Quando la maggior parte delle persone sente il termine "gestione delle scorte”, è probabile che pensino ai magazzini che spediscono prodotti ai consumatori o agli impianti di produzione che devono tenere traccia delle diverse parti e attrezzature utilizzate nel loro lavoro. Ma la gestione dell'inventario è altrettanto applicabile anche nel settore dell'ospitalità.
Ciò è particolarmente vero per hotel, ristoranti, bar, casinò e altre strutture che offrono cibo e bevande al loro cliente. La gestione dell'inventario può già essere una sfida quando si tratta di uniformi e altre forniture; può diventare un vero mal di testa quando si tratta di prodotti alimentari deperibili.
Collaborando con un partner di gestione dell'inventario di qualità, puoi avere maggiore fiducia nella tua capacità di gestire questi articoli necessari in un modo che ridurrà gli sprechi e renderà felici i tuoi clienti.
1. Mancanza di visibilità dei prezzi
Il cibo è stata una delle principali aree colpite dall'inflazione, con recenti rapporti che rivelano un 8,8 per cento aumento anno su anno dei prezzi dal 2021 al 2022. I problemi della catena di approvvigionamento, l'aumento delle spese di manodopera, le interruzioni del raccolto e altri fattori stanno aumentando i costi di una varietà di alimenti e bevande di base utilizzati per la cucina casalinga e nelle attività di ospitalità.
Le pratiche di gestione dell'inventario che si concentrano solo sulla quantità di articoli necessari potrebbero non tenere adeguatamente conto degli aumenti dei prezzi di carne, latte, frutta e verdura fresca e altri prodotti di base. Senza sapere come i tuoi fornitori stanno aumentando i prezzi, potresti facilmente iniziare a vedere una significativa riduzione dei profitti.
La visibilità dei prezzi richiede l'identificazione se i fornitori cambiano l'importo addebitato per i vari articoli e la valutazione delle opzioni. Trovate un altro fornitore o aumentate quanto addebitate ai vostri clienti? Valutando le tendenze dei prezzi nel tuo sistema di gestione dell'inventario, puoi tenere conto in modo proattivo di questo aumento di spesa comune.
2. Rifiuti di inventario
Lo spreco di inventario è uno dei più grandi grattacapi che qualsiasi attività di ospitalità deve affrontare. Ad esempio, si stima che tra quattro e 10 per cento degli acquisti di cibo al ristorante va sprecato prima che raggiunga un cliente, e questo non tiene nemmeno conto del cibo che un cliente non mangia dopo che gli è stato servito.
Uno dei motivi più comuni per cui questo cibo va sprecato è che non viene utilizzato prima della data di scadenza. Una scarsa pianificazione dell'inventario potrebbe far sì che gli alimenti deperibili rimangano inutilizzati per giorni o addirittura settimane e, quando sono necessari, non possono più essere serviti.
Mentre alcuni sprechi sono inevitabili a causa di clienti imprevedibili o errori da parte dei preparatori alimentari, un partner di gestione dell'inventario di qualità può aiutare a ridurre gli sprechi ottimizzando il rifornimento delle scorte. Tenendo conto della durata di conservazione degli articoli ed effettuando le richieste solo se necessario, gli sprechi possono essere notevolmente ridotti.
3. Inventario inutilizzato
Il deterioramento del cibo non è l'unico modo in cui l'inventario può andare sprecato. Troppo spesso le aziende alberghiere spendono soldi per oggetti che in realtà non usano. I menu cambiano nel tempo e, di conseguenza, anche gli ingredienti di cui la tua struttura ha bisogno per preparare i piatti.
Senza una valutazione regolare degli ordini di richiesta, un ristorante potrebbe facilmente continuare a ordinare articoli che non vengono più utilizzati, perché i piatti per i quali erano originariamente necessari sono stati interrotti. Questi articoli non necessari non si aggiungono solo al costo totale di ogni richiesta. Occupano anche spazio prezioso nel tuo ripostiglio.
Un sistema di gestione dell'inventario di qualità ti consentirà di tenere traccia dei livelli di inventario nel tempo con conteggi storici. Gli ingredienti che vengono riportati frequentemente dovrebbero essere valutati ulteriormente per determinare il motivo per cui vengono ancora ordinati e se vengono ancora utilizzati. Gli articoli che non vengono più utilizzati per le ricette dovrebbero essere eliminati completamente dagli ordini di richiesta. Ridurre gli importi degli ordini e monitorare da vicino l'utilizzo degli articoli usati raramente può ridurre ulteriormente gli sprechi.
Le richieste automatiche possono anche assicurarti di non continuare a ordinare scorte che non vengono utilizzate spesso. Quando gli articoli vengono riforniti solo quando raggiungono un livello prestabilito, i nuovi ordini verranno inviati solo quando viene utilizzato lo stock.
4. Mancanza di informazioni sui modelli dei clienti
Quando capisci che i tuoi ospiti comportamenti di acquisto, puoi allocare l'inventario di conseguenza. Ad esempio, durante il torneo NCAA March Madness, alcuni ristoranti potrebbero notare un aumento della domanda di voci di menu come ali o nachos. La domanda di altri articoli potrebbe variare in base alla stagione o agli eventi regionali.
I cambiamenti stagionali possono persino influire sul numero di ospiti che frequentano la tua struttura ogni giorno, un'altra considerazione cruciale quando si cerca di pianificare l'inventario. Non vuoi esaurire un articolo popolare perché non hai ordinato scorte sufficienti, né vuoi che l'inventario in eccesso vada sprecato perché hai calcolato male la domanda.
Senza un solido sistema di gestione dell'inventario, tali variazioni sono spesso lasciate a congetture. D'altra parte, il sistema giusto ti consentirà di raccogliere dati dettagliati in modo da poter identificare tendenze specifiche tra la tua base di clienti.
La domanda di determinati articoli può anche variare in base al giorno della settimana. L'analisi di questi modelli ti consentirà di prevedere la domanda in modo da poter allocare le scorte di conseguenza. In questo modo, avrai sempre la giusta quantità di ogni articolo di cui la tua struttura ha bisogno.
5. Tempo perso per l'inventario manuale
La gestione dell'inventario è essenziale per comprendere i livelli di fornitura della struttura. Sfortunatamente, molti nel settore dell'ospitalità continuano a fare affidamento su lunghi fogli di inventario che devono essere completati a mano. Non solo questo richiede un enorme impegno di tempo, ma può anche essere allarmantemente impreciso.
Dopotutto, il dipendente medio non vorrà passare un'ora o due in più a contare le scorte dopo aver chiuso e ripulito. Ricerca dell'Associazione per le scienze psicologiche rivela che le persone prendono decisioni meno accurate nel corso della giornata. Il desiderio di essere semplicemente svolti con compiti banali potrebbe portare un dipendente semplicemente a utilizzare i numeri di richiesta della scorsa settimana piuttosto che passare attraverso un processo di inventario che richiede tempo.
Strumenti come la scansione di codici a barre, le app mobili e il monitoraggio automatizzato dell'inventario possono ridurre notevolmente l'onere per i dipendenti. Ciò garantisce livelli di inventario più accurati riducendo il rischio di errore umano e semplifica la vita a te e al tuo personale.
6. Mancato rispetto delle linee guida per il porzionamento
All'interno del settore della ristorazione, le linee guida sulla porzionatura sono fondamentali per mantenere la gestione dell'inventario in carreggiata. Anche piccole modifiche alla ricetta (come una fetta di formaggio in più) o il riempimento di bicchieri per bevande troppo alti possono sballare i calcoli dei costi e i livelli di inventario. Quello che sembra un piccolo errore da parte di uno chef junior può alla fine diventare un problema di costi continuo se non viene corretto.
Per alleviare questo, le aziende ricettive devono stabilire ricette standard che descrivano chiaramente la procedura per preparare un piatto, nonché la quantità esatta di ciascun ingrediente che potrebbe essere necessario. Tutti coloro che sono coinvolti nella preparazione del cibo dovrebbero essere formati in modo che comprendano l'importanza di seguire queste linee guida con esattezza.
I gestori del ristorante dovrebbero anche assicurarsi che le porzioni appropriate vengano servite ai clienti. Se un piatto particolare viene spesso lasciato incompiuto, con gli avanzi gettati via o portati via, la regolazione delle dimensioni della porzione ridurrà lo spreco di cibo del ristorante e ridurrà le spese di inventario.
Mentre alcune perdite in cucina sono inevitabili (come quando uno chef junior lascia cadere una fetta di carne sul pavimento), un sistema accuratamente organizzato renderà più facile mantenere le scorte ai livelli previsti.
7. Problemi di monitoraggio dei trasferimenti tra posizioni
La gestione dell'inventario è già impegnativa quando si dispone di un'unica struttura, ma con più magazzini e ubicazioni a contatto con i clienti, può diventare ancora più difficile. Le aziende multi-unità spesso facilitano gli ordini interni per trasferire l'inventario da una posizione all'altra secondo necessità. Sebbene ciò possa aiutare a risparmiare denaro riducendo la necessità di nuove richieste di richiesta, può anche introdurre nuove inefficienze e problemi di tracciabilità.
Non solo il tuo team deve tenere traccia delle sue esigenze di ordinazione centrali, ma devi anche monitorare come ciascuna sede utilizza il proprio inventario. Un solido sistema di gestione dell'inventario consente al tuo team di registrare in modo rapido e accurato i trasferimenti e gli ordini interni in modo da avere informazioni in tempo reale sulla quantità di stock disponibile in ciascuna sede.
Il monitoraggio degli ordini interni può anche fornire dati cruciali che consentono di apportare modifiche specifiche alla posizione per quanto riguarda i valori di rifornimento degli articoli. Assicurandoti che i gestori registrino ogni trasferimento nel sistema quando si verifica, non dovrai preoccuparti di problemi di comunicazione che potrebbero causare livelli di inventario non corretti per le sedi coinvolte nel trasferimento.
Migliora i processi di gestione dell'inventario con BirchStreet
Mentre la gestione dell'inventario nel settore dell'ospitalità è piena di potenziali insidie e inefficienze, questo non deve essere necessariamente il caso quando hai un forte partner di gestione dell'inventario al tuo fianco. Birch Street Gestione dell'inventario con AccuBar offre un'ampia gamma di funzionalità per aiutarti a gestire i costi, i conteggi e le spese di inventario.
Interfacciandoti con i tuoi sistemi POS, puoi accedere a preziosi rapporti sull'inventario e persino rifornire automaticamente gli articoli o ricevere avvisi per articoli con livelli di inventario bassi. La scansione manuale, il monitoraggio perpetuo dell'inventario in località illimitate e molteplici metodi di determinazione dei costi assicurano che questa soluzione possa adattarsi alle esigenze della tua azienda.
Dando alla gestione dell'inventario l'attenzione che merita, puoi fermare gli sprechi e garantire maggiori profitti per la tua attività di ospitalità.