आँकड़ों के साथ यह दिखा रहा है कि केवल 29.1% चालान का महामारी के बाद संयुक्त राज्य अमेरिका में समय पर भुगतान किया जाता है, चालान की पहले से ही भरी दुनिया बस गड़बड़ हो गई है।
हालाँकि, यह कितना भी गन्दा क्यों न हो, चालान खरीद-से-भुगतान (पी2पी) प्रक्रिया का एक मूलभूत हिस्सा हैं। एक्जीक्यूटिव्स पहले, और संबंधित कर्मचारियों को तुरंत बाद में, एक सुव्यवस्थित पी2पी प्रक्रिया के लिए इनवॉइस प्रबंधन मुद्दों की पहचान करने और उन्हें ठीक करने का तरीका जानने की जरूरत है।
चालान प्रबंधन क्यों?
सी-सूट हॉस्पिटैलिटी एक्जीक्यूटिव के रूप में, आपकी थाली में बहुत कुछ है। आपके पास चलाने के लिए पूरी कंपनियां हैं; अनुबंधों पर बातचीत की जानी चाहिए, आपूर्ति की गई आपूर्ति, प्रबंधन के लिए एक ब्रांड, बढ़ावा देने के लिए एक कार्यस्थल संस्कृति, ग्राहकों को वाह करने के लिए, और रेटिंग को बढ़ावा देने या उच्च रखने के लिए। चालान प्रबंधन के बारे में अचानक हंगामा क्यों, कुछ ऐसा जो हमेशा के लिए रहा है और निश्चित रूप से पहले से ही एक प्रक्रिया है?
सबसे पहले, ई-चालान। ई-चालान एक जबरदस्त दर से बढ़ रहा है, जिसमें 80% . पर विकास का अनुमान 2027 तक। यदि आप पहले से ही अपनी चालान प्रबंधन प्रक्रिया में इलेक्ट्रॉनिक तरीकों का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो इसे बदलने की जरूरत है और इसे जल्दी से बदलने की जरूरत है। ई-चालान तेज, सस्ता और कम गलती-प्रवण है। हम लेख में बाद में इसे कैसे और क्यों लागू किया जाना चाहिए, इसके विवरण में जाएंगे।
दूसरा, सर्वव्यापी भूत: कर। अपने चालानों को एक संगठित और संपूर्ण तरीके से प्रबंधित करने से न केवल करों का भुगतान करना आसान हो जाएगा, बल्कि आपको ऑडिट होने से रोकने में भी मदद मिलेगी। और यदि आपका कभी ऑडिट किया जाता है, तो एक सुविचारित प्रणाली प्रक्रिया को कम दर्दनाक बना देगी क्योंकि आप आसानी से महत्वपूर्ण दस्तावेजों का पता लगा लेते हैं।
तीसरा, देर से चालान भुगतान के साथ आने वाली समस्याओं से बचें। इसमें सेवाओं को रोकना, संग्रह के साथ एक लड़ाई (और उनकी आसन्न फीस), आपके क्रेडिट स्कोर के लिए एक किक, या शायद आपके खिलाफ कानूनी कार्रवाई भी शामिल हो सकती है। भले ही देर से भुगतान एक महामारी-ग्रस्त दुनिया में आदर्श प्रतीत होता है, लेकिन परिणाम दूर नहीं हुए हैं।
अंक 1: द ड्रेड
चालान दो पक्षों के बीच बिक्री की भौतिक अभिव्यक्तियाँ हैं। वे विक्रेता द्वारा प्रदान किए गए उत्पादों या सेवाओं और खरीदार से ली गई कीमतों को आइटम करते हैं। वे व्यवसाय लेनदेन में प्लेसमेंट, प्रसंस्करण, वितरण और अंतिम भुगतान में मदद करते हैं। लेकिन इसके अलावा, हम इस बात को नज़रअंदाज़ नहीं कर सकते कि एक प्राप्त चालान वास्तव में एक बिल में क्या आता है।
यदि आपने कभी मेल के ढेर के माध्यम से खोदा है, तो आप होने वाली छँटाई प्रक्रिया से परिचित हैं: जंक मेल, महत्वपूर्ण जानकारी या अनुस्मारक, व्यक्तिगत मेल और वे चीजें जिन्हें आप रखना चाहते हैं, और बिल। अक्सर बिलों को "बाद में निपटाए जाने" के लिए किनारे पर सेट कर दिया जाता है।
एक सफल कंपनी के भीतर आपकी यह मानसिकता नहीं हो सकती। इनवॉइस आपके व्यवसाय के स्वास्थ्य के लिए महत्वपूर्ण हैं और इन्हें व्यवस्थित और तुरंत निपटाया जाना चाहिए। अपने कार्यस्थल में "बिलों के डर" को घुसपैठ न करने दें।
मुद्दा 2: चालानों का खराब वर्गीकरण
दुर्भाग्य से, या सौभाग्य से, आप इसे कैसे देखते हैं, इसके आधार पर, कई प्रकार के चालान होते हैं। कुछ को तत्काल भुगतान की आवश्यकता होती है और कुछ को नहीं, लेकिन सभी को सावधानीपूर्वक ध्यान देने की आवश्यकता होती है। यहां कुछ बुनियादी प्रकार के चालान दिए गए हैं जिन्हें आप स्वयं प्राप्त करते हुए पा सकते हैं:
- एक प्रस्ताव चालान। यह आपको एक सुझाव देता है कि अंत में कोई परियोजना या उत्पाद आपको कितना खर्च करेगा।
- एक अंतरिम चालान। इन्हें अक्सर लंबी परियोजनाओं के दौरान वर्तमान शुल्कों के अनुस्मारक के रूप में भेजा जाता है।
- एक आवर्ती चालान। इन्हें अक्सर नियमित या दोहराने वाले ग्राहकों के लिए उपयोग किया जाता है।
- पिछले बकाया चालान। नाम का यही अर्थ है, हालांकि समय पर भुगतान न करने के परिणामस्वरूप अतिरिक्त शुल्क भी लग सकते हैं।
- एक अंतिम चालान। यह एक परियोजना के अंत में भेजा जाता है, शायद एक प्रस्ताव चालान और हालांकि कई अंतरिम चालान के बाद।
आपकी इनवॉइस प्रबंधन प्रणाली के पास इन्हें एक दूसरे से अलग श्रेणीबद्ध करने का तरीका होना चाहिए। पढ़ते समय आपने देखा होगा कि कुछ को तत्काल भुगतान की आवश्यकता होती है और कुछ को नहीं। आपको प्राप्त होने वाले इनवॉइस चाहिए कम से कम इस मीट्रिक द्वारा वर्गीकृत किया जा सकता है।
इन्हें व्यवस्थित करने के कई तरीके हैं। आपके पास अपनी अलग-अलग परियोजनाओं के भीतर प्रत्येक प्रकार के चालान और उपखंडों के लिए एक फाइल हो सकती है, हालांकि परियोजना द्वारा फाइल करना और चालानों को उस क्रम में रखना आसान हो सकता है जिस क्रम में आपने उन्हें तत्काल भुगतान की आवश्यकता होती है और समय पर ढंग से ध्यान रखा जाता है।
जब आप अंतरिम और अंतिम चालान प्राप्त करते हैं तो प्रस्ताव चालान को संभाल कर रखना भी सहायक होता है ताकि आप ट्रैक कर सकें कि वास्तविक लागतें अनुमानित और सहमत लोगों को कितनी बारीकी से दर्शाती हैं, इसलिए आप प्रश्न पूछ सकते हैं और उपयुक्त होने पर मुद्दों को उठा सकते हैं।
यदि आप कागज के साथ काम करते हैं, तो अलग-अलग श्रेणियों के साथ स्पष्ट रूप से चिह्नित एक समर्पित टोकरी, फ़ोल्डर या फ़ाइल बनाएं। हालांकि, यहां तक कि सबसे संगठित पेपर सिस्टम भी अव्यवस्थित महसूस करने लग सकते हैं।
हम इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करने की सलाह देते हैं। जब आप उन्हें प्राप्त करते हैं तो आप हार्ड कॉपी दस्तावेज़ों को स्कैन और अपलोड कर सकते हैं और आसानी से इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को Google डॉक्स जैसे स्थान पर ले जा सकते हैं, एक निःशुल्क सिस्टम जिसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से अनुमति दिए जाने पर एकाधिक कर्मचारी एक्सेस कर सकते हैं।
जब आप Google डॉक्स पर एक तालिका बनाते हैं, तो यह स्वचालित रूप से Google ड्राइव पर अपलोड हो जाती है, इसलिए आपको अपने कार्यालय के कंप्यूटर के दुर्घटनाग्रस्त होने और अपनी सभी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों (या बाढ़, आग, या अन्य नुकसान के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है, जिससे आपका पेपर सिस्टम खत्म हो जाता है) )
अंक 3: एक लैक्लस्टर (या गुम) लेजर सिस्टम
एक विद्वान के अनुसार मोंटाना विश्वविद्यालय, "सामान्य खाता बही प्रणाली एक लेखा प्रणाली का दिल है।" "... किसी व्यवसाय के भीतर प्रत्येक खाते की शेष राशि का रिकॉर्ड" के रूप में, यह दिन-प्रतिदिन के कार्य के साथ-साथ कर के मौसम में मौलिक होने का अभिन्न अंग है। राजस्व, व्यय और अन्य सभी वित्तीय जानकारी को अपने बहीखाते में व्यवस्थित रखें।
उपरोक्त कारणों से इस लेज़र को ऑनलाइन रखना भी एक अच्छा विचार है।
अंक 4: कोई नियत समय या व्यक्ति नहीं
अपने चालानों के शीर्ष पर बने रहने के लिए, आपको उनके लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करना चाहिए। यदि आपके पास इसके लिए पूरी तरह से समर्पित एक व्यक्ति नहीं है, जैसा कि कई कंपनियां नहीं करती हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह स्पष्ट है कि कौन जिम्मेदार है और उन्हें दस्तावेजों पर कब काम करना चाहिए।
विशिष्ट दिनों की अनुसूची करें जहां बिल-भुगतान और चालान-आयोजन का ध्यान रखा जाता है। शेड्यूल के करीब रहें। यदि कर्तव्यों को एक बार हटा दिया जाता है, तो कौन जानता है कि यह कितनी बार हो सकता है और इस बीच आप किस प्रकार की समय सीमा चूक सकते हैं। नियुक्त व्यक्ति को प्राप्त और भुगतान किए गए बिलों की स्थिति का रिकॉर्ड भी रखना चाहिए।
अंक 5: आप अभी भी चेक लिख रहे हैं
यह 2022 है। आइए इसका सामना करें: चेक-राइटिंग के दिन हमारे पीछे हैं। भले ही आपने हस्तलिखित से प्रिंट में अपग्रेड किया हो, आपके लिए भुगतान का क्रम समाप्त नहीं हुआ है। पहला कारण: चेक महंगे हैं। चेक के माध्यम से भुगतान करने में औसतन लगभग तीन गुना अधिक खर्च होता है क्योंकि यह ACH के माध्यम से भुगतान करता है। एसीएच भी है सुरक्षित तथा और तेज.
चेक इस तरह से धोखाधड़ी की चपेट में हैं कि ACH भुगतान नहीं होता है। साथ ही, तेजी से भागती दुनिया में पांच व्यावसायिक दिनों तक का टर्नअराउंड समय व्यापार को धीमा कर देता है। यदि आप अभी भी चेक का उपयोग कर रहे हैं, तो यह एक सुरक्षित, तेज़ और अधिक किफ़ायती विकल्प पर स्विच करने का आपका संकेत है।
भुगतानों को संभालने का एक शानदार तरीका है बिर्चस्ट्रीट पे, से उपलब्ध एक उपकरण बिर्च स्ट्रीट. BirchStreet Pay आपको अपने भुगतानों को चेक से वर्चुअल कार्ड में बदलने में मदद करता है। आप न केवल चेक से जुड़ी लागत को कम करके पैसे बचाते हैं, बल्कि आप BirchStreet Pay के पुरस्कारों के साथ कैशबैक कमा सकते हैं।
यह टूल सेट अप करना आसान है और उपयोग में आसान है - सरल इंटरफ़ेस आपको एक बटन के प्रेस के साथ भुगतान करने की अनुमति देता है। इसमें उच्च-स्तरीय सुरक्षा सुविधाएँ और उत्कृष्ट, आसान पहुँच, ग्राहक सेवा भी है। चेक के दिनों को मरने दो।
अंक 6: आप डाक द्वारा चालान प्राप्त कर रहे हैं
जब भी संभव हो डाक द्वारा प्राप्त चालानों से बचें। ईमेल द्वारा चालान प्राप्त करने से न केवल आपके इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम में भौतिक मेल के माध्यम से छांटने और दस्तावेजों को स्कैन करने में समय की बचत होती है, बल्कि कागज और कार्यालय भंडारण स्थान की भी बचत होती है।
बस अनुरोध करें कि आप जिनके साथ व्यापार कर रहे हैं, उनके चालान ईमेल के माध्यम से भेजें। यह एक कठिन बिक्री नहीं है क्योंकि इससे लेनदेन के दोनों सिरों पर संसाधनों की बचत होती है।
अंक 7: आप ओसीआर प्रौद्योगिकी का लाभ नहीं उठा रहे हैं
जब हम आधुनिकीकरण के दौर में हैं, तो आइए ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) सॉफ़्टवेयर के बारे में बात करते हैं। यह सॉफ़्टवेयर एक डिजिटल दस्तावेज़ के भीतर टेक्स्ट वर्णों को पहचानता है।
इस तरह एक चालान से जानकारी स्वचालित रूप से एक लेखा प्रणाली में दर्ज की जा सकती है, जिससे किसी को एक ही काम को मैन्युअल रूप से करने में समय बिताने की आवश्यकता को दूर किया जा सकता है। इससे प्रति चालान औसतन लगभग पांच मिनट की बचत होती है, और यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपकी कंपनी आमतौर पर कितने चालानों को संसाधित करती है, पूरे दिन के घंटे जोड़ सकते हैं।
एक व्यस्त और ठीक हो रही दुनिया में, कुछ चीजें दरार के बीच गिरने का जोखिम नहीं उठा सकती हैं। चालान प्रबंधन उनमें से एक है। अपने व्यवसाय को फलते-फूलते रहने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप चालान प्रबंधन में आम समस्याओं का समाधान कर रहे हैं।
- संगठित करना, व्यवस्थित करना, व्यवस्थित करना।
- नामित करें, अलग समय निर्धारित करें और सॉफ़्टवेयर लागू करें।
जब आप सक्रिय रूप से अपनी कंपनी की तलाश कर रहे हों, तो यह आपकी देखभाल करने के लिए बेहतर होगा।