आपने देय आउटसोर्सिंग खातों के बारे में सुना है और आप उत्सुक हैं कि इसमें क्या शामिल है; देय खाते और अन्य बहीखाता पद्धति आपके व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण हैं, लेकिन वे समय लेने वाली भी हैं।
चीजें बहुत आसान हो जाएंगी यदि इन कार्यों को आपकी प्लेट से हटा दिया जाए, लेकिन यह कैसे काम करता है? क्या इस पर भरोसा किया जा सकता है? क्या यह महंगा होगा? चूंकि देय खाते किसी भी व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, अफवाहें और मिथकों का पालन करते हैं। यहां हम इन मिथकों को संबोधित करेंगे और उन्हें तथ्यों के साथ सुलझाएंगे ताकि आप तय कर सकें कि आपके व्यवसाय के लिए सबसे अच्छा क्या है।
देय खाते क्या हैं?
आइए परिभाषित करें कि हम किस बारे में बात कर रहे हैं, देय खातों का उपयोग यह वर्णन करने के लिए किया जाता है कि क्रेडिट पर आपूर्तिकर्ताओं से सामान या सेवाओं को खरीदने से क्या परिणाम मिलते हैं। देय खातों को कभी-कभी व्यापार देय के रूप में भी जाना जाता है। इसे कंपनी की बैलेंस शीट पर देयता के रूप में दिखाया गया है।
एक खाता देय विभाग यह सुनिश्चित करने के लिए कंपनी और उसके आपूर्तिकर्ताओं के बीच लेनदेन की समीक्षा करता है कि वे स्वीकृत, संसाधित और भुगतान किए गए हैं। प्रसंस्करण में कंपनी की बहीखाता पद्धति में प्रासंगिक जानकारी दर्ज करना शामिल है।
देय खाते आउटसोर्सिंग क्या है?
देय खाते आउटसोर्सिंग आपके व्यवसाय और उसके विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं के बीच देय चालान, भुगतान और खातों के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप से खाते और संसाधित करने के लिए किसी तीसरे पक्ष को काम पर रखने की प्रक्रिया है।
एक इन-हाउस अकाउंटेंट होने के बजाय, जिसके लिए आपको पूरे घंटे और लाभ प्रदान करने होते हैं, आप अपनी वित्तीय प्रक्रियाओं और आपके लिए रिकॉर्ड-कीपिंग करने के लिए बाहर से किसी को काम पर रख सकते हैं। देय आउटसोर्सिंग खातों के आसपास बहुत सारे मिथक घूम रहे हैं, लेकिन पढ़ें और आप पाएंगे कि लाभ जोखिमों से कहीं अधिक हैं।
मिथक #1: देय खाते आउटसोर्सिंग सुरक्षित नहीं है
अपने वित्तीय विभाग को आउटसोर्स करने का अर्थ है संवेदनशील डेटा को किसी तीसरे पक्ष को सौंपना। आप आउटसोर्सिंग खाते देय होंगे, पेरोल, टैक्स फाइलिंग और प्रबंधन, वित्तीय रिपोर्ट, विक्रेता चालान और भुगतान। इसके साथ ही आपकी भुगतान जानकारी और अन्य संवेदनशील वित्तीय डेटा आता है।
स्वाभाविक रूप से, अफवाहें लाजिमी हैं कि यह धोखाधड़ी और घोटाले के लिए एक परिपक्व परिदृश्य है। शायद तीसरा पक्ष फर्जी चालान बनाएगा जो किसी तरह से उनके अपने खातों से लिंक होगा और आपकी जानकारी के बिना आपसे शुल्क लेगा। शायद वे आपकी जानकारी बेच देंगे। बहुत घबराने की बात है।
सच्चाई: देय आउटसोर्सिंग खाते वास्तव में धोखाधड़ी को कम करने में मदद कर सकते हैं। कई आउटसोर्स लेखाकारों को धोखाधड़ी और संभावित खतरनाक स्थितियों का पता लगाने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है। एक अच्छा एकाउंटेंट जानता है कि कैसे पता लगाया जाए कि किसी चीज़ के साथ छेड़छाड़ की गई है या नकली। स्वयं स्कैमर के रूप में कार्य करने के बजाय, लेखाकार उन लोगों का पता लगाने और उनसे बचने में आपकी रक्षा की पहली पंक्ति हो सकते हैं जो आपको कड़ी मेहनत से अर्जित धन से धोखा देना चाहते हैं।
इसके अलावा, इन आउटसोर्स लेखाकारों के पास वैश्विक नियामक नियमों का पालन करने में आपकी मदद करने के लिए प्रशिक्षण है ताकि आप कानूनी रूप से संचालन सुनिश्चित कर सकें, लेकिन उन नियमों को सीखने के लिए आवश्यक समय लेने वाले और महंगे प्रशिक्षण के बिना।
मिथक #2: आउटसोर्सिंग महंगा है
विशेष रूप से छोटे से मध्यम आकार के व्यवसायों और स्टार्ट-अप के लिए, बहुत अधिक वित्तीय झंझट नहीं है। क्या आपका व्यवसाय वास्तव में देय खातों और पेरोल की देखभाल करने के लिए किसी और को काम पर रखने का जोखिम उठा सकता है? निश्चित रूप से ये उच्च प्रशिक्षित एकाउंटेंट काफी कीमत पर आते हैं। यह सब स्वयं करना आर्थिक रूप से अधिक समीचीन होगा।
सच्चाई: आपके खातों के देय विभाग को आउटसोर्स करना वास्तव में आपको बहुत सारा पैसा बचा सकता है, जबकि आपके वित्त को करने के लिए घर में किसी को काम पर रखने में महंगा भुगतान समय, बीमा और पेरोल कर शामिल हैं। किसी तीसरे पक्ष को काम पर रखना उन सभी खर्चों को छोड़ देता है।
तीसरे पक्ष के साथ, आप प्रति घंटा और केवल तभी भुगतान कर सकते हैं जब आपको काम करने की आवश्यकता हो। आपको पूर्णकालिक स्टाफ सदस्य को नियुक्त करने की आवश्यकता नहीं है, आप केवल एक घंटे की दर से वित्तीय कार्य को आउटसोर्स कर सकते हैं। इस तरह, अगर करने के लिए बहुत अधिक काम नहीं है, या काम जल्दी हो जाता है, तो आपको सप्ताह में 40 घंटे किसी को भुगतान करने के लिए पैसे बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है।
मिथक #3: आउटसोर्सिंग केवल बड़े व्यवसायों के लिए है
जब आप "आउटसोर्सिंग" शब्द सुनते हैं, तो आप बड़ी तकनीकी कंपनियों के बारे में सोच सकते हैं जो विदेशों में तकनीकी सहायता कर्मचारियों की ब्रिगेड को काम पर रखती हैं, अपने कार्यालयों के लिए बड़ी इमारतों का निर्माण करती हैं, और संभावित रूप से सैकड़ों व्यक्तियों को कंपनी के पेरोल में शामिल करती हैं।
या, आप दुनिया भर में शिपिंग घटकों और तैयार उत्पादों के निर्माण के बारे में सोच सकते हैं। केवल बड़ी कंपनियों के पास तीसरे पक्ष के साथ अनुबंध स्थापित करने के लिए शुरुआती पूंजी होती है। आप शीर्षक पढ़ सकते हैं जैसे "हमारे ग्राहक ने $14,000,000 आउटसोर्सिंग को भारत में सहेजा!" और आप आश्चर्यचकित रह जाते हैं कि वे वास्तव में कितना पैसा ले जा रहे हैं ...
मेरा व्यवसाय अभी तक उस पैमाने पर नहीं है - ऐसा होना जरूरी नहीं है!
सच्चाई: आउटसोर्सिंग किसी भी व्यवसाय के लिए है, चाहे वह बड़ा हो, छोटा हो या अभी शुरू हो रहा हो। अगर कोई बड़ी कंपनी किसी तीसरे पक्ष को आउटसोर्सिंग करके पैसे बचा सकती है, तो आप भी कर सकते हैं। बुनियादी वित्तीय मॉडल अभी भी है।
एक पूर्णकालिक कर्मचारी का भुगतान क्यों करें जब आप किसी विशेषज्ञ तीसरे पक्ष को घंटे के हिसाब से भुगतान कर सकते हैं, इसलिए आप केवल तभी भुगतान करते हैं जब आपको काम करने की आवश्यकता होती है। और कर्मचारी लाभ, भत्तों, बीमा, और भुगतान किए गए समय के बारे में कोई चिंता नहीं है। आउटसोर्सिंग द्वारा एक महत्वपूर्ण राशि बचाने में सक्षम होने के लिए आपको लाखों डॉलर स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं है।
मिथक #4: आउटसोर्सिंग में अधिक समय लगेगा
आप एक व्यस्त व्यवसाय संचालक हैं। आपके पास संबंध बनाए रखने के लिए विक्रेता हैं, ग्राहकों को खुश करने के लिए, कर्मचारियों की देखभाल करने के लिए, दिन-प्रतिदिन के कार्यों को पूरा करने के लिए। विशेष रूप से आतिथ्य उद्योग के भीतर, आपका व्यवसाय चक्र लंबा नहीं हो सकता।
ग्राहकों को आज रात होटल के कमरों की जरूरत है, अभी खाना चाह रहे हैं, कैसीनो या मनोरंजन पार्क में लाइन में खड़े हैं जैसा कि हम बोलते हैं। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपकी सभी खरीद और वित्तीय प्रणालियाँ स्वच्छ, कुशल और समय पर हैं।
यह आपको अपने खातों को देय और अन्य वित्तीय इन-हाउस रखने पर विचार करने के लिए प्रेरित कर सकता है ताकि आप प्रक्रिया पर कड़ी नजर रख सकें। कौन जानता है कि तीसरे पक्ष को कितना समय लगेगा, और उनकी देखरेख कौन कर रहा है? निश्चित रूप से आपके पास काम को दूसरे कार्यालय में भेजने का समय नहीं है, क्या इसे वहां किया है, और एक कुशल तरीके से वापस भेज दिया है। वहीं आपसे गलती हो सकती है।
सच्चाई: आउटसोर्सिंग खाते देय और अन्य वित्तीय कार्यों और विभागों में आपका समय नहीं लगता है। वास्तव में, यह वास्तव में गारंटी दे सकता है कि कार्यों को समय पर पूरा किया जाए। आंतरिक लेखांकन थकाऊ और समय लेने वाला है।
यदि आप एक छोटा व्यवसाय कर रहे हैं या आपके पास लेखा विभाग या नामित कर्मचारी नहीं है तो यह विशेष रूप से एक परेशानी है। आपको देय खातों और अन्य कार्यों को अपने व्यस्त कार्यक्रम में फिट करने की गारंटी कैसे दी जा सकती है? यही कारण है कि एक तीसरा पक्ष एक अच्छा विचार है।
तीसरे पक्ष का पूरा काम आपके देय खातों और अन्य वित्तीय कार्यों की देखभाल करना है। वे टीम-निर्माण, दिन-प्रतिदिन के प्रबंधन, व्यावसायिक योजनाओं और अपडेट, शेड्यूलिंग और आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं के साथ हड़ताली सौदों पर काम करने में व्यस्त नहीं हैं। उनका पूरा काम उन कार्यों को पूरा करना है जो आप उन्हें आउटसोर्सिंग कर रहे हैं।
ये विशेषज्ञ एक कर्मचारी की तुलना में कुशल और कम गलती-प्रवण होते हैं जो विभिन्न प्रकार के कार्यों और जिम्मेदारियों के लिए प्रशिक्षित होते हैं। वे अनुपालन कानूनों के साथ अप-टू-डेट हैं और वित्त नियमों से बहुत परिचित हैं।
फ़ाइलें साझा करने योग्य, ऑनलाइन फ़ाइलों या ईमेल के माध्यम से उनके साथ तुरंत साझा की जा सकती हैं। जब आप अपना व्यवसाय चलाने के अन्य महत्वपूर्ण पहलुओं पर काम करते हैं तो वे आपके लिए कार्यों को पूरा कर सकते हैं।
मिथक #5: मैं बहीखाता पद्धति को स्वयं बेहतर कर सकता हूँ
सब कुछ स्वयं प्रबंधित करना चाहते हैं यह बहुत लुभावना है। यह व्यवसाय आपके लिए बहुत मायने रखता है, और आप इसे एक छोटे से पट्टे पर रखना चाहते हैं और जितना हो सके इसकी देखरेख करना चाहते हैं। आप एक जिम्मेदार और सावधानीपूर्वक व्यक्ति हैं, और शायद आपके पास लेखांकन का अनुभव भी है। निश्चित रूप से आप नौकरी के लिए एक हैं।
सच्चाई: दुर्भाग्य से, यह संभव नहीं है। एक व्यवसाय के हर पहलू में हर कार्य की देखरेख और पूरा करना एक व्यक्ति, या कुछ भागीदारों के लिए बहुत अधिक श्रम और मस्तिष्क शक्ति है।
आपकी थाली में मौजूद हर चीज के साथ, आपको नवीनतम अनुपालन कानूनों और वित्त नियमों का पालन करने में कठिनाई हो सकती है। और चूंकि आप बहुत सी विविध जिम्मेदारियों को पूरा कर रहे हैं, आप बहीखाता पद्धति में गलती करने की अधिक संभावना रखते हैं।
स्थापित, तीसरे पक्ष के पेशेवर काम पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और इसे समय पर, सटीक फैशन में पूरा कर सकते हैं। उनके पास नौकरी के लिए समय होने की संभावना अधिक होती है और गलतियाँ करने की संभावना कम होती है। आप वास्तव में इन कार्यों को अपने अलावा किसी और को सौंपने से बेहतर होंगे।
भ्रांति #6: देय खाते में भागीदार खोजना कठिन है
शायद आप आश्वस्त हैं कि आपके देय खातों को आउटसोर्स करना आपके व्यवसाय के लिए एक स्मार्ट कदम है। लेकिन आउटसोर्स करने के लिए एक साथी की तलाश कहाँ से शुरू करें? आप एक ऐसा साथी कैसे ढूंढ सकते हैं जिस पर आप भरोसा करते हैं और जो आपकी सभी विशेष जरूरतों को पूरा करता हो?
सच्चाई: सौभाग्य से, जैसी कंपनियां हैं बिर्च स्ट्रीट सिस्टम. BirchStreet Systems एक विश्वसनीय कंपनी है जो शीर्ष आतिथ्य ब्रांडों द्वारा विश्वसनीय है जो आपकी सभी खरीद आवश्यकताओं के साथ शुरू से अंत तक सहायता प्रदान करती है - इसमें बहीखाता पद्धति शामिल है। उनका वित्तीय विभाग जैसी सेवाएं शामिल हैं बिर्चस्ट्रीट पे जो आपको अपने सभी भुगतान एक आसान, सुरक्षित, स्वचालित इंटरफ़ेस से करने की अनुमति देता है।
उनका वित्तीय विभाग आपके व्यवसाय की वित्तीय स्थिति पर विस्तृत रिपोर्ट भी प्रदान करता है, जो आसान-से-पहुंच वाली जानकारी का संकलन करता है जो आपके व्यवसाय और खरीद मॉडल को आवश्यकतानुसार मॉनिटर और ट्विक करने में आपकी सहायता कर सकता है। ये स्वचालित रिपोर्ट आपकी कंपनी के किसी व्यक्ति को स्वयं जानकारी खोजने, संकलित करने और प्रस्तुत करने से भी बचाती हैं।
अब जबकि हमने देय आउटसोर्सिंग खातों से संबंधित कुछ सामान्य मिथकों को दूर कर लिया है, हम आशा करते हैं कि आप अपने व्यवसाय के लिए सही विकल्प बनाने में अधिक आत्मविश्वास महसूस करेंगे।
याद रखें, अपने वित्तीय और बहीखाता पद्धति को आउटसोर्स करने से समय, धन और कर्मचारी संसाधनों की बचत हो सकती है, और घर में सब कुछ करने की कोशिश करने की तुलना में कम गलती की संभावना है। आउटसोर्सिंग पार्टनर को अपना काम इतना आसान बनाने दें।