जब ज्यादातर लोग "शब्द" सुनते हैंसूची प्रबंधन, "वे उन गोदामों के बारे में सोच सकते हैं जो उपभोक्ताओं या विनिर्माण सुविधाओं को उत्पाद भेजते हैं जिन्हें उनके काम में उपयोग किए जाने वाले विभिन्न भागों और उपकरणों का ट्रैक रखने की आवश्यकता होती है। लेकिन इन्वेंट्री प्रबंधन आतिथ्य उद्योग में भी उतना ही लागू होता है।
यह होटल, रेस्तरां, बार, कैसीनो और अन्य सुविधाओं के लिए विशेष रूप से सच है जो अपने संरक्षक को भोजन और पेय प्रदान करते हैं। वर्दी और अन्य आपूर्ति के साथ काम करते समय सूची प्रबंधन पहले से ही एक चुनौती हो सकता है; खराब होने वाले खाद्य पदार्थों से निपटने पर यह एक सच्चा सिरदर्द बन सकता है।
एक गुणवत्ता सूची प्रबंधन भागीदार के साथ साझेदारी करके, आप इन आवश्यक वस्तुओं को इस तरह से प्रबंधित करने की अपनी क्षमता पर अधिक विश्वास कर सकते हैं जिससे कचरे को कम किया जा सके और आपके संरक्षकों को खुश रखा जा सके।
1. मूल्य दृश्यता की कमी
खाद्य मुद्रास्फीति से प्रभावित मुख्य क्षेत्रों में से एक रहा है, हाल की रिपोर्टों से पता चलता है कि 8.8 प्रतिशत 2021 से 2022 तक कीमतों में साल-दर-साल वृद्धि। आपूर्ति श्रृंखला के मुद्दे, बढ़ते श्रम खर्च, फसल में व्यवधान, और अन्य कारक घरेलू खाना पकाने और आतिथ्य व्यवसायों में उपयोग किए जाने वाले विभिन्न प्रकार के खाद्य और पेय स्टेपल की लागत में वृद्धि कर रहे हैं।
इन्वेंट्री प्रबंधन प्रथाएं जो केवल आवश्यक वस्तुओं की मात्रा पर ध्यान केंद्रित करती हैं, मांस, दूध, ताजे फल और सब्जियों और अन्य स्टेपल में कीमतों में वृद्धि के लिए पर्याप्त रूप से जिम्मेदार नहीं हो सकती हैं। आपके आपूर्तिकर्ता कैसे कीमतें बढ़ा रहे हैं, इसकी जानकारी के बिना, आप आसानी से मुनाफे में उल्लेखनीय कमी देखना शुरू कर सकते हैं।
मूल्य दृश्यता की पहचान करने की आवश्यकता है कि क्या आपूर्तिकर्ता बदलते हैं कि वे विभिन्न वस्तुओं के लिए कितना शुल्क लेते हैं और आपके विकल्पों का मूल्यांकन करते हैं। क्या आपको कोई अन्य आपूर्तिकर्ता मिल जाता है, या आप अपने ग्राहकों से कितना शुल्क लेते हैं, इसे बढ़ाते हैं? अपनी इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली में मूल्य निर्धारण के रुझान का मूल्यांकन करके, आप इस सामान्य व्यय वृद्धि के लिए सक्रिय रूप से जिम्मेदार हो सकते हैं।
2. इन्वेंटरी अपशिष्ट
किसी भी हॉस्पिटैलिटी व्यवसाय के लिए इन्वेंट्री वेस्ट सबसे बड़े सिरदर्दों में से एक है। उदाहरण के लिए, यह अनुमान है कि चार और के बीच 10 प्रतिशत ग्राहक तक पहुंचने से पहले रेस्तरां में की गई खरीदारी बेकार चली जाती है - और यह उस भोजन का भी हिसाब नहीं रखता है जो ग्राहक उन्हें परोसे जाने के बाद नहीं खाता है।
यह खाना बर्बाद होने के सबसे आम कारणों में से एक यह है कि इसकी समाप्ति तिथि से पहले इसका उपयोग नहीं किया जाता है। खराब इन्वेंट्री प्लानिंग के कारण खराब होने वाले खाद्य पदार्थ दिनों या हफ्तों तक अप्रयुक्त रह सकते हैं - और जब तक उनकी आवश्यकता होती है, तब तक उन्हें परोसा नहीं जा सकता है।
हालांकि अप्रत्याशित ग्राहकों या भोजन तैयार करने वालों की गलतियों के कारण कुछ कचरा अपरिहार्य है, एक गुणवत्ता सूची प्रबंधन भागीदार इन्वेंट्री पुनःपूर्ति को अनुकूलित करके कचरे को कम करने में मदद कर सकता है। वस्तुओं के शेल्फ जीवन के लिए लेखांकन और केवल आवश्यकता के अनुसार मांग करके, कचरे को काफी कम किया जा सकता है।
3. अप्रयुक्त सूची
खाद्य खराब होना एकमात्र तरीका नहीं है जिससे इन्वेंट्री बर्बाद हो सकती है। अक्सर, आतिथ्य व्यवसाय उन वस्तुओं पर पैसा खर्च करते हैं जिनका वे वास्तव में उपयोग नहीं करते हैं। मेनू समय के साथ बदलते हैं - और परिणामस्वरूप, व्यंजन तैयार करने के लिए आपकी सुविधा के लिए आवश्यक सामग्री भी करें।
मांग आदेशों के नियमित मूल्यांकन के बिना, एक रेस्तरां आसानी से उन वस्तुओं को ऑर्डर करना जारी रख सकता है जो अब उपयोग नहीं की जाती हैं, क्योंकि जिन व्यंजनों की उन्हें मूल रूप से आवश्यकता थी, उन्हें बंद कर दिया गया है। ये अनावश्यक वस्तुएं केवल प्रत्येक मांग की कुल लागत में नहीं जुड़ती हैं। वे आपके स्टोररूम में मूल्यवान स्थान भी लेते हैं।
एक गुणवत्ता सूची प्रबंधन प्रणाली आपको ऐतिहासिक गणनाओं के साथ समय के साथ इन्वेंट्री स्तरों को ट्रैक करने की अनुमति देगी। जिन सामग्रियों को बार-बार ले जाया जाता है, उनका मूल्यांकन यह निर्धारित करने के लिए किया जाना चाहिए कि उन्हें अभी भी क्यों ऑर्डर किया जा रहा है, और यदि वे अभी भी उपयोग किए जा रहे हैं। जो आइटम अब व्यंजनों के लिए उपयोग नहीं किए जाते हैं उन्हें मांग के आदेशों से पूरी तरह से हटा दिया जाना चाहिए। ऑर्डर की मात्रा को कम करने और शायद ही कभी उपयोग की जाने वाली वस्तुओं के उपयोग की बारीकी से निगरानी करने से कचरे को और कम किया जा सकता है।
स्वचालित आवश्यकताएँ यह भी सुनिश्चित कर सकती हैं कि आप ऐसी इन्वेंट्री का ऑर्डर देना जारी नहीं रखते हैं जो अक्सर उपयोग नहीं की जाती है। जब आइटम केवल एक निर्धारित स्तर तक पहुंचने पर ही भर दिए जाते हैं, तो नए ऑर्डर केवल स्टॉक के उपयोग के रूप में सबमिट किए जाएंगे।
4. ग्राहक पैटर्न में अंतर्दृष्टि की कमी
जब आप अपने मेहमानों को समझते हैं ' क्रय व्यवहार, आप तदनुसार सूची आवंटित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एनसीएए मार्च मैडनेस टूर्नामेंट के दौरान, कुछ रेस्तरां मेन्यू आइटम जैसे विंग्स या नाचोस की मांग में वृद्धि देख सकते हैं। अन्य वस्तुओं की मांग मौसम या क्षेत्रीय घटनाओं के आधार पर भिन्न हो सकती है।
मौसमी परिवर्तन उन मेहमानों की संख्या को भी प्रभावित कर सकते हैं जो प्रत्येक दिन आपकी सुविधा का संरक्षण करते हैं - इन्वेंट्री की योजना बनाने का प्रयास करते समय एक और महत्वपूर्ण विचार। आप एक लोकप्रिय वस्तु से बाहर नहीं भागना चाहते हैं क्योंकि आपने पर्याप्त स्टॉक का आदेश नहीं दिया है, और न ही आप चाहते हैं कि अतिरिक्त इन्वेंट्री बेकार चली जाए क्योंकि आपने मांग का गलत अनुमान लगाया था।
एक मजबूत सूची प्रबंधन प्रणाली के बिना, इस तरह की विविधताओं को अक्सर अनुमान लगाने के लिए छोड़ दिया जाता है। दूसरी ओर, सही प्रणाली आपको विस्तृत डेटा एकत्र करने की अनुमति देगी ताकि आप अपने ग्राहक आधार के बीच विशिष्ट रुझानों की पहचान कर सकें।
कुछ वस्तुओं की मांग सप्ताह के दिन के आधार पर भी भिन्न हो सकती है। इन पैटर्नों का विश्लेषण करने से आप मांग का पूर्वानुमान लगा सकेंगे ताकि आप उसके अनुसार स्टॉक का आवंटन कर सकें। इस तरह, आपके पास हमेशा आपकी सुविधा के लिए आवश्यक प्रत्येक वस्तु की सही मात्रा होगी।
5. मैनुअल इन्वेंटरी के लिए खोया समय
आपकी सुविधा के आपूर्ति स्तरों को समझने के लिए सूची प्रबंधन आवश्यक है। दुर्भाग्य से, आतिथ्य उद्योग में कई लोग समय लेने वाली इन्वेंट्री शीट पर भरोसा करना जारी रखते हैं जिन्हें हाथ से पूरा किया जाना चाहिए। इसके लिए न केवल बड़े समय की प्रतिबद्धता की आवश्यकता होती है, बल्कि यह खतरनाक रूप से गलत भी हो सकता है।
आखिरकार, औसत कर्मचारी बंद होने और साफ करने के बाद एक अतिरिक्त घंटे या दो गिनती स्टॉक खर्च नहीं करना चाहता है। एसोसिएशन फॉर साइकोलॉजिकल साइंस से अनुसंधान पता चलता है कि लोग दिन में बाद में कम सटीक निर्णय लेते हैं। केवल सांसारिक कार्यों के साथ किए जाने की इच्छा के परिणामस्वरूप एक कर्मचारी समय लेने वाली इन्वेंट्री प्रक्रिया से गुजरने के बजाय केवल पिछले सप्ताह की मांग संख्या का उपयोग कर सकता है।
बारकोड स्कैनिंग, मोबाइल ऐप और स्वचालित इन्वेंट्री ट्रैकिंग जैसे टूल आपके कर्मचारियों पर बोझ को बहुत कम कर सकते हैं। यह मानवीय त्रुटि के जोखिम को कम करके अधिक सटीक इन्वेंट्री स्तर सुनिश्चित करता है - और यह आपके और आपके कर्मचारियों के लिए जीवन को आसान बनाता है।
6. विभाजन दिशानिर्देशों का पालन करने में विफलता
रेस्तरां उद्योग के भीतर, इन्वेंट्री प्रबंधन को ट्रैक पर रखने के लिए विभाजन दिशानिर्देश महत्वपूर्ण हैं। यहां तक कि नुस्खा में मामूली बदलाव (जैसे पनीर का एक अतिरिक्त टुकड़ा), या पेय के गिलास को बहुत अधिक भरना आपकी लागत की गणना और इन्वेंट्री स्तर को कम कर सकता है। एक जूनियर शेफ द्वारा एक छोटी सी गलती की तरह लगता है कि अगर इसे ठीक नहीं किया गया तो अंततः चल रही लागत की समस्या बन सकती है।
इसे कम करने के लिए, आतिथ्य व्यवसायों को मानक व्यंजनों की स्थापना करनी चाहिए जो स्पष्ट रूप से एक डिश तैयार करने की प्रक्रिया की रूपरेखा तैयार करते हैं, साथ ही प्रत्येक सामग्री की सटीक मात्रा की आवश्यकता हो सकती है। भोजन तैयार करने में शामिल सभी लोगों को प्रशिक्षित किया जाना चाहिए ताकि वे इन दिशानिर्देशों का सटीकता से पालन करने के महत्व को समझ सकें।
रेस्तरां प्रबंधकों को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि ग्राहकों को उचित हिस्से परोसे जा रहे हैं। यदि किसी विशेष व्यंजन को अक्सर अधूरा छोड़ दिया जाता है, तो बचा हुआ या तो फेंक दिया जाता है या बाहर कर दिया जाता है, तो परोसने के आकार को समायोजित करने से रेस्तरां के भोजन की बर्बादी कम हो जाएगी और इन्वेंट्री खर्च कम हो जाएगा।
जबकि कुछ रसोई नुकसान अपरिहार्य है (जैसे कि जब एक जूनियर शेफ फर्श पर मांस का एक टुकड़ा गिराता है), एक सावधानीपूर्वक विनियमित प्रणाली से अपेक्षित स्तरों पर स्टॉक रखना आसान हो जाएगा।
7. स्थानों के बीच स्थानांतरण ट्रैकिंग में समस्या
जब आपके पास एक ही सुविधा होती है, तो इन्वेंट्री प्रबंधन पहले से ही चुनौतीपूर्ण होता है, लेकिन कई स्टोररूम और ग्राहक-सामना वाले स्थानों के साथ, यह और भी कठिन हो सकता है। बहु-इकाई व्यवसाय अक्सर आवश्यकता के अनुसार इन्वेंट्री को एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरित करने के लिए आंतरिक ऑर्डर की सुविधा प्रदान करते हैं। हालांकि यह नए मांग अनुरोधों की आवश्यकता को कम करके पैसे बचाने में मदद कर सकता है, यह नई अक्षमताओं और ट्रैकिंग मुद्दों को भी पेश कर सकता है।
न केवल आपकी टीम को अपनी केंद्रीय ऑर्डरिंग आवश्यकताओं को ट्रैक करने की आवश्यकता है, बल्कि आपको यह भी देखना होगा कि प्रत्येक स्थान अपनी इन्वेंट्री का उपयोग कैसे करता है। एक अच्छी इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली आपकी टीम को स्थानांतरण और आंतरिक आदेशों को जल्दी और सटीक रूप से रिकॉर्ड करने की अनुमति देती है ताकि आपको प्रत्येक स्थान पर कितना स्टॉक उपलब्ध हो, इसकी वास्तविक समय की जानकारी हो।
आंतरिक आदेशों को ट्रैक करना महत्वपूर्ण डेटा भी प्रदान कर सकता है जो आपको आइटम पुनःपूर्ति मूल्यों के संबंध में स्थान-विशिष्ट परिवर्तन करने की अनुमति देता है। यह सुनिश्चित करके कि प्रबंधक सिस्टम में प्रत्येक हस्तांतरण को रिकॉर्ड करते हैं, जब वे होते हैं, तो आपको गलत संचार के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी, जिससे स्थानांतरण में शामिल स्थानों के लिए इन्वेंट्री स्तर गलत हो जाएगा।
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जबकि हॉस्पिटैलिटी उद्योग में इन्वेंट्री प्रबंधन संभावित नुकसान और अक्षमताओं से भरा हुआ है, यह तब नहीं होना चाहिए जब आपके पास एक मजबूत इन्वेंट्री प्रबंधन भागीदार हो। बिर्चस्ट्रीट AccuBar के साथ इन्वेंटरी प्रबंधन इन्वेंट्री लागत, गणना और खर्च को प्रबंधित करने में आपकी सहायता करने के लिए क्षमताओं की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है।
अपने पॉइंट ऑफ़ सेल (पीओएस) सिस्टम के साथ इंटरफेस करके, आप मूल्यवान इन्वेंट्री रिपोर्ट तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं और यहां तक कि स्वचालित रूप से आइटम को फिर से भर सकते हैं या कम इन्वेंट्री स्तर पर आइटम के लिए अलर्ट प्राप्त कर सकते हैं। हैंडहेल्ड स्कैनिंग, असीमित स्थानों पर सतत इन्वेंट्री ट्रैकिंग, और कई लागत पद्धतियां यह सुनिश्चित करती हैं कि यह समाधान आपके व्यवसाय की जरूरतों के साथ-साथ बढ़ सकता है।
इन्वेंट्री प्रबंधन को वह ध्यान देकर, जिसके वह हकदार हैं, आप बर्बादी को रोक सकते हैं और अपने आतिथ्य व्यवसाय के लिए उच्च लाभ सुनिश्चित कर सकते हैं।