Poche cose sono più importanti per un'attività ricettiva della corretta gestione dei suoi debiti. Dopotutto, gli hotel e le aziende lavorano con un gran numero di fornitori per offrire un'esperienza di qualità ai propri clienti.
Una solida supervisione delle spese di ospitalità necessarie è fondamentale per mantenere un flusso di cassa positivo e buoni rapporti con i fornitori. Ma il monitoraggio manuale dei conti da pagare può richiedere molto tempo e può essere pieno di inefficienze. Nell'ambiente aziendale frenetico di oggi, l'automazione della contabilità fornitori è la chiave per far funzionare tutto senza intoppi.
Mentre il concetto di automazione può sembrare come se stessi rinunciando al controllo, è vero il contrario. L'utilizzo dell'automazione della contabilità fornitori ti darà un maggiore controllo finanziario sulla tua attività di ospitalità fornendo numerosi vantaggi preziosi.
1. Elimina l'errore umano
Uno dei vantaggi più immediatamente evidenti di qualsiasi tipo di sistema di automazione è che riduce il rischio di errore umano. Anche con un team altamente qualificato ed esperto, l'elaborazione manuale spesso si tradurrà in errori.
Potresti pensare che strumenti come i fogli di calcolo di Microsoft Excel stiano già aiutando il tuo team a essere più efficiente e meno soggetto a errori. Ma anche con queste risorse tecnologiche, l'errore umano è ancora abbastanza comune.
In effetti, un sondaggio su 1.000 impiegati nel Regno Unito lo ha rilevato 98 per cento aveva visto un errore in Microsoft Excel che causava la perdita di denaro della loro azienda. Altri studi lo hanno stabilito 88 per cento di tali fogli di calcolo contenevano "errori significativi".
Che ti piaccia o no, è fin troppo facile che l'immissione di dati errati annulli i tuoi debiti. Un semplice errore di battitura può essere copiato e incollato fino a quando non diventa quasi impossibile trovare dove le cose sono andate storte.
Con l'automazione della contabilità fornitori, le fatture vengono digitalizzate. Non devi fare affidamento sull'immissione manuale dei dati, che garantisce che le informazioni che sono state inserite nel tuo sistema siano accurate e riflettano veramente la fattura che hai ricevuto. I dati dettagliati delle fatture possono anche aiutarti a creare report analitici basati sui dettagli della fattura per aiutare a prendere decisioni in merito a futuri ordini dei fornitori.
2. Maggiore trasparenza
Uno dei motivi principali per cui l'automazione della contabilità fornitori aiuta a eliminare l'errore umano è che introduce una maggiore trasparenza durante l'intero processo. Poiché tutto è gestito digitalmente, i dati sono facilmente accessibili a tutti coloro che potrebbero aver bisogno di rivedere i dati di pagamento e fattura. Invece di perdere tempo a inserire i dati, i membri del team finanziario possono concentrare le proprie energie sulla revisione.
Con più personale in grado di esaminare i dati di fatturazione e pagamento, sarà meglio attrezzato per verificare le informazioni e identificare eventuali errori o anomalie che devono essere corretti.
L'automazione della contabilità fornitori ti offre una visione chiara di ogni fase del processo. Ottieni una visibilità completa dello stato del pagamento. Puoi ricontrollare quando è stato inviato un pagamento e quanto denaro è stato inviato. Puoi vedere dove stanno andando i tuoi soldi e identificare potenzialmente opportunità di taglio dei costi. I sistemi automatizzati possono inviare avvisi e verifiche quando i pagamenti vengono completati o quando è necessario compilare una firma digitale.
L'automazione della contabilità fornitori può persino aumentare la trasparenza per i tuoi fornitori. Semplicemente fornendo loro un'opzione per visualizzare lo stato delle loro fatture, i fornitori possono avere la certezza che la loro fattura è stata elaborata e che il pagamento è in corso. Questo livello di trasparenza può aumentare la fiducia e garantire che i fornitori non debbano perseguitare il tuo team per aggiornamenti sullo stato dei pagamenti.
3. Aumenta la produttività
L'automazione della contabilità fornitori può aumentare notevolmente l'efficienza e la produttività dell'intero team. Quando il tuo team finanziario non deve dedicare tempo all'immissione manuale dei dati, può concentrarsi su attività di livello superiore. Un lavoro lento, ripetitivo e soggetto a errori viene ora gestito in un istante dal tuo software di contabilità fornitori.
Ciò può anche aumentare la produttività di altri team all'interno della tua azienda che hanno bisogno di aiuto per l'archiviazione degli ordini di acquisto. L'automazione semplifica questi processi per chi ha meno esperienza finanziaria, quindi il dipartimento finanziario non deve dedicare così tanto tempo a guidare gli altri attraverso le nozioni di base.
Una maggiore produttività per il tuo team di back-office consentirà loro di svolgere più lavoro che contribuisce direttamente ai tuoi profitti, in parte aiutandoti a risparmiare denaro. Anche il semplice fatto che l'automazione garantirà il pagamento puntuale delle fatture dei fornitori può portare a notevoli risparmi sui costi.
Considera questi punti dati dell'Institute of Finance & Management's Prestazioni AP di classe mondiale 2021 rapporto: tra le aziende che elaborano manualmente meno di 20.000 pagamenti all'anno, solo il 24% paga puntualmente tutte le fatture degli ordini di acquisto. Per i pagamenti basati su ordini non di acquisto, i numeri non sono molto migliori: solo il 26% paga in tempo.
Molti fornitori e fornitori applicano commissioni in ritardo e altri addebiti quando una fattura non viene pagata in tempo. Lo studio ha rilevato che il costo per fattura per i pagamenti elaborati manualmente era $15.97, mentre le aziende che utilizzavano l'automazione della contabilità fornitori hanno ridotto tale importo a $12.98. Un risparmio di $2,99 per fattura si traduce in un risparmio di quasi $30.000 per ogni 10.000 fatture di un processo aziendale.
4. Gestire meglio le eccezioni
Situazioni di pagamento insolite potrebbero non verificarsi sempre nei conti fornitori, ma si verificano abbastanza spesso da essere una potenziale causa di perdita finanziaria. Ad esempio, un esempio comune di eccezione è un pagamento duplicato, quando un fornitore invia una seconda fattura perché la prima fattura non è stata pagata in tempo. È fin troppo facile che entrambe le fatture vengano pagate al fornitore, il che significa che essenzialmente paghi il doppio per un singolo ordine.
Altre eccezioni includono i pagamenti anticipati, quando un pagamento verrà effettuato prima che un prodotto o servizio sia stato consegnato. Infine, possono verificarsi eccezioni alla fattura quando le informazioni sulla fattura non corrispondono all'ordine di acquisto o ad altri documenti giustificativi. Ciò potrebbe comportare una mancata corrispondenza del numero di articoli ordinati o una discrepanza nel prezzo preventivato in precedenza.
Queste eccezioni richiedono ulteriore attenzione oltre all'elaborazione tipica per la maggior parte delle fatture. Tuttavia, con così tante fatture che devono essere pagate, può essere facile che tali problemi sfuggano alle crepe quando la contabilità fornitori viene eseguita manualmente. Sebbene alcune deviazioni possano rientrare nei "limiti accettabili" precedentemente determinati, lasciare che grandi eccezioni sfuggano alle crepe può diventare una delle principali fonti di perdita.
L'automazione della contabilità fornitori lascia il tuo team meglio attrezzato per identificare queste e altre eccezioni con regole di corrispondenza personalizzate che confrontano le ricevute e altra documentazione. Ciò consente una segnalazione rapida e precisa delle eccezioni che non rientrano nei limiti accettabili precedentemente stabiliti. Il tuo team può valutare rapidamente la discrepanza e apportare correzioni in modo che la tua azienda non paghi in eccesso.
5. Controlli e saldi
Assegni e saldi sono vitali per prevenire frodi e altre perdite nei debiti. Con una soluzione di automazione della contabilità fornitori, diventa molto più facile aumentare la sicurezza dei pagamenti e prevenire perdite finanziarie.
Si parte dalle basi: verificare che esista effettivamente un obbligo di pagamento. L'automazione della contabilità fornitori ti aiuta a stabilire un maggiore controllo sulle richieste di pagamento (inclusa la garanzia che vengano fornite le approvazioni appropriate) prima che un pagamento venga inviato. La separazione dei compiti rende responsabile l'intero dipartimento, assicurando che l'obbligo di approvazione dei pagamenti non rientri in una sola persona.
Quando le azioni di contabilità fornitori devono essere visualizzate da più persone (anche ottenendo firme digitali), riduce notevolmente il rischio che si verifichino frodi. Questo crea anche una "traccia" digitale per ogni pagamento che semplificherà il processo investigativo se un pagamento viene messo in discussione dopo il fatto.
Con i rapporti in tempo reale, ottieni una visione migliore di altri problemi meno nefasti. Questo sistema ti consente di identificare chi è responsabile delle varie fasi del processo di approvazione, aiutandoti a individuare i ritardi nell'elaborazione dei pagamenti.
Affrontare questi problemi può aiutare a garantire che più fatture vengano pagate in tempo. Potresti persino migliorare i tuoi processi al punto da essere in grado di effettuare pagamenti prima della data di scadenza, dandoti la possibilità di negoziare potenzialmente sconti sui pagamenti anticipati. Questo è molto più efficiente che richiedere ai dipendenti di setacciare pile di carta per confermare e verificare le attività di pagamento.
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L'automazione della contabilità fornitori può migliorare notevolmente il modo in cui controlli le finanze della tua attività di ospitalità. Con una maggiore visibilità sugli acquisti e la digitalizzazione degli scontrini, puoi eliminare errori e altri rischi che potrebbero farti perdere denaro.
Birch Street Abbinamento automatico a 3 vie AP è particolarmente adatto per aiutarti ad automatizzare l'elaborazione delle fatture per ridurre i costi e migliorare la precisione. La corrispondenza personalizzata di ordini di acquisto, fatture e ricevute consente di impostare regole di corrispondenza personalizzate per confrontare automaticamente le ricevute, rendendo più facile per il personale affrontare le eccezioni.
Le fatture elettroniche, le firme digitali e l'integrazione diretta con i tuoi sistemi ERP/contabili esistenti offrono una visibilità completa dello stato dei pagamenti. La nostra automazione della contabilità fornitori consente anche un calcolatore delle tasse per aiutarti a mantenere la conformità internazionale.
Gli utenti di AP 3-Way Auto-Match hanno sperimentato una riduzione del 90% dei processi manuali, riducendo della metà i costi di manodopera da pagare, il tutto elaborando con successo il 100% dei pagamenti dei fornitori.
Con la piena visibilità e il controllo sulla tua contabilità fornitori, avrai un vero controllo sulle tue finanze e sarai in una posizione migliore per aumentare i tuoi margini di profitto.