Con le statistiche che mostrano solo questo 29.1% delle fatture vengono pagati puntualmente negli Stati Uniti post-pandemia, il già irto mondo delle fatture è appena diventato più disordinato.
Tuttavia, non importa quanto disordinato possa diventare, le fatture sono una parte fondamentale del processo Procure-to-Pay (P2P). I dirigenti in primo luogo, e i dipendenti interessati subito dopo, devono sapere come identificare e correggere i problemi di gestione delle fatture per un processo P2P semplificato.
Perché la gestione delle fatture?
In qualità di dirigente dell'ospitalità C-Suite, hai molto da offrire. Hai intere aziende da gestire; contratti da negoziare, forniture acquistate, un marchio da gestire, una cultura del posto di lavoro da promuovere, clienti da stupire e valutazioni da aumentare o mantenere alte. Perché l'improvviso clamore sulla gestione delle fatture, qualcosa che esiste da sempre e sicuramente ha già un processo in atto?
Innanzitutto la fatturazione elettronica. La fatturazione elettronica sta crescendo a un ritmo incredibile, con crescita prevista a 80% entro il 2027. Se non stai già utilizzando metodi elettronici nel processo di gestione delle fatture, è necessario cambiare e deve cambiare rapidamente. La fatturazione elettronica è più veloce, più economica e meno soggetta a errori. Entreremo nei dettagli di come e perché dovrebbe essere implementato più avanti nell'articolo.
Secondo, lo spettro onnipresente: le tasse. Gestire le fatture in modo organizzato e completo non solo faciliterà il pagamento delle tasse, ma aiuterà a prevenire la verifica. E se dovessi essere controllato, un sistema ben congegnato renderà il processo molto meno doloroso mentre individui facilmente documenti importanti.
Terzo, evita i problemi che derivano dai pagamenti tardivi delle fatture. Ciò può includere l'interruzione dei servizi, un incontro con gli incassi (e le loro commissioni imminenti), un calcio al tuo punteggio di credito o forse anche un'azione legale contro di te. Anche se i ritardi di pagamento sembrano essere la norma in un mondo tormentato dalla pandemia, le conseguenze non sono scomparse.
Numero 1: Il terrore
Le fatture sono manifestazioni fisiche di vendite tra due parti. Dettagliano i prodotti o servizi forniti dal venditore e i prezzi addebitati all'acquirente. Aiutano con il posizionamento, l'elaborazione, la consegna e il pagamento finale in una transazione commerciale. Ma a parte questo, non possiamo ignorare ciò che una fattura ricevuta si riduce davvero a una fattura.
Se hai mai scavato in una pila di posta, hai familiarità con il processo di smistamento che si verifica: posta indesiderata, informazioni o promemoria importanti, posta personale e cose che vorresti conservare e fatture. Troppo spesso i conti vengono messi da parte per essere "trattati in seguito".
Non puoi avere questa mentalità all'interno di un'azienda di successo. Le fatture sono vitali per la salute della tua attività e devono essere organizzate e gestite tempestivamente. Non permettere che il "paura delle bollette" si infiltri nel tuo posto di lavoro.
Problema 2: Cattiva categorizzazione delle fatture
Sfortunatamente, o fortunatamente, a seconda di come la guardi, ci sono diversi tipi di fatture. Alcuni richiedono un pagamento immediato e altri no, ma tutti richiedono un'attenta attenzione. Ecco alcuni tipi base di fatture che potresti ritrovarti a ricevere:
- Una fattura di proposta. Questo ti dà un suggerimento su quanto un progetto o un prodotto finirà per costarti alla fine.
- Una fattura provvisoria. Questi vengono spesso inviati durante progetti lunghi come promemoria delle spese correnti.
- Una fattura ricorrente. Questi sono spesso usati per clienti abituali o abituali.
- Una fattura scaduta. Questo è ciò che suggerisce il nome, anche se possono esserci anche costi aggiuntivi che sono maturati in conseguenza del mancato pagamento in tempo.
- Una fattura finale. Questo viene inviato alla fine di un progetto, magari dopo una fattura di proposta e comunque molte fatture intermedie.
Il tuo sistema di gestione delle fatture dovrebbe avere un modo per classificarli separatamente l'uno dall'altro. Durante la lettura, avrai notato che alcuni richiedono un pagamento immediato e altri no. Le fatture che ricevi dovrebbero almeno essere classificato da questa metrica.
Ci sono diversi modi per organizzarli. Potresti avere un file per ogni tipo di fattura e suddivisioni all'interno dei tuoi progetti separati, anche se potrebbe essere più facile archiviare per progetto e mantenere le fatture nell'ordine in cui le hai ricevute con quelle che richiedono il pagamento immediato contrassegnate e gestite in modo tempestivo.
È anche utile tenere a portata di mano la fattura della proposta quando si ricevono fatture intermedie e finali in modo da poter tenere traccia di quanto i costi effettivi riflettano fedelmente quelli previsti e concordati, in modo da poter porre domande e sollevare problemi quando appropriato.
Se operi con la carta, crea un cestino, una cartella o un file dedicato con le categorie separate chiaramente contrassegnate. Anche se, anche i sistemi cartacei più organizzati possono iniziare a sentirsi disordinati.
Si consiglia di utilizzare un sistema di archiviazione elettronico. Puoi scansionare e caricare documenti cartacei quando li ricevi e spostare facilmente i file elettronici in un luogo come Google Docs, un sistema gratuito a cui più dipendenti possono accedere previa autorizzazione elettronica.
Quando crei una tabella su Google Docs, questa viene automaticamente caricata su Google Drive, quindi non devi preoccuparti che il computer dell'ufficio si blocchi e perda tutti i tuoi file elettronici (o che un'inondazione, un incendio o altre perdite portino via il tuo sistema cartaceo ).
Problema 3: un sistema di contabilità scadente (o mancante).
Secondo uno studioso del Università del Montana, "Il sistema di contabilità generale è il cuore di un sistema contabile". In quanto "... il record del saldo di ciascuno dei conti all'interno di un'azienda", è parte integrante della funzione quotidiana oltre ad essere fondamentale quando si tratta di stagione fiscale. Mantieni le entrate, le spese e tutte le altre informazioni finanziarie organizzate all'interno del tuo libro mastro.
È anche una buona idea avere questo libro mastro online, per i motivi sopra menzionati.
Problema 4: nessun tempo o persona nominati
Per rimanere aggiornato sulle tue fatture, dovresti nominare una persona che ne sia responsabile. Se non hai una persona dedicata esclusivamente a questo, come molte aziende non lo fanno, assicurati che sia chiaro a chiunque sia responsabile e quando dovrebbe lavorare sui documenti.
Pianifica giorni specifici in cui ci si occuperà del pagamento e dell'organizzazione delle fatture. Attenersi strettamente al programma. Se i doveri vengono rimandati una volta, chissà quante altre volte potrebbe accadere e che tipo di scadenze potresti perdere nel frattempo. La persona designata dovrebbe inoltre tenere traccia dello stato delle bollette ricevute e pagate.
Problema 5: stai ancora scrivendo assegni
Siamo nel 2022. Ammettiamolo: i giorni della trascrizione di assegni sono alle spalle. Anche se hai eseguito l'upgrade da manoscritto a cartaceo, l'evoluzione del pagamento non è finita per te. Il primo motivo: gli assegni sono costosi. Il pagamento tramite assegno costa in media circa tre volte di più rispetto al pagamento tramite ACH. Lo è anche ACH più sicuro e Più veloce.
Gli assegni sono vulnerabili alle frodi in un modo diverso dai pagamenti ACH. Inoltre, i tempi di consegna fino a cinque giorni lavorativi rallentano l'attività in un mondo frenetico. Se stai ancora utilizzando i controlli, questo è il segno per passare a un'opzione più sicura, più veloce e più conveniente.
Un ottimo modo per gestire i pagamenti è attraverso BirchStreet Pay, uno strumento disponibile da Birch Street. BirchStreet Pay ti aiuta a trasferire i tuoi pagamenti dagli assegni alle carte virtuali. Non solo risparmi denaro abbandonando il costo associato agli assegni, ma puoi guadagnare cashback con i premi di BirchStreet Pay.
Questo strumento è facile da configurare e da usare: la semplice interfaccia ti consente di effettuare pagamenti con la semplice pressione di un pulsante. Dispone inoltre di funzionalità di sicurezza di alto livello e di un eccellente servizio clienti di facile accesso. Che i giorni dell'assegno muoiano.
Problema 6: stai ricevendo fatture per posta
Evita semplicemente le fatture ricevute per posta quando possibile. Ricevere fatture via e-mail non solo ti fa risparmiare tempo nello smistare la posta fisica e scansionare i documenti nel tuo sistema elettronico, ma fa anche risparmiare carta e spazio di archiviazione in ufficio.
Basta richiedere che la persona con cui stai facendo affari invii le fatture via e-mail. Non è una vendita difficile in quanto ciò consente di risparmiare risorse su entrambe le estremità della transazione.
Problema 7: non stai sfruttando la tecnologia OCR
Mentre siamo in fase di modernizzazione, parliamo del software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Questo software riconosce i caratteri di testo all'interno di un documento digitale.
In questo modo le informazioni di una fattura possono essere inserite automaticamente in un sistema contabile, eliminando la necessità che qualcuno passi il tempo a fare la stessa cosa manualmente. Ciò consente di risparmiare in media circa cinque minuti per fattura e ciò può aggiungere fino a un'intera giornata di ore, a seconda del numero di fatture elaborate tipicamente dalla tua azienda.
In un mondo frenetico e in via di ripresa, alcune cose non possono permettersi di cadere tra le crepe. La gestione delle fatture è una di queste. Per far prosperare la tua attività, assicurati di affrontare i problemi comuni all'interno della gestione delle fatture.
- Organizzare, organizzare, organizzare.
- Designare, mettere da parte del tempo e implementare il software.
Quando ti occupi in modo proattivo della tua azienda, sarà meglio che si prenda cura di te.