एक रिसॉर्ट मैनेजर के रूप में, आपकी थाली में बहुत कुछ है। आपको अपने कमरों का स्टॉक और साफ-सुथरा रखने की जरूरत है, अपने हिसाब से, अपनी खरीद प्रक्रिया को चुस्त-दुरुस्त रखने की, अपने कर्मचारियों को अच्छी तरह से प्रशिक्षित और खुश रखने की, और सबसे बढ़कर, आपके ग्राहकों के पास उनके जीवन का समय है।
इसका मतलब है कि आपके पास ऑर्डर करने और भुगतान करने के लिए साबुन, लिनेन, पेय और भोजन, क्रंच के लिए नंबर और पालन करने या समायोजित करने के लिए बजट, उत्पादन और प्रक्रिया के लिए चालान, चलाने के लिए प्रशिक्षण, लिखने के लिए तनख्वाह, और शिकायतें, प्रश्न और टिप्पणियां हैं। के लिए करते हैं।
यह सब होने के साथ, आखिरी चीज जो आपको चाहिए वह है चालान, चेक, मनी ऑर्डर और रसीदों का ढेर जो आपको तनाव में डालने और आपके मूल्यवान समय पर हावी होने की प्रतीक्षा कर रहा है। सौभाग्य से, आपको इस वास्तविकता के लिए खुद को इस्तीफा देने की जरूरत नहीं है। आज, आपके चालान और भुगतान प्रसंस्करण को इस तरह से स्वचालित करने के तरीके हैं जो आपको समय, धन, जनशक्ति और तनाव से बचाएंगे।
टीवह मैन्युअल चालान और भुगतान प्रसंस्करण के खतरे
चालान और भुगतान प्रसंस्करण के आसपास रहा है, ठीक है, चालान और भुगतान किया गया है। एक सफल आतिथ्य व्यवसाय चलाने के लिए, आपको उन उत्पादों और सेवाओं की खरीद करनी होगी जो आपके व्यवसाय में जाते हैं और इन उत्पादों और सेवाओं के साथ आने वाले भुगतानों को संसाधित करते हैं। आपके रिसॉर्ट के अंदर और बाहर पैसे का कुशल प्रवाह इसे बना या बिगाड़ सकता है।
दशकों से, व्यवसाय भौतिक चालान लिखने और प्राप्त करने के साथ-साथ रसीदें लिख और वितरित कर रहे हैं। अपनी वित्तीय प्रथाओं का रिकॉर्ड रखना महत्वपूर्ण है, लेकिन भौतिक दस्तावेजों के खो जाने, अव्यवस्थित होने, या यहां तक कि आग या बाढ़ जैसी प्राकृतिक आपदा में नष्ट होने का खतरा है।
इसके अलावा, मैन्युअल चालान और भुगतान प्रसंस्करण में मानवीय त्रुटि की संभावना होती है, जैसे कि गलत गणना, गलत वर्गीकरण, या यहां तक कि अस्पष्ट लिखावट। इन कार्यों को हाथ से, या मैन्युअल रूप से एक वर्ड प्रोसेसर के साथ पूरा करना, समय लेने वाली और त्रुटि-प्रवण है।
आपको अक्सर एक नामित कर्मचारी या इन मामलों को संभालने के लिए समर्पित एक संपूर्ण विभाग की आवश्यकता होती है। और आपके द्वारा लाए जाने वाले प्रत्येक कर्मचारी को प्रशिक्षण, वेतन, बीमा, और छुट्टियों और भुगतान किए गए समय जैसे लाभों की आवश्यकता होती है।
चालान और भुगतान प्रसंस्करण में क्या जाता है?
चालान प्रसंस्करण एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है। आपको अपने रिसॉर्ट को स्टॉक करने, अपनी पुस्तकों को क्रम में रखने और अपने व्यापार-से-व्यावसायिक संबंधों को मजबूत रखने के लिए अपने चालानों को समय पर संसाधित और भुगतान करने की आवश्यकता है।
चालान प्रसंस्करण भी कुछ हद तक शामिल प्रक्रिया है। पहला कदम चालान प्राप्त करना या कैप्चर करना है। इनवॉइस मेल, फ़ैक्स, ईमेल, या PDF, Word, Excel, या Google दस्तावेज़ में एक पेपर दस्तावेज़ के रूप में आ सकता है।
यदि आप मैन्युअल रूप से चालान संसाधित कर रहे हैं, तो किसी (या एकाधिक लोगों) को प्रत्येक चालान को देखने और विक्रेता आईडी संख्या और कुल मूल्य जैसे प्रासंगिक डेटा दर्ज करने की आवश्यकता है जो आपकी कंपनी उपयोग कर रही है। यह समय लेने वाली और अत्यंत त्रुटि-प्रवण है। और जितनी अधिक जानकारी दर्ज करने की आवश्यकता होती है, उतनी ही अधिक गलतियों की संभावना होती है।
अगला चरण चालान को अनुमोदन के लिए उपयुक्त कर्मचारी के पास भेजना है। उदाहरण के लिए, एक इलेक्ट्रीशियन की यात्रा के लिए चालान सुविधा प्रबंधक के पास जा सकता है, जबकि एक फ्रीलांस सॉफ्टवेयर इंजीनियर के लिए चालान सीटीओ के पास जाएगा। जब मैन्युअल रूप से किया जाता है, तो रूटिंग में बहुत सारे विभाग, विवरण पर ध्यान और समय शामिल होता है।
अगला कदम भुगतान के लिए अधिकृत और जमा करना है। अनुमोदनकर्ता बिल की गई राशि और किस सेवा या वस्तु को बिल किया जा रहा है और किसी भी विसंगतियों को नोट करता है। यदि कोई स्पष्ट त्रुटि है, तो प्राधिकरण मिलान के लिए संबंधित हितधारकों को चालान वापस भेज देगा।
यदि कोई त्रुटि नहीं है, तो अनुमोदनकर्ता इसे भुगतान के लिए बिलिंग विभाग को भेज देगा। यह कदम सरल लग सकता है, लेकिन यदि अनुमोदक कार्यालय से बाहर है या चालान को स्वीकृत करने में बहुत अधिक समय लेता है, तो विलंब शुल्क हो सकता है और व्यावसायिक संबंधों को नुकसान हो सकता है।
अगला कदम भुगतान को संसाधित करना है। इसका मतलब यह हो सकता है कि यदि आप मैन्युअल प्रोसेसिंग ट्रेन में हैं तो चेक लिखना, या इसका मतलब भुगतान ऐप पर एक बटन पर क्लिक करना हो सकता है। किसी भी तरह से आप इसे करते हैं, विलंब शुल्क से बचने और मजबूत व्यावसायिक संबंध बनाए रखने के लिए इसे समय पर होना चाहिए।
अंत में, आपको लेन-देन का रिकॉर्ड रखना होगा। यह एक भौतिक नोटबुक, एक वर्ड या Google दस्तावेज़, या एक एक्सेल स्प्रेडशीट में हो सकता है। यह कदम बजट विश्लेषण के साथ-साथ कर उद्देश्यों के लिए महत्वपूर्ण है।
स्वचालित चालान और भुगतान प्रसंस्करण के लाभ
जैसा कि आप देख सकते हैं, चालान प्रसंस्करण में बहुत सारे चरण होते हैं। यह, दुर्भाग्य से, बहुत समय और बहुत सारी संभावित त्रुटियों का अनुवाद करता है। सौभाग्य से, वहाँ हैं कंपनियों वह सॉफ़्टवेयर प्रदान करता है जो आपके लिए चालान प्रसंस्करण को संभाल सकता है।
साथ स्वचालित चालान प्रसंस्करण, आप अपने प्राप्त चालानों को एक सामान्य ईमेल आईडी से सुव्यवस्थित कर सकते हैं। इस तरह, घोंघा मेल और कई कर्मचारी ईमेल पतों के माध्यम से छाँटने के बजाय, सभी चालान आसान संगठन और प्रसंस्करण के लिए एक ही स्थान पर आते हैं।
साथ ही, स्वचालित इनवॉइस प्रोसेसिंग के साथ, आप अपने इनवॉइस के तीन-चौथाई से अधिक के लिए टचलेस जा सकते हैं। इसका मतलब है कि आप इनपुट त्रुटियों, अधिक या कम भुगतान के जोखिम, खोए हुए चालान और गलत कर भुगतान या गणना के अवसर को छोड़ देते हैं।
टचलेस इनवॉइस में कोई डेटा इनपुट श्रम और समय नहीं है, कोई रूटिंग नहीं है और अनुमोदनकर्ताओं से प्राधिकरण की प्रतीक्षा नहीं है, और अनुमोदनकर्ता के कार्यालय और बिलिंग विभाग के बीच कोई प्रतीक्षा समय नहीं है। आपके बहुत से इनवॉइस प्राप्त होने से लेकर भुगतान किए जाने और बहुत कम या कुछ ही समय में फाइल किए जाने तक जा सकते हैं।
स्वचालित चालान प्रसंस्करण के साथ, आप एक पूर्णकालिक कर्मचारी के बजाय सॉफ्टवेयर को काम करके श्रम और पैसा बचा सकते हैं, जिसे प्रशिक्षण, पूर्णकालिक वेतन और लाभों की आवश्यकता होती है।
भुगतान प्रसंस्करण के प्रकार
कई प्रकार के भुगतान प्रसंस्करण हैं, कुछ दूसरों की तुलना में नए हैं, कुछ दूसरों की तुलना में अधिक सुविधाजनक और लागत प्रभावी हैं। आपको अपनी व्यवसाय-से-व्यवसाय खरीद प्रक्रिया में किसी अन्य व्यवसाय से एक चालान प्राप्त हुआ है। यह नए बेड लिनेन के शिपमेंट के लिए चालान या किसी तृतीय-पक्ष सफाई सेवा के लिए चालान हो सकता है।
इसे प्राप्त किया गया है, उपयुक्त अनुमोदक के पास भेजा गया है, और बिलिंग विभाग को भेज दिया गया है। वैकल्पिक रूप से, यह इनवॉइस सॉफ़्टवेयर द्वारा उन चरणों के माध्यम से प्राप्त और स्वचालित रूप से स्थानांतरित हो गया है। अब चालान का भुगतान करने का समय आ गया है।
पहला भुगतान विकल्प जो दिमाग में आ सकता है वह है "पुराना विश्वसनीय" - कागजी जाँच। लोग दशकों से चेक लिख रहे हैं। हो सकता है कि आपने अपनी माँ को बढ़ते हुए बिलों का भुगतान करते देखा हो। यह स्थिर और स्मार्ट लगता है।
हालांकि, भुगतान का यह तरीका उतना "विश्वसनीय" नहीं हो सकता जितना आप सोच सकते हैं, हालांकि यह "पुराना" है। कागजी जांच में बड़े पैमाने पर धोखाधड़ी की आशंका है। क्या अधिक है, उन्हें संसाधित होने में कई दिन लगते हैं और प्रति लेन-देन की तुलना में अधिक महंगे हैं, कहते हैं, an एसीएच भुगतान.
एक अन्य भुगतान विकल्प ACH (स्वचालित समाशोधन गृह) भुगतान है। यह एक इलेक्ट्रॉनिक है बैंक-टू-बैंक भुगतान. यह आपको चेक, नकद, क्रेडिट कार्ड या वायरिंग को छोड़ने की अनुमति देता है। यह चेक का उपयोग करने की तुलना में तेज़ और सस्ता है।
भुगतान संसाधित करने का सबसे अच्छा तरीका सुरक्षित, तेज़, प्रोत्साहन देने वाले एप्लिकेशन जैसे बिर्चस्ट्रीट पे. यह समाधान आपको अपने सभी विभागों के भुगतान एक ही स्थान से करने की अनुमति देता है। यह आपके भुगतानों के 100% को केंद्रीकृत करके खरीद प्रक्रिया को सरल बनाता है, भले ही वे विभिन्न स्थानों या विभागों द्वारा किए गए हों।
आपके पैसे को दुरुपयोग और धोखाधड़ी से सुरक्षित रखने के लिए इसने सुरक्षा सुविधाओं को बढ़ाया है। चेक लिखने के बजाय, आप एक बटन के टैप से भुगतान करने के लिए उनके सरल इंटरफ़ेस का उपयोग कर सकते हैं। इसमें पूर्ण रिपोर्टिंग और विश्लेषण क्षमताएं भी हैं ताकि आप लेखांकन और अनुपालन उद्देश्यों के लिए अपने फंड का वास्तविक समय देख सकें।
क्या अधिक है, बिर्चस्ट्रीट पे भुगतान करेगा तुम उनकी सेवाओं का उपयोग करने के लिए। अपने पहले भुगतान से, जो पैसा आप पहले से ही अपने व्यवसाय को चालू रखने के लिए खर्च कर रहे हैं, आप कैशबैक पुरस्कार अर्जित करना शुरू कर सकते हैं।
तल - रेखा …
स्वचालित चालान और भुगतान प्रसंस्करण आपके रिसॉर्ट की प्रक्रियाओं में सुधार करेगा। बाहरी मेलबॉक्स और विभिन्न कर्मचारियों के ईमेल इनबॉक्स से चालान एकत्र करने के बजाय, स्वचालित चालान प्रसंस्करण उपकरण आपके सभी चालानों को एक सामान्य, केंद्रीय ईमेल पते पर निर्देशित करेंगे। आपको अपने ऑनलाइन फाइलिंग सिस्टम में कागजी चालानों को स्कैन और अपलोड करने की आवश्यकता नहीं होगी क्योंकि वे पहले से ही ऑनलाइन होंगे!
मैन्युअल चालान प्रसंस्करण के साथ, बिलिंग विभाग को भेजे जाने से पहले प्रत्येक चालान को एकत्र करने और अनुमोदन के लिए सही विभाग में भेजने की आवश्यकता होगी। स्वचालित चालान प्रसंस्करण के साथ, आपके 80% से अधिक चालानों को बिना स्पर्श के संसाधित किया जा सकता है। इसका मतलब विभागों के बीच अंतराल और प्रतीक्षा समय को छोड़ना है। इतना ही नहीं, सॉफ्टवेयर उन गलतियों की तरह नहीं करेगा, जिनसे इंसानों को खतरा है।
जब वास्तव में चालान का भुगतान करने का समय आता है, तो स्वचालित प्रणाली एक बार फिर शीर्ष पर आ जाती है। आप उपयोग में आसान भुगतान एप्लिकेशन का उपयोग करके पेपर चेक, नकद या क्रेडिट कार्ड छोड़ सकते हैं।
अपने रिसॉर्ट को चालू रखने के लिए कई, कई भुगतानों में से प्रत्येक को पूरा करने के लिए कीमती मिनट खर्च करने के बजाय, आप इन भुगतानों को एक बटन के प्रेस के साथ कर सकते हैं या उन्हें स्वचालित रूप से भुगतान करने के लिए सेट कर सकते हैं।
स्वचालित चालान और भुगतान प्रसंस्करण से आपका समय, परेशानी, जनशक्ति और धन की बचत होगी। अपने लिए इन कार्यों को संभालने के लिए सही उत्पादों का चयन करके, आप अपने आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करने के लिए कैशबैक भी कमा सकते हैं।