्सर गलतियां होती हैं।
आप सोच सकते हैं कि Microsoft Excel स्प्रेडशीट जैसे उपकरण पहले से ही आपकी टीम को अधिक कुशल और कम त्रुटि-प्रवण होने में मदद कर रहे हैं। लेकिन इन तकनीकी संसाधनों के बावजूद, मानवीय त्रुटि अभी भी काफी सामान्य है।
वास्तव में, यूके में 1,000 कार्यालय कर्मचारियों के एक सर्वेक्षण में पाया गया कि 98 प्रतिशत माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में एक त्रुटि देखी थी जिससे उनकी कंपनी को पैसे का नुकसान हुआ। अन्य अध्ययनों ने निर्धारित किया है कि 88 प्रतिशत ऐसी स्प्रैडशीट्स में "महत्वपूर्ण त्रुटियां" थीं।
यह पसंद है या नहीं, गलत डेटा इनपुट के लिए आपके देय खातों को फेंकना बहुत आसान है। एक साधारण टाइपो को कॉपी और पेस्ट किया जा सकता है जब तक कि यह पता लगाना लगभग असंभव हो जाता है कि चीजें कहां गलत हुईं।
देय खातों के स्वचालन के साथ, चालानों को डिजीटल किया जाता है। आपको मैन्युअल डेटा प्रविष्टि पर भरोसा करने की आवश्यकता नहीं है, जो यह सुनिश्चित करती है कि आपके सिस्टम में डाली गई जानकारी सटीक है और वास्तव में आपको प्राप्त चालान को दर्शाती है। भविष्य के विक्रेता आदेशों के बारे में निर्णय लेने में मदद करने के लिए बारीक चालान डेटा आपको चालान विवरण के आधार पर विश्लेषणात्मक रिपोर्ट बनाने में भी मदद कर सकता है।
2. अधिक पारदर्शिता
देय खातों के स्वचालन से मानवीय त्रुटि को समाप्त करने में मदद करने का एक प्रमुख कारण यह है कि यह पूरी प्रक्रिया में अधिक पारदर्शिता लाता है। क्योंकि सब कुछ डिजिटल रूप से प्रबंधित किया जाता है, डेटा उन सभी के लिए आसानी से सुलभ है, जिन्हें भुगतान और चालान डेटा की समीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है। डेटा इनपुट करने में समय व्यतीत करने के बजाय, वित्त टीम के सदस्य अपनी ऊर्जा इसकी समीक्षा करने पर केंद्रित कर सकते हैं।
आपके अधिक से अधिक कर्मचारी इनवॉइस और भुगतान डेटा को देखने में सक्षम होंगे, वे जानकारी को सत्यापित करने और किसी भी संभावित त्रुटियों या विसंगतियों की पहचान करने के लिए बेहतर ढंग से सुसज्जित होंगे जिन्हें ठीक करने की आवश्यकता है।
देय खातों का स्वचालन आपको प्रक्रिया के प्रत्येक चरण की स्पष्ट जानकारी देता है। आप भुगतान स्थिति की पूर्ण दृश्यता प्राप्त करते हैं। आप दोबारा जांच सकते हैं कि भुगतान कब भेजा गया था, और कितना पैसा भेजा गया था। आप देख सकते हैं कि आपका पैसा कहां जा रहा है, और संभावित रूप से लागत-कटौती के अवसरों की पहचान करें। भुगतान पूर्ण होने पर या डिजिटल हस्ताक्षर भरने की आवश्यकता होने पर स्वचालित सिस्टम अलर्ट और सत्यापन भेज सकते हैं।
देय खातों का स्वचालन आपके आपूर्तिकर्ताओं के लिए पारदर्शिता भी बढ़ा सकता है। उन्हें अपने चालान की स्थिति देखने के लिए केवल एक विकल्प प्रदान करके, आपूर्तिकर्ताओं को विश्वास हो सकता है कि उनके चालान को संसाधित किया गया है और भुगतान रास्ते में है। पारदर्शिता का यह स्तर विश्वास बढ़ा सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि भुगतान स्थिति अपडेट के लिए आपूर्तिकर्ताओं को आपकी टीम को परेशान करने की आवश्यकता नहीं होगी।
3. उत्पादकता बढ़ाएँ
देय खातों का स्वचालन आपकी पूरी टीम की दक्षता और उत्पादकता को नाटकीय रूप से बढ़ा सकता है। जब आपकी वित्त टीम को मैन्युअल डेटा प्रविष्टि पर समय नहीं देना पड़ता है, तो वे उच्च-स्तरीय कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। एक धीमी, दोहराव और त्रुटि-प्रवण नौकरी अब आपके खातों के भुगतान योग्य सॉफ़्टवेयर द्वारा एक पल में संभाल ली जाती है।
यह आपके व्यवसाय के भीतर अन्य टीमों के लिए उत्पादकता को भी बढ़ा सकता है जिन्हें खरीद आदेश दाखिल करने में सहायता की आवश्यकता होती है। स्वचालन कम वित्त अनुभव वाले लोगों के लिए इन प्रक्रियाओं को सरल बनाता है, इसलिए वित्त विभाग को बुनियादी बातों के माध्यम से दूसरों का मार्गदर्शन करने में इतना समय नहीं लगाना पड़ता है।
आपकी बैक-ऑफ़िस टीम के लिए बढ़ी हुई उत्पादकता उन्हें और अधिक काम करने में सक्षम बनाएगी जो सीधे आपकी निचली रेखा में योगदान करती है - कुछ हद तक आपको पैसे बचाने में मदद करके। यहां तक कि साधारण तथ्य यह है कि स्वचालन सुनिश्चित करेगा कि आपूर्तिकर्ता चालान का भुगतान समय पर किया जाए, जिससे बड़ी लागत बचत हो सकती है।
वित्त और प्रबंधन संस्थान के इन डेटा बिंदुओं पर विचार करें 2021 वर्ल्ड क्लास एपी परफॉर्मेंस रिपोर्ट: उन व्यवसायों में जो मैन्युअल रूप से प्रति वर्ष 20,000 से कम भुगतान संसाधित करते हैं, केवल 24 प्रतिशत सभी खरीद आदेश चालानों का समय पर भुगतान करते हैं। गैर-खरीद आदेश-आधारित भुगतानों के लिए, संख्याएं बहुत बेहतर नहीं हैं: केवल 26 प्रतिशत समय पर भुगतान करते हैं।
जब चालान का समय पर भुगतान नहीं किया जाता है, तो कई विक्रेता और आपूर्तिकर्ता विलंब शुल्क और अन्य शुल्कों से निपटते हैं। अध्ययन में पाया गया कि मैन्युअल रूप से संसाधित भुगतानों के लिए प्रति चालान की लागत $15.97 थी, जबकि कंपनियों ने देय स्वचालन का उपयोग करने वाले खातों को $12.98 तक घटा दिया। प्रति चालान $2.99 की बचत के परिणामस्वरूप प्रत्येक 10,000 चालानों के लिए लगभग $30,000 की बचत होती है जो एक व्यावसायिक प्रक्रिया है।
4. अपवादों को बेहतर ढंग से प्रबंधित करें
देय खातों में असामान्य भुगतान स्थितियां हर समय नहीं हो सकती हैं, लेकिन वे अक्सर वित्तीय नुकसान के संभावित कारण होने के लिए पर्याप्त होती हैं। उदाहरण के लिए, अपवाद का एक सामान्य उदाहरण डुप्लिकेट भुगतान है, जब कोई आपूर्तिकर्ता दूसरा चालान भेजता है क्योंकि पहले चालान का भुगतान समय पर नहीं किया गया था। दोनों चालानों के लिए आपूर्तिकर्ता को भुगतान करना बहुत आसान है - जिसका अर्थ है कि आप अनिवार्य रूप से एक ऑर्डर के लिए दोगुना भुगतान करते हैं।
अन्य अपवादों में समयपूर्व भुगतान शामिल हैं, जब किसी उत्पाद या सेवा को वितरित किए जाने से पहले भुगतान किया जा रहा है। अंत में, चालान अपवाद तब हो सकते हैं जब चालान की जानकारी खरीद आदेश या अन्य सहायक दस्तावेजों से मेल नहीं खाती। इसमें ऑर्डर की गई वस्तुओं की संख्या में बेमेल या पहले से उद्धृत मूल्य में विसंगति शामिल हो सकती है।
इन अपवादों को अधिकांश चालानों के लिए विशिष्ट प्रसंस्करण से परे अतिरिक्त ध्यान देने की आवश्यकता है। हालांकि, इतने सारे चालानों के साथ जिनका भुगतान करने की आवश्यकता है, ऐसे मुद्दों के लिए दरार से फिसलना आसान हो सकता है जब देय खातों को मैन्युअल रूप से निष्पादित किया जाता है। हालांकि कुछ विचलन पहले से निर्धारित "स्वीकार्य सीमा" के भीतर आ सकते हैं, लेकिन बड़े अपवादों को दरारों से खिसकने देना नुकसान का एक प्रमुख स्रोत बन सकता है।
देय खातों का स्वचालन आपकी टीम को इन और अन्य अपवादों की पहचान करने के लिए अनुकूलित मिलान नियमों के साथ बेहतर ढंग से सुसज्जित करता है जो रसीदों और अन्य दस्तावेजों की तुलना करते हैं। यह उन अपवादों को त्वरित और सटीक रूप से फ़्लैग करने की अनुमति देता है जो पहले से स्थापित स्वीकार्य सीमाओं के बाहर आते हैं। आपकी टीम जल्दी से विसंगति का आकलन कर सकती है और सुधार कर सकती है ताकि आपका व्यवसाय अधिक भुगतान न करे।
5. चेक और बैलेंस
देय खातों में धोखाधड़ी और अन्य हानियों को रोकने के लिए चेक और बैलेंस महत्वपूर्ण हैं। देय खातों के स्वचालन समाधान के साथ, आपके भुगतानों की सुरक्षा बढ़ाना और वित्तीय नुकसान को रोकना बहुत आसान हो जाता है।
यह बुनियादी बातों से शुरू होता है: यह सत्यापित करना कि वास्तव में भुगतान करने की बाध्यता है। देय खातों का स्वचालन भुगतान भेजने से पहले आपको भुगतान अनुरोधों पर अधिक नियंत्रण स्थापित करने में मदद करता है (यह सुनिश्चित करने सहित कि उचित अनुमोदन दिए गए हैं)। कर्तव्यों का पृथक्करण पूरे विभाग को जवाबदेह ठहराता है, यह सुनिश्चित करता है कि भुगतान को मंजूरी देने का दायित्व सिर्फ एक व्यक्ति के अंतर्गत नहीं आता है।
जब खातों की देय कार्रवाइयों को कई लोगों द्वारा देखा जाना चाहिए (डिजिटल हस्ताक्षर प्राप्त करने सहित), तो यह धोखाधड़ी होने के जोखिम को बहुत कम कर देता है। यह प्रत्येक भुगतान के लिए एक डिजिटल "ट्रेल" भी बनाता है जो जांच प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करेगा यदि भुगतान तथ्य के बाद प्रश्न में आता है।
रीयल-टाइम रिपोर्टिंग के साथ, आप अन्य, कम नापाक मुद्दों पर एक बेहतर दृष्टिकोण प्राप्त करते हैं। यह प्रणाली आपको यह पहचानने की अनुमति देती है कि अनुमोदन प्रक्रिया के विभिन्न चरणों के लिए कौन जिम्मेदार है, जिससे आपको भुगतान प्रसंस्करण में देरी का पता लगाने में मदद मिलती है।
इन समस्याओं का समाधान करने से यह सुनिश्चित करने में सहायता मिल सकती है कि अधिक चालानों का भुगतान समय पर किया जाता है। आप अपनी प्रक्रियाओं को उस बिंदु तक भी सुधार सकते हैं जहां आप उनकी देय तिथि से पहले भुगतान करने में सक्षम हैं, जिससे आपको संभावित रूप से प्रारंभिक भुगतान छूट पर बातचीत करने की क्षमता मिलती है। भुगतान गतिविधियों की पुष्टि और सत्यापन के लिए कर्मचारियों को कागज के ढेर के माध्यम से छानने की आवश्यकता की तुलना में यह बहुत अधिक कुशल है।
BirchStreet के खातों देय स्वचालन के साथ नियंत्रण रखना
देय खातों का स्वचालन नाटकीय रूप से सुधार कर सकता है कि आप अपने आतिथ्य व्यवसाय के वित्त को कैसे नियंत्रित करते हैं। खरीद और रसीदों के डिजिटलीकरण में अधिक दृश्यता के साथ, आप त्रुटियों और अन्य जोखिमों को समाप्त कर सकते हैं जो आपके पैसे खो सकते हैं।
बिर्चस्ट्रीट एपी 3-वे ऑटो-मैच लागत कम करने और सटीकता में सुधार करने के लिए चालान प्रसंस्करण को स्वचालित करने में आपकी सहायता करने के लिए विशिष्ट रूप से उपयुक्त है। अनुकूलित पीओ, चालान और रसीद मिलान से आप रसीदों की स्वचालित रूप से तुलना करने के लिए अनुकूलित मिलान नियम सेट कर सकते हैं, जिससे आपके कर्मचारियों के लिए अपवादों को संबोधित करना आसान हो जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक चालान, डिजिटल हस्ताक्षर और आपके मौजूदा ईआरपी/लेखा प्रणाली के साथ सीधा एकीकरण भुगतान की स्थिति की पूरी दृश्यता प्रदान करते हैं। हमारे खाते देय ऑटोमेशन अंतरराष्ट्रीय अनुपालन बनाए रखने में आपकी मदद करने के लिए एक टैक्स कैलकुलेटर भी सक्षम बनाता है।
एपी 3-वे ऑटो-मैच के उपयोगकर्ताओं ने मैन्युअल प्रक्रियाओं में 90 प्रतिशत की कमी का अनुभव किया है, जबकि खातों में देय श्रम लागत को आधा कर दिया है - सभी सफलतापूर्वक आपूर्तिकर्ता भुगतान के 100 प्रतिशत को संसाधित करते हुए।
अपने देय खातों पर पूर्ण दृश्यता और नियंत्रण के साथ, आप अपने वित्त पर सही नियंत्रण रखेंगे और अपने लाभ मार्जिन को बढ़ाने के लिए बेहतर स्थिति में होंगे।