चाहे आप आतिथ्य उद्योग के किस क्षेत्र में काम करते हों, कुछ कार्य चालान प्रबंधन से अधिक महत्वपूर्ण हैं। उचित चालान-प्रक्रिया यह सुनिश्चित करती है कि आपके होटल (या अन्य प्रतिष्ठानों) के पास आपके व्यवसाय को चलाने से जुड़ी कई आवर्ती लागतों को पूरा करने के लिए पर्याप्त नकदी भंडार है। स्टाफिंग, खाद्य और पेय पदार्थों की खरीद, सुविधाओं के रखरखाव, और अन्य आवश्यक उत्पादों और सेवाओं को प्राप्त करने जैसे खर्च जल्दी से जोड़ सकते हैं।
ध्वनि चालान प्रबंधन प्रथाओं के बिना, आपकी कंपनी को जल्द ही अपने नकदी प्रवाह को प्रबंधित करने में महत्वपूर्ण समस्या हो सकती है। यह छोटे आतिथ्य व्यवसायों के लिए विशेष रूप से परेशानी भरा हो सकता है, जिनके पास आम तौर पर बड़े उद्यमों के समान बड़ा नकद आरक्षित नहीं होता है।
BirchStreet Pay के साथ, आप अपने होटल की वित्तीय स्थिरता को बेहतर ढंग से सुनिश्चित करने के लिए सिद्ध चालान प्रबंधन प्रथाओं को लागू कर सकते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किसी दिए गए सप्ताह, महीने या वर्ष में कितने मेहमानों की सेवा करते हैं, इनवॉइस को संसाधित करने के तरीके में सुधार करने से आपकी सुविधा के लिए महत्वपूर्ण लाभांश मिलेगा।
1. जब भी संभव हो स्वचालित करें
कई आतिथ्य व्यवसायों में कई प्रकार के आवर्ती व्यय होते हैं जिन्हें मासिक या साप्ताहिक आधार पर संसाधित किया जा सकता है। दिन-ब-दिन इतने सारे चालान आने के साथ, मानवीय त्रुटि के लिए एक महत्वपूर्ण जोखिम है जब चालान प्रबंधन पूरी तरह से मैन्युअल प्रसंस्करण तक छोड़ दिया जाता है।
चालान जितना जटिल होगा, गंभीर त्रुटियां होने की संभावना उतनी ही अधिक होगी। हालांकि चिकित्सा बिलिंग उद्योग में निश्चित रूप से आतिथ्य से मतभेदों का उचित हिस्सा है, उस उद्योग में बिलों के विश्लेषण का अनुमान है कि कहीं से भी 40 से 80 प्रतिशत चालान में त्रुटियां हैं।
हालांकि हॉस्पिटैलिटी उद्योग में इनवॉइसिंग लगभग उतना जटिल नहीं है, लेकिन यह आँकड़ा दिखाता है कि बिलिंग त्रुटियों के लिए इनवॉइस में अपना काम करना कितना आसान है, खासकर जब मैनुअल प्रोसेसिंग शामिल है। आतिथ्य संगठन के नकदी प्रवाह के प्रबंधन के लिए डुप्लिकेट बिल और गुम भुगतान जैसी त्रुटियां विशेष रूप से परेशानी का कारण हो सकती हैं।
एक ही इनवॉइस में जितना अधिक "टच" की आवश्यकता होती है - यहां तक कि एक जिसे डिजिटल रूप से वितरित और संसाधित किया जाता है - त्रुटि के लिए अधिक मौका होता है। डेटा इनपुट गलतियों के परिणामस्वरूप अधिक भुगतान या कम भुगतान, साथ ही गलत कर गणना या खोए हुए चालान की संभावना भी हो सकती है। इस तरह के मुद्दे बाद में बड़ी समस्याएँ पैदा कर सकते हैं जब आपूर्तिकर्ता देर से भुगतान शुल्क या अन्य दंड से निपटते हैं।
2. विभिन्न दस्तावेज़ प्रकारों के लिए समर्थन सुनिश्चित करें
प्राप्त वस्तुओं या सेवाओं के लिए चालान प्राप्त करने से पहले, आतिथ्य व्यवसायों को अक्सर खरीद आदेश देना चाहिए। खरीद आदेश (पीओ) आतिथ्य व्यवसायों को अपने विक्रेताओं के साथ स्पष्ट अपेक्षाएं स्थापित करने में सक्षम बनाता है। वे खरीदे जा रहे उत्पादों या सेवाओं, उनकी मात्रा, प्रति यूनिट की कीमत और यहां तक कि डिलीवरी की तारीख और स्थान (जब लागू हो) जैसी जानकारी को चित्रित करते हैं।
आपकी आंतरिक टीम के लिए एक खरीद आदेश अमूल्य है, खासकर यदि आपके पास बड़ी मात्रा में ऑर्डर हैं। खरीद आदेश अनिवार्य रूप से एक पेपर ट्रेल बनाते हैं जो मूल्य निर्धारण समझौतों को स्पष्ट करता है ताकि आप लागत में वृद्धि और डुप्लिकेट अनुरोधों से बच सकें। ये दस्तावेज़ आपको इन्वेंट्री को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करने के लिए इन्वेंट्री दृश्यता भी प्रदान करते हैं - चाहे वह भोजन हो या कपड़े धोने की आपूर्ति।
एक गुणवत्ता सूची प्रबंधन प्रणाली आपको पीओ चालान, साथ ही गैर-पीओ चालान और छोटे व्यावसायिक खर्चों के लिए क्रेडिट मेमो का उत्पादन और ट्रैक करने में सक्षम बनाती है, जिन्हें विनियमित खरीद और अनुमोदन प्रक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है।
एक विक्रेता द्वारा खरीद आदेश को स्वीकार करने के बाद, वे सहमत शर्तों के अनुसार उस आदेश को पूरा करने के लिए बाध्य होते हैं। जब आपका व्यवसाय विक्रेता से चालान प्राप्त करता है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ मेल खाता है, मूल खरीद आदेश से सावधानीपूर्वक तुलना की जानी चाहिए।
एक इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली जो आपकी कंपनी को इस डेटा को ट्रैक करने में मदद करती है, आपके व्यवसाय के लिए अपने खर्चों का बजट बनाना और अच्छा नकदी प्रवाह बनाए रखना बहुत आसान बना देगी।
3. चालान डेटा का लाभ उठाने के लिए डिजिटल टूल का उपयोग करें
ध्वनि चालान प्रबंधन आपके आतिथ्य व्यवसाय अपने धन का उपयोग कैसे कर रहा है - और यह कैसे अधिक प्रभावी ढंग से कर सकता है, इस बारे में महत्वपूर्ण अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकता है (और चाहिए)।
हाल ही में एक बिर्चस्ट्रीट सिस्टम्स संगोष्ठी जिसका शीर्षक है 2022 में आतिथ्य का डिजिटल चालान की ओर बढ़ना इस बात पर प्रकाश डाला गया कि आतिथ्य उद्योग में डिजिटल चालान प्रबंधन होटलों और अन्य लोगों की कितनी मदद कर सकता है। लगभग 80 प्रतिशत कागज और 20 प्रतिशत इलेक्ट्रॉनिक से 20 प्रतिशत कागज और 80 प्रतिशत इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली से संक्रमण करके, औसत 250 कमरों वाला होटल चालानों के प्रबंधन के लिए अपने वार्षिक खर्च को $81,250 से $6,500 तक कम कर सकता है।
इसमें से अधिकांश डिजिटल चालान प्रबंधन प्रणाली की सुव्यवस्थित प्रकृति से आता है। BirchStreet Pay जैसे टूल के साथ डिजिटल होने से इनवॉइस प्रोसेसिंग समय काफी कम हो सकता है, जो आपके व्यवसाय को आपूर्तिकर्ता भुगतान शर्तों को बेहतर बनाने में मदद कर सकता है और आपके विक्रेताओं से शुरुआती भुगतान छूट तक अधिक पहुंच प्राप्त कर सकता है। यह कम संसाधनों के साथ भी अधिक लेनदेन को पूरा करने की अनुमति देता है, श्रम और प्रसंस्करण लागत को बहुत कम करता है।
शायद इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि डिजिटल चालान प्रणाली के माध्यम से सटीक, रीयल-टाइम डेटा के साथ, हितधारक व्यय गतिविधियों के संबंध में विभाग प्रमुखों को विश्वसनीय जानकारी प्रदान कर सकते हैं।
यह व्यक्तिगत विक्रेताओं के साथ होटल के संबंधों के बारे में सूचित निर्णय लेने और गहन अंतर्दृष्टि को सक्षम बनाता है। यह आसानी से उन क्षेत्रों को प्रकट कर सकता है जहां होटल बहुत अधिक खर्च कर रहा है, या जहां बजट ठीक से आवंटित नहीं किया जा रहा है। वास्तविक समय की जानकारी नेतृत्व को नकदी प्रवाह में सुधार के लिए ऐसी वित्तीय चिंताओं को दूर करने के लिए शीघ्रता से कार्य करने देती है।
4. नकद प्रवाह आवश्यकताओं के लिए चालान समय का मिलान करें
आखिरी चीज जो आपके व्यवसाय को चाहिए वह है महीने के एक समय में आने के लिए एक आपूर्तिकर्ता से भारी चालान जब नकदी प्रवाह पहले से ही तंग है - खासकर अगर उस चालान को तत्काल भुगतान की आवश्यकता होती है। हॉस्पिटैलिटी लीडर्स को आपूर्तिकर्ताओं के साथ इनवॉइस टाइमिंग स्थापित करने के लिए काम करना चाहिए जो उनकी कंपनी की नकदी प्रवाह जरूरतों के लिए फायदेमंद होगा।
चल रहे आदेशों के लिए, इसमें बिलिंग के लिए नियमित अंतराल सेट करना आवश्यक हो सकता है, जैसे कि हर दूसरे सप्ताह या महीने के अंत में। बड़ी परियोजनाओं (जैसे होटल लॉबी का नवीनीकरण) के लिए, यह निर्धारित करें कि क्या आपके नकदी प्रवाह उद्देश्यों के लिए काम पूरा होने पर पूरा भुगतान करना बेहतर होगा, या परियोजना के कुछ चरणों के पूरा होने पर आंशिक भुगतान करना बेहतर होगा।
इन चालान भुगतानों को कब शेड्यूल करना है, इसका समय आपकी अपनी नकदी प्रवाह आवश्यकताओं के अनुसार निर्धारित किया जाना चाहिए। कुछ होटलों के लिए पूरे महीने एक समान दर पर चालान का भुगतान करना आसान हो सकता है। अन्य लोगों के लिए महीने के अंत में सभी भुगतान करना बेहतर हो सकता है जब उनके स्वयं के चालान भर दिए गए हों।
इसके लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ एक निश्चित स्तर की बातचीत की आवश्यकता हो सकती है। एक व्यावसायिक संबंध की शुरुआत में सभी भुगतान शर्तों पर सहमति होनी चाहिए, जिसमें विवरण जैसे कि कितनी बार चालान वितरित किए जाएंगे और भुगतान की शर्तें कैसी दिखेंगी। कुछ आपूर्तिकर्ता जल्दी भुगतान या लचीली देय तिथियों के लिए प्रोत्साहन की पेशकश करने के इच्छुक हैं - लेकिन इस तरह के विवरण को पहले से ही तैयार किया जाना चाहिए।
5. इलेक्ट्रॉनिक भुगतान सक्षम करें
वर्चुअल इलेक्ट्रॉनिक भुगतान पेपर चेक लिखने की तुलना में कहीं अधिक कुशल हैं। इस तरह के लेनदेन को तेजी से और सुरक्षित रूप से पूरा किया जा सकता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपूर्तिकर्ताओं को समय पर भुगतान प्राप्त होता है।
विशेष रूप से, कई इलेक्ट्रॉनिक भुगतान समाधान अब रीयल-टाइम भुगतानों को सक्षम कर रहे हैं जिन्हें 24/7 प्रेषित किया जा सकता है। ए सर्वेक्षण एबीए बैंकिंग जर्नल में प्रकाशित हुआ, जिसमें पाया गया कि 81 प्रतिशत बिजनेस लीडर्स को उम्मीद है कि "तत्काल उपलब्धता" डिजिटल भुगतानों के बढ़ते प्रसार से उनके व्यवसाय करने का तरीका नाटकीय रूप से बदल जाएगा।
सर्वेक्षण में, 52 प्रतिशत ने नकदी प्रवाह प्रबंधन में सुधार के लिए एक मूल्यवान समाधान के रूप में वास्तविक समय के भुगतान का हवाला दिया, जबकि 46 प्रतिशत ने कहा कि यह सामान्य खातों की देय गतिविधियों को बेहतर बनाने में मदद करेगा। सर्वेक्षण में शामिल दो-तिहाई लोगों ने कहा कि उन्हें उम्मीद है कि रीयल-टाइम भुगतान की उपलब्धता के साथ, वे नकद और कागजी चेक भुगतान करना और स्वीकार करना बंद कर देंगे।
यह अंतिम आँकड़ा उन लोगों के लिए अत्यधिक महत्व का है जो अपने चालान प्रबंधन प्रणालियों को अद्यतन करने के लिए अनिच्छुक हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका संगठन वर्तमान में एक ऑल-इलेक्ट्रॉनिक भुगतान समाधान में संक्रमण के बारे में कैसा महसूस करता है, संभावना अधिक है कि आपके आपूर्तिकर्ता स्विच करने के लिए तैयार हैं।
पसंदीदा आपूर्तिकर्ताओं के साथ मजबूत संबंध बनाए रखना जो आपके आतिथ्य ब्रांड को सुचारू रूप से चलाने में मदद करते हैं, आपकी आंतरिक टीम की प्राथमिकताओं की परवाह किए बिना, इस परिवर्तन को करने की आवश्यकता होगी।
अपने चालान प्रबंधन में क्रांति लाने दें BirchStreet भुगतान
आतिथ्य व्यवसाय हर हफ्ते अनगिनत चालान और खरीद आदेश भेजते और प्राप्त करते हैं। एक मजबूत चालान प्रबंधन प्रणाली आपकी टीम को व्यवसाय के लिए मजबूत नकदी प्रवाह सुनिश्चित करते हुए अधिक प्रभावी ढंग से चालान बनाने, ट्रैक करने और फाइल करने में सक्षम बनाती है।
साथ बिर्चस्ट्रीट पे, आपको पेपर चेक लिखने या आपके आतिथ्य व्यवसाय को क्रेडिट कार्ड धोखाधड़ी के अधीन होने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। यह अभिनव प्रणाली वर्चुअल कार्ड के उपयोग से आपके भुगतानों के प्रबंधन के लिए एक ही समाधान प्रदान करती है जो प्रत्येक खरीद पर कैशबैक अर्जित करते हैं।
BirchStreet Pay एक उपयोग में आसान इंटरफ़ेस प्रदान करता है जो आपको एक बटन के पुश के साथ भुगतान करने में सक्षम बनाता है, जिसमें सभी लेनदेन आधुनिक सुरक्षा उपायों द्वारा संरक्षित होते हैं और कंसीयज-स्तरीय समर्थन द्वारा समर्थित होते हैं।
लचीले कार्यप्रवाह और विस्तृत रिपोर्टिंग आपके अकाउंटिंग/ईआरपी सिस्टम के साथ सुव्यवस्थित एकीकरण को सक्षम करते हैं, साथ ही आपको अपने भुगतानों में पूर्ण दृश्यता भी प्रदान करते हैं। एक आपूर्तिकर्ता ऑनबोर्डिंग टीम आपको आपूर्तिकर्ताओं को वर्चुअल कार्ड भुगतान स्वीकार करने के लिए स्थानांतरित करने में भी मदद कर सकती है।
बिर्चस्ट्रीट पे के साथ, आप कैशबैक अर्जित करते हुए पेपर चेक, अनुपालन लागत और अन्य खर्चों को कम कर सकते हैं। लागत बचत से लेकर खरीद पारदर्शिता तक, आपका संगठन अपने खर्चों और इनवॉइस प्रबंधन की ज़रूरतों की बेहतर समझ हासिल कर सकता है, जिससे भविष्य में और भी बेहतर वित्तीय व्यवहार हो सकते हैं।